Procedimiento de control de documentos.

Transcripción

1 Procedimiento de control de documentos. 20/04/2016 VICERRECTORÍA DE CALIDAD Corporación Universitaria Del Caribe CECAR

2 Contenido 1. Objetivo Alcance Responsables Definiciones Normatividad interna Política/Condiciones Generales Ejecución del procedimiento Identificar la necesidad de crear, modificar o retirar un documento Evaluar la necesidad Elaborar o modificar los documentos Revisar y ajustar los documentos Aprobar los documentos Difundir el documento aprobado en medios institucionales Aquiles Página web institucional Proteger la información Socializar los documentos Controlar las copias Archivar el documento Retirar el documento obsoleto Documentos internos Procedimientos Asociados Documentos externos Control de cambios Flujograma... Error! Marcador no definido. 2

3 1. Objetivo Establecer los lineamientos para la elaboración, identificación, revisión, aprobación, divulgación, actualización y retiro por obsoletos de los documentos del Sistema Integrado de Gestión de la Calidad. 2. Alcance Este procedimiento inicia desde Identificar la necesidad de crear, modificar o retirar un documento hasta su divulgación y publicación. 3. Responsables El Coordinador de Calidad es el responsable de garantizar el cumplimiento de este procedimiento. 4. Definiciones Documento: Información y su medio de soporte (procedimientos, instructivos, formatos, planes, programas, matrices, documentos de origen externo; entre otros). Registro. Es todo documento que contiene evidencias de las actividades ejecutadas o datos tomados durante el desarrollo de las diferentes actividades del SGC de CECAR. Por lo tanto, pueden ser: los formatos una vez diligenciados, las bases de datos y software empleados, los videos, las actas que provengan de formatos estandarizados y las fotografías, sea que se mantengan en forma impresa o en medio digital. Caracterización de procesos: Documento que indica las actividades de un proceso junto con sus objetivos, responsables, entradas, salidas, proveedores y clientes. Además, define los recursos necesarios (Infraestructura, equipos, personal, etc.) y la forma de medir su eficacia. Procedimiento: Forma especificada para llevar a cabo una actividad o un proceso. Es recomendable que los procedimientos definan, como mínimo: quién hace qué, dónde, cuándo, porqué y cómo. 3

4 Instructivo: Documento que describe de forma secuencial y con alto nivel de detalle actividades u operaciones muy específicas. Aprobación: Aceptación de un documento que garantiza su aplicación desde el punto de vista de recursos y coherencia con el Sistema Integrado De Gestión. Usuario: organización, entidad o persona que recibe un producto o un servicio. Código: Conjunto de letras, números y/o símbolos que permiten identificar un documento en forma particular. Copia controlada: Es el documento copia del original, sobre el cual existe control y responsabilidad para informar y suministrar las actualizaciones que se realicen. Copia no controlada: Copia del documento original en medio físico o magnético entregado a un tercero con fines de información. Estas copias están identificadas con la leyenda COPIA NO CONTROLADA, sobre estas no hay responsabilidad de actualización. Formato: documento diseñado para recolección de la información que proporcione evidencia de una acción. Distribución: es la actividad por medio de la cual un documento aprobado se entrega a los interesados para su aplicación. Documento Externo: Es aquel elaborado por entes externos a la institución pero que inciden en la ejecución de los procesos y procedimientos del Sistema Integrado de Gestión de Calidad. Entre los documentos externos se pueden considerar normas, códigos, leyes, decretos, resoluciones, manuales entre otros. Documento obsoleto: es un documento que ha perdido su vigencia en fecha o contenido. Guía: Pautas de acción, esenciales ante un problema, establece recomendaciones, sugerencias u orientaciones sobre un tema específico. Manual: Conjunto de documentos del mismo tipo, ej. Manual de procedimientos, manual de calidad, manual de funciones, entre otros. Listado maestro de documento: Lista en la cual se relacionan los documentos controlados de CECAR. 4

5 Manual Del Sistema De Gestión De Calidad: es el documento que describe en forma genérica el Sistema Integrado de Gestión, incluye entre otros la política integrada del sistema y el alcance del mismo. Modificación: mecanismo a través del cual se realizan cambios necesarios en los documentos. Pueden ser de forma o de fondo. PHVA: Corresponde a las siglas de Planear, hacer, verificar y actuar Pirámide documental: es la representación gráfica de los documentos definidos en el Sistema Integrado de Gestión. Política: Documento que define directrices Proceso: Conjunto de actividades relacionadas mutuamente o que interactúan para generar valor y las cuales transforman elementos de entrada en resultados. Programa: Son documentos escritos que definen con claridad los objetivos de una organización y describe los métodos que se van a emplear para alcanzar dichos propósitos. Publicación: Es el proceso que permite dar a conocer un documento. Revisión: Actividad emprendida para asegurar la conveniencia, adecuación, eficacia, eficiencia y efectividad del tema objeto de la revisión, para alcanzar unos objetivos establecidos. SIG: Sistema Integrado de Gestión. Plataforma común que unifica los sistemas de gestión del CECAR para orientar y fortalecer la gestión, dar dirección, articular y alinear conjuntamente los requisitos de los subsistemas que lo componen. Versión: Señala el número de veces que se han efectuado modificaciones al documento. La primera versión corresponde al número uno (1.0), para la segunda versión correspondería al número dos (2.0). 5. Normatividad interna Acuerdo No 19 de

6 6. Política/Condiciones Generales 6.1. Si se requiere efectuar cambios de forma en los documentos del Sistema Integrado de Gestión como: correcciones de ortografía o de redacción se podrán realizar sin que ello implique el cambio de versión del documento como tampoco el trámite de la solicitud de modificación, ni la recolección de firmas La producción documental estará organizada de acuerdo al procedimiento de gestión documental y archivo de la institución Los documentos que se descarguen del sitio web son considerados NO CONTROLADOS y la responsabilidad del uso de versiones desactualizadas será responsabilidad del respectivo empleado Los responsables de las dependencias donde se utilizan formatos pre- impresos deben asegurar la eliminación de todas las copias del formato desactualizado cuando se actualicen o den de baja El responsable de cada proceso debe identificar los documentos de origen externo que apliquen a los procesos de la entidad y decidir, si se trata de documentos legales y/o documentos que ofrecen orientación para la aplicación de la normatividad, con el fin de actualizar el Normograma. 7. Ejecución del procedimiento 7.1. Identificar la necesidad de crear, modificar o retirar un documento Todos los empleados podrán manifestar a su jefe o responsable del proceso la necesidad de crear, modificar o retirar un documento del SGC Evaluar la necesidad El responsable del proceso evalúa la necesidad manifestada, si está de acuerdo procede hacer la propuesta aplicando la actividad 7.3 Elaborar y modificar los documentos. 6

7 7.3. Elaborar o modificar los documentos El responsable de la elaboración o modificación del documento elabora o modifica según corresponda, seguidamente lo envía a calidad teniendo en cuenta los formatos institucionales para el mismo, relacionados a continuación: F-AP-13 F-AP-09 F-AP- 10 F-AP- 11 F-AP-12 Formato de Caracterización Formato levantamiento de procedimientos Plantilla Formato Excel Plantilla Formato Word Plantilla formato para instructivo/guía Los responsables de la elaboración, revisión y aprobación de los documentos son los relacionados a continuación, de acuerdo al tipo de documento: Tipo De Documento Plan estratégico institucional Objetivos del SGC Mapa de procesos Manual del SIG Mapa de procesos Políticas institucionales Procedimientos Instructivos Guías Fichas técnicas Elaboración Revisión Aprobación Director de planeación/ Vicerrectores Rector Junta directiva Rector/ Vicerrectores Secretaría general Junta directiva Empleado responsable De acuerdo al proceso de su responsabilidad o liderazgo: Vicerrector administrativo y financiero Rector Vicerrector de Calidad Vicerrector de CTeI 7

8 Vicerrector académico Vicerrector de posgrados Hojas de vida de indicadores Formatos Empleado responsable De acuerdo al proceso de su responsabilidad o liderazgo: Vicerrector administrativo y financiero Coordinador de calidad Vicerrector de Calidad Vicerrector de CTeI Vicerrector académico Vicerrector de posgrados 7.4. Revisar y ajustar los documentos La Coordinación de Calidad recibe las solicitud y evalúa si hay otras dependencias involucradas con la actividades o si afecta otros procesos, a fin de garantizar la participación de los responsables en la elaboración y/o ajuste del documento y hace un levantamiento de la información, si es una modificación se realiza en la sección de control de cambios las modificaciones significativas. El Coordinador de Calidad deberá garantizar que se tenga los documentos en los formatos establecidos y que el contenido sea adecuado a los propósitos del sistema, evalúa la solicitud de acuerdo al cumplimiento de los requisitos legales, de las normas soportes del SIGC de CECAR, de los requisitos de los usuarios y de todas las partes interesadas. Los documentos serán identificados, codificados y estandarizados por la oficina de calidad de acuerdo a la siguiente información: 8

9 Los encabezados estarán estandarizados como se muestra a continuación: Nombre del documento A Elaboró B Revisó C Aprobó Cargo E Cargo E Cargo Código: Versión: Fecha: D H E G F a. Nombre del procedimiento: Es la denominación o título del procedimiento ubicado en la parte central del encabezado b. Elaboró : Nombre de la persona que elaboró el documento c. Revisó: Nombre de la persona responsable de revisar el procedimiento d. Aprobó: nombre de la persona responsable de aprobar el procedimiento e. Cargo: nombre del cargo de la persona que elaboró, revisó y aprobó. f. Fecha: Identifica la fecha de creación o modificación del documento (Día- Mes - Año). g. Versión: Identifica el consecutivo de modificaciones que afecta el documento h. Código: Se hace referencia a la identidad del documento del sistema de gestión en el cual se utiliza así: F FI - 01 Tipo de Documento Proceso Número Tipo de documento: Este se indicará con la primera letra del tupo de documento, descrito como se muestra en la siguiente tabla: 9

10 Procedimientos Formatos Manual de Calidad Documentos externos Instructivo P F M E I Códigos del Proceso: Los procesos se indicaran con las dos primeras letras de sus nombres, de acuerdo al mapa de procesos vigente: Ejemplo: Direccionamiento Estratégico Formación Integral Desarrollo del Talento Humano Tecnología de la Información Gestión Financiera Gestión de Riesgos, Continuidad de las operaciones y HSE Gestión Administrativa Relacionamiento Institucional Autoevaluación y Gestión de Procesos DE FI TH TI GF GR GA RI AP Número consecutivo al que corresponde el documento según el listado maestro de documento. El encabezado para los formatos deberá tener la siguiente forma: A Nombre del formato Nombre del Procedimiento B Código: Versión: Fecha: E C D Se deberá tener en cuenta para los documentos adicional las siguientes disposiciones: Fuente: Calabri Tamaño: 11 para todos los documentos y 9 para los formatos Logo de SIGC y Logo de CECAR Bloquear todas las celdas que no modificaran los usuarios como: Encabezados etc. Parar la codificación la hacemos antes de subir al servidor Seguidamente se debe actualizar el listado maestro de documentos. 10

11 7.5. Aprobar los documentos El documento es revisado por el Vicerrector responsable, y se pasa seguidamente al ente o persona que a prueba, de acuerdo el tipo de documento. El documento debe ser firmado por quien elabora, revisa y aprueba Difundir el documento aprobado en medios institucionales El coordinador de calidad actualizara los documentos aprobados a través de las siguientes herramientas: Aquiles En una carpeta denominada SIGC CECAR protegida con clave de acceso bajo de responsabilidad del coordinador de calidad, se deberán mantener todos los documentos de Word, Excel o ppt protegidos para evitar que sean modificados. Existirán en una copia en pdf con acceso a todo el personal para su consulta e impresión en cualquier momento Página web institucional Una vez los documentos han sido subidos a la carpeta del servidor, se envía a través del procedimiento institucional de mercadeo y comunicación para que sea cargado en el siguiente enlace y los usuarios puedan acceder a la consulta Proteger la información El director de sistemas diariamente realizara backup a la carpeta SICG CECAR ubicada en Aquiles, manteniendo dos copias, unas dentro de las instalaciones de la institución y otra fuera de ella, según el instructivo para realizar Back-up. 11

12 7.8. Socializar los documentos El Vicerrector o jefe responsable del procedimiento realizara el entrenamiento al personal involucrado en la aplicación del documento. De esta actividad se deberá mantener registro de listados de asistencia y la evaluación de la eficacia de la formación 7.9. Controlar las copias Los documentos en el pie de página tendrán la siguiente información Asegúrese de usar la versión vigente actualizada, la impresión de este documento se considera copia no Cualquier parte interesada externa que requiera una copia, debe solicitarlo al coordinador de calidad quien decide si emite la copia en medio digital o física, la cual debe contener una marca de agua impresa con una leyenda de copia no controlada ; lo cual significa que la institución no se hace responsable por enviarle copia actualizada si el documento es modificado Archivar el documento El original del documento estará bajo la custodia del Coordinador de Calidad, no se mantendrán otras copias físicas del documento. Se debe archivar en medio electrónico los archivos fuentes del documento y archivo original escaneado Retirar el documento obsoleto Se hace la actualización en el listado maestro de documentos, se descargan los documentos anulados u obsoletos del sitio web del SGC y de Aquiles de la institución, y al documento físico se le coloca un sello de obsoleto. Se debe informar al personal para evitar el uso no intencionado del documento. 12

13 8. Documentos internos CÓDIGO NOMBRE RESPONSABLE DE DILIGENCIARLO F-AP-13 Formato de caracterización Vicerrector responsable F-AP-09 Formato Levantamiento de Empleado Procedimientos responsable F-AP- 10 Plantilla Formato Excel Empleado responsable F-AP- 11 Plantilla Formato Word Empleado responsable F-AP-12 Plantilla formato para instructivo/guía Empleado responsable CRITERIO DE ARCHIVO Archivo digital Página web SGC Archivo digital página web SGC Archivo digital página web SGC Archivo digital página web SGC Archivo digital página web SGC TIEMPO DE RETENCIÓN De acuerdo al listado de registro De acuerdo al listado de registro De acuerdo al listado de registro De acuerdo al listado de registro De acuerdo al listado de registro 9. Procedimientos Asociados NA 10. Documentos externos IDENTIFICACIÓN NOMBRE RESPONSABLE DE USO Y CONTROL NTC ISO 9001:2015 sistemas de gestión de calidad requisitos Coordinador de Calidad 11. Control de cambios VERSIÓN FECHA DE APROBACIÓN NATURALEZA DEL CAMBIO V Numeral 3 / 7 / 8: Se ajustaron las denominaciones de cargos según las modificaciones realizadas en la estructura organizacional. Numeral 7.2: Se aclara de quien es la responsabilidad de aprobar los documentos. Numeral 7.3: Se establece que la difusión de la información del SGC también se realice a través de la página web institucional. 13

14 Numeral 7.4/ 7.5 Se incluyen las actividades de Control de copias y socialización de documentos. V Se incluye en el procedimiento la actividad de difusión a través del correo institucional. Cambio de formato para registrar procedimientos de gestión de Calidad. V3 11/04/2016 Cambia numerales de las actividades. Cambia la descripción del objetivo, alcance, definiciones, nombre y secuencia de actividades. 12. Flujograma 14

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