PROCEDIMIENTO FORMULACIÓN, GESTIÓN Y EVALUACIÓN DE PROYECTOS

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1 Pág. 1 de 8 1. OBJETIVO Establecer los lineamientos para garantizar la eficacia, eficiencia efectividad en el manejo de los recursos de inversión del impacto social en el cumplimiento de la misión, objetivos estrategias de la Entidad. 2. ALCANCE Inicia con la definición de ejes, objetivos, programas proectos en los cuales se participará en el Plan de Desarrollo finaliza con la formulación /o terminación de metas, proectos el registro de la información en el sistema. 3. TÉRMINOS Y DEFINICIONES Antecedentes de un Proecto: corresponden a la descripción de la situación anterior actual del problema que se quiere resolver e intervenir. En esta descripción se deben mencionar todos los aspectos relevantes del proecto: actores involucrados, marco general de la situación, marco institucional, síntesis de la situación en general todos los puntos relevantes que anteceden al proecto. Evaluación: Es un proceso metodológico que busca determinar la eficacia, eficiencia, impacto sostenibilidad de un plan, programa o proecto. Ficha EBI-D: Se define como la Ficha de Estadística Básica de Inversión Distrital. Contiene la información básica de un Proecto de Inversión. Corresponde a la Secretaría Distrital de determinar su contenido general las orientaciones básicas para ser diligenciadas, contiene los siguientes ítems: 1. identificación, 2. clasificación en la estructura del Plan de Desarrollo, 3. Participación Ciudadana. 4. Identificación del Problema o Necesidad, 5. Descripción del Proecto, 6. Objetivos, 7. Metas, 8. Componentes, 9. Flujo financiero, 10.Población Objetivo, 11. Localización Geográfica, 12. Estudios que respaldan la información básica del proecto, 13. Plan de Ordenamiento Territorial, Planes Maestros, 14. Observaciones, 15. Gerencia del proecto, 16. Concepto de viabilidad. Formulación de Proecto: La a formulación del proecto hace referencia al documento técnico, el cual contiene la información específica del proecto, un detalle de la participación ciudadana, el problema a resolver, la descripción, la población, las metas, objetivos, presupuesto, etc. La formulación concreta del proecto contiene toda la información necesaria para el desarrollo de éste. Gestión de Proectos: La Gestión de Proectos se puede describir como un proceso de planeación, ejecución control de un proecto desde su comienzo hasta su conclusión, con el propósito de alcanzar un objetivo final en un plazo de tiempo determinado, con un coste nivel Oficina Jefe Oficina

2 Pág. 2 de 8 de calidad determinados, a través de la movilización de recursos técnicos, financieros humanos. Monitoreo: Es una herramienta de gestión de supervisión para controlar el avance de los proectos, programas o planes, que proporciona información sistemática, uniforme fiable, permitiendo comparar los resultados con lo que se planificó. Planes de Acción: Son instrumentos gerenciales de programación control de la ejecución anual de los proectos actividades que deben llevar a cabo las dependencias para dar cumplimiento a las estrategias proectos establecidos en el Plan Estratégico. El plan de acción operativiza las actividades que deben llevar a cabo las dependencias para dar cumplimiento a los objetivos fijados en el Plan Estratégico Sectorial, permitiendo alinear la operación con la planeación estratégica de la entidad. Plan de Desarrollo: Es el instrumento rector de la planeación del desarrollo de la ciudad que expresa las políticas, objetivos lineamientos generales estratégicos en materia económica, social política del programa de gobierno del alcalde electo, los cuales deben estar enmarcados en el plan de ordenamiento territorial en los planes maestros. El Plan de Desarrollo del Distrito se adoptará con el fin de garantizar el uso eficiente de los recursos el desempeño adecuado de sus funciones; para su elaboración deberá tener en cuenta las políticas estrategias del Plan Nacional de Desarrollo para garantizar la coherencia. Plan : Es un instrumento de planificación financiera que tiene como base las operaciones efectivas, tomando en consideración las proecciones de ingresos, gastos, el resultado fiscal esperado su financiación. Debe ser compatible con los programas anuales de caja de las entidades distritales. Plan Institucional: Es el documento que consolida los focos los resultados institucionales de cada dependencia su articulación con los objetivos estratégicos. Plan Operativo Anual de Inversiones POAI: Se define como el conjunto de proectos a ejecutar en cada una de las anualidades que conforman el periodo de gobierno, considerando para cada uno de ellos su costo, la fuente de financiación la asignación presupuestal anual; clasifica los proectos de inversión por sectores, entidades programas. Cada entidad que integra el presupuesto prioriza su gasto en inversión a ejecutar en la vigencia conforme a las metas fijadas teniendo como límite el gasto de inversión definido para la vigencia. Este Plan es aprobado por el CONFIS, quien, además, determina los lineamientos para su incorporación en el correspondiente proecto del presupuesto. Proecto: Un proecto es una planificación que consiste en un conjunto de actividades que se encuentran interrelacionadas coordinadas. La razón de un proecto es alcanzar objetivos específicos dentro de los límites que imponen un presupuesto, calidades establecidas previamente un lapso de tiempo previamente definido. Oficina Jefe Oficina

3 Pág. 3 de 8 SEGPLAN: Sistema Operativo de la Secretaría Distrital de que permite realizar el seguimiento del cumplimiento de las metas, actividades, territorialización presupuesto de los proectos de inversión inscritos en el marco del Plan de Desarrollo Distrital vigente. 4. CONDICIONES GENERALES Tener en cuenta los criterios documento establecidos por la Secretaría Distrital de para formulación, inscripción, registro seguimiento de los proectos de Inversión. En la definición del problema, es fundamental identificar claramente la necesidad que se quiere satisfacer o el problema concreto a cua solución se contribuirá con la formulación, inscripción ejecución del proecto. Dado que el propósito de un proecto es solucionar un problema, mejorar una situación o atender una necesidad, es necesario, antes de iniciar el diseño del proecto, delimitar describir claramente cuál es el problema o la situación que se pretende atender. Un proecto se considera oficialmente inscrito, registrado o actualizado una vez la ficha EBI-D haa sido diligenciada actualizada en el sistema SEGPLAN. Es importante precisar que la inscripción de un proecto es el requisito mínimo para incorporar el proecto en el proceso de programación presupuestal. Las áreas misionales que participan en la formulación de los proectos de inversión los Ordenadores de Gasto, serán los gerentes de los proectos, que formule e inscriba la Entidad. Para cualquier modificación que se realice en el proecto se debe actualizar la Ficha en el SEGPLAN debe hacer su respectiva publicación. 5. NORMATIVIDAD REQUISITOS Plan de Desarrollo vigente. Plan Estratégico de la Orquesta Filarmónica vigente Plan Operativo Anual de Inversiones de la Orquesta Filarmónica vigente Plan de Contratación de la Orquesta Filarmónica vigente Plan de Acción de la Orquesta Filarmónica vigente Le 152 del 15 de julio de 1994 Le 1474 del 12 de Julio de 2011 Acuerdo del Concejo de Bogotá por el cual se expide el Presupuesto Anual de Rentas e Ingresos de Gastos e Inversiones de Bogotá, Distrito Capital, para la Vigencia Fiscal. Acuerdo 12 del 09 de septiembre de 1994 Acuerdo 13 del 27 de noviembre de 2000 Decreto 1421 de 21 de julio de 1993 Decreto 101 del 11 de marzo de 2010 Oficina Jefe Oficina

4 Pág. 4 de 8 Decreto 627 del 28 de diciembre de 2007 Decreto 714 del 15 de noviembre de 1996 Decreto 195 del 11 de mao de 2007 Decreto 611 del 28 de mao de 2007 SEGPLAN - Manual de Usuario Programación del Plan Operativo Anual de Inversiones POAI 2011 Bogotá D.C., julio de DESCRIPCIÓN DEL PROCEDIMIENTO 1 Definir ejes programas de participación de la Entidad Participar en las reuniones que convoque las Secretarías de Cultura, con el fin de definir los ejes, objetivos, programas proectos en los cuales participará el Sector Cultura en el Plan de Desarrollo vigente. de Responsables áreas misionales. Correos electrónicos - citaciones de la Secretaría Distrital de Cultura, Recreación Deporte 2 Definir las líneas estratégicas de intervención de la Entidad Con base en los lineamientos directrices dadas por las Secretarías de Cultura de acuerdo con los lineamientos de la Dirección General se establecen las líneas estratégicas de intervención para las próximas vigencias. Director General Cuadro con ejes, programas líneas de intervención Tomar como base de referencia el Plan de Desarrollo vigente 3 Definir necesidades De acuerdo con los lineamientos establecidos por las Secretarías de Gobierno, en cabildos ciudadanos en reuniones con la comunidad se presenta el Plan de Desarrollo se determinan los problemas necesidades de las comunidades. Oficio Secretaría de Cultura Gobierno Oficina Jefe Oficina

5 Pág. 5 de 8 4 Determinar actividades De acuerdo con la consolidación de la información de los cabildos reuniones con la comunidad, se determinan las acciones /o actividades a desarrollar en los proectos de inversión durante las próximas vigencias. Director General Resultados cabildos reuniones con la comunidad 5 Revisar los proectos del Plan de Desarrollo Anterior Se revisa la información los resultados de los proectos de inversión ejecutados Director General Fichas EBI-D proectos del Plan de Desarrollo Anterior Informe de Gestión 6 Actualizar /o Formular los proectos de Inversión Se recopila la información para la formulación /o actualización de los proectos, de acuerdo con las indicaciones dadas por las Secretarías Distrital de Cultura dentro de los parámetros establecidos en el Plan de Desarrollo. Se establecen metas, objetivos, flujo financiero componentes. Formulación /o actualización de proectos Formato PL-F- 01 Formulación Proectos de Inversión 7 Aprobar proectos de Inversión Una vez se formulan /o actualizan los proectos de inversión se revisan aprueban en Comité. Comité del Sistema Integrado de Gestión. Acta de comité Aprobación Comité SIG Oficina Jefe Oficina

6 Pág. 6 de 8 8 Registrar fichas EBI - D Con la aprobación de los proectos se diligencian las fichas EBI-D se registran los proectos en los sistemas PREDIS SEGPLAN de Fichas EBI D de los proectos Vo.bo. Jefe de la Oficina 9 Socializar las fichas de los proectos Se debe informar a los responsables misionales sobre los resultados finales de los proectos a ejecutar durante las próximas vigencias los compromisos que deben cumplir con el fin de garantizar la eficacia, eficiencia efectividad de éstos. Memorando /o Correo Electrónico 10 Elaborar POAI De acuerdo con el presupuesto anual aprobado, se debe elaborar el POAI que permita el cumplimiento desarrollo de los Proectos de Inversión Director General POAI Presupuesto de Inversión anualmente aprobado Responsables de las áreas misionales de Oficina Jefe Oficina

7 Pág. 7 de 8 11 Registrar componente de inversión, gestión, territorialización actividades De acuerdo con lo establecido en el manual del SEGPLAN, el presupuesto aprobado por proecto se registra en el Sistema SEGPLAN la información relacionada con los componentes de inversión, gestión, territorialización actividades. Jefe Oficina de PDF Componente de Inversión Gestión SEGPLAN 12 Ejecutar el proecto De acuerdo con la programación anual de la Entidad los recursos asignados se desarrollan las actividades para garantizar la ejecución del proecto atendiendo las recomendaciones que realiza el Comité del Sistema Integrado de Gestión. Responsables Operativos áreas misionales Cuadro presupuesto de inversión Cuadro control metas 13 Recibir información sobre la ejecución de los proectos Mensualmente, se recibirá el reporte de metas, ejecución presupuestal, actividades en el territorio, población atendida demás acciones que den cuenta de la ejecución desarrollo de los proectos de inversión ejecutados. de Formatos reporte información de Firma del responsable del área misional 14 Informar el avance de los proectos Teniendo en cuenta los resultados de cada periodo se deben realizar reuniones de seguimiento a las metas presupuesto de cada proecto. El Comité SIG hará las recomendaciones necesarias que garanticen el cumplimiento eficaz, eficiente efectivo de los proectos. Miembros Comité SIG. Actas Comité Oficina Jefe Oficina

8 Pág. 8 de 8 15 Actualizar los proectos Teniendo en cuenta las directrices de la Secretaría Distrital de los resultados de las reuniones de seguimiento evaluación, se deben realizar las actualizaciones de los proectos de inversión en el sistema SEGPLAN. de Ficha EBI D Actualizada por proecto Vo.Bo. Jefe de la Oficina 16 Realizar seguimiento a los proectos Trimestralmente se evaluará la ejecución a los proectos que se encuentran en curso. Se ingresará la información de seguimiento de los proectos, en el Sistema SEGPLAN. de PDF Componente de Inversión Gestión SEGPLAN Vo.Bo. Jefe de la Oficina 17 Informar el seguimiento la evaluación Anualmente se informará al Comité SIG sobre el desarrollo de los proectos se realizan los respectivos informes. Jefe Oficina Actas comité de 18 Finalizar /o formular metas /o Proectos Como resultado de los seguimientos evaluación, de ser necesario se finalizará /o formulará metas /o proectos se registrará la información en el Sistema SEGPLAN de Ficha EBI D Actualizada por proecto Vo.Bo. Jefe de la Oficina FIN DEL PROCEDIMIENTO Anexo 1. de Cambios Versión Fecha Aprobación Naturaleza del Cambio 2 Diciembre de 2010 Se actualizaron las actividades del procedimiento. 3 Diciembre de 2011 Se actualizaron las actividades del procedimiento. 4 Noviembre de 2013 Se ajustaron las actividades los puntos de control Oficina Jefe Oficina

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