P-GI-01 PROCEDIMIENTO: CONTROL DE DOCUMENTOS Y REGISTROS

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1 1. OBJETIVO Establecer, documentar, controlar y mantener la base documentaria de los sistemas de gestión de calidad, medio ambiente, seguridad y salud en el trabajo, de acuerdo con los requisitos de las Normas ISO 9001, ISO y OHSAS ALCANCE Este procedimiento es de aplicación a toda la base documentaria de los sistemas de gestión de calidad, medio ambiente, seguridad y salud en el trabajo: Manuales de gestión, procedimientos, instrucciones, planes de gestión, programas, registros (formatos), documentos internos y externos. 3. DEFINICIONES SIG: Sistema integrado de gestión, que comprende los sistemas de calidad, medio ambiente, seguridad y salud en el trabajo. Manual Integrado de Gestión: Documento central que enuncia la estructura de la organización, los procesos que conforman el sistema de gestión de calidad, sistema de gestión ambiental, la gestión de seguridad y salud ocupacional y las referencias a toda la documentación. Procedimientos: Documentos que explican la forma y los responsables de ejecutar una actividad o proceso. Instrucciones: Son documentos que detallan la forma de desarrollar una actividad o tarea específica referida a un procedimiento. Programa de Medio Ambiente o Seguridad y Salud en el Trabajo: Especifica las actividades, responsabilidades, plazos y recursos establecidos para lograr los objetivos y metas relacionadas a la SST o al Medio Ambiente. Registros: Documentos que proveen evidencia objetiva de las actividades efectuadas o de los resultados obtenidos. Formato de un Registro: Documentos que darán lugar a un registro cuando se utilicen para registrar una actividad, control, lectura, entre otros. Copia Controlada: Copia de los documentos vigentes del SIG, identificados y asignados a una persona para su uso y aplicación correspondiente. Copia No Controlada: Copia de los documentos del SIG que son impresos con fines didácticos o de revisión. 4. RESPONSABILIDADES Corresponde al Coordinador del SIG Distribuir y mantener un adecuado control de la documentación del SIG. 5. PROCEDIMIENTO 5.1. Presentación y Contenido de los Documentos Ver Anexo 1. Para el caso de la política de la calidad, medio ambiente, seguridad y salud en el trabajo, el estado de revisión se identifica únicamente por la fecha de aprobación Elaboración de Documentos La necesidad de elaborar o desarrollar un documento del Sistema de Gestión al que aplique, puede generarse en cualquier área de la organización a iniciativa de cualquier integrante de la misma. Esta persona elabora un borrador del documento y lo entrega al Responsable del Área respectiva para que coordine la revisión y aprobación con quién corresponda (ver anexo 2). Nota: Una vez aprobado el documento debe ser entregado al Coordinador del SIG, a fin de que reemplace a la versión anterior. Este Documento es propiedad de KUKOVA Página 1 de 6

2 5.3. Aprobación y Codificación de Documentos La aprobación de los documentos se realizará en los diferentes niveles de la organización. Los niveles de elaboración, revisión y aprobación se detallan en el anexo 2. La formalización de la aprobación de los documentos y registros se realiza mediante mail. Una vez aprobado el documento, cada área asigna el código y demás información de carácter general que identifica al documento, informando al Coordinador del SIG del nuevo código creado. Éstos aseguran la legibilidad de la documentación y el acceso adecuado del personal de la organización a los documentos que les competen por su labor. Nota: Los códigos de los documentos se asignan de acuerdo a las pautas detalladas en el anexo Distribución de Documentos El Coordinador del SIG se asegura de efectuar la distribución de las copias controladas impresas identificándolas con un sello que indica: Copia Controlada N, asegurándose previamente que se ha efectuado la eliminación de las copias obsoletas, y lo registra en la Lista de Distribución de Copias Controladas (R-GI-01-4). Además, el personal de la organización tiene acceso a la información que les compete por su labor del SIG mediante la página web y/o servidor de KUKOVA. Todos los documentos del SIG son registrados en la Lista Maestra de Documentos Internos (R-GI- 01-1), Lista Maestra de Documentos Externos (R-GI-01-2) y en la Lista Maestra de Registros (R- GI-01-3), según corresponda. Se lleva un registro de la distribución de la política integrada de calidad, medio ambiente, seguridad y salud en el trabajo mediante la Lista de Distribución de la Política Integrada (R-GI- 01-5). La última versión del documento obsoleto es almacenada vía electrónica teniendo acceso solamente el Coordinador SIG. Se guarda únicamente la última versión obsoleta del documento. El resto de la documentación obsoleta podrá ser eliminada. Los documentos que se utilicen para fines didácticos o de marketing llevan la mención Copia no controlada Modificación, Identificación de Cambios y Actualización de Documentos Los documentos son revisados, modificados y aprobados por las mismas funciones o jefaturas de áreas que los elaboraron; luego son entregados al Coordinador del SIG para su actualización en la base documentaria. Al actualizarse un documento se identifica claramente cuáles son los cambios que se han producido. Para el efecto, el texto que ha sido modificado se muestra en letra cursiva y negrita, manteniéndose así, hasta la siguiente revisión. En caso de eliminación de un texto, se inserta en el lugar donde estaba la siguiente señal, ( ) igualmente en cursiva y negrita. Con respecto a los formatos no se identifica las modificaciones, sólo se cambia de revisión. Las modificaciones que se realizan en el Manual de SIG se detallan en la última sección de este documento. EL Coordinador del SIG y/o Jefe de Área y/o Jefe de Supervisión de Obra o a quien éste designe debe comunicar a todo el personal sobre los procedimientos documentados obligatorios (mencionado en las Normas ISO 9001, ISO y OHSAS 18001) que han sido modificados. En lo referente a los procedimientos, instrucciones y registros operativos, cada Jefatura de Área se encarga de informar a su personal sobre los párrafos que se han modificado o eliminado del documento, procediendo de esta manera a la implementación del mismo. Este Documento es propiedad de KUKOVA Página 2 de 6

3 5.6. Conservación de Documentos Una copia electrónica de seguridad (backup) de todos los documentos se almacena y conserva en la empresa bajo responsabilidad del Jefe y/o Asistente de Servicio Técnico, según el procedimiento de Respaldo de Información (P-ST-13) Documentos de Procedencia Externa Todos los documentos de origen externo que son obligatorios de aplicar o que se utilicen con fines de consulta se integran SIG; y para un mejor control, se registran en la Lista Maestra de Documentos Externos (R-GI-01-2) de cada uno de los sistemas. La conservación de estos documentos se realiza en cada área que le competa Control de Registros Los registros se mantienen legibles, identificables y recuperables, y son controlados mediante la Lista Maestra de Registros (R-GI-01-3). Los registros se identifican por el título del formato, la codificación y el estado de revisión (ver anexo 3). En aquellos casos en los que no exista código se identifican solo por el título y estado de revisión. Los responsables de las diferentes áreas archivan y mantienen los registros actualizados, garantizando su almacenamiento en lugares apropiados y seguros, con el fin de evitar su deterioro. Los registros se almacenan en los lugares definidos por cada área (ubicación física o electrónica). La clasificación se puede realizar teniendo en cuenta el orden correlativo, por fechas, entre otros. El tiempo mínimo de conservación de los registros son definidos por cada área (este tiempo está referido al tiempo que se conserva el registro en el área). Con respecto a la disposición final, los registros que han cumplido con el tiempo mínimo de conservación en las diferentes áreas pasan a ser destruidos o conservados como archivos pasivos (históricos), con un tiempo mínimo de conservación adicional. Si algún personal de la empresa esta interesado o necesita recuperar algún documento o registro que se encuentre en forma pasiva, éste debe enviar un correo electrónico indicando el registro a solicitar, el tiempo de consulta y las razones de su solicitud. Dicho correo debe estar dirigido al Coordinador del SIG, el cual reenvía el correo electrónico a la persona responsable del almacenamiento del registro para su entrega al solicitante. Si en caso el solicitante no cuenta con cuenta de correo electrónico, éste debe solicitarlo personalmente al Coordinador del SIG. 6. DOCUMENTOS A CONSULTAR P-ST-13 Procedimiento de Respaldo de Información 7. REGISTROS R-GI-01-1 Lista Maestra de Documentos Internos. R-GI-01-2 Lista Maestra de Documentos Externos. R-GI-01-3 Lista Maestra de Registros. R-GI-01-4 Lista de Distribución de Copias Controladas. R-GI-01-5 Lista Maestra de Distribución de Política Integrada. Este Documento es propiedad de KUKOVA Página 3 de 6

4 ANEXO 1 DISEÑO DE DOCUMENTOS 1. MANUAL DEL SIG 1.1. Patrón de presentación: Se realizará en PowerPoint, de preferencia sus secciones mostrarán hipervínculos a los procedimientos y procesos del Sistema de Gestión Integrado. 2. Estructura: El manual comprenderá las siguientes secciones como mínimo: Política del sistema de gestión Integrado de calidad, medio ambiente y seguridad & salud en el trabajo, Compromiso Gerencial, alcance del sistema de Gestión Integrado, Organigrama, Detalle de Sistema de Gestión de la Calidad, exclusiones del sistema de gestión de calidad (cuando corresponda), diagrama de procesos, procesos del sistema de gestión con referencia a los procedimientos del sistema que aplique y gestión de cambios de versión. 3. PROCEDIMIENTOS, INSTRUCCIONES Y FORMATOS Presentación y Contenido de los Documentos: Los procedimientos tendrán las siguientes secciones: Objetivo, alcance, definiciones (si aplica), responsabilidades, requerimientos (si aplica), el procedimiento en sí, documentos a consultar (si aplica) y finalmente los registros que apliquen. Nota: Se revisan por lo menos una vez al año la Política Integrada (Calidad, Medio Ambiente, Seguridad y Salud en el Trabajo) e Informe de Revisión Gerencial (del Sistema de Gestión que corresponda). Este Documento es propiedad de KUKOVA Página 4 de 6

5 ANEXO 2 NIVELES DE ELABORACIÓN, REVISIÓN Y APROBACIÓN DOCUMENTO ELABORA REVISA APRUEBA Manual del Sistema de Gestión Dirección General Política del Sistema de Gestión Integrado Dirección / Supervisor o Comité de SST (cuando aplique) General Objetivos del Sistema de Gestión (según corresponda) Dirección / Supervisor o Comité de SST (cuando aplique) General Programas/ Planes del Sistema de Gestión Integrado (según corresponda) Especialista de o proyecto Dirección / Supervisor o Comité de SST (cuando aplique) General / Dirección o Supervisor o Comité de SST (cuando aplique) Procedimientos, instrucciones del SIG u Obligatorios por las Normas Supervisor SST/ Quién designe el RED Dirección / de Gestión de Proyectos (Serv.NC) / Coordinador SIG/ Supervisor o Comité de SST (cuando aplique) Dirección/ de Gestión de Proyectos (Serv.NC) / Supervisor o Comité de SST (cuando aplique) / General Procedimientos Administrativos Administrativo Administrativo Procedimientos Operativos de Proyectos o Instrucciones Administrativas Administrativo Administrativo Instrucciones Operativas Formatos / Registros Administrativo o Jefe de área Administrativo o Jefe de área Especificaciones Técnicas Otros Documentos Administrativo Administrativo Este Documento es propiedad de KUKOVA Página 5 de 6

6 ANEXO 3 CODIFICACIÓN DE DOCUMENTOS DOCUMENTO CÓDIGO SIGNIFICADO DEL CÓDIGO Tipo de Documento T : MI PL PG : Manual Integrado (Gestión de la calidad, Medio Ambiente y Seguridad y Salud en el Trabajo) : Plan : Programas de Medio Ambiente y/o Seguridad y Salud en el Trabajo Manual, Programas, Planes, Procedimientos e Instrucciones del Sistema de Gestión T-P-XX P I : Procedimientos : Instrucciones Área o proceso que genera el documento GG : Gerencia General GI : Gestión de Calidad, Medio Ambiente y Seguridad y Salud en el Trabajo P : AF ST GP : Administración y Finanzas : Servicio Técnico : Gerencia de Gestión de Proyectos XX : Número asignado al documento SIGNIFICADO DEL CÓDIGO R : Registro Formatos / Registros R-P-YY-XX P YY : Área o proceso que genera el documento : Nº del documento al que está asociado XX : Número correlativo del registro SIGNIFICADO DEL CÓDIGO DOC : Documento Otros Documentos DOC-P-YY-XX P YY : Área o proceso que genera el documento : Nº del documento al que está asociado XX : Número correlativo del documento Este Documento es propiedad de KUKOVA Página 6 de 6