ADMINISTRACIÓN DE DOCUMENTOS

Transcripción

1 PÁGINA 1 de 7 1. OBJETO Definir los controles necesarios para controlar y distribuir los documentos del Sistema Integrado de Gestión y de origen externo (correspondencia, planos y datos técnicos); y controlar el manejo de la correspondencia originada en los s. 2. DEFINICIONES Copia Maestra: Es el original de un documento, plano o dato técnico. No lleva sello de copia controlada. Copia Controlada: Copia del documento original sobre la cual se conoce su destinatario y se reemplaza cada vez que se actualiza. Las copias controladas se reconocen porque se les coloca un sello con tinta azul con el texto COPIA CONTROLADA en la margen superior de las hojas, esta copia corresponde exactamente a la vigente. Aplica para la distribución de planos y datos técnicos dentro del. Correspondencia interna en el : Es la que se dirige a una persona o departamento que hace parte de Construcciones El Cóndor S.A. Correspondencia externa en el : Es la que se dirige a una persona o entidad ajena a Construcciones El Cóndor S.A., exceptuando la contractual. Correspondencia contractual en el : Es la que es dirigida al cliente o a su representante (Interventoría). 3. DE REFERENCIA No aplica. 4. APLICACIÓN Este procedimiento se aplica para el control de los documentos del Sistema Integrado de gestión, la correspondencia, los planos, datos técnicos, especificaciones y demás documentos que se utilicen en los s de Construcciones El Cóndor S.A. 5. METODOLOGÍA 5.1 DEL SISTEMA INTEGRADO DE GESTIÓN a) Elaboración o modificación, revisión y aprobación El Líder del proceso dentro del informa al Coordinador del SIG, por escrito, sobre la necesidad de modificar o tener un nuevo procedimiento, instructivo o formato,

2 PÁGINA 2 de 7 quien posteriormente sigue la metodología del procedimiento Administración de documentos (C-PH-AD-001). b) Distribución Una vez el documento ha sido elaborado o modificado, el Coordinador del SIG lo incluye en la intranet e informa a los colaboradores, de acuerdo con la Matriz de responsabilidades y mediante correo electrónico, sobre este nuevo documento o la modificación de uno existente, en cuyo caso también informa que cambios tuvo el documento. Mediante la confirmación de que el correo fue leído por el colaborador, se asume que éste está enterado de la modificación del documento, para dar inicio a la aplicación del mismo. El Encargado del SIG verifica que el procedimiento se esté ejecutando de manera adecuada. c) Planes de gestión Proyecto a ejecutar por Construcciones El Cóndor Elaboración del plan de gestión: El Coordinador del SIG: 1. Elabora el plan de gestión del teniendo como base el Plan Modelo existente, y los procedimientos que la empresa tiene definidos para los Proyectos. 2. Ajusta dichos procedimientos a las condiciones particulares del, para lo cual consulta con los respectivos líderes de los procesos sobre los cambios que puedan tener para su aplicación, para hacer las modificaciones pertinentes. 3. Una vez se tengan definidos los procedimientos a aplicar en el, el Coordinador del SIG elabora el plan de gestión definitivo, el cual debe ser revisado por el Director del Proyecto y finalmente aprobado por el Director o Coordinador Técnico. 4. Lo incluye en la intranet con todos sus anexos y procedimientos nuevos o modificados, para consulta. Modificaciones al Plan de Gestión Las modificaciones al plan pueden ser: Modificación del contenido del Plan en cualquiera de sus numerales: lo elabora o trabaja el Encargado del SIG, lo revisa el Coordinador del SIG y lo aprueba el Director del Proyecto. Si se trata de uno de los anexos del Plan, lo elabora el Encargado del SIG y lo aprueba el Director de Proyectos. Modificación de un procedimiento o formato, o creación de uno nuevo: el Encargado del SIG lo consulta con el Coordinador del SIG quien sigue los pasos establecidos para las modificaciones de procedimientos descrita anteriormente. La

3 PÁGINA 3 de 7 revisión y aprobación de ese procedimiento la realiza el Coordinador del SIG y el Director de Proyectos. Proyecto a ejecutar en Consorcio con otra empresa, y Construcciones El Cóndor es el líder El Coordinador del SIG: 1. Elabora el Plan de Gestión siguiendo los mismos pasos descritos anteriormente, en Proyecto a ejecutar por Construcciones El Cóndor. 2. Lo presenta a las otras empresas consorciadas a través de los respectivos responsables del SIG para realizar los ajustes que se consideren necesarios y definir la versión final del Plan de Gestión. El Plan de gestión lo revisa el Coordinador o Director Técnico y lo aprueba el Director del Proyecto y/o Gerente del Consorcio y/o Comité del Consorcio, cuando aplique. Nota: los Planes de gestión, una vez terminada su elaboración, se ubican en la intranet para consulta, al igual que sus anexos y procedimientos nuevos o que hayan sido modificados para el. 5.2 DE ORIGEN EXTERNO EN PROYECTOS - CONTRACTUAL a) Recepción El Ingeniero de la Oficina Técnica o quien el Director de Proyectos designe un responsable para la recepción de la correspondencia y los documentos provenientes del cliente, quien realiza lo siguiente: Revisa que estén completos los datos: Destinatario, anexos, procedencia. Coloca el siguiente sello de recibido (el cual contiene la fecha) en el original y la copia, firma y devuelve la copia al cliente. CONSTRUCCIONES EL CÓNDOR S.A. FECHA DE RECIBIDO RECIBIDO PARA ESTUDIO NO IMPLICA ACEPTACIÓN Circula el documento y/o correspondencia entre las personas que indique el Director de Proyectos a través del sello de circulación que se indica a continuación. Las personas asignadas en el sello para leer el documento deben firmar como constancia de la lectura del mismo.

4 PÁGINA 4 de 7 CONSTRUCCIONES EL CÓNDOR S.A. Circular a: Acción(*) Enterado Fecha (*) E: Enterado C: Contestar TA: Tomar Acción AR: Archivar Actualiza el Listado de correspondencia contractual recibida (P-FH-AD-001c). Si la correspondencia trae anexos, estos se registran en el mismo formato en la casilla correspondiente. Si los anexos son planos se listan en el formato Listado maestro de planos (P-FH-AD-001d). Adicionalmente, para la localización de anexos, se utiliza el sello de Localización anexos correspondencia, se sella la carta indicando a que área o dependencia se entregan los anexos, cuando estos son entregados; en caso contrario no hay necesidad de usar el sello. CONSTRUCCIONES EL CÓNDOR S.A. LOCALIZACION ANEXOS CORRESPONDENCIA Lugar de Descripción del anexo archivo Responsable del archivo Se sella cada uno de los anexos utilizando el sello Descripción de la correspondencia adjunta cuando los anexos son entregados; en caso contrario no se utiliza el sello. CONSTRUCCIONES EL CÓNDOR DESCRIPCION DE LA CORRESPONDENCIA ADJUNTA Fecha de Nombre de quien envía / Entidad Consecutivo de la carta Radicado remitente

5 PÁGINA 5 de 7 Si es un documento o correspondencia que indica la anulación parcial de un plano, diseño o información contenida en un documento anterior: - Marca y/o señala claramente en el documento, plano, dato técnico o correspondencia, y en cada una de las copias controladas, la información anulada. - Indica mediante el uso de la palabra "SUPERADO" que esta información ya no es válida para ningún efecto e indica el documento por medio del cual se hizo la superación. - Indica en el Listado de correspondencia contractual recibida (P-FH-AD-001c) en la casilla OBSERVACIONES, cuales son los documentos que tienen una superación parcial e indica el documento por medio del cual se hizo la superación. b) Distribución El Ingeniero de la Oficina Técnica o quien el Director de Proyectos designe hace lo siguiente: Saca las copias necesarias para ser distribuidas al personal que el Director de s o algunos de los Ingenieros le indique. Coloca a las copias de los documentos el sello "COPIA CONTROLADA" antes de su distribución. Registra en el Listado de distribución de planos o datos técnicos (P-FH-AD-001g) los nombres de las personas que reciben la copia del documento, les indica que firmen como constancia de recibido cuando les entrega su copia y recoge las copias obsoletas. Si el documento, plano o dato técnico es la modificación de uno existente, verifica sobre el Listado de distribución de planos o datos técnicos (P-FH-AD-001g) los anteriores poseedores para entregarles el documento actualizado. Conserva una copia del documento, plano o dato técnico en su versión anterior, por razones contractuales. 5.3 LISTADO MAESTRO DE NORMAS Y ESPECIFICACIONES El Encargado del SIG registra en el formato Listado maestro de normas y especificaciones (P-FH-AD-001e) las normas utilizadas en cada, las cuales solicitada al Coordinador del SIG al inicio del basándose en la información contenida en el Plan de gestión, más específicamente en el Plan de puntos de inspección. Una vez se tengan las normas, el Coordinador del SIG las ubica en la intranet para consulta.

6 PÁGINA 6 de CORRESPONDENCIA INTERNA Y EXTERNA RECIBIDA A quien el Director de s designe, le corresponde registrar en el formato Listado de correspondencia recibida interna y externa (P-FH-AD-001f) la correspondencia recibida que no es contractual, si no que es interna y externa, la cual puede ser registrada y archivada por separado si la obra lo considera conveniente. 5.5 CORRESPONDENCIA ORIGINADA EN LOS PROYECTOS Se utiliza un consecutivo para la correspondencia interna, otro para la externa y otro para la correspondencia contractual, o sea las cartas enviadas al Cliente o a la Interventoría (ver ejemplos). El consecutivo debe ir, en lo posible, en la parte superior izquierda bajo el logo de la empresa. El Ingeniero de oficina técnica o quien el Director de Proyectos designe registra la correspondencia contractual enviada en el formato Listado de correspondencia contractual enviada (P-FH-AD-001h). La Secretaria del o quien el Director de Proyectos designe registra la correspondencia interna o externa enviada en el formato Listado de correspondencia enviada interna y externa (P-FH-AD-001i). Los memorandos de campo escritos a la Interventoría no llevan consecutivo. La correspondencia contractual, ya sean cartas o memorandos de campo, debe contener la fecha y la firma de la persona que recibe y si es posible, el sello de recibido antes de archivarlas. Ejemplos de los consecutivos para correspondencia interna, externa y contractual: Obra Código de la obra I: E: C: Interna Externa Contractual Nº de tres cifras: Mocoa 076 C C-001 Arboletes 079 E E-035 Frontino 081 I I-101 Consecutivo 6. REGISTROS CÓDIGO NOMBRE DEL REGISTRO NÚMERO ÚLTIMA FECHA ÚLTIMA ALMACENAMIENTO TIEMPO DE RETENCIÓN P-FH-AD-001a Listado de documentos 6 30/09/2007 Archivo SG en el Mientras este vigente el SG

7 PÁGINA 7 de 7 CÓDIGO P-FH-AD-001c NOMBRE DEL REGISTRO Listado de correspondencia contractual recibida NÚMERO ÚLTIMA FECHA ÚLTIMA 3 30/09/2010 P-FH-AD-001d Listado maestro de planos 3 30/09/2010 P-FH-AD-001e P-FH-AD-001f P-FH-AD-001g P-FH-AD-001h P-FH-AD-001i Sin código Sin código Listado maestro de normas, especificaciones, leyes y/o decretos Listado de correspondencia recibida interna y externa Listado de distribución de planos y datos técnicos Listado de correspondencia contractual enviada Listado de correspondencia enviada interna y externa Correspondencia contractual, interna y externa, enviada y recibida Correspondencia interna y externa, enviada y recibida 3 30/09/ /09/ /09/ /09/ /09/2007 Sin código Planos, esquemas y datos técnicos Sin código Normas y especificaciones ALMACENAMIENTO Archivo oficina técnica en el TIEMPO DE RETENCIÓN Según pólizas de estabilidad Archivo oficina técnica en el Según pólizas de estabilidad Archivo del SG en el Terminación del Archivo oficina técnica en el Mientras este vigente el Archivo oficina técnica en el Mientras este vigente el Archivo oficina técnica en el Mientras este vigente el Archivo oficina administrativa Mientras este vigente el en el Archivo oficina técnica en el Según las pólizas de estabilidad Archivo oficina administrativa 5 años en el Archivo oficina técnica en el Según las pólizas de Estabilidad Archivo oficina técnica en el Mientras este vigente el 7. APROBACIÓN Y Elaboró Revisó Aprobó Nombre: Mauricio Villegas P. Sergio Pérez C. Ana María Jaillier C. Cargo: Coordinador del Sistema de gestión Gerente de Desarrollo de la Organización Presidente Ejecutiva Firma: Numerales que cambiaron respecto a la versión anterior (tachar): FIN DEL DOCUMENTO - INCLUIR LOS REGISTROS GENERADOS