INSTRUCTIVO PARA LA ELABORACIÓN DEL INFORME DE GESTIÓN

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1 Página 1 de 12 Firma de Autorizaciones Elaboró Revisó Aprobó Profesional Contratista Oficina Asesora de Planeación Jefe Oficina Asesora de Planeación Profesional Responsable Sistema Integrado de Gestión Control de Cambios Descripción Jefe Oficina Asesora de Planeación Octubre 2014 Creación del Documento 1. OBJETIVO Establecer lineamientos para el diligenciamiento del informe de gestión con el fin de unificar los criterios de construcción del mismo. 2. ALCANCE El presente instructivo debe ser aplicado por todas las áreas del Instituto para la Investigación Educativa y el Desarrollo Pedagógico IDEP. En la primera parte Incluye logros y avances, productos, indicadores, beneficios, población beneficiada, impactos, participación ciudadana y las dificultades presentadas en el marco del desarrollo de las actividades por la Subdirección Académica y en la segunda parte incluye los logros, avances y las dificultades presentadas por la Subdirección Administrativa Financiera y de Control Disciplinario; Oficina de Control Interno, Oficina Asesora Jurídica y Oficina Asesora de Planeación. 3. DEFINICIONES TECNICAS Logros: Avances y resultados fruto del desarrollo de las actividades Productos: Resultado de la ejecución de cada actividad, indicando la localización exacta de donde se encuentran disponibles (oficina, funcionario responsable, etc.). Indicador: Mecanismo para evaluar hasta que punto o en qué medida se están logrando los objetivos estratégicos de la entidad. Población beneficiada: Numero y clasificación por edades y genero de los Estudiantes, Docentes, Directivos Docentes Colegios y/o Comunidad Educativa en

2 Página 2 de 12 general, en el marco de la ejecución de las actividades realizadas, de acuerdo con sus características, en especial, en lo relacionado con ciclos vitales, infancia y adolescencia, población en situación de desplazamiento, discapacitados, género y etnias Impacto: Impacto esperado de los productos teniendo en cuenta el desarrollo de las actividades, se describe de forma detallada y en qué plazo se va a generar dicho impacto. Territorialización: Georeferenciar la inversión de los recursos a nivel de colegios y localidades teniendo en cuenta las metas y presupuesto. 4. REFERENCIAS NORMATIVAS a. Ley 152 del 15 de julio de 1994, por la cual se establece la Ley Orgánica del Plan de Desarrollo b. Ley 1474 del 12 de Julio de 2011, por la cual se dictan normas orientadas a fortalecer los mecanismos de prevención, investigación y sanción de actos de corrupción y la efectividad del control de la gestión pública c. Acuerdo 12 del 09 de septiembre de 1994, por el cual se establece el Estatuto de Planeación del Distrito Capital y se reglamenta la Formulación, la Aprobación, la Ejecución y la Evaluación del Plan de Desarrollo Económico y Social y de Obras Públicas del Distrito Capital de Santa Fe de Bogotá, y se dictan otras disposiciones complementarias. d. Decreto 1421 de 21 de julio de 1993, por el cual se dicta el régimen especial para el Distrito Capital de Santa Fe de Bogotá e. Decreto 101 del 11 de marzo de 2010, por medio del cual se fortalece institucionalmente a las Alcaldías Locales, se fortalece el esquema de gestión territorial de las entidades distritales en las localidades se desarrollan instrumentos para una mejor gestión administrativa y se determinan otras disposiciones f. Decreto 651 del 28 de diciembre de 2011, por medio del cual se crean el Sistema Integrado de Gestión Distrital -SIGD-y la Comisión Intersectorial del - SIGD-, y se dictan otras disposiciones g. Decreto 652 del 28 de diciembre de 2011, por medio del cual se adopta la Norma Técnica Distrital del Sistema Integrado de Gestión para las Entidades y Organismos Distritales h. Decreto 1510 de 17 de Julio de 2013, por la cual se reglamenta el sistema de compras o contratación pública. 5. DOCUMENTOS DE REFERENCIA a. Documentos de formulación de los proyectos de inversión

3 Página 3 de 12 b. PRO-DIP Elaboración de Fichas c. PRO-DIP Presentación y Revisión de Informes de Gestión d. FT-DIP Ficha de los Estudio, Diseños y/o Estrategias 6. GENERALIDADES 1. SUBDIRECCIÓN ACADÉMICA El informe de la Subdirección Académica debe contener la siguiente información: 1.1 DESARROLLO DEL PLAN ESTRATÉGICO DEL IDEP La Subdirección Académica y el Equipo Directivo, describirán los principales logros obtenidos desde el inicio del Plan de Desarrollo hasta el corte del trimestre que corresponda. 1.2 MATRIZ DE RESULTADOS DEL PLAN ESTRATEGICO Una vez se cuente con la totalidad de la información, la Oficina Asesora de Planeación procederá a realizar el cálculo respectivo para definir el avance de las metas del Plan de Desarrollo con corte al trimestre que corresponda. 1.3 GESTIÓN MISIONAL La Oficina Asesora de Planeación realizará una descripción del Plan de Desarrollo Bogotá Humana , estableciendo el eje correspondiente y el objetivo del proyecto de inversión misional. 1.4 NOMBRE DEL COMPONENTE Una vez se mencione el nombre del componente (tal cual se encuentra inscrito en el Plan de Acción) y realice la descripción del mismo, proceda a realizar un análisis general de los logros del componente (relatoría de los logros), máximo una página por componente.

4 Página 4 de METAS DEL COMPONENTE Metas de la Vigencia METAS DE LA VIGENCIA ACTIVIDADES DESARROLLADAS DE CUMPLIMIENTO DE LA META ACUMULADA Realizar el XX del diseño estratégico del Componente XXXX TOTAL META DEL DISEÑO Desarrollar XXX estudios en XXX TOTAL META DE LOS ESTUDIOS TOTAL META DEL COMPONENTE Logros, Avances, Productos y Beneficios - máximo 300 palabras y una imagen (opcional). Describa claramente los logros, avances, productos y beneficios, resultado de la gestión por cada actividad descrita en el numeral Desafíos Describa brevemente la participación en eventos, indexación de las revistas, etc., Población Beneficiada Es necesario discriminar la población beneficiada (Estudiantes, Docentes, Directivos Docentes Colegios y/o Comunidad Educativa), la información se debe reportar con el enfoque poblacional y de derechos, el objetivo es rendir cuentas de la población beneficiada en el marco de la ejecución de las actividades realizadas, de acuerdo con sus características, en especial, en lo relacionado con ciclos vitales, infancia y

5 Página 5 de 12 adolescencia, población en situación de desplazamiento, discapacitados, género y etnias, por lo que es necesario diligenciar el siguiente formato: Tipo Población de Afrocolombianos Indígenas Discapacitados Desplazados Otro TOTAL Primer a infanci a(0 a 5 años) Infancia(6 a 13 años) Adolescenci a(14 a 17 años) Juventud(18 a 26 años) Adultez(27 a 59 años) Personas mayores TOTAL H M H M H M H M H M H M H M Total Nota: Explicar brevemente mediante que evento o socialización, se beneficio la población antes relacionada (estudiantes, docentes, directivos docentes) Territorialización: Consiste en georeferenciar la inversión de los recursos a nivel de colegios y localidades teniendo en cuenta las metas y presupuesto. En consecuencia, si la actividad fue desarrollada en una o varias localidades y colegios de la ciudad se deben describir las condiciones y criterios de territorialización de la misma y la valoración y cuantificación de los logros en lo corrido de la vigencia al momento de hacer el reporte del seguimiento. Es decir, se deben detallar los logros obtenidos de cada actividad teniendo en cuenta localidad UPZ y colegio. No. Localidad Colegios Beneficiados UPZ Ciclo Ciclo I (Grado.) Nota: Explicar brevemente mediante que evento, socialización, etc., se beneficiaron los colegios antes relacionados Dificultades, retrasos, soluciones y recomendaciones por componente Especificar las dificultades que se tuvieron en la ejecución de las actividades y que dificultaron el logro de las metas propuestas, es preciso identificar las causas y mencionar que acción generara el Instituto para poder superar dichas dificultades. Con relación a los retrasos se deben explicar las razones cuando los porcentajes de avance sean diferentes a los esperados, señalar las causas que generan este retraso, describir las razones que expliquen el retraso presentado y las acciones que se

6 Página 6 de 12 planean implementar para superar las dificultades y poder lograr el cumplimiento de las metas y las actividades planeadas. Las soluciones, se refieren a las acciones implementadas para superar las dificultades presentadas y las recomendaciones son para realizar las propuestas para ponernos al día a la mayor brevedad posible frente a cada rezagó en el cumplimiento de las metas y las actividades para el año correspondiente. Es de aclarar que en el informe de gestión se relacionaran las dificultades del componente más relevantes, distintas de los procesos contractuales y roles o compromisos de los profesionales, ya que estos serán incluidos en los Planes Operativos Anuales POA Otros Logros Mencionar las acciones locales, publicaciones, reconocimientos, participaciones, logros adicionales, etc., que no involucren recursos.) Metas de la Reserva METAS DE LA RESERVA ACTIVIDADES DESARROLLADAS DE CUMPLIMIENTO DE LA META ACUMULADA Realizar el XX del diseño estratégico del Componente XXXX TOTAL META DEL DISEÑO 0 TOTAL META DE LOS ESTUDIOS TOTAL META DEL COMPONENTE Logros, Avances, Productos y Beneficios - máximo 300 palabras y una imagen (opcional). Describa claramente los logros, avances, productos y beneficios, resultado de la gestión por cada actividad de la reserva, relacionadas en el numeral

7 Página 7 de GESTIÓN INSTITUCIONAL La Oficina Asesora de Planeación realizará una descripción del Plan de Desarrollo Bogotá Humana , estableciendo el eje correspondiente y el objetivo del proyecto de inversión institucional. 2.1 NOMBRE DEL COMPONENTE Una vez se mencione el nombre del componente (tal cual se encuentra inscrito en el Plan de Acción) y realice la descripción del mismo, proceda a realizar un análisis general de los logros del componente (relatoría de los logros), máximo una página por componente. 2.2 METAS DEL COMPONENTE Metas de la Vigencia METAS LA VIGENCIA Implementar el 25 del Sistema Integrado de Gestión ACTIVIDADES DESARROLLADAS Implementación y sostenibilidad del Sistema Integrado de Gestión Planta Temporal DE CUMPLIMIENTO DE LA META ACUMULADA TOTAL META Realizar un evento para fortalecer las condiciones Realizar un evento de socialización de las políticas de institucionales, culturales y transparencia una gestión pública transparente en el IDEP TOTAL META TOTAL COMPONENTE Logros y Avances - máximo 300 palabras y una imagen (opcional). Describa claramente los logros y avances, resultado de la gestión por cada actividad descrita en el numeral

8 Página 8 de Dificultades, retrasos, soluciones y recomendaciones por componente Especificar las dificultades que se tuvieron en la ejecución de las actividades y que dificultaron el logro de las metas propuestas, es preciso identificar las causas y mencionar que acción generara el Instituto para poder superar dichas dificultades. Con relación a los retrasos se deben explicar las razones cuando los porcentajes de avance sean diferentes a los esperados, señalar las causas que generan este retraso, describir las razones que expliquen el retraso presentado y las acciones que se planean implementar para superar las dificultades y poder lograr el cumplimiento de las metas y las actividades planeadas. Las soluciones, se refieren a las acciones implementadas para superar las dificultades presentadas y las recomendaciones son para realizar las propuestas para ponernos al día a la mayor brevedad posible frente a cada rezagó en el cumplimiento de las metas y las actividades para el año correspondiente. Es de aclarar que en el informe de gestión se relacionaran las dificultades del componente más relevantes, distintas de los procesos contractuales y roles o compromisos de los profesionales, ya que estos serán incluidos en los Planes Operativos Anuales POA Otros Logros Mencionar las publicaciones, reconocimientos, participaciones, logros adicionales, etc., que no involucren recursos). 3. GESTIÓN ADMINISTRATIVA La Subdirección Administrativa, Financiera y de Control Disciplinario realizará una descripción del objetivo de la Subdirección - (media página). 3.1 GESTIÓN FINANCIERA Situación Presupuestal Al corte del trimestre correspondiente, mencionar la situación presupuestal de gestión funcionamiento, inversión y reservas (cuadros resumen) y análisis a los mismos.

9 3.1.2 Resultado de las actividades de la gestión financiera Página 9 de 12 ÀREAS de cumplimiento Presupuesto Contabilidad Tesorería Logros y avances del proceso - máximo 400 palabras y una imagen (opcional). Describa claramente los logros y avances, resultado de la gestión del proceso. 3.2 GESTIÓN DE TALENTO HUMANO Resultado de las actividades de la gestión de Talento Humano ÀREAS de cumplimiento Talento Humano y Nomina Logros y avances del proceso - máximo 200 palabras y una imagen (opcional). Describa claramente los logros y avances, resultado de la gestión del proceso. 3.3 GESTIÓN DE CONTROL INTERNO DISCIPLINARIO Resultado de las actividades de control interno disciplinario ÀREAS de cumplimiento Talento Humano y Nomina

10 Página 10 de Logros y avances del proceso - máximo 200 palabras y una imagen (opcional). Describa claramente los logros y avances, resultado de la gestión del proceso. 3.4 GESTIÓN DE RECURSOS FISICOS Resultado de las actividades de recursos físicos ÀREAS de cumplimiento Servicios Generales Logros y avances del proceso - máximo 200 palabras y una imagen (opcional). Describa claramente los logros y avances, resultado de la gestión del proceso. 3.5 GESTIÓN DE GESTIÓN DOCUMENTAL Resultado de las actividades de gestión documental ÀREAS de cumplimiento Gestión Documental Logros y avances del proceso - máximo 200 palabras y una imagen (opcional). Describa claramente los logros y avances, resultado de la gestión del proceso.

11 Página 11 de GESTIÓN DE ATENCIÓN AL USUARIO Resultado de las actividades de gestión al usuario ÀREAS de cumplimiento Gestión Documental Logros y avances del proceso - máximo 200 palabras y una imagen (opcional). Describa claramente los logros y avances, resultado de la gestión del proceso. 3.7 Desafíos Describa brevemente la participación en eventos, indexación de las revistas, etc., de la Subdirección Administrativa, Financiera y de Control Disciplinario. 3.8 Dificultades, retrasos, soluciones y recomendaciones de la SAFYDCD Especificar las dificultades que se tuvieron en la ejecución de las actividades y que dificultaron el logro de las metas propuestas, es preciso identificar las causas y mencionar que acción generara el Instituto para poder superar dichas dificultades. Con relación a los retrasos se deben explicar las razones cuando los porcentajes de avance sean diferentes a los esperados, señalar las causas que generan este retraso, describir las razones que expliquen el retraso presentado y las acciones que se planean implementar para superar las dificultades y poder lograr el cumplimiento de las metas y las actividades planeadas. Las soluciones, se refieren a las acciones implementadas para superar las dificultades presentadas y las recomendaciones son para realizar las propuestas para ponernos al día a la mayor brevedad posible frente a cada rezagó en el cumplimiento de las metas y las actividades para el año correspondiente. Es de aclarar que en el informe de gestión se relacionaran las dificultades de la SAFYDCD más relevantes, distintas de los procesos contractuales y roles o compromisos de los profesionales, ya que estos serán incluidos en los Planes Operativos Anuales POA.

12 Página 12 de Otros Logros Mencionar las publicaciones, reconocimientos, participaciones, logros adicionales, etc., que no involucren recursos.), de la Subdirección Administrativa, Financiera y de Control Disciplinario. 4. GESTIÓN DE LAS OFICINAS DE CONTROL INTERNO Y OFICINAS ASESORAS 4.1 RESULTADOS DE LAS ACTIVIDADES DE LA OFICINA ASESORA JURIDICA ÀREA de cumplimiento Oficina Logros y avances - Relatoría del avance e imagen (opcional) máximo 300 palabras y una imagen - opcional) Dificultades, retrasos, soluciones y recomendaciones Especificar las dificultades que se tuvieron en la ejecución de las actividades y que dificultaron el logro de las metas propuestas, es preciso identificar las causas y mencionar que acción generara el Instituto para poder superar dichas dificultades. Con relación a los retrasos se deben explicar las razones cuando los porcentajes de avance sean diferentes a los esperados, señalar las causas que generan este retraso, describir las razones que expliquen el retraso presentado y las acciones que se planean implementar para superar las dificultades y poder lograr el cumplimiento de las metas y las actividades planeadas. Las soluciones, se refieren a las acciones implementadas para superar las dificultades presentadas y las recomendaciones son para realizar las propuestas para ponernos al día a la mayor brevedad posible frente a cada rezagó en el cumplimiento de las metas y las actividades para el año correspondiente. Es de aclarar que en el informe de gestión se relacionaran las dificultades de la Oficina más relevantes, distintas de los procesos contractuales y roles o compromisos de los profesionales, ya que estos serán incluidos en los Planes Operativos Anuales POA.