ADQUISICIÓN DE BIENES Y SERVICIOS PROCEDIMIENTO DE CONTRATACION DE MINIMA CUANTIA

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1 ADQUISICIÓN DE BIENES Y SERVICIOS PROCEDIMIENTO DE CONTRATACION DE MINIMA CUANTIA CODIGO: BS-PR- 015 VERSION: 6 Vigente a partir de: 10/Feb/ OBJETO Determinar las actividades mínimas para que el MCIT adelante los procesos de minima cuantía a través de una convocatoria pública para adquirir los bienes, servicios y obras, cuyo valor sea inferior al 10% de la menor cuantía, independientemente de su objeto. 2. ALCANCE Este procedimiento aplica para los Grupos Contratos, Financiera, Oficina Asesora Jurídica y dependencia solicitante de la contratación. 3. DEFINICIONES 3.1. CERTIFICADO DE DISPONIBILIDAD PRESUPUESTAL 3.2.COMPETENCIA PARA CONTRATAR 3.3.CONTRATO ESTATAL 3.4. ESTUDIOS Y DOCUMENTOS PREVIOS 3.5. EXPERIENCIA 3.6. IDONEIDAD 3.7. ADJUDICACIÓN 3.8. ESTUDIO DE MERCADO 3.9. MODALIDAD DE SELECCIÓN ORDENADOR DEL GASTO PERFECCIONAMIENTO PROPUESTA REGISTRO PRESUPUESTAL RIESGO PREVISIBLE

2 3.15. SISTEMA ELECTRÓNICO PARA LA CONTRATACIÓN PÚBLICA (SECOP) MANUAL DE CONTRATACIÓN 3.17 COMPRA PÚBLICA SOSTENIBLE 4. CONDICIONES GENERALES 4.1 DOCUMENTOS SOPORTE SOLICITUD DE INICIO DEL PROCESO CONTRACTUAL a. Certificado de Disponibilidad Presupuestal. b. Estudios previos: Deben contener: La sucinta descripción de la necesidad que pretende satisfacer con la contratación, la descripción del objeto a contratar, identificado con el cuarto nivel de clasificación de Bienes y servicios, las condiciones técnicas exigidas, el valor estimado del contrato y su justificación, así como el plazo de ejecución del mismo, forma de pago, requisitos habilitantes, la exigencia o no de garantías, persona que ejercerá la Supervisión. NOTA: Inclusión de criterios de sostenibilidad en la Adquisición de Bienes y Servicios "Compras Públicas Sostenibles". El área con la necesidad de adquirir un bien o servicio, debe verificar que dicho bien o servicio contemple criterios de sostenibilidad; por lo tanto en el momento de la formulación de los estudios de mercado y estudios previos, se debe revisar la Guía Conceptual y Metodológica de Compras Públicas Sostenibles y remitir previamente dicho estudio vía correo electrónico, al Profesional ambiental del equipo de Compras Públicas Sostenibles con el fin de que este considere y verifique la pertinencia de los criterios de sostenibilidad establecidos por el área o dependencia según su necesidad y dar buen trámite al procedimiento. c. La Entidad estatal puede exigir una capacidad financiera mínima cuando no hace el pago contra entrega a satisfacción de los bienes, obras o servicios. Si la entidad estatal exige capacidad financiera debe indicar como hara la verificación correspondiente. d. Estudio de mercado e. Ficha EBI (para el caso de procesos relacionados con recursos de inversión) f. Ley 80 de "Por la cual se expide el Estatuto General de Contratación de la Administración Pública" g. Ley 734 de "Por la cual se expide el Código Disciplinario Unico " h. Ley 1474 de 2011-"Por la cua se dictan normas orientadas a fortalecer los mecanismos de prevención, investigación y sanción de actos de corrupción y la efectividad del control de los gastos públicos i. Decreto 1510 del 2013 por el cual se reglamenta el Sistema de Compras y Contratración Pública." j. Resolución 3421 de 30 de Julio de 2014 "Por la cual se adopta el Manual de Contratación del Ministerio de Comercio Industria y Turismo y se dictan otras disposiciones." 4.2. PUBLICIDAD DEL PROCESO

3 El Grupo de Contratos se encargará de gestionar que la invitación pública sea publicada en la pagina de contratación SECOP y en la pagina WEB del Ministerio. 4.3 CONTROL DE RIESGOS La entidad identificó y evalúo las posibilidades de ocurrencia de situaciones que pueden entorpecer el desarrollo normal de este procedimiento e impidan el logro de su objetivo en el Mapa de Riesgos al que pertenece. La actividad señalada con la siguiente convención acompañada de la palabra Control Riesgo, permite controlar dicha situación, por lo que es importante su observancia. El proceso de selección de minima cuantía- cuyo valor no exceda del 10% de la menor cuantía de la Entidad, independientemente de su objeto se efectuará como se enuncia a continuación: 5. DESARROLLO ACTIVIDAD RESPONSABLE PUNTOS DE OBSERVACIONES REGISTROS CONTROL Recibida la solicitud de inicio del proceso de contratación, se verifica la pertinencia, si hay observaciones esta se realiza a través de correo electrónico para su respectivo ajuste. Una vez recibido el estudio previo con los respectivos ajustes se inicia el proceso. 1 Recepción solicitud de la dependencia Secretaria Grupo Contratos. NOTA: El área o dependencia con la necesidad de contratación debe contemplar criterios sostenibles en la Adquisición de Bienes y Servicios, posteriormente enviar vía correo electrónico el estudio previo y de mercado al Profesional Ambiental del Equipo de Compras Públicas Sostenibles para dar cumplimiento a la Guía para la Verificación de Criterios Sostenibles en Estudios de Mercado y Estudios Previos en la Adquisición de Bienes y Servicios. Estudios previos. Tiempo: 5 dias

4 2 Elaboración invitación pública Control R1 De acuerdo con la solicitud de la dependencia el Grupo de Contratos elabora la invitación pública para llevar a cabo la recepción de propuestas. Aviso Invitación pública Tiempo: 3 dìas 3 Revisión invitación pública Oficina Jurídica,Dependencia solicitante Control R1 La oficina jurídica y la dependencia solicitante realizarán la revisión de la invitación publica respectiva, colocando su Vo.Bo. Memorando Visto Bueno Oficina Jurìdica Tiempo: 3 dìas 4 Firma de la invitación Pública Ordenador del Gasto No Aplica Una vez realizada la invitación con su respectivo Vo.Bo. por parte de la Oficina Jurídica y de la dependencia solicitante el ordenador del gasto procederá a firmarla. Aviso Invitación Pública Tiempo: 3 dìas 5 Publicación invitación pública Control R8 La persona encargada del Grupo Contratos procederá a publicar la invitación pública en el sistema electrónico para la contratación pública- SECOP y en la página web, por un término no inferior a un (1) día hábil. Pantallazo SECOP. Tiempo: 3 dìas 6 Apertura de urna No Aplica La persona encargada del Grupo Contratos procederá a abrir la urna destinada para el recibo de las propuestas Acta Cierre urna y Acta apertura urna Tiempo: 2 horas 7 Envío de propuesta a la dependencia solicitante para su evaluación Dependencia solicitante No Aplica El Coordinador del Grupo Contratos remitirá la propuesta con el precio mas bajo a la dependencia solicitante para que proceda a su evaluación técnica Memorando remite propuesta Tiempo: 1 hora

5 8 Evaluación de las propuestas Dependencia solicitante,grupo de Contratos. Control R1 Se llevarán a cabo la evaluación de las propuestas teniendo en cuenta que el único criterio de selección es el precio. La verificación de los requisitos habilitantes se hará exclusivamente en relación con el proponente con el precio mas bajo. En caso de que este no cumpla con los mismos, procederá la verificación del proponente ubicados en el segundo lugar y así sucesivamente. De no lograrse la habilitación se declarará desierto el proceso. Informe de evaluación Tiempo: 2 dìas 9 Publicación del Informe de Evaluación Control R8 La persona encargada del Grupo Contratos procederá a publicar el informe de Evaluación en el sistema electrónico para la contratación pública- SECOP.En la cual se otorgará un plazo único de un (1) día hábil para que los proponentes puedan formular observaciones a la evaluación. Pantallazo SECOP. Tiempo: 1 dìa 10 Elaboración Contrato La persona encargada del Grupo Contratos procede a elaborar la minuta del contrato, el cual de conformidad con el artículo 85 del decreto 1510 de 2013, hace las veces de aceptación de la oferta. Tiempo: 1 dìa Contrato Minima Cuantìa 11 Firma de Contrato y Registro Presupuestal Ordenador del Gasto,Proponente Seleccionado No Aplica EL Ordenador del gastos y el proponente seleccionado procederán a la firma del contrato y posteriormente se Registro Presupuestal.

6 enviará al Grupo Financiera para el Registro Presupuestal. Tiempo: 2 dìas 12 Publicación en el SECOP, Notificación al supervisor, activación del contrato en la plataforma de contratación Control R8 La persona encargada del Grupo Contratos procederá a publicar el contrato y la oferta económica en el SECOP y Notifica al supervisor del contrato. De igual manera se procede a incorporar el contrato y los soportes respectivos en la plataforma de contratación, para efectos de los respectivos informes de supervisión. 13 Declaratoria desierta En caso de no lograrse la adjudicación la entidad declarará desierto el proceso mediante comunicación motiva que se publicará en el SECOP. Si hubiere proponentes el término para presentar el recurso de reposición correrá desde la notificación del acto correspondiente. Comunicación declaratoria desierta Cuando se requiera adición o modificación de mínima cuantía Recepción de la solicitud debidamente justificada Elaboración de otrosí o adición contrato Secretaria Grupo Contratos. No Aplica Tiempo: 1 dìa Se recibe la solicitud anexando el Certificado de Disponibilidad Presupuestal. Se procede a elaborar el otrosí o adición al contrato. Solicitud y CDP Otrosí o adición contrato 18 Publicación Control R8 Se procede a publicar en el SECOP el otrosí o adición del contrato Pantallazaso SECOP 1 RIESGOS DEBILIDADES EN LA PREPARACION ACCIONES DE CONTINGENCIA 1- Presentar solicitudes de adquisiciòn de bienes y servicios y obras Software de contratos.

7 2 DEL PROCESO DE ADQUISICION DE BIENES Y SERVICIOS RIESGOS DEBILIDADES EN LA TERMINACION Y LIQUIDACION DEL CONTRATO RIESGOS DE CORRUPCION : ARTICULO 73 DE LA LEY 1474 DEL 2011 acorde a las necesidades reales de la empresa. 2-Ceñirse al procedimiento establecido por la Ley 1474 y Decreto 1510 de En el evento de que alguna de las responsabilidades, obligaciones, actividades del Supervisor/ Interventor del Contrato/Convenio de conformidad con la Ley 80 de 1993, Ley 1150 de 2007, el decreto 1510 de 2013, demàs normas reglamentarias, que las modifiquen, sustituyan, el contrato/convenio, la Resolución 3421 de 30 de Julio de 2014, no se lleve a cabo a èste deberà proceder a realizar la actividad correspondiente a la brevedad posible y subirla al software de contratos. 1- Proceder a la liquidaciòn de manera inmediata, una vez subsanadas las irregularidades presentadas. Nota: El acta de liquidación se realizará en aquellos contratos que se requieran. Actuar de conformidad con los preceptos y disposiciones contenidos en las siguientes normas: Acta de liquidaciòn. 3 CAUSAS C-1 Irregularidades en los estudios previos. C-2 Adaptaciones o suspensiones Interventor o Supervisor 1. Constitución Política de Colombia 1991 artículos 6, 34, Ley 734 de 2002 Código Disciplinario ünico. 3. Ley 1474 de 2011 Estatuto Anticorrupción. Memorando - Oficio

8 del proceso para favorecer a ciertos proponentes. C-3 Selección amañada del contratista. C-4 Ingerencia externa para la contratación amañada del contratista. 4. Decreto 1510 de Manual de Contratación del Ministerio- Resolución 3421 del 30 de Julio de 2014 C-5 Omision de sanciones y falta de control efectivo del contratista. C-6 Permitir entregas irregurlars de bienes y/o servicios al contratista. C-7 Indefinición del balance financiero del contrato y de las obligaciones C-8 Inaplicación de mecanismos legales para solución de controversias contractuales. C-9 Ausencia de efectividad y ejecución de las pólizas que garantizan los contrato. 6. ANEXOS DOCUMENTOS ASOCIADOS

9 7.1 Caracterización del proceso 7.2 Normograma del proceso 7.3 Guía para elaborar estudios de mercado 8. CONTROL DE REGISTROS No CODIGO REGISTRO IDENTIFICACION NOMBRE 1 No Aplica Aviso de invitación pública 2 BS-FM-032 Acta de Apertura de Urna 3 No Aplica Comunicación Declaración Desierta 4 No Aplica Software de Contratos 5 GD-FM-010 Memorando 6 BS-FM No Aplica Contrato. 8 No Aplica Solicitud y CDP Estudios previos para procesos que no excedan el 10 de la Menor Cuantia 9 No Aplica Otrosí o Adición Contrato 10 No Aplica Informe de evaluación 11 BS-FM-021 Acta de liquidación por mutuo acuerdo del contrato o convenio (según el caso) 12 Registro Presupuestal 13 BS-FM-031 Acta de Cierre de Urna 14 Pantallazo Publicación SECOP CONTROL DE LA TABLA DE RETENCIÓN DOCUMENTAL PARA ARCHIVO VER TABLA DE RETENCION DOCUMENTAL ELABORO REVISO APROBO Nombre: Cargo: Fecha: ANGELICA COY FAJARDO Técnico Administrativo 06/Feb/2015 Nombre: CLAUDIA LILIANA MARTINEZ MELO Cargo: Asesor 14 Fecha: Nombre: Cargo: Fecha: 06/Feb/2015 CARMEN ELENA AGUILAR DAZA- COORD. SIG Coordinador(a) Grupo Sistema Integrado De Gestión 06/Feb/2015 Nombre: Cargo: Fecha: GINA ASTRID SALAZAR LANDINEZ Secretaria General 10/Feb/2015

10 DOCUMENTO CONTROLADO Cualquier copia o impresión de este documento se considera copia no controlada y el Ministerio de Comercio, Industria y Turismo no se hace responsable por su uso

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