ANEXO 3 ESTUDIO PREVIO Y DOCUMENTOS PREVIOS PARA DETERMINAR Y JUSTIFICAR LA NECESIDAD Y OPORTUNIDAD DE LA CONTRATACION

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1 ANEXO 3 ESTUDIO PREVIO Y DOCUMENTOS PREVIOS PARA DETERMINAR Y JUSTIFICAR LA NECESIDAD Y OPORTUNIDAD DE LA CONTRATACION De conformidad con lo dispuesto en la Ley 80 de 1993, Ley 1150 de 2007, Decreto 2209 de 1998 y en concordancia con lo establecido en el Decreto 734 de 2012, la Regional Boyacá requiere contratar el suministro de medicamentos con el fin de proveer por parte de almacenes de grandes superficies y demás oferentes, los medicamentos autorizados por el Servicio Medico Asistencial a del SENA a sus beneficiarios. 1. Descripción de la necesidad que el Área pretende satisfacer con la contratación: El Servicio Médico Asistencial del Sena fue creado a través del Decreto 907 del 16 de mayo de 1975, en su artículo 30, en el cual se estableció la seguridad social para la familia del empleado, determinó que el SENA asumirá directamente o contratará con una o varias entidades públicas o privadas, especializadas en seguridad social, un seguro médico asistencial para los parientes de los empleados. Posteriormente fue reglamentado por el Acuerdo 24 de 1978, Resolución 312 de 1987, Acuerdo 30 de 1988, Acuerdo 007 de 2009 y Acuerdo 11 de 2010, normas que establecen que se debe garantizar la atención integral en salud a beneficiarios del Servicio Médico Asistencial. Ahora bien, para el desarrollo de las actividades que se prestan en el Servicio Médico Asistencial se requiere el suministro de medicamentos dirigido a los beneficiarios del servicio médico asistencial del SENA Regional Boyacá, y de otras regionales que requieran los servicios en la ciudad de Duitama, Tunja y Sogamoso, con fin de garantizar la continuidad en la atención a los beneficiarios del Servicio Medico Asistencial y su oportuna y debida prestación. Que se cuenta con el certificado de disponibilidad presupuestal No del 29 de enero de 2013 del rubro del Servicio Médico Asistencial. 2. Descripción del objeto a contratar 2.1. Objeto del contrato. Contratar el suministro de medicamentos para los beneficiarios afiliados al Servicio Médico Asistencial de la Regional Boyacá, que sean autorizados por los médicos asesores del Servicio Médico Asistencial del SENA con el fin de preservar la salud de los beneficiarios Obligaciones especiales: El contratista deberá tener en cuenta las siguientes Obligaciones, para el desarrollo del objeto del contrato: 1. Poner a disposición del SENA en el plazo ofrecido en su propuesta los puntos de atención para el suministro de medicamentos a beneficiarios del servicio médico asistencial de la Regional Boyacá. 2. El contratista en el momento de la entrega del medicamento a los beneficiarios deberá garantizar que éstos no tengan una fecha de vencimiento no inferior a un año. 3. Cuando un medicamento salga del mercado o presente escasez, bien sea por que la casa farmacéutica deja de producirlo, su producción es insuficiente o es retirado del mercado por el INVIMA, el contratista deberá informar por escrito esta situación al SENA, en un término máximo de cuarenta y ocho (48) horas a partir de la presentación del evento, incluyendo la certificación del laboratorio y demás documentos soportes, con el fin de concertar el cambio cuando se considere pertinente por parte del médico asesor de la Regional Boyacá del SENA. 4. El contratista garantizará que en todo momento la atención

2 telefónica directa desde el inicio del contrato y durante su vigencia, para que los usuarios y el supervisor del contrato tengan contacto permanente con el proveedor. La línea debe ser atendida de lunes a sábado entre las 8:00 y las 18:00 horas. 5. La entrega de los medicamentos se hará conforme a la presentación que maneje la industria farmacéutica. 6. El contratista deberá entregar los medicamentos a los Beneficiarios del Servicio Médico Asistencial del SENA, de acuerdo con la formula médica firmada y autorizada por el médico asesor de la Regional Boyacá del SENA. El contratista deberá abstenerse de entregar la cantidad de medicamentos no autorizados en la orden de atención y deberá entregar los medicamentos completos. La entrega se hará a la presentación de la formula médica en el punto de entrega autorizado en el contrato. En caso de no contar con el medicamento recetado deberá generar un recibo de pendiente y entregarlo al beneficiario en un plazo no mayor a cuarenta y ocho (48) horas (2 días calendario) a excepción de medicamentos de urgencia los cuales irán identificados por el médico asesor de la Regional Boyacá del SENA en la fórmula como URGENTES y deberán ser entregados en un plazo no mayor a veinticuatro (24) horas, es decir (1) día calendario, con el fin de preservar la salud y la vida de los beneficiarios. 7. El contratista deberá entregar el 100% de los medicamentos autorizados por los médicos asesores del Servicio Medico Asistencial de la Regional Boyacá. 8. El contratista deberá entregar mensualmente las facturas por servicios prestados en la Sede del Servicio Médico Asistencial ubicado en la Carrera 12 No. 55ª 51 de la ciudad de Sogamoso. 9. El contratista deberá contar con la capacidad para generar reportes mensuales estadísticos sobre la ejecución, formulación y entrega de medicamentos. 10. El contratista deberá suministrar al Servicio Médico Asistencial de la Regional Boyacá del SENA, en medio electrónico en hoja de cálculo la ejecución quincenal del consumo total del Contrato, con el fin de ejercer el control de los saldos del contrato. 11. El contratista deberá contar con un sistema que le permita generar copia de la tirilla de pago al usuario de Servicio Médico Asistencial una vez sea entregado el medicamento. 12. La entrega de medicamentos a beneficiarios deberá hacerse previa presentación de los documentos que identifican el tipo de usuario y teniendo en cuenta los siguientes parámetros: a) Las fórmulas médicas con número de autorización de la Regional Boyacá del SENA, que contengan firma y sello del médico asesor, firma que previamente deberá haber sido autorizada ante el contratista seleccionado. Las fórmulas llevarán sello seco de autorización. Los beneficiarios siempre se acreditarán con el carné de afiliación. b) Los beneficiarios mayores de 14 años de edad se identificarán con el Registro Civil o tarjeta de identidad. Así mismo, cuando un usuario no tenga el carné de servicio médico vigente, éste podrá ser reemplazado por una certificación vigente expedida para el caso por el Coordinador del Servicio Médico Asistencial de la Regional Boyacá del SENA.c) La orden de suministro de medicamentos expedida por el Servicio Médico Asistencial del SENA Regional Boyacá tendrá una vigencia de setenta y dos (72) horas a partir de la fecha de dicha autorización por parte de los médicos asesores de la Regional Boyacá del SENA. d) El contratista deberá abstenerse de cambiar los medicamentos autorizados por los médicos, por cualquier otro producto ofrecido por la droguería. 13. El contratista deberá presentar y mantener vigentes los permisos o licencias exigidos por parte de la ley o las autoridades administrativas, civiles o sanitarias, para el ejercicio del servicio prestado.14. El contratista deberá informar al SENA a través del Supervisor todos los casos en que se presenten suplantaciones o fraudes de usuarios o cualquier otra irregularidad. 15. El contratista deberá dar cumplimiento a sus obligaciones frente al sistema de Seguridad Social Integral, Parafiscales (cajas de compensación familiar, SENA, ICBF), durante la vigencia del contrato, de conformidad con las normas vigentes. 16. El contratista deberá cumplir con lo establecido en el Capítulo V Artículo 20 del Decreto 2200 de (Reglamenta el Servicio Farmacéutico) 17. El contratista deberá informar oportunamente los cambios de domicilio de los puntos de entrega de medicamentos y/o horario de atención. 18. El contratista garantizará la sostenibilidad de precios ofertados en la propuesta durante la vigencia del contrato, y en ningún momento facturará precios por encima de los ofertados Identificación del contrato a celebrar: Contrato de Suministro.

3 2.4. Capacidad, idoneidad y experiencia del contratista Capacidad: Grandes almacenes con capacidad de suministrar medicamentos a beneficiarios del Servicio Médico Asistencial con criterios de calidad, oportunidad y medicamentos con registro INVIMA, buen trato y cordialidad a beneficiarios 2.5. Plazo de Ejecución del contrato: Nueve (9) meses o hasta agotar previa notificación por parte del contratista al supervisor del contrato sobre su ejecución 2.6. Domicilio contractual: El domicilio contractual, en el que el contratista ejecutará principalmente el objeto del contrato, es las ciudades de Sogamoso, Duitama y Tunja 3. Fundamentos jurídicos que soportan la modalidad de selección: La ley 80 de 1993 y sus decretos reglamentarios vigentes, el artículo 2, numeral 2 de la ley 1150 de 2007, en concordancia con lo establecido en el Decreto 0734 de abril de 2012, que indica que las entidades estatales, de acuerdo con el valor estimado del contrato podrán realizar la escogencia del contratista a través de la modalidad de Selección Abreviada de menor Cuantía. CDP: Para sufragar el pago de los honorarios del contrato, se cuenta con el Certificado de Disponibilidad Presupuestal No del 29 de enero de Análisis Técnico y Económico que soporta el valor estimado del contrato: El valor estimado del contrato es de QUINIENTOS MILLONES DE PESOS ($ ,00), el cual surge de estudios realizados previamente, teniendo en cuenta el valor promedio de los servicios prestados al Servicio Médico Asistencial del promedio diario de la Regional Boyacá del SENA, el cual arroja un acumulado de costos de acuerdo a la siguiente tabla: PROMEDIO DIARIO PROMEDIO MENSUAL VALOR 09 MESES $ ,00 $ , ,00 Por tratarse de un contrato para el suministro de medicamentos abierto, es decir no se contratan unas cantidades especificas sino que se autorizan medicamentos por parte de los médicos asesores del Servicio Medico Asistencial del SENA Dirección Regional Boyacá de acuerdo a necesidades de salud que presenten los beneficiarios, se calcula el valor promedio teniendo en cuenta el histórico de formulación mensual y de acuerdo a precios promedio de facturación de acuerdo con el estudio de mercado realizado por el Grupo de Servicio Médico Asistencial. 4.1 Forma de pago: El SENA pagará el valor del Contrato en pagos mensuales dentro de los treinta (30) días hábiles siguientes a la presentación de la factura en la sede del Servicio Médico Asistencial del SENA, la cual remitirá la cuenta después de aprobada a la Dirección Regional, desde donde se realizará el pago a través del Grupo de Apoyo Administrativo Mixto, previa certificación del supervisor de contrato. Para proceder con el pago, el contratista podrá entregar la facturación mensualmente con el soporte de documentos relacionados en estos pliegos. Posteriormente, el responsable de liquidar las cuentas del Servicio Médico, revisará y objetará o aceptará la cuenta. En caso de que la acepte, el supervisor enviará la autorización del pago al Grupo de apoyo Administrativo Mixto.

4 5. Justificación de los factores de selección: Para atender el artículo 5 de la ley 1150 de 2007, este proceso se evaluará de conformidad con lo dispuesto en el numeral 3 del artículo del Decreto 0734 de abril de 2012, se opta por la ponderación de los elementos de calidad y precio, dadas las características del objeto a contratar, los cuales estarán definidos en el pliego de condiciones. 6. SOPORTE QUE PERMITA LA ESTIMACION, TIPIFICACIÓN Y ASIGNACION DE LOS RIESGOS PREVISIBLES ASUMIDOS POR EL CONTRATISTA: En general, todos los efectos favorables o desfavorables de las variaciones de los componentes económicos, fiscales, legales y técnicos necesarios para cumplir con las obligaciones del oferente adjudicatario necesarios para dar cabal ejecución del contrato resultante, serán asumidos por el oferente adjudicatario; y deberá soportar el 100% de la variación de los componentes económicos, fiscales, legales y técnicos. No. Descripción del riesgo JURIDICO ECONOMICO OPERACIÓN Calidad Idoneidad Servicio e del Riesgo identificado Cambio en las normas estatales que modifiquen el sistema de formulación de medicamentos Modificación de precios al consumidor autorizados por el estado y que puedan alterar las condiciones establecidas en el contrato Deficiencia en los servicios prestados ante problemas de infraestructura, locativos o por falta de medicamentos suficientes para el beneficiario Falta de idoneidad del personal encargado de desarrollar la actividad de suministro de medicamentos Asignació n del riesgo Contratista/ SENA Contratista/ SENA Contratista Contratista Mecanismo identificación de Variación de la formulación según concepto de médicos asesores Ejecución acelerada del valor contratado afectando el plazo estipulado Reclamaciones por parte de los beneficiarios del SMA Reclamaciones y riesgo en la salud de los beneficiarios Cuantificaci ón del Riesgo el 20% del el 30% del el 20% del el 10% del Probabilida d de ocurrencia Media Media Media Baja

5 7. GARANTIAS: El CONTRATISTA deberá constituir a su costa y a favor del SENA, una Garantía Única, que avalará el cumplimiento de las obligaciones surgidas del Contrato, la cual se mantendrá vigente durante la vida y liquidación del mismo y se ajustará a los límites, existencia y extensión de los siguientes amparos: - De cumplimiento: Para proteger eventuales perjuicios por incumplimiento del contratista en el desarrollo del objeto del contrato y sus obligaciones y será equivalente al diez por ciento (10%) del valor del Contrato, con una vigencia igual al término de duración del contrato y cuatro (4) meses más, contados a partir de su perfeccionamiento. De Calidad: Este amparo se exige, con el fin de proteger a la entidad en la calidad del producto deseado y teniendo en cuenta el grado de complejidad del mismo será equivalente al diez por ciento (10%) del valor del Contrato, con una vigencia igual al término de duración del contrato y cuatro (4) meses más, contados a partir de la fecha del acta de recibo a satisfacción. De responsabilidad Civil Extracontractual: En cuantía mínima equivalente a 200 Salarios mínimos legales vigentes, con vigencia igual al plazo de ejecución y cuatro meses más. 6. Supervisión: La supervisión del contrato estará a cargo por quien designe el Director Regional. Dado en Sogamoso Boyacá a los, 29 días del mes de enero de 2013.

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