GERENCIA NACIONAL FINANCIERA Y ADMINISTRATIVA DIRECCION NACIONAL DE PERSONAL. CIRCULAR CONJUNTA No 1 DE 2008

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1 Página 1 de 5 CIRCULAR CONJUNTA No 1 DE 2008 PARA: DE: Vicerrectoría General, Vicerrectoría de Investigación, Vicerrectoría de Sedes, Vicerrectoría Académica, Decanos, Directores de Sede, Directores de Departamento, Directores de Proyectos, Jefes de Personal, Jefes de Oficina, Jefes de División, Asesores, Jefes de Sección, Jefes de Unidad Administrativa, Asistentes Administrativos y Tesoreros o quien haga sus veces Gerencia Nacional Financiera y Administrativa y Dirección Nacional de Personal FECHA: 17 de junio de 2008 ASUNTO: Procedimiento para Afiliación, pago de aportes y retiro del Sistema General de Riesgos Profesionales de contratistas por Órdenes de Prestación de Servicios con la Universidad. La Universidad Nacional de Colombia ha venido desde el año 2004 afiliando al Sistema General de Riesgos Profesionales a los contratistas vinculados a través de órdenes contractuales de prestación de servicios y que voluntariamente desean afiliarse, conforme lo establece el Decreto 2800 del 2 de octubre de Con la entrada en vigencia del Decreto 728 del 7 de marzo de 2008 Por medio del cual se establecen las fechas de obligatoriedad del uso de la Planilla Integrada de Liquidación de Aportes para pequeños aportantes independientes se hace necesario establecer el procedimiento para la afiliación y pago al Sistema por parte de los contratistas independientes, así: 1. Procedencia de la afiliación a Riesgos Profesionales Se tramitarán afiliaciones cuando la duración del contrato sea igual o superior a tres (3) meses, teniendo en cuenta lo estipulado en los Decretos 2800 del 29 de septiembre de 2003, artículo 1, literal c y Decreto 1703 de 2002, artículo Cuantía y Base para la Liquidación del Aporte De acuerdo con lo establecido mediante Circular 01-S del 19 de febrero de 2008, de la División Nacional de Servicios Administrativos, el ingreso base de cotización (IBC) para el pago de aportes al Sistema General de Seguridad Social Integral en Órdenes Contractuales de Prestación de Servicios (ODS) suscritas por personas naturales con la Universidad, equivaldrá al 40% de los ingresos que efectivamente reciba mensualmente, esto es el 40% de los ingresos después de descontadas las deducciones. Este en ningún caso podrá ser inferior a un (1) salario mínimo legal mensual vigente.

2 Página 2 de 5 De acuerdo con lo previsto en los artículos 18 del Decreto Ley 1295 de 1994 y 13 del Decreto 1772 de 1994, el monto de las cotizaciones no podrá ser inferior al 0,348% ni superior al 8.7% del ingreso base de cotización, según la siguiente tabla: CLASE DE RIESGO MINIMO INICIAL MAXIMO ACTIVIDADES ECONOMICAS MINIMO I 0,348% 0,522% 0,696% Se contemplan actividades consideradas de riesgo mínimo. Por ejemplo: actividades financieras; trabajos de oficina administrativos; centros educativos; restaurantes, asesorías. BAJO II 0,435% 1,044% 1,653% Se contemplan actividades de riesgo bajo. Por ejemplo: algunos procesos manufactureros como la fabricación de tapetes, tejidos, confecciones y flores artificiales; almacenes por departamento; algunas labores agrícolas. MEDIO III 0,783% 2,436% 4,089% Contemplan actividades de riesgo medio. Por ejemplo: procesos manufactureros como fabricación de agujas, alcoholes, alimentos, automotores, artículos de cuero, prestación de servicios médicos. ALTO IV 1,740% 4,350% 6,960% Contemplan actividades de riesgo alto. Por ejemplo: procesos manufactureros como aceites, cervezas, vidrios; procesos de galvanización; transporte, servicios de vigilancia privada. MAXIMO V 3,219% 6,960% 8,700% Contemplan actividades de riesgo máximo. Por ejemplo: areneras; manejo de asbesto; bomberos; manejo de explosivos; construcción; explotación petrolera. 3. Manifestación expresa de afiliación y diligenciamiento del Formulario de Vinculación El contratista debe manifestar voluntariamente su intención de afiliarse o no al Sistema General de Riesgos Profesionales mediante carta de intención que se anexará a la documentación requerida para la elaboración de la orden contractual de prestación de servicios. Para tal efecto, el contratista deberá diligenciar, de acuerdo con su intención, el formato de intención de afiliación o no al sistema de riesgos profesionales (Anexo 1).

3 Página 3 de 5 El anexo 1 a que se refiere la presente circular podrá ser descargado de la página Web de la Universidad link salud ocupacional. El contratista deberá realizar los trámites pertinentes de afiliación al Sistema de manera personal ante la ARP a la que esté afiliada la Universidad. 4. Orden Contractual de Prestación de Servicios En la orden contractual de prestación de servicios y en las prórrogas de la misma, se debe incluir un texto donde se indique la intención del contratista de afiliarse o no al Sistema General de Riesgos Profesionales, en caso tal de que su intención sea afiliarse, debe incluirse como una cláusula del contrato el siguiente texto: El monto de la cotización será asumido en su totalidad por el contratista y lo pagará por anticipado: el valor de la primera cuota corresponderá a los días del mes de la afiliación contados a partir de la fecha de radicación del formulario de vinculación a la Administradora de Riesgos Profesionales (ARP) y se pagará dentro del mismo mes. Las siguientes cuotas se pagarán dentro de los cuatro primeros días hábiles de cada mes. Para el primer pago el contratista deberá presentar copia de la afiliación a la ARP y el comprobante de pago de aportes del primer mes; para los siguientes pagos presentará únicamente el comprobante de pago. Una vez legalizada la orden contractual de prestación de servicios, la oficina de contratación o quien haga sus veces deberá notificarle al interventor del contrato de manera explícita la obligación que éste tiene de verificar el cumplimiento por parte del contratista en relación con la afiliación y pago al sistema de riesgos profesionales. En caso de contratos simultáneos con la Universidad u otra entidad, el contratista deberá cotizar al sistema de riesgos profesionales por el valor total de los contratos. 5. Afiliación al Sistema General de Riesgos Profesionales e Inclusión al Programa de Salud Ocupacional de la Universidad Nacional de Colombia La oficina de contratación o dependencia que haga sus veces deberá entregar al contratista el formulario de afiliación al sistema de riesgos profesionales con la firma del ordenador del gasto y copia del contrato de prestación de servicios, para que el contratista realice los trámites pertinentes de afiliación al sistema de manera personal ante la ARP a la que se encuentre afiliada la Universidad. Es importante resaltar que de conformidad con lo dispuesto en la normatividad vigente, la afiliación al sistema se debe hacer dentro de los dos (2) días siguientes a la legalización de la respectiva orden contractual de prestación de servicios.

4 Página 4 de 5 6. Inclusión al Programa de Salud Ocupacional de los contratistas de la Universidad Nacional de Colombia Una vez realizada la afiliación, el contratista deberá entregar a la División Nacional de Salud Ocupacional en la Sede Bogotá, a las Oficinas de Personal en las sedes de Medellín, Manizales y Palmira o quien haga sus veces en las sedes de presencia nacional, la copia correspondiente a la empresa del formulario radicado ante la ARP y copia de la orden contractual de prestación de servicios con el fin de llevar el registro y control de los contratistas afiliados a riesgos profesionales e incluirlos en los programas de promoción y prevención en salud laboral, así como el manejo en caso de accidente de trabajo o posible enfermedad profesional. 7. Control de Pagos Es responsabilidad del interventor del contrato verificar que el contratista realice la afiliación y pago a la ARP, mediante la presentación de la copia del formulario de afiliación y copia de la planilla integral o asistida debidamente pagada, requisito sin el cual no se podrá dar visto bueno de cumplimiento de las obligaciones por parte del contratista. 8. Novedades y Retiros En el evento de liquidarse la orden de prestación de servicios de manera anticipada, el interventor de la orden remitirá copia del acta de liquidación y copia del cumplido para el último pago efectuado al contratista donde conste la novedad de retiro en riesgos profesionales, dentro de los dos días siguientes a la firma del acta de liquidación del contrato. El interventor del contrato deberá informar a la División Nacional de Salud Ocupacional en la Sede Bogotá, las oficinas de Personal en las Sedes de Medellín, Manizales y Palmira y los Asistentes Administrativos en las Sedes de Presencia Nacional, esta novedad con el fin de retirarlo del programa de salud ocupacional. 9. Asignación de Elementos de Protección Personal y Ropa de Trabajo Cuando el personal que es contratado por Orden de prestación de Servicios a través de los diferentes proyectos, por razón de su trabajo requiere de elementos protección personal y dotación de seguridad, éstos serán suministrados con presupuesto de los proyectos a través del rubro de Materiales y Suministros. Lo anterior obedece a que el literal d) del artículo 14 del decreto 2800 de 2002, contempla como obligación del trabajador independiente la de Utilizar los elementos de protección personal y participar en los programas y actividades de promoción y prevención.

5 Página 5 de 5 La División Nacional de Salud Ocupacional, los responsables de salud ocupacional en las Sedes de Medellín, Palmira y Manizales y los Asistentes Administrativos en las Sedes de Presencia Nacional, brindarán la asesoría técnica requerida para la compra de elementos de protección personal y ropa de trabajo de acuerdo con la identificación de factores de riesgo a los cuales se expondrá el contratista en el desempeño de su labor, con el fin de mantener los mismos criterios de calidad para todos los funcionarios de la Universidad Nacional de Colombia. Los anexos de la presente circular podrán ser descargados de la página Web de la Universidad link salud ocupacional La presente circular tendrá vigencia a partir de su fecha de expedición y deja sin efecto la circular conjunta 01 del 11 de abril de 2007, emitida por la Gerencia Nacional Financiera y Administrativa y la Dirección Nacional de Personal y cualquier disposición que le sea contraria. (Original firmado por) HENRY JARAMILLO MEJIA Gerente Nacional Financiero y Administrativo (Original firmado por) ALBA ESTHER VILLAMIL OCAMPO Directora Nacional de Personal Anexos: Carta de intención de afiliación a Riesgos Profesionales Carta de intención de NO afiliación a Riesgos Profesionales Proyectó: Mónica Patricia Pájaro Ortiz, Asesora GNFA Reviso: Dra. Katty Alexandra Novoa Cardoso, Jefe División Nacional de Servicios Administrativos Dra. Nohora Judith Rojas Rojas, Jefe (E) División Nacional de Tesorería Dra. María Lucia Navarro, Jefe División Nacional de Salud Ocupacional