PROCEDIMIENTO PARA EL CONTROL DE DOCUMENTOS

Transcripción

1 PROCEDIMIENTO REGISTRO DE CAMBIOS FECHA DE VIGENCIA/ VERSIÓN No /V1 NUMERAL 3 / 7 / / 7.5 DESCRIPCION U ORIGEN DEL CAMBIO Se ajustaron las denominaciones de cargos según las modificaciones realizadas en la estructura organizacional. Se aclara de quien es la responsabilidad de aprobar los documentos. Se establece que la difusión de la información del SGC también se realice a través de la página web institucional. Se incluyen las actividades de Control de copias y socialización de documentos. Página 1 de 9

2 1. OBJETIVO Este procedimiento tiene por objeto establecer las pautas para el adecuado control y la administración de los documentos del sistema de gestión de la calidad SGC de CECAR. 2. ALCANCE Este procedimiento aplica a los documentos de origen interno y externo, en todos los procesos del Sistema de Gestión de la Calidad de CECAR, excepto a: Cartas, correos electrónicos, informes, actas, resoluciones, acuerdos, circulares, certificaciones, convenios, planes de acción y documentos que tienen que ver con la gestión financiera, como los cheques y los comprobantes de egreso. 3. RESPONSABLE El Coordinador de Gestión de Calidad de la institución es responsable de cumplir, hacer cumplir y mantener actualizado este procedimiento. Todo el personal que se encuentre implicado tanto en la elaboración como en el control y manejo de los documentos debe cumplir con las disposiciones establecidas en el presente documento. 4. DEFINICIONES 4.1 Documento. Información presentada en forma impresa, digital, o audiovisual para establecer disposiciones y/ o para facilitar el registro de los datos del SGC, ej. Manual de la calidad, procedimientos, caracterización de procesos, manual de funciones e instructivos entre otros. 4.2 Registro. Es todo documento que contiene evidencias de las actividades ejecutadas o datos tomados durante el desarrollo de las diferentes actividades del SGC de CECAR. Por lo tanto, pueden ser: los formatos una vez diligenciados, las bases de datos y software empleados, los videos, las actas que provengan de formatos estandarizados y las fotografías, sea que se mantengan en forma impresa o en medio digital. Página 2 de 9

3 4.3 Caracterización de procesos. Documento que indica las actividades de un proceso junto con sus objetivos, responsables, entradas, salidas, proveedores y clientes. Además, define los recursos necesarios (Infraestructura, equipos, personal, etc.) y la forma de medir su eficacia. 4.4 Procedimiento. Documento que especifica cómo desarrollar los procesos sistemáticamente. 4.5 Instructivo. Documento que detalla cómo deben desarrollarse las diferentes actividades que hacen parte de los procesos. 4.6 Formato. Formularios o plantillas que se utilizan para reportar información del SGC de la institución. Nota: Los formatos una vez diligenciados se convierten en registros. 4.7 Manual. Conjunto de documentos del mismo tipo, ej. Manual de procedimientos, manual de calidad, manual de funciones, entre otros. 5. RECOMENDACIONES GENERALES PARA LA ELABORACIÓN DE LOS DOCUMENTOS DE LA INSTITUCIÓN 5.1 Brevedad. Se recomienda presentar el texto en la forma más clara y concisa posible, resumiendo lo indispensable, es decir, incluyendo las explicaciones estrictamente necesarias. 5.2 Uniformidad en la terminología. Todo documento debe ser comprensible por cualquier persona evitando los términos en otros idiomas y si se trata de palabras muy especializadas, se recomienda definirlas inmediatamente después del objetivo del documento. Se recomienda utilizar siempre un mismo término para un mismo concepto y emplear los símbolos, abreviaturas y unidades establecidos internacionalmente. 5.3 Ilustraciones y ejemplos. Siempre que sea aplicable, es recomendable incluir ilustraciones y referenciar los formatos aplicables con el fin de dar mayor claridad al texto. Se sugiere emplear ejemplos cuando permitan garantizar la comprensión del documento. Página 3 de 9

4 6. ESTRUCTURA DE LOS DOCUMENTOS INTERNOS 6.1 Nombre, logosímbolo de la institución. Todos los documentos internos del SGC llevarán en el margen superior izquierdo, el logosímbolo y nombre de la institución. 6.2 Título. Debe definir en la forma más concreta posible, el tema al cual se refiere el documento. 6.3 Fecha (de vigencia del documento). Debe colocarse en el recuadro superior, a la derecha empleando el sistema dd-mes-aaaa, ej para indicar 4 de octubre de Versión. Se debe indicar la versión después de la fecha seguida de un slash, incluyendo la letra V seguida del número 1 cuando se emite por primera vez, y modificándola en forma consecutiva con cualquier cambio. 7. PROCEDIMIENTO 6.5 Paginación. En el pie de página derecho se debe numerar cada página haciendo referencia al total de páginas, ej. Página 1 de 3, página 2 de 3 y página 3 de Contenido. Siempre que sea apropiado, el contenido ó cuerpo del documento debe presentarse en forma de capítulos. Los capítulos pueden incluir, según el tipo de documento aspectos tales como: Objetivo, definiciones, descripción de actividades, documentos aplicables, registros, etc. Cuando sea necesario especificar algunos detalles dentro de un capítulo, debe utilizarse la numeración decimal, teniendo en cuenta los siguientes conceptos: Capítulo: Es una división grande de la materia u objetivo del documento. Estos deben ser numerados consecutivamente. Se recomienda dejar como primer capítulo el objetivo y como último los documentos aplicables o registros Sub-capítulo: Es una subdivisión del capítulo y se representa con dos números separados por un punto. Página 4 de 9

5 6.6.3 Acápite: Es un aspecto específico del sub-capítulo y debe representarse por tres números separados por puntos Párrafo: Es una subdivisión del acápite y debe representarse por cuatro números separados por puntos ó simplemente con un guion inicial. 6.7 Registro de elaboración y aprobación: Al final de cada documento debe colocarse el siguiente recuadro con el nombre de la persona responsable de su elaboración y aprobación, su cargo y su firma. Nombre Cargo Firma Elaborado por Aprobado por NOTA. En el caso de los formatos ya sea que se manejen en medio impreso o digital, la información de los responsables de la elaboración y aprobación del documento, se registra en una hoja aparte con el fin de no restarle espacio útil a éste, y no lleva la casilla de firma. 7. CONTROL DE LOS DOCUMENTOS GENERADOS INTERNAMENTE 7.1 Elaboración. Cuando surge la necesidad de la creación de un documento que se considere como parte del SGC, el responsable del proceso en conjunto con el Coordinador de Gestión de Calidad, proceden a su elaboración. 7.2 Aprobación. Los documentos correspondientes al SGC de CECAR serán revisados por el Coordinador de Gestión de Calidad para verificar su coherencia con otros documentos del SGC. Posteriormente los documentos son aprobados, antes de su difusión, por la Rectora de la institución o por el Representante de la Alta Dirección del SGC. Una vez aprobado, el documento debe ser incluido en el Listado Maestro de Documentos Internos. Página 5 de 9

6 El Coordinador de Gestión de Calidad mantiene copia de los documentos impresos con la firma de los responsables de su elaboración y aprobación en una carpeta destinada para tal fin. Los documentos aprobados son exportados a formato PDF para su publicación, con la leyenda: Original Firmado, en la casilla de Firma. 7.3 Difusión. Los documentos aprobados son difundidos por el Coordinador de Gestión de Calidad a través de: El servidor, en una carpeta denominada SGC CECAR protegida con clave de acceso bajo su responsabilidad. En esta carpeta se mantienen los documentos originales en Word, Excel o ppt protegidos para evitar que sean modificados y copias en PDF con acceso a todo el personal para su consulta o impresión en cualquier momento. El Director de sistemas, se asegura que semanalmente se realice backup a esta carpeta, manteniendo dos copias; una dentro de las instalaciones de la institución y otra por fuera de ellas, según lo establecido en el Instructivo para realización de Backup A través de la página web de la institución, para facilitar la consulta de los documentos del SGC a los empleados fuera de Sincelejo. 7.4 Control de Copias: Los documentos llevarán en el pie de página la leyenda LA IMPRESIÓN DE ESTE DOCUMENTO SE CONSIDERA COPIA NO CONTROLADA para especificar que las copias impresas son documentos no controlados; es decir, que el documento válido siempre será el publicado en el servidor. Cualquier parte interesada externa, ej: Cliente, proveedor, entes gubernamentales u organismo certificador que requiera una copia de un documento interno de la institución, debe solicitarlo al Coordinador de Gestión de Calidad quien decide si se emite la copia en medio digital con una marca de agua en PDF o impresa con la leyenda Copia no controlada ; lo cual significa que la institución no se hace responsable por enviarle copia actualizada si el documento es modificado. Página 6 de 9

7 7.5 Socialización de los documentos: El Responsable del proceso emisor del documento, junto con el Coordinador de Gestión de Calidad, realizan una actividad con los responsables de procesos involucrados en la aplicación del documento, para socializar y aclarar su uso, dejando evidencia de ésta en el Registro de asistencia a actividades de formación y otras actividades de mejora de la competencia. 7.6 Modificación de documentos. Cualquier empleado en la institución que considere necesario modificar un documento; puede solicitarlo al Coordinador de Gestión de Calidad mediante un o carta. El Coordinador de Gestión de Calidad evalúa la solicitud y tramita su autorización ante el Responsable del proceso emisor y verifica que la modificación solicitada sea coherente con otros documentos del SGC, ajusta el número de la versión e incluye el Registro de cambios según el modelo presentado a continuación, en el cual se indican por lo menos los dos últimos cambios. Posteriormente, el Coordinador de Gestión de Calidad envía el documento al Rector, para su nueva aprobación y sigue con lo establecido en el numeral 7.2. REGISTRO DE CAMBIOS FECHA DE VIGENCIA/ VERSIÓN No. NUMERAL DESCRIPCION U ORIGEN DEL CAMBIO NOTA. En el caso de los formatos ya sea que se manejen en medio impreso o digital, la información de los cambios se registrará en una hoja aparte con el fin de no restarle espacio útil a éste. 7.7 Manejo de documentos Obsoletos. El Coordinador de Gestión de Calidad identifica el documento Obsoleto como tal mediante marca de agua y lo traslada a la subcarpeta destinada para tal fin en la carpeta del SGC CECAR ubicada en el servidor, en la cual mantiene como mínimo el documento inmediatamente anterior. Página 7 de 9

8 8. CONTROL DE LOS DOCUMENTOS DE ORIGEN EXTERNO 8.1 Responsabilidades. En la siguiente matriz se relacionan los documentos que deben controlarse para asegurar la adecuada difusión de la información que puede afectar el SGC de la institución. Los documentos cuya fuente de información es el Cliente se consideran propiedad del cliente y se controlan según lo establecido en este numeral. Matriz de responsabilidades por el control de documentos de origen externo: TIPO DE DOCUMENTO Normas aplicables del SGC Legislación aplicable a los servicios utilizados y/ o generados, según aplique Especificaciones técnicas de los bienes, suministros y servicios empleados. Manual de operación o un catálogo de un equipo. RESPONSABLE DEL CONTROL Coordinador de Gestión de calidad Todos los Jefes de procesos Jefe de compras Jefe de Planta Física y Logística / Director de Sistemas, Información y Tecnologías, según corresponda FUENTE DE INFORMACIÓN ICONTEC Ente gubernamental relacionado Proveedores Proveedores 8.2 Consecución, actualización y difusión. Cada Responsable de documentos de origen externo define la fuente de información para garantizar la disponibilidad de los documentos permanentemente actualizados y una vez adquiere el documento informa al Coordinador de Gestión de Calidad para que actualice el respectivo Listado maestro de documentos de origen externo y lo publique en la carpeta del SGC CECAR ubicada en el servidor, para consulta de los interesados. Los documentos externos originales, reposarán en la oficina del responsable de su control, quien los mantendrá vigentes en la última versión. Página 8 de 9

9 9. DOCUMENTOS DE REFERENCIA Instructivo para realización de Back- up 10. REGISTROS Registro de asistencia a actividades de formación y otras actividades de mejora de la competencia Listado maestro de documentos internos. Listado maestro de documentos de origen externo. s o Cartas de solicitud de modificación de documentos. Elaborado por Aprobado por Nombre Martha Buelvas Marino Piedad Martínez Carazo Cargo Coordinador de Gestión de Calidad Rectora Firma Página 9 de 9