CONTROL DE LOS DOCUMENTOS

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1 Página 1 de 11 1 OBJETIVOS Establecer, documentar y mantener la Base Documental del Sistema Integrado de Gestión de Hydraulic Systems SAC, de acuerdo con los requisitos de la Norma ISO 9001:2008 y OHSAS 18001: ALCANCE Aplica a todos los s del Sistema Integrado de Gestión desde la elaboración, revisión, actualización, aprobación, distribución y disposición de las versiones pertinentes en los puntos de uso. 3 RESPONSAB. a) Aprobar la documentación del Sistema Integrado de Gestión bajo su responsabilidad. Jefe de Sistemas de Gestión a) Preservar y asegurar la correcta y efectiva aplicación del presente procedimiento. b) Controlar la emisión y distribución de los s del Sistema de Gestión. c) Asegurar que los s del Sistema de Gestión estén actualizados. Asistente de Sistemas de Gestión a) Mantener actualizado los s del Sistema de Gestión. b) Mantener actualizada la Lista de Distribución de Documentos Internos y Externos. c) Asegurar que los s del SIGE vigentes se encuentren publicados en el Portal SIGE. d) Realizar seguimiento al cumplimiento de los s aprobados. Jefaturas de Áreas y/o Responsables de Procesos a) Elaborar, controlar y actualizar la documentación bajo su responsabilidad que pueda afectar al Sistema de Gestión. b) Aprobar los s que le competen según cuadro de aprobaciones. Comité de SST a) Proponer y elaborar la documentación requerida en materia de SST. 4 REFERENCIA a) Norma ISO 9001:2008 (Requisito Control de los s) b) Norma ISO 9000:2005 Fundamentos y Vocabulario c) Norma OHSAS 18001:2007 (4.4.5 Control de s) d) M-SIGE-01 Manual de la Calidad e) F-SIGE-01 Red de Procesos de Hydraulic Systems SAC 5 TERMINOLOGIA a) Portal web del Sistema Integrado de Gestión (SIGE): Portal de información de Hydraulic Systems SAC, en el que se maneja información mutuamente relacionados o que interactúan, en relación a la Gestión de Calidad y Gestión de Seguridad y Salud en el Trabajo. El acceso es a través del aplicativo instalado en las computadoras de Hydraualic Systems SAC y a través de la dirección web b) SST: Siglas para abreviar la terminación referida a Seguridad y Salud en el Trabajo y/o Seguridad y Salud Ocupacional. c) Documento: Información y su medio de soporte. El medio de soporte puede ser papel, disco magnético, electrónico, fotografía, o una combinación de estos. d) Documento controlado: Documento que pertenece al SIGE, cumple con el Procedimiento P-SIGE-01 y son auditables. e) Documento externo: Normas, Regulaciones Nacionales, Manuales Técnicos y Operativos de origen externo a Hydraulic Systems. f) Manual de Calidad: Documento que especifica el Sistema Integrado de Gestión de Hydraulic Systems SAC. g) Procedimiento: Forma especificada de llevar a cabo una actividad o un proceso. h) Instructivo: Describe como se lleva a cabo una actividad específica, pueden tomar también la forma de listas de comprobación, tablas, planos, especificaciones. i) Registro: Documento que presenta resultados obtenidos o proporciona evidencia de actividades desempeñadas. Un formato se convierte en registro cuando contiene información. APROBACIONES ELABORADO REVISADO APROBADO NOMBRE / FIRMA Flor Fierro Flor Fierro Anibal Ripoll CARGO Jefe de Sistemas de Gestión Jefe de Sistemas de Gestión La versión vigente del se garantiza a través del acceso al Sistema Integrado de Gestión ( Las copias impresas deberán ser solicitadas para su entrega y actualización como COPIA CONTROLADA para garantizar su vigencia

2 6 POLITICAS DEL PROCEDIMIENTO SISTEMA INTEGRADO DE GESTIÓN P-SIGE-01 Página 2 de 11 a) El cuadro de aprobaciones sólo se registrará en la primera hoja de cada (manual, procedimiento, instructivo, formato). b) Los nombres y cargos de las personas que elaboran, revisan y aprueban, son necesarios actualizarlos al cambio de versión; caso contrario se mantiene con los datos de las personas que lo elaboraron, revisaron y aprobaron en su momento. c) Los s del SIGE se ponen a disposición del personal de Hydraulic en la web, en medio electrónico, la versión vigente de los s se garantizan a través del acceso al mismo. Para que un impreso sea considerado como COPIA CONTROLADA deberá ser entregado por el y deberá llevar el sello que lo identifique como tal para garantizar su vigencia. d) Los s externos que posean una codificación propia, podrá utilizarse dicha codificación en lugar de la indicada en el punto 7.2 Control de los Documentos Externos (Actividad 4). e) Los Programas, Cronogramas y Planes se desarrollarán como formatos, no siendo necesario la creación de un procedimiento, ni que cumplan con el Anexo DESARROLLO 7.1 ELABORACIÓN Y INTERNOS N RESP. DESCRIPCIÓN 1 Jefes Área Identificar la necesidad de documentar alguna actividad o tarea.- a) Identificar actividades o tareas, que necesitan ser documentadas ó actualizadas en base a vacíos identificados en la comunicación entre los procesos o sub procesos. b) Determinar el tipo de a generar, en base a la relevancia del mismo y aplicación dentro de un proceso y sub proceso e interacción con los demás. Nota: La necesidad de documentar, puede ser solicitada por cualquier trabajador de la empresa. 2 Jefe de Área / / Asistente SIGE Elaborar y/o modificar los s.- a) Elaborar y/o modificar los s definiendo y revisando el alcance del, recolectar y documentar la información pertinente para la elaboración y/o modificación, en coordinación con el usuario(s) involucrado(s). Cuando los cambios involucren a varias áreas, se deberá revisar con las partes involucradas. b) Considerar en el encabezado de los s, la estructura mostrada líneas abajo. SISTEMA INTEGRADO DE GESTIÓN NOMBRE DEL DOCUMENTO XX-YY-ZZ Ver.NN / dd-mm-aa Página 1 de # Nota: Tener en cuenta el anexo 03 Estructura Recomendada para los Documentos. 1. Cambios en el.- a) Cuando se realicen cambios o actualizaciones estos pueden ser por: Cambios en el proceso Resultados de Auditorías Análisis de Datos Acciones Correctivas y Preventivas Revisión por la Dirección Mejora Continua b) Realizar los cambios necesarios del. c) Registrar en el punto Control de cambios del, las modificaciones que se han realizado. Para el caso de formatos se los cambios se realizarán por comparación entre s.

3 3 Jefe de Área / Jefe SIGE SISTEMA INTEGRADO DE GESTIÓN P-SIGE-01 Revisar los s antes de la aprobación.- Página 3 de 11 a) Revisar los s propuestos según la estructura establecida. b) Verificar que el modificado ó incluido en el SIGE sea eficaz con los requisitos de la norma ISO 9001:2008, OHSAS 18001:2007 y aquellos necesarios por la organización. c) Seguir con la estructura de s establecido en el Anexo 03, de preferencia. d) Si el propuesto no cumple con lo especificado, remitir al responsable para reiniciar el procedimiento a partir del punto 2. 4 Asistente SIGE Asignar el código para el.- a) Asignar el código para el según lo establecido. Ver Anexo 01 Lista de Códigos de Documentos y Procesos. Ver F-SIGE-01 Red de Procesos de Hydraulic Systems SAC. b) Indicar en el el cambio de versión. c) Establecer la vigencia del, el cuál será coordinado con el responsable del Proceso. XX YY ZZ XX : YY : ZZ : Código de Documento Código de Proceso Numero Correlativo del Documento del Proceso 5 / / Jefe de Área d) Enviar al responsable de la elaboración, para la revisión respectiva. Aprobar el.- a) Aprobar el con firmas en físico con los responsables establecidos de la elaboración, revisión y aprobación antes de su emisión. Ver Anexo 02: Cuadro de aprobaciones de s. b) Registrar los responsables de la elaboración, revisión y aprobación, Nota: Los s que por algún motivo, excepciones u otras consideraciones, no contemplen el cuadro de aprobaciones de los responsables en la primera hoja al pie de página se deberá dejar una comunicación al respecto e indicar si lleva o no el cuadro de aprobaciones en la Lista Maestra de Documentos Internos. 6 Asistente SIGE Actualizar el en la red a) Guardar el en formato original que fueron creados (Word, Excel, PPT, otros). b) Escanear el aprobado y convertir el archivo a extensión PDF y guardar en la carpeta según corresponda. c) Guardar el con la anterior versión en la carpeta obsoleto (solo se aplica en caso de modificación de ). 7 Asistente SIGE Actualizar la lista maestra de s internos a) Actualizar la lista maestra (F-SIGE-03), cada vez que se apruebe o modifique un. 8 / / Jefe de Área Difundir el.- a) Difundir el comunicando su vigencia a los involucrados, mediante un correo electrónico, adjuntando el acceso a la dirección web del. b) Entregar COPIAS CONTROLADAS (s en físico) al personal que se indique a solicitud del Jefe de área, siempre que se justifique la necesidad c) Registrar la entrega del en físico en la Lista de Distribución de Documentos (F-SIGE-02). Nota: 9 Asistente SIGE Publicar el.- 1. Para el cambio de s en físico se deberá recuperar la versión anterior del y destruirlo. a) Publicar el aprobado en el portal del Sistema Integrado de Gestión ( Para procedimientos, instructivos y formatos la publicación será en formato PDF, en registros otros, podrá ser en el formato original que fue creado si fuera necesario.

4 10 Asistente SIGE Realizar seguimiento a la implementación del.- Página 4 de 11 a) Realizar el seguimiento a la implementación del aprobado y/o modificado para verificar nuevos cambios. Primer periodo: 45 días después de la aprobación Segundo periodo: 90 días después de la aprobación Tercer periodo: 120 días después de la aprobación. 7.2 EXTERNOS N RESP. DESCRIPCIÓN 1 Personal de Hydraulic Identificar la necesidad de externo a) Identificar la necesidad de contar con un externo que ayude a las actividades de cada proceso. b) Solicitar a la Jefatura inmediata la aprobación para la adquisición del externo cuando sea necesario. 2 Jefe de Área Solicitar la adquisición del externo.- a) Solicitar la adquisición del externo, seguir con el procedimiento de compras P-GO-01, P-GO-02 cuando sea necesario tramitar la compra del. b) Verificar que el adquirido sea el solicitado, por el usuario. 3 Jefe de Área Solicitar la codificación del externo.- a) Solicitar la codificación del externo al Asistente SIGE, por cada externo nuevo que ingrese por compras u otra fuente (obsequio de proveedores, manuales de usuario, etc). 4 Asistente SIGE Asignar el código para el.- a) Asignar el código para el externo. Ver Anexo 04 Lista de Códigos de Documentos Externos. DE XX YY DE : XX : YY : Identificación de Documento Externo Tipo de Documento Externo Número Correlativo del Documento Externo b) Etiquetar los s externos, siguiendo el esquema de etiquetado, en un lugar legible y de fácil ubicación: Código : Nombre del Documento N Copia: Versión : Proceso : NOTA: Para los s externos que no puedan ser etiquetados tipo Página Web, sólo se registrará en la Lista Maestra de Documentos Externos (F-SIGE-04). 5 Asistente SIGE Actualizar la Lista Maestra de s externos.- 6 Jefe de Área Divulgar el.- 7 Jefe de Área / Asistente SIGE a) Actualizar el en la Lista Maestra de Documentos Externos (F-SIGE-04), antes de su distribución. a) Dar a conocer al personal involucrado el externo y la ubicación del mismo. Cambiar el externo.- a) Cambiar el externo dando de baja el Documento externo obsoleto, retirando del punto de ubicación, comunicar al área SIGE b) En caso de necesitar mantener el obsoleto en físico, solicitar al asistente SIGE colocar el sello de DOCUMENTO OBSOLETO. c) Para cambios de s externos volver al punto 2 en adelante.

5 Página 5 de 11 8 Asistente SIGE Realizar el seguimiento al uso del externo.- a) Realizar el seguimiento al uso del externo. De encontrar observaciones, reportar al, para las revisiones del caso, de ser necesario reportar como una SAC al procedimiento. 8 REGISTROS: N CODIGO FORMATO NOMBRE DE REGISTRO RESPONSABLE UBICACIÓN TIEMPO DE RETENCIÓN DISPOSICIÓN FINAL 1 F-SIGE-02 Lista de Distribución de Documentos Oficina SIGE 1 año Actualización / Desecho 2 F-SIGE-03 Lista Maestra de Documentos Internos iso (//sambaserver) (Y:) Permanente (actualizado) Permanente (actualizado) 3 F-SIGE-04 Lista Maestra de Documentos Externos iso (//sambaserver) (Y:) Permanente (actualizado) Permanente (actualizado) 9 ANEXOS: N ANEXO NOMBRE Anexo 01 Anexo 02 Anexo 03 Anexo 04 Anexo 05 Anexo 06 Elaboración y Control de Documentos Internos Control de Documentos Externos Lista de Códigos de Documentos y Procesos Cuadro de Aprobaciones de Documentos Estructura Recomendada para los Documentos Lista de Códigos de Documentos Externos

6 Página 6 de CONTROL DE CAMBIOS DEL DOCUMENTO: N Versión DESCRIPCIÓN DEL CAMBIO Se efectuaron cambios en la estructura de codificación y desarrollo de los s Se añadieron los puntos 6.- POLITICAS, 8.- REGISTROS, 9.- ANEXOS, 10.- CONTROL DE CAMBIOS DEL DOCUMENTO. El procedimiento no contiene el Control de Registros el cuál se indica en otro. Se adicionó en el punto 6.- POLITICAS el control para el manejo de la información en medio magnético a través de un proveedor externo. Se adicionó en las Políticas la realización del back up, a los s del SGC como medio de protección de la información, en reemplazo del proveedor externo. Se retiró en la divulgación del, la entrada en vigencia a los 02 días posteriores de la comunicación. Se contempla a las Políticas Administrativas como referencia para el desarrollo de las labores. Se modificó el Anexo 5 en relación a la Lista de Códigos de Tipos de Documentos Se incluyó en el Anexo 2 en Lista de Códigos de Documentos, a la Política de Calidad como tipo de. FECHA Se adicionó en el anexo 02, en la Lista de códigos de procesos a la Gestión Administrativa (AD) Se adicionó en el punto 7.1 Elaboración y control de los s internos, el ítem 10 Seguimiento a implementación de s internos. Se actualizó los puntos donde se hace llamado a la versión de la Norma ISO 9001 a versión En el punto 5. Terminología, se ha adicionado la definición del Portal del Sistema Integrado de Gestión, se quita la definición de Sistema Integrado de Información, por evitar confusiones. En el punto 6. Políticas, ya no se hace mención a las Políticas Administrativas. En el punto 7. Desarrollo, los anexos 01, 02,04 de la versión anterior han sido incluidas como parte del desarrollo. Se ha incluido en la actividad 8. En la actividad 10, se ha considerado los cambios que pueden generar cambio o actualización de los s. En el punto 11 se está considerando la aplicación del Procedimiento P-SIGE-04 Acciones Correctivas y Acciones Preventivas. Los anexos han variado en relación a la versión anterior. Se integra el Sistema de Gestión de Calidad con el Sistema de Seguridad y Salud en el Trabajo y las Políticas Administrativas para fusionarse en el Sistema Integrado de Gestión. En el punto 4. Referencia, se ha adicionado la Norma OHSAS 18001:2007, la RED de Procesos (F-SIGE-14), el procedimiento Acciones Correctivas y Preventivas (P-SIGE-04). Se adicionó en el punto 4 Referencias: Norma OHSAS 18001:2007 El código de la Red de Procesos d Hydraulic Systems SAC cambio de FC-GC-13 a F-SIGE-01. Las Acciones Correctivas y Preventivas, antes estaban incluidas en el P-GC-03, ahora se separa y es el P- SIGE-04. Se adicionó en el punto 7. Desarrollo, actividad 9 la revisión cada 3 meses de los Documentos Internos del SIGE con la Lista Maestra de Documentos Internos. Se agregó en el punto 7.1 en la actividad 5, la nota, que contempla la forma de proceder cuando un no lleve el cuadro de aprobaciones en el pie de página Se retiró en el punto 7.1 Desarrollo, actividad 2, el encabezado a utilizar para los formatos, trasladándolo al Procedimiento Control de los Registros Se retiró el punto 7.1 actividad 6 reemplazándolo por actualización de en la red, que contempla el manejo de preservar los s. Se realizó el cambio de cargo de RED a jefe SIGE. 13/03/2016 En el punto 7.10 se adiciono los periodos de tiempos para la verificación de la implementación del. 03/05/2017

7 Página 7 de 11 ANEXO 01: ELABORACION Y INTERNOS Jefe de Area Asistente SIGE Jefe de area INICIO Identificar la necesidad de documentar alguna actividad Elaborar y/o modificar Revisar Documento NO El requiere cambios? SI Asignar código de Aprobar Actualizar el en la red Actualizar y revisar la lista maestra Difundir el Publicar el Realizar Seguimiento a la Implementación FIN

8 Página 8 de 11 ANEXO 02: EXTERNOS Personal de Hydraulic Jefe de Area Asistente SIGE INICIO Identificar la necesidad de externo Solicitar adquisición de s externos Solicitar codificación de s externos Asignar código de Difundir Actualizar lista maestra de s externos Cambio de ecerno Seguimiento al uso de s externos FIN

9 Página 9 de 11 ANEXO 03: LISTA DE CÓDIGOS DE DOCUMENTOS Y PROCESOS LISTA DE CODIGOS DE DOCUMENTOS LISTA DE CODIGOS DE PROCESOS DOCUMENTOS CODIGO PROCESO CODIGO Política PO Gestión del Sistema Integrado de Gestión SIGE Manual M Gestión de la Alta Dirección GD Reglamento R Gestión de Ventas GV Procedimiento P Fabricación y Reparación FR Instructivo I Gestión de Compras GO Formato F Gestión de Almacenes GA Gestión de Recursos Humanos GR Gestión del Mantenimiento GM Gestión Administrativa AD (*) Gestión de Tecnologías de la Información y Comunicación (TIC) GT Nota: Los procesos que indican un (*) no se encuentran bajo el alcance de certificación ISO 9001 y los s que están fuera del alcance para el proceso SIGE se indican en la Lista Maestra de Documentos Internos. Donde: ANEXO 04: CUADRO DE APROBACIONES DE DOCUMENTOS GG : SIGE : Sistema Integrado de Gestión (SIGE) RP : Responsable de Proceso (Jefe, supervisor) PH : Personal de Hydraulic Systems DOCUMENTO Política Manual Reglamento Plan Procedimiento Instructivo RESPONSABLES ELABORACIÓN REVISIÓN APROBACIÓN Personal de Hydraulic Systems Responsable de Proceso

10 Página 10 de 11 Formato Personal de Hydraulic Systems ANEXO 05: ESTRUCTURA RECOMENDADA PARA LOS DOCUMENTOS A INCLUIR DOCUMENTO POLÍTICA MANUAL REGLAMENTO PROCEDIMIENTO INSTRUCTIVO FORMATO Objetivos NA NA A A NA NA Alcance NA A A A NA NA Responsabilidades NA NA NA A NA NA Referencia NA A A A NA NA Terminología NA A A A NA NA Políticas del Procedimiento NA NA NA A NA NA Desarrollo A A A A A A Registros NA NA NA A A NA Anexos NA NA NA A A NA Control de cambios del Por A A A A comparación Por comparación Leyenda: A : Aplica NA : No Aplica Nota: Las Políticas Administrativas de Hydraulic Systems, llevará la codificación de AD y en el contenido además del Desarrollo, podrá llevar el punto de Control de Cambios. ANEXO 06: LISTA DE CÓDIGOS DE DOCUMENTOS EXTERNOS DOCUMENTO Catálogos Impreso (Incluye Manuales) Manuales Normas Contratos Otros Documentos (Incluye Hojas técnicas, comerciales) Procedimiento Externo Reglamentos CODIGO CA MA NO CO DO PE RE

11 Página 11 de 11 Nota: Se registraran como Normas toda documentación en relación a Leyes, Decretos, Resoluciones Ministeriales y otros s que representen normas legales.