SUBCONTRATACIÓN CÓDIGO

Transcripción

1 PÁGINA 1 de 9 1. OBJETO Establecer los pasos que se deben cumplir para la selección y contratación de un tercero para la ejecución de una obra civil o la prestación de un servicio para Construcciones El Cóndor S.A., asegurando el cumplimiento de las especificaciones del Cliente, en términos de calidad y plazo. 2. DEFINICIONES Subcontratista o proveedor de servicio: persona natural o jurídica independiente que ejecuta total o parcialmente para Construcciones El Cóndor S.A. una obra o presta un servicio. Subcontratista que afecta la calidad del producto final: es el que realiza una o varias de las actividades que incidan en la calidad del producto final de acuerdo con las características de cada proyecto de acuerdo con el plan de gestión. Evaluación de subcontratistas: actividad por la cual se recopila y califica la información de los subcontratistas, incluyendo aspectos del sistema de calidad antes de ser seleccionado como subcontratista o proveedor de servicio. Evaluación del desempeño: actividad por la cual se hace seguimiento y se califica a un subcontratista en la ejecución de las actividades para las cuales fue contratado. Minuta de : modelo elaborado previamente por la Coordinadora jurídica de acuerdo con las especificaciones del negocio jurídico del que se trate, y que son entregados a cada obra para ser complementados con los datos específicos del u oferta mercantil a celebrar. Su texto es inmodificable en el proyecto. Programa de Grandes Beneficiarios: convenio con la Aseguradora para la contratación y expedición de toda las pólizas de cumplimiento y responsabilidad civil extracontractual exigidas por el presente procedimiento, las cuales son revisadas y aprobadas por la respectiva intermediaria, pagadas directamente por CONSTRUCCIONES EL CÓNDOR S.A. y posteriormente descontadas a los subcontratistas. SARLAFT: formulario de conocimiento del cliente exigido por el sector asegurador para el ingreso de cada subcontratista al programa de Grandes Beneficiarios. Dependiendo de la cuantía y las características del negocio, se tendrán tres tipos de s: Tipo A: es aquel cuya cuantía total es mayor o igual a 60 SMMLV, debe ser aprobado por el Gerente de Proyectos y por el Gerente de Contraloría y Finanzas. La aprobación se entenderá otorgada con la firma puesta por los respectivos responsables en el formato Selección y evaluación inicial (P-FH-SC-001ª) diligenciado.

2 PÁGINA 2 de 9 Tipo C: Son aquellas cuyas cuantías totales son menores a 60 SMMLV, pueden ser aprobados por el Director de cada proyecto. La aprobación se entenderá otorgada con la firma puesta por el respectivo responsable en la Orden de sub o servicios (P-FH- SC-001h). 3. DOCUMENTOS DE REFERENCIA No aplica. 4. APLICACIÓN El documento se aplica a todos los subcontratistas y/o proveedores de obras o servicios de los proyectos de Construcciones El Cóndor S.A. 5. METODOLOGÍA La Gerencia de Proyectos con el apoyo del Director Técnico y/o del Coordinador Técnico y el Director de Cantera, ya sea en el proceso de Planeación de la ejecución del proyecto o durante la ejecución del mismo, según el caso, estudian la necesidad de subcontratar con un tercero la totalidad de la ejecución del proyecto, algunos de los procesos constructivos del mismo o la prestación de diferentes servicios. Como resultado de este análisis habrá s tipo A o tipo C. 5.1 APROBACIÓN Y SELECCIÓN DEL SUBCONTRATISTA. Determinada la necesidad de realizar un sub, el Director Técnico, Coordinador Técnico y/o el Director de Cantera diligencia el formato Selección y evaluación inicial (P- FH-SC-001ª) para posteriormente someterlo a revisión y aprobación por parte del Gerente de proyectos y/o del Director Técnico y de la Gerente de Contraloría y Finanzas de acuerdo con la definición de s tipo A. 5.2 LEGALIZACIÓN DEL CONTRATO. a) Contratos tipo A Una vez diligenciado el formato de Selección y evaluación inicial (P-FH-SC-001ª), el Administrador Contador lo envía a la Gerencia del área y/o al Director Técnico o Coordinador Técnico, junto con la información anexa necesaria de acuerdo con la Matriz de subs o servicios (P-FH-SC-001g) con excepción de las pólizas, para revisión, aprobación y posterior envío a la Coordinadora Jurídica, quien sigue la metodología establecida en el procedimiento de Subcontratación (C-PH-SC-001).

3 PÁGINA 3 de 9 El Administrador Contador se hace cargo de la firma del documento por parte del contratista, de la recopilación de la información anexa necesaria de acuerdo con la Matriz de subs o servicios (P-FH-SC-001g), con excepción de las pólizas, y del envío inmediato de la documentación original completa a la Coordinadora Jurídica, dejando una copia en el proyecto. El Director de Cantera es el responsable de impartir la Orden de inicio (P-FH-SC-001d), en caso de requerirse, previa aprobación de los documentos por parte de la Coordinadora Jurídica. b) Contratos tipo C El Director de Cantera y/o el Administrador Contador diligencia completamente la Orden de sub o servicios (P-FH-SC-001h), recopila la información anexa necesaria de acuerdo con la Matriz de subs o servicios (P-FH-SC-001g) y envía la documentación original completa a la Coordinadora Jurídica, dejando una copia en el proyecto. El Director de Cantera es el responsable del seguimiento y vigilancia del desarrollo del. Notas varias Los s originales y sus anexos se archivan en la Oficina central de Medellín. Si por algún motivo no se cumple alguno de los requisitos y se inicia la ejecución del sub u oferta mercantil, la Coordinadora Jurídica deja constancia del hecho por escrito, notificando sobre dicha situación al Gerente de Proyectos y/o al Director Técnico y/o al Gerente de Contraloría y Finanzas para que tomen las medidas pertinentes. Cuando la Gerencia de Proyectos selecciona el subcontratista en Medellín, sigue los trámites establecidos en el procedimiento Subcontratación (C-PH-SC-001). 5.3 GARANTÍAS. Se consideran como garantías: Las otorgadas por el sistema bancario, o un título valor o una póliza expedida por una compañía de seguros legalmente autorizada para funcionar en Colombia. Las siguientes son las garantías que se exigirán en los s, según su objeto: TIPO DE GARANTÍA CUANTÍA VIGENCIA MÍNIMA APLICABILIDAD OBSERVACIONES Manejo y correcta inversión del anticipo Mínimo 100% del valor del anticipo Plazo de amortización del anticipo Aplica para todos los subcontratistas Tipo A

4 PÁGINA 4 de 9 TIPO DE GARANTÍA Cumplimiento del Estabilidad de la obra o calidad del servicio Pago de salarios, prestaciones sociales e indemnizaciones del personal Responsabilidad Civil Extracontractual CUANTÍA Mínimo 15% del valor total de la oferta o Mínimo 10% del valor total final de la oferta o Mínimo 10% del valor total final de la oferta o Mínimo el 30% del valor total final de la oferta o VIGENCIA MÍNIMA Plazo del más 4 meses 5 años contados a partir del recibo de las obras. Plazo del más 3 años Plazo del APLICABILIDAD Aplica para todos los subcontratistas Tipo A Contratos Tipo A, definidos de común acuerdo entre la Coordinadora jurídica y la Gerencia de Proyectos, en caso de desacuerdo la decisión final la tomará el Comité Ejecutivo. Aplica para todos los subcontratistas Tipo A OBSERVACIONES Para su obtención es indispensable presentar a la Compañía de Seguros acta de liquidación de la oferta o donde conste el recibo de la obra Debe contener los amparos adicionales de responsabilidad civil por: vehículos Aplica para aquello propios y no propios, subcontratistas Tipo A, que patronal, predios, tengan equipos o personal labores y bajo su responsabilidad dentro operaciones, de de la obra. contratistas y subcontratistas independientes y responsabilidad civil cruzada. Se debe solicitar la renovación o la ampliación de la garantía en los casos de suspensiones, prórrogas o adiciones de los s. Observaciones que se deben tener en cuenta: Todas las pólizas deben ser solicitadas directamente por la Empresa ante el corredor de seguros responsable de la administración del Programa de Grandes Beneficiarios. El pago de las pólizas lo hace directamente la Empresa y posteriormente las descuenta a cada subcontratista del primer pago que reciba sea a título de anticipo o de pago de acta. Se excepcionan de la obligación de solicitarle garantías a los subs tipo C, a los s celebrados con las Sociedades en las cuales Construcciones El Cóndor S.A. posea un porcentaje de participación como accionista y en los casos en que el Comité Ejecutivo así lo decida. De esto último debe quedar constancia en la respectiva acta o

5 PÁGINA 5 de 9 constancia escrita en la carpeta del firmada por los menos por tres de los Gerentes que conforman el Comité. Diez días antes del vencimiento del plazo contractual o cuando el se encuentre ejecutado en valor en un 90% y se requiera continuar con la ejecución de la actividad contratada, la Gerencia correspondiente hace las gestiones pertinentes para asegurar que la elaboración y legalización del adicional. Sin la realización de estos trámites no es posible seguir ejecutando la actividad contratada. Siempre que en una negociación se vaya a pactar el pago de un anticipo, dicho pago y su monto debe ser aprobado por la Gerente de contraloría y finanzas colocando su visto bueno en el formato Evaluación inicial (P-FH-SC-001ª) diligenciado, donde conste el monto del anticipo. 5.4 EVALUACIONES a) Evaluación inicial La evaluación inicial del subcontratista o proveedor de servicios, tipo A, es la realizada anteriormente en el formato Selección y evaluación inicial (P-FH-SC-001ª). La Coordinadora Jurídica envía el formato al Coordinador del Sistema de Gestión, quien con esta información, actualiza el Registro de subcontratistas o proveedores de servicio (C-FH-SC-001b), incluyéndolo como subcontratista Aceptado, para el caso de los subcontratistas o proveedores de servicio que afecten la calidad del producto final. b) Evaluación de desempeño Una vez se termine un sub o prestación de servicio que sea tipo A y cuyo objeto afecte la calidad del producto final, el Director de Cantera realiza la evaluación de desempeño de acuerdo con el formato Evaluación de desempeño de subcontratistas o proveedores de servicios (P-FH-SC-001c). El Director de Cantera remite esta información al Coordinador del Sistema de Gestión quien actualiza el Registro de subcontratistas o proveedores de servicios (C-FH-SC- 001b). En caso de que el subcontratista tenga un desempeño regular o malo, la Gerencia de Proyectos debe proceder a los correctivos del caso mediante la firma de convenios de mejoramiento con el subcontratista que deben quedar registrados en el mismo formato de Evaluación de desempeño. El resultado obtenido en la Evaluación de desempeño lo incluye el Coordinador del Sistema de Gestión. Tanto la evaluación inicial como las evaluaciones de desempeño no inciden en las frecuencias de los ensayos y chequeos que se realizan para controlar los procesos. Si un subcontratista o proveedor de servicio ha permanecido sin contratar con la empresa por más de dos años, se excluye del Registro de subcontratistas o proveedores de servicios (C-FH-SC-001b). Si el subcontratista se contrata de nuevo, la última evaluación

6 PÁGINA 6 de 9 de desempeño se deja consignada en el formato de Selección y evaluación inicial (P-FH- SC-0001a) y se sigue el trámite normal para definir el subcontratista. El Coordinador del Sistema de Gestión ubica el registro actualizado en la intranet para consulta e informa mediante correo electrónico a todos los interesados. 5.5 EJECUCIÓN DEL CONTRATO Seguimiento al El Director de Cantera hace el seguimiento durante su ejecución teniendo en cuenta lo siguiente: Cumplimiento de obligaciones ambientales. Cumplimiento de las especificaciones. Cumplimiento de las condiciones del. Necesidades de ampliación del plazo o de adición en valor del. Cumplimiento de obligaciones laborales con el apoyo del Administrador Contador, quien verifica, antes de la iniciación de labores y mensualmente durante toda la ejecución del u oferta mercantil el cumplimiento de las mismas. En caso de observar anomalías, como en casos de incumplimientos del o violación a los términos del mismo que den o podrían dar lugar a la terminación del o una reclamación por perjuicios, el Director de Cantera toma los correctivos del caso si están a su alcance y necesariamente informa a la Gerencia respectiva y/o al Director Técnico para emprender acciones. 5.6 PAGO INICIAL Y PAGO DE ANTICIPO Para los s tipo A, la Coordinadora Jurídica informa al Administrador Contador sobre el perfeccionamiento del y la autoriza para efectuar el pago del anticipo, si es del caso, o iniciar los respectivos pagos. 5.7 PAGOS DE ACTAS PARCIALES a) Director de Cantera El subcontratista o proveedor de servicios le presenta al Director de Cantera, para su visto bueno y autorización de pago, los documentos que a continuación se enuncian, de acuerdo con el tipo de : Acta de obra debidamente diligenciada, si aplica. La factura o cuenta de cobro con el lleno de los requisitos de ley. Formato de Cumplimiento del subcontratista o proveedor de servicios (P-FH-SC-001e) diligenciado en lo pertinente, firmado por el subcontratista y el Director de Cantera, según el caso.

7 PÁGINA 7 de 9 b) Relaciones laborales El subcontratista le presenta al Administrador Contador y/o Auxiliar Administrativo de Obra los siguientes documentos, quien para su revisión y visto bueno se toma tres días hábiles: Relación del personal discriminando su nombre, cédula de ciudadanía, oficio, salario, fecha de ingreso, fecha de retiro y causa de terminación del, si estas dos últimas aplican. Soportes de pagos mensuales de salarios. (Se propone planilla de pago individual o colectiva firmada por cada uno de los trabajadores, donde indique el dinero recibido) Soportes de afiliación y pagos de aportes mensuales al Sistema de Seguridad Social integral (EPS, ARP y PENSIONES), realizados por el salario real devengado por el trabajador. Pago de cesantías e intereses a las cesantías de cada trabajador. Esto se verificará en las respectivas fechas cada año. En caso de retiro, revisar la respectiva liquidación de prestaciones sociales verificando que esté acorde con el salario real devengado por el trabajador y exigiendo constancia del pago del valor total de la liquidación para revisar que contemple todo lo dispuesto por la ley. Esta liquidación debe estar acompañada del paz y salvo del trabajador. En caso de ser necesario el Administrador contador y/o auxiliar administrativo se apoyará en el Coordinador de relaciones laborales. c) Salud Ocupacional y Seguridad Industrial El subcontratista le presenta al Administrador Contador y/o Auxiliar Administrativo de Obra los siguientes documentos, como mínimo, quien para su revisión y visto bueno cuenta con tres días hábiles: Constancia de la entrega de elementos de protección personal a cada trabajador. Reportes de accidentes ocurridos en el periodo. En caso de presentarse trabajadores de los subcontratistas con incapacidades superiores a 60 días o mortales, el Administrador Contador y/o Auxiliar Administrativo de Obra informan para lo pertinente al Coordinador de Relaciones Laborales d) Administrador Contador El Administrador Contador y/o Auxiliar Administrativo de Obra hace lo siguiente: Recibe la documentación anterior con los respectivos vistos bueno. Verifica, teniendo como referencia el, el cumplimiento de plazos y valor del mismo y da oportuno aviso a la Gerencia del área y/o al Director Técnico en caso de anomalías.

8 PÁGINA 8 de 9 Realiza el retenido del porcentaje indicado en cada uno de los s u ofertas. Si encuentra los anteriores requisitos en orden, procede a hacer la orden de pago. 5.8 CUADRO DE CONTROL DE SUBCONTRATISTAS. El Administrador Contador o quien el Director de Cantera delegue, es el responsable de diligenciar y conservar actualizado el Cuadro de control de subcontratistas (P-FH-SC- 001f) del respectivo proyecto. Este formato, previo visto bueno del Director de Cantera, se incluye en el Informe mensual (Anexo de subs), el cual es enviado al Coordinador Técnico cada mes; este a su vez lo envía a la Coordinadora Jurídica. 5.9 SUSCRIPCIÓN DEL ACTA DE LIQUIDACIÓN El Director de Cantera, con el apoyo del Administrador Contador, realiza la liquidación del mediante la elaboración del Acta de liquidación del en la cual se detalla toda la información requerida. El pago total de los dineros que se le adeuden al subcontratista por concepto de actas o retenidos está sujeta a la liquidación del con sus respectivos soportes y a la aprobación del Director de Cantera, con el apoyo del Administrador Contador en caso de ser necesario. El Director de Cantera informa a la Coordinadora Jurídica sobre la liquidación del u oferta mercantil y envía el original de esta acta junto con todos los documentos que integran la carpeta del y oferta, incluidos los documentos aportados como prueba del cumplimiento de las obligaciones laborales para el pago parcial de actas, al archivo central en la Oficina central. 6. REGISTROS CÓDIGO NOMBRE DEL REGISTRO NÚMERO ÚLTIMA REVISIÓN FECHA ÚLTIMA REVISIÓN ALMACENAMIENTO TIEMPO DE RETENCIÓN P-FH-SC-001a Selección y evaluación inicial 4 26/04/2010 C-FH-SC-001b P-FH-SC-001c Registro de subcontratistas o proveedores de servicio Evaluación de desempeño de subcontratistas o proveedores de servicio 4 30/09/ /09/2007 P-FH-SC-001d Orden de inicio 4 30/09/2007 Archivo SG en obra y Coordinadora jurídica en Oficina central obra y Coordinadora jurídica en Oficina central Mientras este vigente el SG Mientras este vigente el SG (última actualización) Mientras este vigente el SG (última actualización)

9 PÁGINA 9 de 9 CÓDIGO P-FH-SC-001e P-FH-SC-001f P-FH-SC-001g P-FH-SC-001h Sin código NOMBRE DEL REGISTRO Cumplimiento del subcontratista o proveedor de servicio NÚMERO ÚLTIMA REVISIÓN FECHA ÚLTIMA REVISIÓN 4 06/10/2008 Cuadro de control de subcontratistas 3 30/09/2007 Matriz de subs o servicios 5 26/04/2010 Orden de sub o servicios 2 30/09/2007 Acta de liquidación de Sin código Minuta del n/a n/a Sin código Pólizas n/a n/a n/a n/a ALMACENAMIENTO obra obra y Coordinadora jurídica en Oficina central Archivo SG en obra y Administración en obra TIEMPO DE RETENCIÓN Permanente con el SG en Oficina central Permanente con el SG en Oficina central 7. APROBACIÓN Y REVISIÓN Elaboró: Revisó Aprobó Nombre: Patricia Mira Isabel Cristina Vásquez A. Ana María Jaillier C. Cargo: Coordinadora Jurídica Secretaria General y Jurídica Presidente Ejecutiva Firma: Numerales que cambiaron respecto a la versión anterior (tachar): FIN DEL DOCUMENTO - INCLUIR LOS REGISTROS GENERADOS