PROCEDIMIENTO CONTROL DE DOCUMENTOS Y REGISTROS. Código: PS01

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1 PROCEDIMIENTO CONTROL DE DOCUMENTOS Y REGISTROS Código: CONTROL DE LA REVISIÓN Revisión Fecha Sección Detalle de la modificación Todas Revisión de todo el procedimiento Elaborado por: Revisado por: Aprobado por: Comisión AUDIT PERU -UNALM OCA Rectorado R UNALM

2 Página 2 1. OBJETO Establecer lineamientos para el manejo de la documentación interna (manuales, procedimientos, instructivos, formatos entre otros) que aplican a las actividades que realiza la Universidad, con excepción de los Documentos legales reglamentarios que se detallan en el PE 03 Documentación legal y reglamentaria asimismo establecer lineamientos para el manejo, mantenimiento y custodia de los registros generados en las actividades de formación superior que realiza la Universidad Nacional Agraria La Molina. 2. ALCANCE Incluye lineamientos para la elaboración, revisión, aprobación, modificación y disposición de los documentos y registros del sistema de gestión de la Universidad Nacional Agraria La Molina. 3. TÉRMINOS Y DEFINICIONES OCA SMD IT F Oficina de Calidad y acreditación Solicitud de Modificación de Documentos Instructivo de Trabajo Formato Controlada: Son las copias que se publican a través de la INTRANET y las que en medio físico autorice el responsable del proceso en los eventos en que se justifique, para garantizar el uso de la versión vigente del documento y prevenir el uso no intencionado de documentos obsoletos. Las copias físicas autorizadas por el responsable del proceso y las correspondientes a la Lista de Destinatarios, se le agregará el sello de COPIA CONTROLADA. No Controlada: Son copias de los documentos del Sistema de Gestión que no requieren autorización y no están bajo control documentario Procedimiento: Forma especificada para llevar a cabo una actividad o un proceso 4. DESARROLLO DEL PROCEDIMIENTO 4.1 Elaboración y distribución de procedimientos: PERSONAL EN GENERAL 1. Identifica la necesidad de regular actividades mediante la elaboración de un procedimiento y comunica a su Jefe o inmediato superior dicha necesidad. JEFE/INMEDIATO SUPERIOR 2. Coordina con el personal del área interesada, la conformación de equipo encargado de elaborar el procedimiento y comunica a OCA para que brinde el soporte necesario.

3 Página 3 EQUIPO ENCARGADO DE LA ELABORACIÓN 3. Elabora el procedimiento de acuerdo a la siguiente estructura: 1. OBJETO. Donde se indica el propósito del procedimiento JEFE DE AREA/DEPARTAMENTO/ OFICINA 2. ALCANCE. Donde se indica la amplitud de las actividades desarrolladas, involucrando las áreas funcionales. Especifica las actividades que marcan el inicio y termino del proceso 3. TÉRMINOS Y DEFINICIONES, Se especifican y definen los diversos términos y/o definiciones utilizados en el procedimiento. También en esta sección se coloca el significado de abreviaturas o siglas que se vayan a utilizar. En caso que el procedimiento no requiera alguna definición de términos, se coloca NO APLICABLE. 4. DESARROLLO DEL PROCEDIMIENTO, donde se detallan las actividades o acciones desarrolladas por el personal de las áreas indicadas o las actividades en que se encuentran involucradas. Esta sección debe identificar, cuando sea posible, quién hace qué, cómo y cuándo. 5. REFERENCIAS, comprende los procedimientos, instrucciones, formatos y/o documentos relacionados con el procedimiento. En caso que el procedimiento no tenga relación con otro documento, se indica NO APLICABLE. En caso se requiera un formato este se inserta en anexos al procedimiento. 4. Coloca sello preliminar y remite copias del procedimiento a los Jefes de área involucrados en el procedimiento. 5. Revisa y, si es conforme, remite con Visto Bueno a la OCA. Si no es conforme, devuelve al equipo con las observaciones a considerar. JEFE DE OCA 6. Revisa y, si es conforme con el sistema, no contradice algún lineamiento establecido en el sistema y el aporte es claro, entendible y objetivo, edita con las consideraciones establecidas en los ítems 7 y 8. Si no fuera conforme, devuelve especificando los lineamientos a considerar. 7. identifica mediante un código alfanumérico el cual consta de la letra P (Procedimiento) seguida de las siglas que representan el tipo de procedimiento y de un número correlativo correspondiente PE si se trata de un procedimiento relacionado a un proceso Estratégico PP si se trata de un procedimiento relacionado a Proceso Principal PS si se trata de un procedimiento relacionado a Proceso de Soporte.

4 Página 4 8. Verifica su adecuación antes de su emisión y edita el procedimiento con el siguiente contenido: 1. En la 1ª página ubica la Carátula, la cual contiene la siguiente información: - Escudo de la Universidad Agraria La Molina - Título "Procedimiento". - Título del procedimiento. - Código de identificación del procedimiento. - Tabla de Control de cambios con la siguiente información, según corresponda: Número de revisión 00 y fecha de la misma. Sección revisada. Modificaciones realizadas - Identificación del área o personal responsable de la elaboración, revisión y aprobación. Cuando se realicen modificaciones en el procedimiento, se consignará en el rubro Control de la revisión la información relacionada a las mismas con respecto a la revisión anterior, debiendo consignar como mínimo la información de las 03 últimas revisiones. A partir de la 2ª página en adelante se coloca un Encabezado del Procedimiento que está constituido por el título del procedimiento y su código, Área, revisión fecha y pagina 2. A partir de la 2ª página se describe el procedimiento de acuerdo a la estructura indicada en el numeral Al final del texto de la última página, indicar la finalización del procedimiento consignando Fin del procedimiento. 9. Señala a los responsables de la elaboración, revisión y aprobación, según lo establecido, incluye el procedimiento en el Listado Maestro de Documentos y gestiona su publicación en la web de la Universidad 10. Mantiene el control de los procedimientos según el numeral Elaboración y distribución de instrucciones de trabajo: Personal en general 1. Identifica la necesidad de regular las actividades mediante la elaboración de una instrucción de trabajo y comunica a su inmediato superior dicha necesidad. Jefe/Inmediato superior 2. Coordina con su inmediato superior del área interesada la designación del encargado de elaborar la Instrucción de trabajo solicitada

5 Página 5 ENCARGADO DE LA ELABORACIÓN 3. Elabora la instrucción de trabajo de acuerdo a la siguiente estructura: 1. OBJETO donde se indica el propósito de la IT 2. ALCANCE donde se indica los aspectos a tratar y el responsable de su ejecución. 3. TÉRMINOS Y DEFINICIONES, donde se especifican y definen los diversos términos y/o definiciones utilizados en la IT. En caso que la IT no requiera indicar alguna definición de términos, se coloca NO APLICABLE. 4. INSTRUCCIÓN, donde se indican secuencialmente las actividades a desarrollar por el personal ejecutor. 4. Coloca sello de preliminar y entrega a Jefe de Área /Departamento u oficina para su revisión. JEFE DE AREA/DEPARTAMENTO/ OFICINA 5. Revisa y, si es conforme, remite con Visto Bueno de revisión y conformidad a Jefe de OCA Si no es conforme, devuelve al encargado de la elaboración con las observaciones a considerar. JEFE DE OCA 6. Recepciona IT preliminar, revisa, realiza las modificaciones que considere necesarias en cuanto a su redacción y, si es conforme, lo aprueba e identifica mediante un código alfa numérico el cual consta del término IT (Instrucción de trabajo) seguida de las siglas del procedimiento al cual se relaciona y de 02 dígitos que indica el correlativo de la IT Si no es conforme, devuelve al Jefe de área/departamento/oficina que lo remitió con las observaciones a considerar. 7. Verifica su adecuación antes de su emisión y edita la IT con el siguiente contenido en cada página: En cada página: - Título "Instrucción de Trabajo". - Título de la IT. - Código de identificación de la Instrucción - Página y número total de páginas - Número de revisión 00 y fecha de la misma. En la última página: - Responsables de la elaboración, revisión y aprobación. 8. Señala a los responsables de la elaboración, revisión y aprobación, incluye la Instrucción en el Listado maestro de Documentos y gestiona su publicación en la web de la universidad 9. Mantiene el control de las Instrucciones según el numeral Elaboración y distribución de formatos: Personal en general 1. Identifica la necesidad de regular las actividades mediante la elaboración de un formato y comunica a su inmediato superior dicha necesidad. Jefe inmediato 2. Coordina la designación del encargado de elaborar el formato. Encargado de la elaboración 3. Elabora el formato, coloca sello de preliminar y entrega a Jefe inmediato superior para su revisión. Jefe de 4. Revisa y, si es conforme, entrega con evidencia de su revisión a Jefe de OCA. Si

6 Página 6 área/departamento/ oficina no es conforme, devuelve al encargado de la elaboración con las observaciones a considerar. Jefe OCA 5. Recepciona formato preliminar, revisa, realiza las modificaciones que considere necesarias en cuanto a su redacción y, si es conforme, lo aprueba e identifica mediante un código alfa numérico el cual consta de la letra F (Formato) seguida de las siglas del procedimiento al cual se relaciona y de 02 dígitos que indica el correlativo del formato. Si no es conforme, devuelve al responsable del área con las observaciones a considerar. 6. Verifica su adecuación antes de su emisión, edita el formato indicando su código, número de revisión 00 y fecha de la misma así como las iniciales de los encargados de la elaboración, revisión y aprobación, incluye el formato en el SG y pone a disposición de los usuarios.. 7. Mantiene el control de los formatos según el numeral Modificación y revisión de documentos: Personal en general 1. Ante la necesidad de realizar un cambio en un procedimiento, instrucción o formato, coordina con su jefe inmediato, la factibilidad del cambio y elabora una Solicitud de Modificación de Documentos (SMD) (Formato F--01) al cual asigna un número que empieza con las siglas del área solicitante seguido de un correlativo de 02 dígitos y el año en curso. Ej: SECRETARIA GENERAL , RECTORADO Suscribe SMD en el rubro del solicitante, recaba firmas de jefe inmediato o responsable del área en señal de conocimiento y conformidad, y remite a OCA JEFE OCA 3. Recepciona y revisa SMD. Si la modificación procede, suscribe SMD en señal de aprobación para el cambio. 3.1 Si la modificación no procede, no es entendible o es incompleta, solicita reunión o consulta con los responsables de las áreas involucradas para llegar a consenso. 4. Procede a efectuar las modificaciones solicitadas en el documento, indica el número de revisión efectuada y su respectiva fecha y gestiona su publicación en la web de la universidad comunicando al solicitante que su solicitud fue atendida. 4.1 En el caso de instructivos la tabla de control de cambio va al final del documento. En caso de formatos es suficiente poner el recuadro de la versión y la fecha. 6. Mantiene archivo del documento obsoleto en la carpeta de documentos de archivo histórico o similar. 3.5 Control de Documentos:

7 Página 7 Jefe OCA 1. Elabora el Listado Maestro de Documentos (Formato F--02) para la documentación relacionada al SG, tanto interna como de procedencia externa, el cual indica la identificación, estado de revisión y fecha de publicación en la web Personal responsable del área Para el caso documentos externos, que maneje la OCA elabora un listado de éstos, indicando nombre, Edición / revisión y fecha o año de la misma, según corresponda. 2. Publica el LMD actualizado en el portal de la universidad. 3. Actualiza el LMD o sus secciones correspondientes cada vez que se realice una modificación indicando en la primera página de cada sección la fecha de actualización, asegurando su publicación en la web Tienen acceso a la LMD y verifican la vigencia de los documentos de su área..

8 Página Tiempo de retención y disposición de documentos: Jefe de OCA 1. Elabora y mantiene actualizado el Listado Maestro de Documentos (LMD) (Formato F--2). 1. La actualización se realiza como mínimo cada dos meses 2. Mantiene publicado el listado Maestro de Documento vigente en la web de la Universidad a la que todas las áreas tiene acceso Personal en general /responsables de área 3. Mantiene un historial de los listados maestros, listados de documentos externos y la diversas versiones históricas de documentos, disponible para consulta en cuando se requiera 4. Tienen acceso a las versiones vigentes de los documentos y verifican su vigencia 5. Si encuentran alguna discrepancia en la versión publicada en la web comunican al jefe de la OCA 3.7 Identificación de manuales y otros: Jefe de OCA 1. Identifica en la carátula la siguiente información : - Titulo del documento. - Número y fecha de edición - Responsables de la elaboración, revisión y aprobación. 5. REFERENCIAS FORMATOS F1- Solicitud de modificación de documentos (ANEXO 01) F2- Listado Maestro de Documentos (ANEXO 02) Fin del procedimiento

9 Página 9 ANEXO 01 SOLICITUD DE MODIFICACIÓN DE DOCUMENTO (F-/F01) SOLICITUD DE MODIFICACIÓN DE DOCUMENTO N SOLICITANTE: ÁREA: Nombre del Documento: Código del Documento: FECHA: MODIFICACIÓN SOLICITADA: SUSTENTO DEL CAMBIO SOLICITADO: Nombre y Firma del Solicitante Responsable del Área Procede el cambio?: si No Observaciones: Autorizado por: Fecha: JEFE OFICINA DE CALIDAD Y ACREDITACION (F-.01)

10 Página 10 ANEXO 02 LISTADO MAESTRO DE DOCUMENTOS (F-) Código Título Edición / Revisión Nº Fecha Nº1 Nº2 Distribución de copias por áreas Nº3 Nº4 Nº5 Nº6 Nº7 Nº8 (F--02)