EQUIPO DE GESTION UNIMEDIOS SERVICIO CONTRACIÓN PROCEDIMIENTO SELECCIÓN DE PROVEEDORES Y FORMALIZACIÓN DE LA ADQUISICIÓN DE BIENES O SERVICIO

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1 Página 1 de 11 ACTIVIDAD REQUSITOS INSTRUCCIÓN O INFORMACIÓN RESPONSABLE TIEMPOS FALLA POTENCIAL ACCIÓN DE CONTINGEN CIA 1. Identificar necesidad de Resolución de Aprobación Jefe de Área El tiempo no se puede determinar porque depende de la necesidad Parametrizar necesidades 2. Verificar disponibilidad de recursos presupuestales Resolución de creación Análisis presupuestal Jefe de la Unidad Administrativa y Financiera 5 Minutos 3. Verificar necesidad de concepto técnico. Requerirá concepto técnico la de bienes y/o servicios relacionados con soluciones informáticas y de comunicaciones de alcance institucional, tales como equipos y soporte lógico (hardware y software) que constituyen la infraestructura de los sistemas de información y de comunicaciones y que soportan la gestión académico administrativa y todos los contratos. Se exceptúan las gestiones orientadas a la adquisición de hardware y software que no requiera Artículo 70 Manual de Contratación. Las directrices podrán consultarse en las páginas web de las instancias correspondientes. Artículo 40 Manual de Contratación. Requisitos para contratos DNIC En el manual de no se tuvieron en cuanta la certificación de equipos especializados Tener un grupo interdisciplinar io para que genere los conceptos de los equipos especializado s (radio, televisión y medios digitales.

2 Página 2 de 11 interoperabilidad con la red institucional y que se requieran para la ejecución de un proyecto de investigación o de extensión, siempre que se encuentren discriminadas en la resolución. Las instancias que darán concepto son: DINIC, Dirección Nacional de Bibliotecas, Salud Ocupacional, Unimedios y para espacios físicos quien designe el Vicerrector de Sede 4. Emitir concepto técnico. Se revisa las necesidades, cotizaciones y se compara con las directrices para proceder a dar el concepto técnico según corresponda a la instancia competente. Si la instancia considera que no es viable o que falta algo orientará al usuario para que haga los ajustes del caso Manual de. Circular 31 S DNIC

3 Página 3 de Invitar a presentar ofertas o propuestas. Diligenciar el Formato Código: U-FT Requieren ésta actividad las órdenes Memores y Superiores y los contratos. Se exime las Mínimas. Jefe de Área y Plazo de recepción de oferta 1 día Manual Capítulo II y III Artículo 25 Numeral 1 y Artículo 65 respectivamente 6. Recibir propuestas. Diligenciar el Formato Código: U-FT Parágrafo del numeral 5 del Artículo 26. No será obligatoria la presentación de oferta escrita para la de servicios profesionales, técnicos y asistenciales prestados por personas naturales. Circular 31 S de 2008 Este formato se utilizará en los procesos de invitación pública, o en los procesos de invitación directa para órdenes contractuales superiores y para contratos. Artículo 42 Manual de Contratación Jefe de Área y Para presentar la oferta 8 días 7. Evaluar y seleccionar propuestas Analizar las propuesta que se presenten con el Formato Carta de Presentación de la Oferta Código: U-FT- Tener en cuenta el numeral 6 (9) del Formato Código: U-FT (U-FT ) Jefe de Área y el funcionario del área correspondiente 2 a 10 días Esto se debe de acuerdo a las características Parametrizar equipos y servicios que

4 Página 4 de correspondiente a solicitud de Orden Artículos 43, 66, Manual de Contratación del bien o servicio a adquirir se solicitan. 8. Solicitar documentos Dar a conocer Listados de requisitos y documentos: persona Natural (Código: ULI ) ; Con persona Jurídica (Código: ULI ) ; Con proveedor extranjero (Código: ULI )Formato Manifestación de intención o no de afiliación a Riesgos Profesionales(Código: UFT ) Los requisitos varían de acuerdo el tipo de orden: mínima, menor o superior. Circular 31 S de 2008 Literales A y F del Primer punto y todo el punto Segundo. Se recomienda tener en cuenta el tipo de orden. y secretarías de área Solicitar 1 hora Recepción 1 a 5 días Depende del proveedor y de los documentos solicitados Para Contratos deben contener lo estipulado en el Artículo 44 del Manual de Contratación 9. Solicitar pre liquidación (En qué casos?) Título II del Manual de Contratación Se solicita la pre liquidación de gastos ante Oficina de Contratación o a la Oficina que se asigne No se realiza este tipo de trámite por la demora en adquirir los Tener tarjeta de crédito.

5 la función de extensión Página 5 de 11 elementos 10. Generar pre liquidación factura proforma o cotización Se genera la pre liquidación, con base en factura proforma o cotización del proveedor en el exterior o representante legal en Colombia, si lo tiene y un concepto de viabilidad. NA NA 11. Solicitar CDP Diligenciar el Formato Código: UFT Literal C, Circular 31 S de la Gerencia Nacional Este formato se utilizará cuando la selección del proveedor se lleve a cabo por el área de, en los procesos de invitación pública, o en los procesos de invitación directa para órdenes contractuales superiores. No será necesario su diligenciamiento cuando la selección del proveedor se lleve a cabo por el área solicitante y se haya diligenciado el Formato Solicitud de Orden NA NA

6 Página 6 de 11 Contractual. Únicamente se tramita para órdenes superiores y Contratos 12. Solicitar orden contractual. Diligenciar el Formato Código: U-FT Literal B Circular 31 S de la Gerencia Nacional. Secretaria de Área 1 día Tener en cuenta requisitos y documentos para trámite: persona Natural (Código: ULI ); Con persona Jurídica (Código: ULI ); Con proveedor extranjero (Código: ULI ). Seguir instrucciones del Manual de Contratación para los diferentes tipos de órdenes: Artículos 23, 24, 25, 26,27, 30, 31, 32, 33 y 37 Capítulo I para oferentes sin representación en Colombia Los requisitos dependerán del tipo de orden: Superior, menor y mínima y para contratos. Contemplar las características: Artículos 18, 25, 32 y Verificación de la información y la documentación Revisar la documentación con los siguientes formatos: Orden contractual persona natural (Código: ULI ) y Orden contractual persona jurídica (Código: ULI ) Literal C Circular 31 S de la Gerencia Nacional. ½ hora No se verifican los documentos antes de enviar a la unidad de administrativa Que se realice un pre revisión de los documentos

7 Página 7 de 11 y financiera 14. Socializar resultado de la verificación Diligenciar el formato Código: ULI en caso de que haya ausencia de uno de los requisitos o documentos. Literales B y Circular 31 S de la Gerencia Nacional. Va incluido en el tiempo del punto 13 de la matriz 15. Generar CDP Según formato que genera el Sistema Quipu Verificar la disponibilidad presupuestal en el Sistema Quipu y generar el CDP. Jefe de la unidad administrativa y financiera 2 minutos Para los contratos de nivel nacional, el tramite es más dispendioso ya que llegan contratos de todas la dependencias de UN. Verificar el grupo que verifica esos documentos. 16. Determinar si existe inhabilidad Consultar Boletín de Responsables Fiscales e información del SIRI ml/responsabilidad_fiscal/resp onsabilidad_boletin.asp Determinar si existe inhabilidad del oferente para celebrar contratos con la universidad en los siguientes casos: Por estar reportado en el boletín de responsables fiscales 5 minutos La página de SIRI es muy lenta para su acceso

8 LA ADQ UISICIÓN DE BIENES O SERVICIO Página 8 de 11 webciddno/ Por sanciones e inhabilidades en el SIRI. 17. Verificar información de contratista en QUIPU Sistema Quipu. En caso de no encontrase proceder a la creación de terceros según el formato establecido para este fin Se verifica si el contratista esta creado en QUIPU. Si no existe Pasa a procedimiento de Solicitud de creación de tercero en QUIPU 5 minutos Este punto debe estar incluido en el numeral 13 La creación de terceros depende de contabilidad nacional 18. Elaborar orden contractual, registrar y asociar presupuestalmente Se elabora, registra y asocia orden contractual en QUIPU. Requiere gastos de nacionalización? Si requiere nacionalización se pasa a la siguiente actividad 1 día Los tiempos de ejecución son variables Esto depende del jefe de nacional o quien haga sus veces Parametrizar tiempos de entregas según su complejidad 19. Elaborar ODS de gastos de nacionalización, registrar y asociar presupuestalmente Se elabora, registra y asocia ODS para cubrir los gastos de nacionalización generados. Requiere pago de IVA? Si requiere pago de IVA se debe elaborar un RAG, de lo contrario se pasa a suscribir la orden contractual NA NA

9 Página 9 de Elaborar RAG, registrar y asociar presupuestalmente Se elabora registra y asocia RAG a favor de la DIAN con el fin de pagar el valor del IVA del bien adquirido Hacer uso del formato de RAG NA NA 21. Recomendar suscripción de orden contractual Esta recomendación se pasa al ordenador con el visto bueno en la ODS u ODC El jefe de o quien haga sus veces debe consolidar el informe de evaluación de ofertas o propuestas cuando se presente más de una, y recomendar al ordenador del gasto la suscripción de la orden contractual con el oferente seleccionado. y Jefe de Unidad administrativa y financiera 1 día Este punto debe ir entre los puntos 7 y 8 Se debe ver con quien se va a trabajar antes de contratar Si se recibe solo una (1) oferta o propuesta el jefe de o quien haga sus veces recomendará al ordenador la suscripción de la orden con el oferente único, siempre y cuando cumpla con los requisitos establecidos.

10 Página 10 de Suscribir orden contractual Se debe diligenciar el formato de comunicación de asignación de orden para menores y superiores, así como también para contratos. No es obligatorio para órdenes mínimas de corta duración con persona natural. Código: U- FT Circular 31 S Literal E La orden contractual debe ser firmada por las partes. Revisar si Requiere garantías y pasar a la siguiente actividad. Comunicar en caso de requerirse garantía 1 día Se demora hasta que se liquide la base de Facilitar software para agilizar ese calculo 23. Revisar y aprobar garantías Pólizas de garantía Tener en cuenta los Artículos 45, 71, 72 y 73 del Manual de Contratación. No requerirán garantías los contratos con oferentes sin representación en Colombia Revisar requisitos de la póliza frente a lo estipulado en el contrato. Las garantías cumplen los requisitos? Parágrafo Artículo 60 Manual de Contratación. Revisar 1 día Aprobar 1día 24. Tramitar impuesto de timbre Comprobante de consignación de impuesto de timbre Tener en cuenta Artículos 45, 62,y 75 del Manual de Contratación En caso de que la orden contractual requiera pago de impuesto de timbre según el valor establecido por la DIAN, remitir a la Tesorería el comprobante de consignación del Contratista 5 días

11 Página 11 de 11 impuesto de timbre pagado por el contratista a la Universidad, en la cuenta informada a éste. 25. Comunicar a contratista y a interventor o supervisor. Diligenciar el formato Código: U-FT día La parte de comunicar al contratista ya se realizó en el punto Publicar orden contractual Tener en cuenta el Artículo 76 del Manual de Contratación Numeral Tercero. Circular 31 S Gerencia Nacional Dentro de los cinco (5) días siguientes a la legalización de la orden, ésta debe ser publicada en la página web de. Página web Medios Digitales 1 día Se publican las órdenes superiores y las demás dentro de los cinco primeros días. Para Órdenes contractuales para contratos de obra además de los requisitos de las órdenes superiores o contratos (según el monto) requerirá (Artículo 48 Manual) : Licencia expedida por la respectiva curaduría urbana o por la autoridad territorial competente para las intervenciones físicas que así lo requieran, de acuerdo con el Decreto 564 de 2006 y las demás normas que lo modifiquen, complementen o sustituyan. Permiso del Ministerio de Cultura, para intervenciones físicas diferentes a reparaciones locativas sobre inmuebles de interés cultural de carácter nacional (Monumento Nacional) o sobre inmuebles que se encuentren construidos en su área de influencia. Resolución de autorización de intervención física, expedida por el Vicerrector o Director de cada sede, de conformidad con su competencia, previa recomendación de la instancia técnica competente en cada sede, para todas las obras de intervención física diferentes de reparaciones locativas. Licencia o permiso de las autoridades ambientales territoriales competentes, para aquellas intervenciones físicas que así lo requieran, de acuerdo con la normatividad del Ministerio de Ambiente, Vivienda y Desarrollo Territorial y las demás normas que lo modifiquen, complementen o sustituyan. La de servicios de salud se efectuará de conformidad con las políticas establecidas por la Junta Directiva Nacional de UNISALUD o por la Dirección Nacional de Bienestar.