Alcance Para el Departamento de Contabilidad y Finanzas de la Fundación Villa del Cine, que emite las solicitantes de pagos.

Transcripción

1 Objeto El objeto de este manual es describir los procedimientos administrativos y por sistemas para la recepción de Cuentas por Pagar en el causado, ya sean Órdenes de Compras y/o, Servicios y Honorarios Profesionales. Alcance Para el Departamento de Contabilidad y Finanzas de la Fundación Villa del Cine, que emite las solicitantes de pagos. Módulos que intervienen en los procesos: Cuentas por pagar Modulo Integrador - Cuentas por pagar Definiciones Registro: Es cuando se realiza la recepción del documento. Causar: Es el momento en que nace un derecho de percibir una contraprestación pecuniaria, en razón de la venta de bienes o servicios, o de disposiciones legales. Cuentas por pagar: Es la cancelación de la obligación validamente contraída, afectada por un gasto causado. Retenciones: es aquel que se deduce de la renta tasable sometida a impuestos. Documento: es el testimonio material de un hecho o acto realizado en el ejercicio de sus funciones por instituciones o personas físicas, jurídicas, públicas o privadas, registrado en una unidad de información en cualquier tipo de soporte (papel, cintas, discos magnéticos, películas, fotografías, etcétera) en lenguaje natural o convencional. MILEIDI MENDOZA VILLA DEL CINE CONTABILIDAD 09/08/08 1/1

2 Impuestos: Obligación pecuniaria que el Estado, en virtud de su poder de imperio, exige a los ciudadanos para la satisfacción de sus necesidades. A diferencia de las tasa, el impuesto no implica una contraprestación directa de servicios. Impuesto al Valor Agregado (IVA): Es un impuesto indirecto, plurifasico, que grava la parte del valor que se agrega a un bien o servicio en cada etapa del proceso de producción y comercialización. Impuesto Uno por Mil (1x1000): Es un impuesto indirecto Estadal que se retiene por la prestación de un servicio y la ejecución de una obra. Ordenes de Compras y/o Servicios: Es un documento comercial utilizado para solicitar el suministro de bienes o servicios a cambio de un pago. Honorarios Profesionales: Pago o contraprestación que reciben las personas naturales o jurídicas en virtud de actividades civiles de carácter científico, técnico, artístico o docente realizadas por ellas en nombre propio o por profesionales bajo su dependencia, tales como los servicios prestados por médicos, abogados ingenieros, arquitectos, y otras personas que presten servicios similares. Comprobantes de retención: comprobante que están obligados a emitir los agentes de retención a los contribuyentes, por cada retención de impuesto que le practican, en la cual se indica, entre otros el monto de lo pagado o abonado en cuenta y la cantidad retenida. Expediente: Es un conjunto de documentos correspondientes a un asunto o negocio. MILEIDI MENDOZA VILLA DEL CINE CONTABILIDAD 09/08/08 1/2

3 Registro Contable: Es la afectación o asiento que se realiza en los libros de contabilidad de un ente económico, con objeto de proporcionar los elementos necesarios para elaborar la información financiera del mismo. Libros de Compras: Es un documento que debe llenarse de forma cronológicamente con la información requerida por el seniat de acuerdo a los registros por compras realizadas a proveedores. Declaración de IVA: pagar, abonar dinero. Acción de pagar los tributos ante las oficinas receptoras de fondos nacionales. AR-C: Es un comprobante fiscal que se emite a una persona natural o jurídica anualmente con el fin de demostrar al fisco las retenciones de Impuesto Sobre la Renta que se les efectuaron durante un año fiscal. Servicio Nacional de Contratista: Es un órgano desconcentrado dependiente funcional y administrativamente de la Comisión Central de Planificación, debe ejercer la autoridad técnica en las materias reguladas por el decreto con Rango, Valor y Fuerza de Ley. Constancia de Solvencia Laboral: Es una certificación expedida por el Ministerio del trabajo al patrono, cuando este respete efectivamente los derechos humanos laborales y sindicales de sus trabajadores. Responsabilidades Unidad Solicitante Area de trabajo (Elabora solicitud de pago) Coordinadores Generales, Coordinares y/o Expertos del área solicitante (Aprueba Solicitud de Pago) Coordinación de Administración y Finanzas Coordinador(a) (Autoriza el pago) Área Contabilidad y Finanzas MILEIDI MENDOZA VILLA DEL CINE CONTABILIDAD 09/08/08 1/3

4 Analista II y/o Asistentes (Registro del Causado y Contable) Analista II y Asistentes (Aprobación del Causado y Contable) Analista II y Asistentes (Registro y Aprobación Orden de Pago) Experto en Contabilidad (Contabilización Orden de Pago) Analista II y Asistentes (Emisión comprobantes de retenciones) Analista II y Asistentes (Emisión archivo TXT declaración de IVA) Analista II y Asistentes (Libros de Compras) Analista II y Asistentes (Emisión de AR-C) Base Legal Constitución de la República Bolivariana de Venezuela. Gaceta Oficial N Extraordinario del 24 de Marzo de Ley Orgánica de la Contraloría General de la República y del Sistema Nacional de Control Fiscal. Gaceta Oficial N del 17 de Diciembre de Reglamento de la Ley Orgánica de la Contraloría General de la República. Gaceta Oficial del 29 de Marzo Decreto Reglamento de la Ley Orgánica de la Administración Financiera del Sector Público. Gaceta Oficial Extraordinaria N del 28 de 12 de Agosto de 2005, Gacetas Oficiales N del 28 de Enero de 2005, N del 21 de Noviembre de 2005, N del 12 de Diciembre de 2005 y N del 10 de Agosto de Ley de Reforma Parcial de la Ley Orgánica de la Administración Financiera del Sector Público. Gacetas Oficiales N del 5 de Septiembre de 2000, N del 9 de Enero de 2003, N del 13 de Julio de 2004 y N del 31 de Mayo de Ley Contra la Corrupción. Gaceta Oficial N Extraordinario Lunes 7 de Abril de Ley Orgánica de Administración Pública. Gaceta Oficial N miércoles 17 de Octubre de 2001 y Gaceta Oficial N Viernes 10 de Febrero de Ley Orgánica de Procedimientos Administrativos. Gaceta Oficial N del 01 de Julio de 1981 Principios de Contabilidad Generalmente Aceptados. DPC-0 MILEIDI MENDOZA VILLA DEL CINE CONTABILIDAD 09/08/08 1/4

5 Ley de Impuesto Sobre La Renta. Gaceta Oficial N del 16 de Febrero de Reglamento de la Ley de Impuesto Sobre la Renta. Decreto N 1808 Gaceta Oficial N del 12 de Mayo de 1997, Gaceta Oficial N Extraordinaria del 24 de Septiembre de 2003 y Gaceta Oficial N del 11 de Febrero de Ley del Impuesto al Valor Agregado (IVA). Gacetas Oficiales N del 25 de Abril de 2003, N del 30 de Julio de 2004, N del 2 de Agosto de 2004, N del 4 de Agosto 2004, N del 01 de Septiembre de 2005, N del 28 de Febrero de 2005, N del 26 de Abril de 2006, N del 12 de Mayo de 2006, N del 13 de Febrero de 2007 y N del 26 de Febrero de Decretos Estadales (Impuesto uno por Mil) Gaceta Oficial del Estado Miranda Número Extraordinario de fecha 26 de Octubre de Procedimientos 1. Se procede al registro de la factura, tipo de documento causa, parcial o totalmente, se le aplican las deducciones que ameriten. Ya sean ISLR, IVA y el Uno por mil, se cierra el asiento. Cuando se trata de Órdenes de Compras y/o Servicios: 2. Se recibe el Expediente para el pago. El expediente consta de: Solicitud de bienes o servicios. Mínimos tres cotizaciones. Constancia de Solvencia Laboral. Registro Nacional de Contratista Informe de Recomendación sobre el proveedor que se esta contratando. Orden de Compras y/o Servicios. Conformación de Servicios o Acta de Recepción de Mercancías. Factura. Cuando se trata de Honorarios Profesionales: 3. Se recibe el Expediente para el pago. El expediente consta de: Fotocopia de Cédula de Identidad del Contratado. Punto de Cuenta con todas las Aprobaciones en el siguiente orden: Coordinador General (Unidad Solicitante), MILEIDI MENDOZA VILLA DEL CINE CONTABILIDAD 09/08/08 1/5

6 Coordinador de Administración y Finanzas, Coordinador General de Gestión Interna, Director(a) Ejecutivo, Presidente(a). Contrato original firmado por ambas partes (Contratado y Presidencia). Factura. 4. Se revisa que todos los documentos estén completos y en orden. 5. Para registrar los documentos se debe entrar al Módulo de Cuentas por Pagar- Submódulo de Recepción de Documentos, Opción de Registro. Se selecciona el tipo de Documento, y se cargan todos los datos que requiere el sistema. 6. Cuando es anticipo hasta un 50% se registra con el tipo de documento sólo contable. Luego de realiza la aprobación de los registros. 7. Para la Aprobación del registro, se debe seleccionar el número del documento pendiente por el sistema Sigesp. 8. Posterior a la aprobación del registro del documento, se elabora la solicitud de pago, colocando el proveedor o beneficiario respectivo, fuente de financiamiento, y agregar los detalles de la recepción de documentos. 9. Se aprueba la solicitud de pago por el sistema Sigesp. 10. Para Contabilizar la solicitud de pago se ingresa al modulo integrador, submodulo de sistemas, opción de cuentas por pagar, contabilizar. 11. Una vez contabilizada la solicitud de pago se emiten el comprobante de retención IVA, por el Módulo de Cuentas por Pagar, Submodulo de Comprobantes de Retención, opción Crear Comprobantes,trae por defecto el número de correlativo de la orden, luego se llama al proveedor o beneficiario, se le da a buscar y trae todos los documentos pendientes por realizarle orden de pago. MILEIDI MENDOZA VILLA DEL CINE CONTABILIDAD 09/08/08 1/6

7 Manual de Usuario Cuentas por Pagar Seleccionar la Base de Datos y Empresa donde desea trabajar y se le da a aceptar Seleccionar el usuario y Password y se le da a aceptar. MILEIDI MENDOZA VILLA DEL CINE CONTABILIDAD 09/08/08 1/7

8 Para registrar los documentos se debe entrar al Módulo de Cuentas por Pagar. Desde el Submódulo de Recepción de Documentos, Opción de Registro. Se selecciona el Tipo de Documento, y se elige en la flecha que operación se va realizar. (Es decir, Compromete y Causa, Causa y/o Contable). Contable se utiliza sólo cuando se va a realizar algún anticipo a Proveedor o Beneficiario MILEIDI MENDOZA VILLA DEL CINE CONTABILIDAD 09/08/08 1/8

9 Darle con un clip en la flecha para seleccionar el Proveedor o Beneficiario. Indicar en el código o nombre y luego con un clip se le da a buscar para seleccionar el proveedor. En la parte de información del Documento, se indica datos como: numero del documento, numero del control, fuente de financiamiento, fecha de emisión, fecha de vencimiento y el concepto de la recepción del documento. Se le da con un clip a agregar compromisos para buscar la orden que se va a causar, se selecciona con un clip en el número de orden. MILEIDI MENDOZA VILLA DEL CINE CONTABILIDAD 09/08/08 1/9

10 Se le aplican la deducciones correspondientes con un clip se le da a procesar, se cierra el asiento y se guarda en el icono del diskete. En el submódulo de Registro de Documentos aprobación se le da un clip a la lupa para buscar los documentos que se van a aprobar se selecciona dando un clip en el recuadro y se guarda en el icono de la tuerca. Luego se procede en el submódulo de Solicitud de Pago a emitir la orden de pago, se selecciona el Proveedor o Beneficiario. Con un clip se le da a agregar detalles Recepciones y luego a buscar para seleccionar los documentos que estén pendientes por elaborarle orden de pago. MILEIDI MENDOZA VILLA DEL CINE CONTABILIDAD 09/08/08 1/10

11 Se procede a guardar la orden de pago con un clip en el icono del diskete. En el submódulo de Solicitud de Pago se procede a realizar la aprobación de la orden de pago dándole con un clip a la lupa para buscar los documentos que se van a aprobar, luego se le da al icono de la tuerca para guardar. Debe ingresar desde la pantalla de principal con un clip en Módulo Integrador. Se selecciona desde el Submódulo de Sistemas Cuentas por Pagar Solicitudes Contabilizar. MILEIDI MENDOZA VILLA DEL CINE CONTABILIDAD 09/08/08 1/11

12 Con un clip se le da a la lupa para buscar las ordenes de pago pendientes por contabilizar se selecciona y se le da al icono de la tuerca para grabar. Desde el submódulo de Comprobante de Retención, se selecciona Crear Comprobantes, con un clip se la da a la hoja, para marcar en IVA, se elige cual es el proveedor y luego se le da a ejecutar para que este sea generado. Desde el submódulo de Reportes se selecciona con un clip retención, IVA y se marca cual es el comprobante que se desea imprimir y se le da a impresora para proceder a realizar la impresión del mismo. En el submódulo de reportes Libros de Compras general se emiten los Libros de Compras, se selecciona con un clip el mes que se desea imprimir y luego se le da a la impresora para realizar la impresión del mismo. MILEIDI MENDOZA VILLA DEL CINE CONTABILIDAD 09/08/08 1/12

13 Evaluación de Contingencias 1. Registro de Documentos de Cuentas por Pagar: Cuando en el registro se causa con varias unidades ejecutoras el comprobante duplica el monto retenido. 2. Reportes Libro de Compras: En el libro de compras, en la columna de Compras sin Derecho a Crédito fiscal rebaja los anticipos de las compras. Es decir lo toma en negativo. MILEIDI MENDOZA VILLA DEL CINE CONTABILIDAD 09/08/08 1/13