Iconos de la Barra de Herramienta del Sistema Nuevo: Permite incluir un nuevo registro en el sistema. Iconos utilizados en el manual

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1 1 de 58 Iconos de la Barra de Herramienta del Sistema Nuevo: Permite incluir un nuevo registro en el sistema Guardar: Permite almacenar un registro nuevo o actualizar si proviene de un catálogo. Buscar: Permite buscar registros por medio de catálogos Procesar: Permite ejecutar una operación que involucra varios procesos. Eliminar: Permite eliminar un registro. Imprimir: Permite imprimir la información que se genera del sistema. Cerrar: Permite cerrar la ventana actual que se esté utilizando. Ayuda: Inicia las ayudas del Sistema SIGESP. Iconos utilizados en el manual Observe: Ver el ejemplo que se está mostrando Haga Clic: Ejecutar una acción con el Mouse (Ratón). Alerta: Mensajes que debe considerar Señalar: Tilde la casilla correspondiente

2 2 de 58 Este Módulo registra las obligaciones validamente contraídas, así como la preparación de la solicitud de pago y el registro de los asientos contables y presupuestarios correspondientes. Para realizar este registro es importante cumplir con las exigencias determinadas por el SENIAT en la Providencia Administrativa 0592, siendo este el caso que la factura a registrar cumpla con los requisitos formales dispuesto para tales efectos. Entre los procesos que conforman este módulo se encuentra: generar el registro de documentos a pagar, emitir comprobantes de Retenciones de I.S.L.R, IVA, Impuestos Municipal, Libro de Compras, generar Declaración Informativa con el respectivo archivo txt; todo esto de acuerdo a lo estipulado en las leyes, reglamentos, providencia nacionales y ordenanzas municipales en cuanto a la recaudación de los tributos para los contribuyentes especiales según providencia 0056A que se acopla a la Instituciones Públicas. También dentro del modulo se encuentra la opción para realizar Notas de Debito y Créditos, verifica la existencia de un compromiso previo. INGRESAR AL SISTEMA Seleccione la Base de Datos correspondiente. 1. Seleccione la empresa 2. en el botón aceptar

3 3 de 58 Luego de Iniciar el Sistema proceda a acceder al módulo de Cuentas por Pagar, de la siguiente manera: En el Menú del Sistema SIGESP Hacer clic en el módulo, Automáticamente observará la siguiente pantalla

4 4 de 58 Cómo Hacerlo? Al posicionarse en la pestaña llamada y seleccionar la primera opción denominada Registro automáticamente visualizará los siguientes campos. Visualizará una pantalla similar El Registro de Recepción de Documentos sirve para recoger la información de la factura que llega, se coloca el número de factura, la fuente de financiamiento, el concepto de la compra, a que unidad administrativa se le va a cargar el gasto entre otros.

5 5 de 58 Esta información puede llegar por diferentes vías: 1. Por medio de una Orden de Compra o Servicio. 2. Por medio de un pago que se deba ejecutar sin necesidad de una Orden de Compra, por ejemplo pago de los servicios básicos. 3. Por medio del Registro automático que genera el Sistema en los módulos de: Nómina, Obras y Viáticos. 4. Por medio de un anticipo. A continuación se muestra los campos que deben llenarse en el formulario para generar la Recepción de Documentos: Tipo de Documento Esta opción es indispensable para realizar cualquier operación o registro de documentos en el modulo de Cuentas por Pagar. Debe seleccionar que tipo de documento que va a usar, los cuales los más usados son los siguientes: Compromete y Causa: Esta opción se aplica, en aquellos casos en que se generara una recepción de documento sin tener un compromiso previo (no necesita Orden de Compra), también se le denomina pago directo. Este tipo de descripción que se agregan en el Tipo de Documento se configura por el modulo de configuración (ver manual de Configuración). Documento tipo Causa: Este es un documento que se genera debido a que previamente existe un compromiso (Orden de Compra), también se puede generar automáticamente debido a la integración con los otros Módulos como SEP, Nomina o Viatico.

6 6 de 58 Determinar el beneficiario o el proveedor al que se le va a realizar el pago- Seleccione uno de ellos, automáticamente se despliega el catálogo correspondiente. Observe Datos a Completar

7 7 de 58 Una vez que seleccione el Tipo de Documento en la parte inferior la pantalla desplegara las opciones de agregar cuenta presupuestaria, agregar cuenta contable y cerrar asiento. Número de Documento: En este campo el usuario deberá registrar o asignar el número de la factura o documento. Se dispone de quince (15) posiciones de formato alfanumérico para la inclusión del mismo. Número de Control: Ingrese el número de control de la factura. Se dispone de quince (15) posiciones de formato alfanumérico para la inclusión del mismo. Fecha de Emisión: Indica la fecha en la que el proveedor emite la factura o el documento. Fecha de vencimiento: Fecha en la cual expira la vigencia de la factura. Fuente de Financiamiento: Elija la fuente de financiamiento. Realice la búsqueda haciendo clic sobre la. Unidad Ejecutora: Seleccione la unidad Ejecutora correspondiente a la solicitud. Clasificación del Concepto: En este campo el usuario podrá establecer una clasificación al concepto de la Recepción del Documento. Esta clasificación proviene de la definición de clasificador en Cuentas por Pagar en el módulo de configuración". Concepto: En esta opción dará una breve explicación acerca del concepto de la Recepción del Documento. Se dispone de quinientas (500) posiciones de formato alfanumérico para la inclusión del mismo. Numero de Orden de Pago al Ministerio: Esto no es indispensable ya que lo utiliza algunas instituciones, solamente debe seleccionar el número de la solicitud que el Ministerio entrega. Asociado al libro de compras: Una vez tildado, esta opción indica si la recepción de documento que se está registrando debe aparecer en el reporte Libro de Compra. Impuesto Municipal: Esta opción indica si el pago posee impuestos municipales.

8 8 de 58 Observe Se debe tildar la opción Asociado al libro de compras puesto que si no la seleccionamos no se genera la información en el reporte la retención del IVA, tal como lo establece las leyes tributarias. Agregar Cuentas Presupuestarias: Es donde el sistema muestra la información de cada una de las cuentas presupuestarias con su número de documento o compromiso, estructura o código presupuestario, estatus, código estadístico y monto. Nro. de Compromiso: El sistema incluirá el número de documento que agrego anteriormente la opción donde se registra el número de factura (número de documento). Código Programático: Esta opción muestra las cuentas que será afectadas por el documento Código Estadístico: Esta opción muestra las cuentas presupuestaria que va ser afectadas por el pago Monto: La cantidad en bolívares por el cual se va a realizar el monto. Estas opciones anteriormente descritas se obtienen al hacer clic sobre la opción

9 9 de 58 Es importante destacar que Agregar Detalle presupuestario depende del tipo de documento, debido a que si el documento es tipo Causa, (Es porque ya existe un compromiso y el sistema arrojará automáticamente los resultados, solo debemos hacer clic sobre Agregar compromiso y el sistema inmediatamente manifestará aquellos compromisos que están enlazados a un proveedor determinado, es decir el que seleccionamos anteriormente y si el documento es de tipo Compromete Causa realizamos el proceso que describimos a continuación. Cuando es de Tipo Compromete y Causa al tildar sobre la misma observaremos una pantalla similar El sistema coloca automáticamente el número de documento (no es editable) Coloque el monto a cancelar Completados los datos haga clic sobre este icono si desea registrar la información o eliminarla. El sistema automáticamente agrega los niveles de cada una estructura presupuestario (esta opción no es editable). Estas opciones cambia de acuerdo a los niveles presupuestarios que se definieron en el modulo de configuración Tilde la lupa y desplegara otra ventana que muestra las cuentas presupuestaria asociada a la estructura presupuestaria seleccionada. Cuando es de Tipo de Documento es Causa al tildar la opción agregar detalle presupuestario, se observara una pantalla similar.

10 10 de 58 Con esta opción, la pantalla que presenta el sistema hace referencia al catalogo de los compromisos que estén asociados tanto al proveedor seleccionado como al Tipo de Documento., los compromisos que aparezcan en el catalogo puede provenir de los módulos SEP, Nomina o Viatico. Cuando el Tipo de Documento a utilizar es Anticipo, se registra una recepción de documentos de tipo anticipo donde su afectación es netamente contable, como se señala en la siguiente pantalla.

11 11 de 58 Cuando se vaya a realizar la cancelación de la amortización, se debe generar otra recepción de documentos de tipo causa que haga un llamado a la orden de compra o servicio.

12 12 de 58 Esta opción es editable, introduzca el monto o las cuotas que va a amortizar del documento original, es decir, de la Orden de Compra/Servicio Tilde esta opción si va a amortizar Agregar Cuenta Contable Esta opción se utiliza para realizar recepciones de documentos de Tipo Contables ya sea para amortizar, registrar deudas o pagos pendientes en años anteriores. Nro. De Compromiso: El sistema incluirá el número de documento Código Contable: Seleccione la cuenta contable correspondiente para realizar el pago. Debe: Esta opción nos indica que documento generará un registro por la columna del debe a la contabilidad. Haber: Esta opción nos indica que el documento generará un movimiento por la columna del haber.

13 13 de 58 Estas opciones anteriormente descritas se obtienen al hacer clic sobre la opción, al tildar sobre la misma observaremos una pantalla similar Sistema coloca automáticamente el número de documento Realice la búsqueda de la cuenta contables que serán afectadas para realizar el pago Coloque el monto y haga clic sobre este icono Después de completar toda la información necesaria para realizar la recepción de documento Coloque los datos pertinentes para otros créditos y deducciones (Ver Manual de Configuración Cuentas por pagar paso IV) Totales Subtotal: El sistema calcula el subtotal de acuerdo a los datos suministrados (no es editable) Total: El sistema calcula el total de acuerdo a los datos suministrados en Otros Créditos y el Subtotal (no es editable) Otros Créditos: Haga clic sobre el botón (Otros créditos) y tilde el crédito o IVA correspondiente. Observe

14 14 de 58 Tilde la casilla Si la solicitud viene de una Orden de Compra no es necesario ingresar a ella ya que se supone que la Orden de Compra viene ya con el IVA incluido Deducciones: Coloque la deducción correspondiente. Haga clic sobre el botón deducciones y elija la deducción correspondiente. Observe Tilde la deducción respectiva Si observa que en la pantalla de deducciones le aparecen los cuadros o check del IVA sin que se pueda ser tildada se debe a varios casos, como ejemplo, si el proveedor está configurado como contribuyente formal (ver manual de proveedores y beneficiario), si en la opción Otros Créditos no está tildado el IVA, el sistema no permitirá tildar en Retenciones IVA, tal como aparece en la imagen superior de esta página.

15 15 de 58 Total General: El sistema calculará el total general acuerdo a los datos suministrados Una Vez agregados los créditos y deducciones correspondiente haga clic sobre el botón cerrar asiento, Como podrá observar al ejecutar esta acción notaremos los asientos cerrados (azul claro). Ahora guarde la recepción de documentos, haga clic sobre el icono que se encuentra en la barra de herramienta del sistema Si todo se generó como es debido el sistema arroja el siguiente mensaje. Aprobación de Recepción de Documentos Esta opción nos permite aprobar las recepciones de documentos que fueron emitidas en el punto anterior

16 16 de 58 Filtros para Buscar la Recepción de documento que requiera: Numero del Documento: Coloque el numero que identifica la recepción de documento Fecha: Esta fecha la da automáticamente el sistema, normalmente es la que tiene el servidor. Indica el día mes y año en que se aprobó o reversó la recepción de documento Fecha de Registro Desde/Hasta: Intervalo de fechas en que se generaron posibles recepciones de documentos. Destino: Coloque el proveedor o beneficiario correspondiente. Aprobación /Reversar Aprobación: Marque la casilla correspondiente. Es decir la operación que va a realizar (aprobarla o devolver aprobación). Haga clic para procesar el cambio Seleccione la recepción de documento Estos filtros se pueden usar uno o varios de ellas para la búsqueda.

17 17 de 58 Si la aprobación o reverso de recepción de documento se produjo correctamente. El sistema arroja el siguiente mensaje Anulación Este proceso se realiza una cuando se requiera anular la recepción de documento siempre y cuando provenga de una Solicitud de Pago que ya este anulado. Datos a Completar Numero del documento: Coloque el numero que identifica la recepción de documento Fecha: Esta fecha la da automáticamente el sistema, normalmente es la que tiene el servidor. Indica el día mes y año en que se aprobó o reversó la recepción de documento Fecha de Registro Desde/Hasta: Intervalo de fechas en que se generaron posibles recepciones de documentos. Destino: Coloque el proveedor o beneficiario correspondiente.

18 18 de 58 Haga clic sobre el icono de procesar una vez completados los datos La opción de Anulación de Recepción de documento se efectúa una sola vez ya que no se puede hacer el reverso de la misma. Registro de Solicitud de Orden de Pago Mediante esta opción el usuario emitirá las solicitudes de pago a cada factura registrada en recepción de documentos.

19 19 de 58 Visualizará una pantalla similar Datos a completar Estatus: El sistema reflejara el estado del documento automáticamente, este de forma informativa para que el usuario conozca que estatus esta el documento. Fecha de Emisión: Fecha en la cual se emite la Solicitud de Orden de Pago. Número de Solicitud: Muestra el número correlativo que identificará a la Solicitud de Orden de Pago. Se dispone de quince (15) posiciones de formato numérico. Fuente de Financiamiento: Elija la fuente de financiamiento correspondiente al caso. Realice la búsqueda haciendo clic sobre la. Concepto: En esta opción dará una breve explicación acerca del concepto de la Recepción del Documento. Se dispone de quinientas (500) posiciones de formato alfanumérico para la inclusión del mismo. Observación: Breve explicación de la operación. Número de la Orden de Pago Ministerio: Para relacionar la Orden de Pago que venga del ministerio y tener conocimiento de los gasto se toma como un fondo en avance. Agregar Detalle de Recepción: Esta opción es indispensable ya que atreves de ella se busca la información que está en la Recepción de Documento y para así completar la Solicitud de Pago requerido.

20 20 de 58 Al tildar esta opción observaremos las recepciones de documentos anteriormente registradas y aprobadas del proveedor o beneficiario respectivo. Seleccione la recepción de documento a cancelar Completada la información proceda a guardarla. Haga clic sobre el icono guardar ( encuentra en la parte superior de la barra de herramienta ) que se El sistema arrojará el siguiente mensaje, si la solicitud fue guardada con éxito le da una numeración correlativa a la Solicitud de Pago que guardo.

21 21 de 58 Aprobación de Solicitud de Orden de Pago Esta opción nos permite aprobar o reversar las solicitudes de documentos que fueron emitidas en el punto anterior. Seleccione la opción de Aprobación y automáticamente le aparecerá la siguiente pantalla: Haga clic sobre este botón para que ejecute la aprobación o reverso Filtros para Buscar la Solicitud de Pago que requiera: Solicitud: Coloque el numero que identifica la recepción de documento. Fecha: Esta fecha la da automáticamente el sistema, normalmente es la que tiene el servidor. Indica el día mes y año en que se aprobó o reversó la recepción de documento. Fecha de Registro Desde/Hasta: Intervalo de fechas en que se generaron posibles solicitudes de pagos. Destino: Coloque el proveedor o beneficiario correspondiente. Aprobación /Reversar Aprobación: Marque la casilla correspondiente. Es decir la operación que va a realizar (aprobarla o devolver aprobación).

22 22 de 58 Anulación sin Afectación Presupuestaria: Su función es anular totas las Ordenes o Solicitud de Pagos que requiera, siempre y cuando no esté anulada o contabilizada por modulo integrador. Después de realizar la anulación sin afectación puede retomar nuevamente la Recepción de Documento que estaba asociada a la Solicitud ya anulada. Filtros para Buscar la Solicitud de Pago que está en Anulación sin Afectación que requiera: Solicitud: Coloque el numero que identifica la recepción de documento. Fecha: Esta fecha la da automáticamente el sistema, normalmente es la que tiene el servidor. Indica el día mes y año en que se aprobó o reversó la recepción de documento. Fecha de Registro Desde/Hasta: Intervalo de fechas en que se generaron posibles solicitudes de pagos. Destino: Coloque el proveedor o beneficiario correspondiente. Anulación /Reversar Anulación: Tilde la casilla correspondiente la operación que va a realizar (Anularla o Reversar Anulación).

23 23 de 58 Registro de Notas de Crédito / Notas de Debito Esta opción nos permite generar notas de debitos/créditos para realizar ajustes a cuentas de terceros ya sea por errores o por el cambio de condiciones que generan un mayor o menor valor de la respectivo cuenta. Nota de Debito: Es un comprobante que una empresa envía a su cliente, en la que se le notifica haber cargado o debitado en su cuenta una determinada suma o valor, por el concepto que se indica en la misma nota. Este documento incrementa el valor de la deuda o saldo de la cuenta, ya sea por un error en la facturación, interés por mora en el pago, o cualquier otra circunstancia que signifique el incremento del saldo de una cuenta. Nota de Crédito: Es el comprobante que una empresa envía a su cliente, con el objeto de informar la acreditación en su cuenta un valor determinado, por el concepto que se indica en la misma nota. Algunos casos en que se emplea la nota crédito pueden ser por: avería de productos vendidos, rebajas o disminución de precios, devoluciones o descuentos especiales, o corregir errores por exceso en la facturación. La nota crédito disminuye la deuda o el saldo de la respectiva cuenta. Datos a completar Estatus: Refleja el estado del documento. Fecha: Fecha en que se emite el la nota de debito/crédito. Nota. Nro: Número correlativo que identificará a la nota de debito/crédito. Orden de Pago: Coloque la orden de pago que va asociar la nota de crédito/debito a registrar. Realice la búsqueda haciendo clic sobre la y seleccione la orden de pago correspondiente. Proveedor/Beneficiario: Tilde la opción correspondiente. Recepción Nro: Coloque la recepción de pago que va asociar la nota de crédito/debito a registrar. Realice la búsqueda haciendo clic sobre la pago correspondiente. y seleccione la orden de

24 24 de 58 Detalle de la Nota Tipo de documento: Esta opción se genera de forma automática al tildar la recepción Nro. Esta última puede ser de tipo causa, compromete y causa, contable. Descripción de la nota: Agregue los detalles pertinentes para crear la nota. Detalles de la Recepción de Documento: El sistema arroja esta información al tildar sobre Recepción Nro. Permitiendo visualizar los detalles que la conforman La misma se produjo en el punto de Recepción de documento (Ver Registro de Recepción de Documento). Detalles Contable: El sistema arroja esta información al tildar sobre Recepción Nro. Permitiendo visualizar los detalles que la conforman La misma se produjo en el punto de Recepción de documento (Ver Registro de Recepción de Documento). Nota de Credito/ Nota de Debito: Seleccione el tipo de nota a registrar. Solo debe tildar una sola opción. Agregar Detalle: Esta opción permite colocar los detalles de la nota. Tilde sobre este enlace, automáticamente visualizará una pantalla similar Marque la casilla correspondiente Haga clic, luego de haber seleccionado el detalle presupuestario Detalle Contable de la Nota: El sistema automáticamente arroja los asientos afectados en la parte contable, Observe Totales Subtotal: El sistema genera automáticamente el subtotal. El sistema arroja los totales correspondientes

25 25 de 58 Otros Créditos: Haga clic sobre el botón (Otros Créditos) y tilde el crédito correspondiente. Al tildar el mismo aparecerá en el detalle contable. Observe: Monto Total: Lo calcula el sistema según lo suministrado. Completada la información proceda a guardarla. Haga clic sobre el icono guardar ( encuentra en la parte superior de la barra de herramienta. ) que se El sistema arrojará el siguiente mensaje, si la nota fue guardada con éxito.

26 26 de 58 Aprobación de Notas de Credito / Notas de Debito Esta opción nos permite aprobar las solicitudes de documentos que fueron emitidas en el punto anterior Filtros para Buscar las Nota de Crédito/Nota Debito que requiera: Fecha: Esta fecha la genera automáticamente el sistema, normalmente es la que tiene el servidor. Indica el día mes y año en que se aprobó o reversó la nota de crédito/debito. Nro. Nota: Número correlativo que identificará a la nota de debito/crédito a aprobar. Fecha de Registro Desde/Hasta: Intervalo de fechas en que se generaron posibles notas de crédito/debito Operación: Seleccione el tipo de nota a aprobar Crédito, debito o todas para buscar lo requerido. Orden de Pago: El sistema arroja la orden de pago correspondiente asociada a la nota de Credito/debito Recepción de Documento: El sistema arroja la orden de pago correspondiente asociada a la nota de Credito/debito Destino: Seleccione si es proveerlo o beneficiario. Aprobación/Reversar Aprobación: Marque la casilla correspondiente Haga clic sobre la lupa que se encuentra en la parte superior izquierda de la barra de herramienta del sistema, automáticamente visualizará las notas de créditos/débitos a aprobar Observe

27 27 de 58 Haga clic sobre el icono de procesar Marque la casilla, proceda a procesar la aprobación o reverso de la nota de crédito/debito Comprobante de Retención En esta opción tiene como finalidad es que el usuario ejecute de forma automática o manual los comprobantes de IVA, Impuesto Municipal o Aporte Social siempre y cuando la orden de pago se encuentre contabilizada. Crear Comprobante El sistema genera automáticamente el comprobante de Retenciones IVA o de Impuesto Municipal o Aporte Social siempre y cuando la orden de pago se encuentre contabilizada.

28 28 de 58 Tilde la pagina en blanco que esta en la parte superior de la barra de herramienta del sistema para que las opciones del reporte se activen. Tipo de Retención: Tilde la opción dependiendo del comprobante a generar IVA, Impuesto Municipal o Aporte Social. Mes: Seleccione el mes en que se esta generando el comprobante. Año: Esta opción la da el sistema por lo tanto no es editable. Proveedor/Beneficiario Marque la opción correspondiente (Proveedor o beneficiario). Desde-Hasta: Coloque el intervalo de proveedores/beneficiarios. : Al hacer clic sobre esta opción, estamos indicando al sistema que el comprobante se generó y automáticamente le da un número correlativo al comprobante tal como lo exige la ley. El mismo lo puede ubicar en la opción Reportes-> Retenciones Observe

29 29 de 58 Editar Comprobante Se utiliza cuando solo cuando se va a realizar un comprobante de forma manual, en los casos que no pueda generarse por Crear Comprobante Datos a Completar Haga clic sobre el icono nuevo ( comprobante. Observe ), automáticamente el sistema colocará el mes y año y numero de Tipo: Seleccione e comprobante a diseñar. Sujeto a Retención Proveedor/Beneficiario: Marque si el comprobante va dirigido a un proveedor o beneficiario.

30 30 de 58 Código: Coloque el código que identifica al proveedor y beneficiario. Haga clic sobre la y realice la búsqueda en los catálogos correspondientes RIF: El sistema coloca el rif una vez seleccionado el proveedor y beneficiario. Nombre: Nombre del proveedor o beneficiario. Dirección: Coloque la dirección completa del proveedor o beneficiario, siempre y cuando en el Modulo de Proveedores/Beneficiarios este los datos completos. Agregar Detalle Esta opción es para colocar los datos de la factura o facturas a registrar Nro. de Operación: Esta opción la genera el sistema automáticamente Factura: Coloque el numero de la factura Nro. Control: Coloque el número de control que tiene la factura. Fecha: Coloque la fecha de emisión de la factura. Total con IVA: Coloque el total general que posee la factura. Total sin IVA: Agregue el monto que esta exento del impuesto. Base Imponible: Coloque el sub-total de la factura. Porcentaje Impuesto: Realice la búsqueda del impuesto a agregar en la factura. Para ello haga clic sobre la y observará el Catálogo de Otros Créditos, seleccione el impuesto correspondiente. Observe:

31 31 de 58 Total Impuesto: El sistema agrega automáticamente el cargo o porcentaje que se le aplicó. Impuesto Retenido: Seleccione la deducción correspondiente. Haga clic sobre la, automáticamente observará el catálogo de deducciones previamente registrado, tilde la correspondiente. Observe: Nro. de documento: Coloque nuevamente el número de la factura. Nro. de Solicitud: Esta opción nos permite colocar la solicitud de pago correspondiente. Haga clic sobre la, automáticamente se desplegará el catálogo de Solicitudes de Pagos. Observe

32 32 de 58 Editar : Esta opción es para eliminar el registro de facturas colocadas en el detalle. Completado los datos proceda a grabar. Haga clic sobre el icono que sen encuentra en la parte superior izquierda de la barra de herramienta El sistema arrojará el siguiente mensaje, si el comprobante fue guardado con éxito. Control de Créditos: (ESTA OPCION ESTA EN PROCESO DE DESARROLLO) Esta opción es solo para algunas instituciones que deriven con la interfaces del modulo de créditos que se pueda integrar con el sistema SIGESP.

33 33 de 58 Tipo de Documento: Seleccione el tipo de documento para generar la recepción el cual debe aparecer de tipo causa Fecha: Fecha en que se debe generar la Recepción del mismo Generar Recepciones: Seleccione esta opción y le generara el documento de créditos ya aprobado. Reportes

34 34 de 58 Listado: Muestra de forma desglosada todas las deducciones con sus respectivos enlaces realizados en el módulo de configuración, otros créditos y los tipos de documentos que se utilizan en la recepción de documento. Al tildar cualquiera de las opciones y presionar sobre el icono (imprimir) se visualizará un reporte similar. Tilde la opción a mostrar en el reporte Tilde la opción correspondiente de cómo ordenar el reporte Reporte de Deducciones Reporte de Otros Créditos

35 35 de 58 Reporte de Tipo de Documentos Recepciones de Documentos Muestra todas o de forma detallada las recepciones de documento realizadas hasta la fecha.

36 36 de 58 Seleccione que tipo de recepciones desea mostrar: Proveedores, beneficiarios o ambas Indique el intervalo de fecha a mostrar en el reporte de las recepciones de documento Tilde uno o todos los tipos de estatus a mostrar en el reporte Tilde la pestaña y elija los tipos de documentos que el usuario utilizó para programar las recepciones de documentos. (Esta es opcional). Tilde la opción de su preferencia Completado los datos haga clic en el icono sistema, que se encuentra en la barra de herramienta del

37 37 de 58 Cuentas Por Pagar: Muestra todos los pagos pendientes y cancelados Coloque intervalos de orden de pagos a mostrar Seleccione que tipo de recepciones desea mostrar: Proveedores, beneficiarios o ambas Indique el intervalo de fechas a mostrar en el reporte Completado los datos haga clic en el icono sistema, que se encuentra en la barra de herramienta del Solicitudes: Para reportar las solicitudes de pago existen dos modalidades: Formato 1 y Formato 2

38 38 de 58 Formato 1: Seleccione la lupa y determine el intervalo de solicitudes a mostrar Seleccione el tipo de solicitud a mostrar: Proveedores, beneficiarios o ambas Tilde una o todos los tipos de estatus a mostrar

39 39 de 58 Completado los datos haga clic en el icono sistema, que se encuentra en la barra de herramienta del Formato 2 Indique el intervalo de fecha a mostrar en el reporte Tilde la solicitud de pago que requiera mostrar en el reporte. Presione sobre este enlace y busque todas los las solicitudes de pagos en el periodo de fecha anteriormente seleccionado Completado los datos haga clic en el icono sistema, que se encuentra en la barra de herramienta del

40 40 de 58 Retenciones: En este muestra todas las retenciones que efectuó durante el uno o varios periodos. Retenciones -ISLR: Genera los reportes relacionados a los comprobantes de retenciones de ISLR Haga clic sobre la lupa y seleccione el intervalo correspondiente. El mismo esta relacionado con la opción anteriormente elegida Seleccione si la retenciones a mostrar son de proveedores, beneficiario o ambas Coloque el intervalo de fecha que desea mostrar en el reporte Tilde que comprobante desea mostrar Haga clic sobre este enlace para que el sistema muestre las solicitudes de pagos que fueron realizadas en el intervalo de fecha. Completado los datos haga clic en el icono sistema, que se encuentra en la barra de herramienta del

41 41 de 58 Retenciones General Esta opción de reporte permite mostrar de forma general las retenciones realizadas en un periodo de determinado. Coloque el intervalo de fecha a mostrar Completado los datos haga clic en el icono sistema., que se encuentra en la barra de herramienta del

42 42 de 58 Retenciones Específico: Muestra de forma detallada las deducciones que se realizo dentro de un periodo determinado. Realice la búsqueda de la deducción a mostrar Seleccione si las retenciones a mostrar son de proveedores beneficiario o ambas Realice la búsqueda del proveedor o beneficiario respectivo Coloque el intervalo de fecha a mostrar en el reporte. Completado los datos haga clic en el icono sistema, que se encuentra en la barra de herramienta del. Retenciones-IVA: Esta opción genera los reportes que se generan por las opciones de Crear Comprobante o Editar Comprobante

43 43 de 58 Seleccione el mes Seleccione si el reporte a generar esta clasificado por proveedor, beneficiario o ambos Esta opción la proporciona el sistema, indica el año en que se esta generando el reporte Tilde esta opción para buscar el comprobante requerido. Completado los datos haga clic en el icono sistema. Tilde esta opción para buscar el comprobante requerido., que se encuentra en la barra de herramienta del Declaración Informativa IVA: Esta opción genera el archivo TXT que se envía para la declaración del IVA vía Internet al Portal del SENIAT Seleccione el mes que desea para generar el archivo txt. Esta opción la proporciona el sistema, indica el año en que se esta generando el reporte Selección el periodo para generar el archivo. Una vez que selecciona lo anteriormente realice lo siguiente:

44 44 de 58 Tilde esta opción para generar el archivo. Luego seleccione es icono donde el sistema abrirá un campo donde está almacenado el archivo de texto Selección este icono para visualizar el archivo Tilde la equis para eliminar el archivo. Completado los datos haga clic en el icono sistema, que se encuentra en la barra de herramienta del Retenciones- Municipales: Esta opción genera el comprobante de Impuesto Municipal. Seleccione el mes. Tilde para buscar el comprobante.

45 45 de 58 Completado los datos haga clic en el icono sistema, que se encuentra en la barra de herramienta del Aporte Social: Completado los datos haga clic en el icono sistema, que se encuentra en la barra de herramienta del

46 46 de 58 Relación de Factura: Esta opción genera el reporte de toda la relación de documento o facturas que se registraron en la recepción de documentos Realice la búsqueda de los proveedores, beneficiarios o ambos que desee mostrar en el reporte Seleccione si el reporte a generar esta clasificado por proveedor, beneficiario o ambos Tilde la opción de ordenamiento de su preferencia Indique el intervalo de fecha a mostrar en el reporte Completado los datos haga clic en el icono sistema, que se encuentra en la barra de herramienta del Relación Consecutiva de Solicitudes: Muestra de forma consecutiva, el numero de solicitud, el nombre del proveedor o beneficiario, estatus de la solicitud y monto. Seleccione la lupa para realizar la búsqueda de las solicitudes pago.

47 47 de 58 Completado los datos haga clic en el icono sistema, que se encuentra en la barra de herramienta del CXP Resumido: Este reporte nos muestra el proveedor, debito, crédito y el saldo actual de cada uno de los proveedores y beneficiarios previamente registrado. Indique la fecha Desde-Hasta para que el sistema permita ver el reporte.(esta opción es obligatoria). Completado los datos haga clic en el botón herramienta del sistema. que se encuentra en la en la barra de

48 48 de 58 Relación de Saldo por Solicitud: Muestra de forma resumida los saldos de cada una de las solicitudes de pago Seleccione si el reporte a generar esta clasificado por proveedor, beneficiario o ambos Seleccione la lupa para colocar el proveedor a reportar Seleccione la lupa para colocar el proveedor a reportar Completado los datos haga clic en el botón herramienta del sistema. que se encuentra en la en la barra de

49 49 de 58 Relación de Nota Debito/Crédito: Muestra todas las notas de debito y crédito que registraron en el sistema de uno o varios proveedores. Seleccione para que realice la búsqueda de la solicitud (es) a mostrar Seleccione para que realice la búsqueda de la solicitud (es) a mostrar Tilde la opción a mostrar en el reporte. Indique la fecha Desde-Hasta para que el sistema permita ver el reporte (Esta opción es obligatoria). Tilde la opción a mostrar en el reporte Completados los datos haga clic en el botón herramienta del sistema. que se encuentra en la en la barra de

50 50 de 58 AR-C: Este es uno de los reportes importantes que genera el sistema al igual que el archivo TXT y los diferentes comprobantes de IVA e ISLR. Su finalidad es mostrar los comprobantes que se entregan a final del periodo o principio del año posterior de cada uno de os proveedores o beneficiarios que se le retuvieron el impuesto por concepto de I.S.L.R, tal como lo especifica la respectiva ley. Seleccione la opción que requiere para generar el reporte Haga clic sobre la lupa para poder filtrar el proveedor, beneficiario o ambos que desea mostrar en el reporte. Haga clic sobre la lupa para poder filtrar el proveedor, beneficiario o ambos que desea mostrar en el reporte. Completados los datos haga clic en el botón del sistema. que se encuentra en la en la barra de herramienta Libro de Compra: Muestra el libro de compra tal como lo establece la ley del IVA Existen dos modalidades para mostrar este tipo de reporte: Libro de compra general, libro de compra resumido.

51 51 de 58 Libro de compra general: Muestra el libro de compra de forma desglosada, tal como lo establece la ley. Seleccione el año a reportar Seleccione el mes a reportar Libro de Compra Resumido: Muestra de forma resumida los montos de cada mes que seleccione. Seleccione el año a reportar Seleccione el mes a reportar Completados los datos haga clic en el botón del sistema. que se encuentra en la en la barra de herramienta

52 52 de 58 Libro I.S.L.R/Timbre Fiscal: Esta opción permite generar reportes de aquellas facturas que se le han procesados deducciones. Haga clic sobre la pestaña y elija el mes a mostrar en el reporte Muestra el año en que se está emitiendo el reporte Haga clic sobre la pestaña y seleccione el libro a generar Completados los datos haga clic en la, que se encuentra en la barra de herramienta. Estos reportes solo se podrán emitir en la base de datos Consolidadora puesto que la información que mostrarán los mismos son datos provenientes de aquellas bases de datos que no son consolidadora y que maneja la institución.

53 53 de 58 Ubicación de Recepción de Documento: Este reporte permite visualizar el estatus y el documento que se encuentre relacionado con la recepción de documento. Tilde la opción que va a consultar Seleccione el intervalo de proveedores o beneficiarios a consultar Seleccione la recepción de documento asociada al proveedor o beneficiario Marque el estatus a visualizar en el reporte Coloque el intervalo de fecha en que posiblemente se originó la recepción de documento Seleccione el tipo de documento Seleccione el ordenamiento a visualizar en el reporte

54 54 de 58 Completados los datos haga clic en la, que se encuentra en la barra de herramienta. Ubicación de Solicitud de Pago: Este reporte permite visualizar el estatus y el documento que se encuentre relacionado con las solicitudes de pago. Tilde la opción que desea reportar Coloque el intervalo de proveedores y beneficiarios Coloque el intervalo de órdenes de pago.

55 55 de 58 Completados los datos haga clic en la, que se encuentra en la barra de herramienta. Declaración de Salarios y Otras Remuneraciones: En cumplimiento con la providencia 300 del SENIAT al 18/12/2008, su función es para generar archivo XML.

56 56 de 58 Unas ves seleccionadas el intervalo de mes y año se le debe dar al icono sistema les mostrara un mensaje. para generar el txt, el Luego se le dará al icono pantalla la cual es la siguiente. para descargar el archivo XML generado y se les mostrara una

57 57 de 58 La pantalla posee opciones para descargar o eliminar el archivo, al ejecutar el botón se mostrara una pantalla de descarga donde puede abrir o descargar el archivo, es la siguiente. Al darle botón de abrir se mostrara el archivo XML de la manera que se muestra en la siguiente pantalla.

58 58 de 58 Siguiendo todos los pasos anteriores podrá generar sus archivos XML según lo exige la providencia 300 del SENIAT (ISLR) siempre y cuando la solicitud de pago sea contabilizado.