CONTROL DE DOCUMENTOS PSPB-100-X-PR-001 7

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1 7 PARA DIFUSIÓN 09/09/2016 NH JT JT 6 PARA DIFUSIÓN 15/12/2015 NH JT JT 5 PARA DIFUSIÓN 09/01/2014 NH JP JT 4 PARA DIFUSIÓN 06/03/2014 NH JP JT 3 PARA DIFUSIÓN 12/08/2013 JM JM JT 2 PARA DIFUSION 01/11/2012 JM JM JT 1 PARA DIFUSION 19/05/2011 JM JM GM 0 PARA DIFUSION 16/06/2010 JM JM JP A PARA APROBACION 09/11/ 2009 JM JM JP REV. DESCRIPCION FECHA ELAB. REV. APRO. TITULO: CONTROL DE DOCUMENTOS ESTE DOCUMENTO ES PROPIEDAD DE SERPETBOL, QUEDA PROHIBIDA SU REPRODUCCIÓN TOTAL O PARCIAL SIN LA AUTORIZACIÓN ESCRITA DE LA ORGANIZACIÓN. DOCUMENTO Nº: Revisión 7 REEMPLAZOS REEMPLAZA VERSION 6 Página 1 de 11

2 Página: 2 de 11 TABLA DE CONTENIDO 1. OBJETIVO APLICACIÓN DEFINICIÓN Y ABREVIATURAS RESPONSABILIDADES DESARROLLO REGISTROS REFERENCIAS ANEXOS 7

3 Página: 3 de OBJETIVO Establecer la metodología para la elaboración, revisión aprobación, modificación, identificación, distribución y archivo de los documentos del Sistema de Gestión Integrado (SGI) de SERPETBOL PERÚ SAC. 2. APLICACIÓN El presente procedimiento se inicia con la elaboración e identificación de documentos y finaliza con la distribución, control de cambios y archivo de los documentos del Sistema de Gestión Integrado, y es aplicable a todas las áreas de la empresa tanto en oficinas principales, proyectos y sedes de SERPETBOL Perú SAC. Nota: Debido a la diversidad de proyectos y clientes, cabe la posibilidad que el presente procedimiento sea modificado o se deba usar el procedimiento exigido por el cliente, en cualquier caso en obra se definirá los mecanismos de control documentario. 3. DEFINICIONES Y ABREVIATURAS 3.1. Copia Controlada: Copia válida y vigente del documento original Copia No controlada: Copia del documento sin la identificación de Copia Controlada, de la que no se controla su distribución y su uso no es aplicable como documento de trabajo ya que no asegura la vigencia del documento Documento Obsoleto: Documento no válido por haber perdido vigencia ya sea por existir una nueva revisión, haberse dado de baja del sistema (por determinarse su no aplicabilidad), etc Documentos Internos: Manuales, Planes, Procedimientos, Instructivos específicos, formatos, Estándares generados por la organización para cumplir con los requisitos del SGI Documento Externo: Documentos que pertenecen a entidades externas y que no ha sido desarrollado por el personal de SERPETBOL Perú SAC que la organización ha determinado como parte del SGI y que marcan directrices para la realización de nuestras actividades Manual del SGI: Documento que especifica el Sistema de Gestión Integrado (SGI) de SERPETBOL PERÚ SAC Plan: Documento que específica que procedimientos y recursos deben aplicarse, quien debe aplicarlos y cuando deben aplicarse a un proyecto, proceso, servicio o contrato específico CSSMA: Calidad, Seguridad, Salud Ocupacional y Ambiente. 4. RESPONSABILIDADES Ver el flujo de responsabilidades en el punto DESARROLLO

4 Página: 4 de ELABORACION, REVISION, APROBACION DE DOCUMENTOS DE GESTIÓN N o Responsable Descripción 1 Jefes de Área Corporativos Identifica la necesidad de implementar documentos de Gestión propios del departamento Responsable de elaborar los documentos de gestión (procedimientos, instructivos, formatos, entre otros) propios de su departamento, de acuerdo a lo establecido en la guía para la elaboración de documentos del SGI PSPB-100-X-GU-001. Solicita al Coordinador del SGI la codificación correspondiente al documento que se quiera elaborar. Responsable de gestionar la autorización y aprobación del Gerente de Área para las modificaciones en los documentos vigentes y de enviar el documento actualizado al Coordinador del SGI. 2 Gerentes de Área Revisa y Aprueba los documentos de gestión (procedimientos, instructivos, formatos, entre otros) propios de su Gerencia. Nota: la Gerencia de Área podrá asumir las responsabilidades del jefe de Área Corporativo en caso de ausencia o fuerza mayor. 3 Como última instancia es responsable de aprobar los nuevos documentos y las Gerente respectivas actualizaciones que se creen de acuerdo a la Tabla de Personal General/Representante de Habilitado para la Elaboración, Revisión y Aprobación de Documentos PSPB-100- la Dirección X-TL Coordinador del SGI Codifica y difunde documentos de Gestión aprobados, de acuerdo a lo establecido en la guía para la elaboración de documentos del SGI PSPB-100-X-GU-001. Verifica que la estructura de todos los documentos creados vayan acorde con lo ya establecido para ellos. Lleva un registro de los poseedores de copias controladas de los documentos del SGI en la Lista de Distribución de Documentos Internos PSPB-100-X-LD-004. Cuando se requiera el uso de documentos Externos que impacten en el SGI se controlará mediante la Lista Maestra de Documentos Externos PSPB-100-X-LD- 003 y se distribuirá usando la Lista de Distribución de Documentos Externos PSPB- 100-X-LD-006. Nota.- Los documentos publicados en la Biblioteca del SGI (Corporativo) y (Obra) son vigentes y deben ser nuestra única fuente de consulta. Las Bibliotecas podrán estar disponibles en red o en línea, a través de la página web del Gestor ELABORACION, REVISION, APROBACION DE DOCUMENTOS ESPECIFICO DE SSMA - OBRA N o Responsable Descripción Jefe /Coordinador /Supervisor de SSMA/ Médico Jefe /Coordinador de SSMA/Jefe Corporativo de SSMA / Jefe o Superintendente de Obra Jefe o Superintendente de Obra/Gerente de Identifica la necesidad de implementar documentos de Gestión propios del departamento. Elabora los procedimientos, instructivos, formatos, que sean necesarios para el desarrollo de sus actividades en obra, de acuerdo a la Tabla de Personal Habilitado para la Elaboración, Revisión y Aprobación de Documentos PSPB-100-X-TL-001. Actualizan los procedimientos, instructivos, formatos de acuerdo a las necesidades de los trabajos a realizar Solicita a la codificación correspondiente al documento que se quiera elaborar, si se tratara de actualización del documento se mantendrá la codificación previa y sólo se procederá a actualizar la revisión del documento. Verifica y actualiza la Lista de Registros de SSMA Obra PSPB-100-X-LD-005. Revisan y establecen los controles de SSMA de los procedimientos, instructivos, formatos operativos que se elaboran en obra según el Cronograma de elaboración de Procedimientos y el Listado de Registros de Obra. Revisan y Aprueba los documentos de SSMA de Obra.

5 Página: 5 de 11 Proyecto/Gerente de Operaciones/Gerente de SSMA Si hubiera observaciones comunican al responsable del documento para su corrección ELABORACION, REVISION, APROBACION DE DOCUMENTOS OPERATIVOS (PRINCIPALES) N Responsable Descripción Jefe/Supervisor de Obras Mecánicas, Soldadura y Montaje Jefe/Supervisor de Obras Civiles/ Inspector QA/QC- Civil/Laboratorista de Suelos y Concreto Jefe/Supervisor de Obras Eléctricas e Instrumentación/Asistente Pre Comisionado y Comisionado/Inspector de Soldadura Nivel I y II Jefe Corporativo de Calidad/Jefe QA/QC- Obra/Coordinador de Calidad Jefe /Coordinador de SSMA/Supervisor de SSMA/ Jefe Corporativo de SSMA Superintendente/Jefe de Obra/Gerente de Proyecto/Gerente de Operaciones 7 Identifica la necesidad de implementar documentos de Gestión propios del departamento. Elabora los procedimientos, instructivos, formatos, que sean necesarios para el desarrollo de sus actividades, de acuerdo a lo establecido en la guía para la elaboración de documentos del SGI PSPB-100-X-GU-001. Responsable de solicitar a la codificación correspondiente al documento que se quiera elaborar, si se tratara de actualización del documento se mantendrá la codificación previa. Actualizan los procedimientos, instructivos, formatos de acuerdo a las necesidades de los trabajos a realizar. Revisa los procedimientos, instructivos, formatos, que el área operativa elabora. Designa en coordinación con la superintendencia de obra y/o gerencia de proyecto y basándose en la Tabla de Personal Habilitado para la Elaboración, Revisión y Aprobación de Documentos PSPB-100-X-TL-001 las personas que elaboraran los documentos de obra y registrara los nombres en el formato PSPB-100-X-FR-012 Personal Habilitado Elaboración, Revisión y Aprobación de Documentos en Obra, esto incluye al personal de SSMA, una vez designados enviara el registro al para que realice el seguimiento. Verifica y actualiza la Lista de Registros de Obra. Revisan y establecen los controles de SSMA de los procedimientos, instructivos, formatos operativos que se elaboran en obra según el Cronograma de elaboración de Procedimientos y el Listado de Registros de Obra. Aprueba los procedimientos, instructivos, formatos u otros documentos operativos. Si hubiera observaciones comunican al responsable del documento para su corrección. Codifica y difunde los documentos operativos de acuerdo a lo establecido en la guía para la elaboración de documentos del SGI PSPB-100-X-GU-001. En Obras donde existan varias locaciones y un central, este último hará la distribución de la documentación a los diferentes encargados de área, por ejemplo Jefe SSMA, Jefe de QA/QC, Jefe de Ingeniería, quienes deberán realizar la distribución de sus Procedimientos/Instructivos/Estándar llevando un registro de los poseedores de dichos documentos de obra con copias controladas en el formulario Lista de Distribución de Documentos Internos PSPB-100-X-LD-004. En Obras donde exista sólo una locación de trabajo, el de Obra será el responsable de la distribución de documentos a todos los niveles quienes a su vez serán los encargados de la difusión de los mismos. Realiza la gestión para la aprobación del documento por parte del Cliente. Verifica y actualiza el Cronograma de Elaboración de Procedimientos de Obra. Realiza el seguimiento a registro PSPB-100-X-FR-012 Personal Habilitado para la Elaboración, Revisión. Aprobación de Documentos en Obra, Lista de Registros de Obra, tanto de Calidad como de SSMA. En los casos que en obra por temas contractuales no se cuente con responsables QA-QC, el deberá realizar la elaboración y actualización del Listado de

6 Página: 6 de 11 registros de Obra y PSPB-100-X-FR-012 Personal Habilitado para la Elaboración, Revisión. Aprobación de Documentos en Obra. Conserva la última copia de documentos obsoletos en electrónico ELABORACION, REVISION, APROBACION DE DOCUMENTOS DE INGENIERÍA N Responsable Descripción 1 2 Entidad Externa Coordinador de Ingeniería Elabora los documentos de ingeniería descritos en la Lista de Documentos de Ingeniería. Codifica el documento que se quiera elaborar, de acuerdo a lo establecido en la Guía para la Elaboración de Documentos de Ingeniería PSPB-100-X-GU-002, si 3 Cadista/Asistente de Ingeniería/Coordinador de Ingeniería se tratara de actualización del documento se mantendrá la codificación previa y sólo variará la revisión. Revisar y verificar el Estado de Documentos de Ingeniería PSPB-340-X-LD Gerente de Ingeniería 5 Gerente de Ingeniería /Gerente de Proyecto/Gerente de Operaciones MANEJO DE DOCUMENTOS EXTERNOS N Responsable Descripción 1 2 RESPONSABLE DEL PROCESO COORDINADOR DEL SGI / Revisa los documentos elaborados de acuerdo a la Lista de Documentos de Ingeniería. Aprueba los documentos de ingeniería emitidos. Si hubiera observaciones comunican al responsable del documento para su corrección. Verifica la codificación de acuerdo a lo establecido en la Guía para la Elaboración de Documentos de Ingeniería PSPB-100-X-GU-002 y difunde los documentos al personal involucrado. En Obras donde existan varias locaciones y un central, este último hará la distribución de la documentación a los diferentes encargados de área, según la Tabla de Personal Habilitado para elaborar, revisar y aprobar los documentos, llevando un registro de los poseedores de dichos documentos de obra con copias controladas en el formulario Lista de Distribución de Documentos Internos PSPB- 100-X-LD-004. En Obras donde exista sólo una locación de trabajo, el de Obra será el responsable de la distribución de documentos a todos los niveles quienes a su vez serán los encargados de la difusión de los mismos. Realiza la gestión para la aprobación del documento por parte del Cliente. Realiza el seguimiento a registro PSPB-100-X-FR-012 Personal Habilitado para la Elaboración, Revisión. Aprobación de Documentos en Obra, Lista de Registros de Obra, tanto de Calidad como de SSMA. Conserva la última copia de documentos obsoletos en electrónico. Verifica y Actualiza el Estado de Documentos de Ingeniería PSPB-340-X-LD Recibe documento externo al Sistema de Gestión Integrado (vea el punto 3.5 Definición de Documentos Externo) y lo envía al Coordinador del SGI y/o para su control. 2 Recibe documento externo al Sistema de Gestión Integrado. Vea el punto 3.5 Definición de Documentos Externos. 3 Verifica si existe versión anterior del documento externo recibido. 3.1 Si existe versión anterior, procede a seguir el numeral Si no existe versión anterior, procede a seguir el numeral 6. 4 Retira el original y TODAS las copias de la versión anterior del documento externo. 5 Elimina el original y todas las copias obsoletas. 6 Coordina con responsable de área y define la modalidad de distribución del documento externo (Físico y/o digital). 7 Actualiza Lista Maestra de Documentos Externos PSPB-100-X-LD Controla y Distribuye documento externo a usuarios que lo soliciten, usando la

7 Página: 7 de Validez de los documentos Todos los documentos que forman parte del SGI pueden ser revisados cuando el responsable del proceso decida realizar modificaciones a los documentos a su cargo sean estos por cambios de sistemática de trabajo u otros. La línea de mando será responsable de solicitar las copias controladas que sean necesarias para la ejecución o desarrollo de los trabajos. Se recomienda realizar revisiones de documentos aprobados al menos 1 vez por año y como mínimo 1 vez cada 2 años. Los documentos con información de tipo técnica elaborados por personal calificado con determinado tipo de certificación serán revisados cuando personal de operaciones determine la necesidad. Los documentos son válidos mientras forman parte del Sistema de Gestión Integrado de Serpetbol Perú SAC. 6. REGISTROS Identificación del Registro Conservación del Registro Criterio de Código Nombre Responsable Lugar Tiempo Disposición Ordenamiento PSPB-100-X-LD-001 Lista Maestra de Documentos Coordinador SGI Actual Dpto.SGI Vigencia Reciclaje PSPB-100-X-LD-004 PSPB-100-X-LD-003 PSPB-100-X-LD-006 PSPB-340-X-LD-001 PSPB-100-X-FR-011 PSPB-100-X-FR REFERENCIAS Lista de Distribución de Documentos Internos Lista Maestra de Documentos Externos. Lista Distribución de Documentos Externos. Lista de Documentos de Ingeniería Emitidos Cronograma de Elaboración de Procedimientos Personal Habilitado Elab. Rev. Aprob. De Documentos en Obra Coordinador SGI/Jefe Calidad/Jefe SSMA/ Obra Coordinador SGI/Jefe Calidad/Jefe SSMA/ Obra Coordinador SGI/Jefe Calidad/Jefe SSMA/ Obra Actual Actual Actual Dpto. SGI Dpto. Calidad Obra/ SSMA Obra / Obra Dpto. de Calidad Obra Dpto. Obra SSMA Obra Dpto. de Calidad Obra Dpto. Obra Vigencia Fin de Obra Fin de Obra Reciclaje Reciclaje Reciclaje Obra Actual Dpto. Obra Fin de Obra Reciclaje Obra Actual Dpto. Obra Fin de Obra Reciclaje Responsable Calidad Obra Actual PSPB-340-X-PR-001 Procedimiento de Gestión Documental Dpto. de Calidad Obra Dpto. Obra PSPB-400-X-MA-003 Manual de Usuario del Gestor Web PSPB-100-X-GU-001 Guía para la Elaboración de Documentos del SGI. PSPB-100-X-GU-002 Guía para la Elaboración de Documentos de Ingeniería. 8. ANEXOS Lista de Distribución de Documentos Externos PSPB-100-X-LD-006. Nota.- Los documentos externos correspondientes a los activos fijos de la empresa, tales como equipos pesados, semi pesados, livianos, estacionarios, serán registrados de manera corporativa a través de la Biblioteca del SGI y difundidos a través del portal web (SPB Gestor) a quienes corresponda. Fin de Obra Reciclaje

8 Página: 8 de 11 Anexo 1: PSPB-100-X-TL-001 Tabla de personal habilitado para la elaboración, revisión y aprobación de documentos. Anexo 2: PSPB-100-X-TL-002 Tabla de contenido mínimo de los documentos del Sistema de Gestión Integrado. 1 Historial de Revisiones REVISIÓN DESCRIPCIÓN DE LAS MODIFICACIONES FECHA DE LA REVISIÓN A 09/11/ /06/ Copia No Controlada ; 5.1 Documentos Internos; Codificación interna de Documentos; Distribución de Documentos 19/05/ : Es responsable de designar la codificación de obra y de comunicar a las diferentes áreas los códigos a usarse en el Proyecto. Es responsable de realizar el seguimiento de la documentación de la obra mediante los registros establecidos. 4.5 Responsable QA/QC de Obra: Es responsable de designar en coordinación con la superintendencia de obra y/o gerencia de proyecto y basándose en la Tabla de Personal Habilitado para la Elaboración, Revisión y Aprobación de Documentos PSPB-100-X-TL-001 las personas que elaboraran los documentos de obra y registrara los nombres en el formato PSPB-100-X-FR-012 Personal Habilitado Elaboración, Revisión. Aprobación de Documentos en Obra, esto incluye al personal de SSMA, una vez designados enviara el registro al para que realice el seguimiento. 4.6 Responsable de SSMA Obra: Es responsable de elaborar los procedimientos de SSMA para la aprobación de acuerdo a la Tabla de Personal Habilitado para la Elaboración, Revisión y Aprobación de Documentos PSPB-100-X-TL-001. Se modifica el punto 5.1 Documentos Internos Carátula En el caso de que se requiera una caratula diferente, por exigencia del cliente, se aplicará la que se defina en Obra Estructura y contenido de los documentos 01/11/12 Los documentos que forman parte de Sistema de Gestión Integrado y que son elaborados en obra por requerimiento del cliente, deberán llevar otra estructura según lo establecido en Obra. Se modifica el punto Codificación Interna de Documentos, Tabla Bloque 2. Se modifica el punto Copia Controlada Documento Obsoleto El, encargado de la documentación en Obra, será el único quien conserve la última revisión obsoleta en carpetas separadas, en caso de tener otras copias Obsoletas del mismo documento se deberán destruir Distribución de los documentos En Obras donde existan varias locaciones y un central, este último hará la distribución de la documentación a los diferentes encargados de área, por ejemplo Jefe SSMA, Jefe de QA/QC, Jefe de Ingeniería, quienes deberán realizar la distribución de sus Procedimientos/Instructivos/Estándar llevando un registro de los poseedores de dichos documentos de obra con copias controladas en el formulario Lista de Distribución de Documentos Internos PSPB-100-X-LD-004. En Obras donde exista sólo una locación de trabajo, el de Obra será el responsable de la difusión de documentos a todos los niveles. Se modifica el punto 6. Registros y el punto 8. Anexos 3 Procedimiento nuevo. 12/08/2013

9 Página: 9 de Se modificaron los ítems 1.- Objetivos, 5.1 Elaboración, Revisión, Aprobación de Documentos de Gestión, 5.2 Elaboración, Revisión, Aprobación de Documentos Especifico de SSMA Obra, 5.3 Elaboración, Revisión, Aprobación de Documentos Operativos (Principales), 5.5 Validez de los Documentos 2. Aplicación 3. Abreviaturas y definiciones 5. Desarrollo 7. Referencias 05/03/ /01/ Desarrollo 7. Referencias 15/12/ Nombre y Ubicación del documento: Biblioteca SGI/ Preparado por: FIRMADO Nancy Hernández Coordinador del SGI Revisado por: FIRMADO Jorge Taborga Gerencia General Aprobado por: FIRMADO Jorge Taborga Gerencia General

10 Página: 10 de 11 ANEXO 1 Tabla de Personal Habilitado para la Elaboración, Revisión y Aprobación de Documentos PSPB-100-X-TL-001 Revisión: 3 Emisión: 09/01/2015 Pagina: 1 de 1 Tipo de Documento Política Misión, Visión, y Objetivos Organigrama Sede Central Organigrama Obra Manual SGI Personal recomendado para la elaboración Personal autorizado para la Revisión Personal autorizado para la Aprobación Comite SGI Gerencia General Gerencia General Comite SGI Gerencia General Gerencia General Jefe Corporativo de Recursos Humanos Gerente de Contratos y Recursos Humanos Gerencia General Gerencia de Proyecto Gerencia Operaciones Gerencia General Coordinador del SGI Representante de la Alta Dirección - RED Gerencia General Procedimientos de Gestión Jefes de Área Lima/Gerentes de Área/ Coordinador del SGI / Asesor Legal/Sub Gerencias Gerencia General/ Representante de la Dirección/ Gerencias de Área Gerente General/ Representante de la Dirección Documentos de Apoyo Jefes de Dpto Lima/Asistente de Sistemas/Gerentes de Área/ Coordinador del SGI / Asesor Legal/Sub Gerencias Gerentes de Área/ Inmediato superior al responsable de la elaboración Gerente General/ Representante de la Dirección Documentos específicos de SSMA para Obra Responsable SSMA/Responsable Salud (obra) Jefe Obra/Responsable SSMA Obra/Jefe SSMA Lima Jefe Obra/Gerente Proyecto/Gerencia Operaciones/Gerencia CSSMA Documentos Principales (Operaciones) Documentos para trabajos de Mecánica, Soldadura y Montaje Coordinador de Soldadura/Supervisor Mecánico Responsable de Calidad Obra/Jefe Calidad Lima/Inmediato superior al responsable de la elaboración Jefe Obra/Gerente de Construcción/Gerente Proyecto/Gerente Operaciones Documentos para obras Civiles Supervisor de Obras Civiles/Inspector de Calidad/Laboratorista de Suelos y Concreto Responsable de Calidad Obra/Jefe Calidad Lima/Inmediato superior al responsable de la elaboración Jefe Obra/Gerente de Construcción/Gerente Proyecto/Gerente Operaciones Documentos para trabajos Eléctricos, Instrumental Supervisor Electricista/ Supervisor de Instrumentación/Asistente de Pre- Comisionado y Comisionado/Inspector Eléctrico/Inspector de Instrumentación Responsable de Calidad Obra/Jefe Calidad Lima/Inmediato superior al responsable de la elaboración Jefe Obra/Gerente de Construcción/Gerente Proyecto/Gerente Operaciones

11 Página: 11 de 11 ANEXO 2

12 CARACTERIZACIÓN DE PROCESOS PSPB-100-X-DL-002 Revisión: 1 Fecha: 05/05/2016 Pagina: 1 de 1 NOMBRE DEL PROCESO OBJETIVO: RESPONSABLE (S) DEL PROCESO CONTROL DE DOCUMENTOS CÓDIGO APO Establecer la metodología para la elaboración, revisión, aprobación, modificación, identificación, distribución y archivo de los documentos del Sistema de Gestión Integrado (SGI) COORDINADOR SGI Proveedores Externos Proveedores Internos Proceso de Control de Documentos Clientes Internos Clientes Externos Cliente Solicitud de documentación Procesos del Proyecto Documentos del SGI del proyecto Revisar codificación asignada a la documentación según: - Guía de Elaboración de Documentos del SGI - Guía de Documentos de Ingeniería - Procedimiento o Indicación del cliente. el Responsable del proyecto determina los niveles de acceso a la información. Procesos de sede Documentos internos del SGI Código asignado Acceso a la información Entidad Fiscalizadora del Estado Proveedores / Subcontratistas Entidades Reguladoras Documentos externos Documentos Externos Documentos Externos Elaborar - Listado Maestro de Documentos del SGI - Cronograma de Procedimientos - Lista Maestra de Registros - Lista de Documentos Externos Documentos aprobados Distribución y control de las Copias controladas solicitadas, administración de acceso a los documentos en digital. (Gestor SPB, compartido, otros) Lista de Distribución de Doc Internos /Externos Verificación de documentos vigentes en el punto de uso Todos los procesos Documentos vigentes en punto de uso Listas Maestras Actualizadas Listados Maestros Gestión de revisión y aprobación de la documentación según: - Procedimiento Control de Documentos / Registros - Procedimiento del Cliente en caso aplique Elaboración, Revisión, Aprobación de Documentos Para establecer responsabilidades, la organización maneja el registro de personal Habilitado para la elaboración, revisión, aprobación de documentos. Revisión y actualización de documentos. Se identifican los cambios y el estado de la revisión vigente. Cliente N de Transmisiones INDICADOR DE EFICACIA: rechazadas x CD + N de 10% Transmisiones erradas (fe de META semestral erratas)/ N total de FRECUENCIA DE MEDICIÓN Mensual Transmisiones emitidas RECURSOS * Equipos de computo, Impresora multifuncional, Equipos para almacenamiento de datos * Sistemas operativos y software de procesamiento de datos con licencia. * Elementos de oficina * Oficinas y/o espacios adecuados para la capacitación/inducción * Equipos de comunicación * Espacio adecuado para almacenamiento de archivos fisico GESTIÓN DEL RIESGO * Biblioteca del SGI, documentos externos e Información técnica / economica / contractual. * Asistente de Control de Documentos () RIESGO ACCIONES Frecuencia de Revisión Responsable Desconocimiento del uso del gestor Inducción en uso del gestor Web al personal nuevo. Ingreso Codificación y flujo de aprobación de documentos no definida Reuniones con el Cliente Inicio de proyecto Gerente de Proyecto REGISTROS DE CONTROL CÓDIGO Frecuencia Responsable Cronograma de Elaboración de Procedimientos y Registros PSPB-100-X-FR-011 Personal Habilitado Elab. Rev. Aprob. De documentos en Obra PSPB-100-X-FR-012 Lista maestra de documentos del SGI PSPB-100-X-LD-001 Mensual Coordinador SGI Lista maestra de Registros del SGI PSPB-100-X-LD-002 Mensual Coordinador SGI Control de Transmittal emitidos PSPB-340-X-FR-007 Control de Transmittal recibidos PSPB-340-X-FR-008 Lista de Documentos de Ingeniería PSPB-340-X-LD-001 Lista de Documentos externos PSPB-100-X-LD-003 Lista de Distribución de Documentos Internos PSPB-100-X-LD-004 Lista de Distribución de Documentos Externos PSPB-100-X-LD-006 REQUISITOS A CUMPLIR Requisitos de Ley Ley Ley de Seguridad y Salud en el trabajo (Art. 28 Reg del SGSST) DS TR Reglamento de Seguridad y Salud en el Trabajo DS EM Reglamento de SSO en Minería Asistente de Control de Documentos Asistente del SGI Coordinador del SGI Responsable de Procesos Responsables del proyecto CARGOS INVOLUCRADOS Manual del SGI Requisitos de la Empresa PROCEDIMIENTOS DE CONSULTA NOMBRE CODIGO Control de Documentos Requisitos de la Norma Control de Registros PSPB-100-X-PR-002 ISO Control de Documentos ISO Control de Documentos OHSAS Control de Documentos Guía de Gestión de Documentos del SGI Guía de Gestión de Documentos de Ingeniería Gestión Documental PSPB-100-X-GU-001 PSPB-100-X-GU-002 PSPB-340-X-PR-001 N Actualización: 01 Fecha de Actualización: 16/05/2016 Responsable: Nancy Hernández