PROCEDIMIENTO GENERAL CONTROL DE DOCUMENTOS Y REGISTROS

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1 Página: 1 de 14 CONTROL DE DOCUMENTOS Y REGISTROS Elaboró Revisó Aprobó Nombre / cargo Cristopher Arce M Supervisor de Encargados de Calidad de Obra Jose Luis Navarro Gerente de Adquisiciones y Calidad Robert Sommerhoff Hyde Gerente General Firma Fecha Septiembre 2016 Septiembre 2016 Septiembre 2016

2 Página: 2 de 14 ÍNDICE 1 OBJETIVO ALCANCE DOCUMENTOS DE REFERENCIA DEFINICIONES DESARROLLO TIPOLOGÍA DE DOCUMENTOS Y REGISTROS DOCUMENTOS DEL SGC DOCUMENTOS EXTERNOS ACTUALIZACIÓN Y DISTRIBUCIÓN DE DOCUMENTOS ARCHIVO DE DOCUMENTOS REGISTROS PLANOS CONTROL DE PLANOS Y ESPECIFICACIONES MODIFICACIÓN DE DOCUMENTOS Y REGISTROS RESPONSABILIDADES REGISTROS ANEXOS CONTROL DE CAMBIOS... 12

3 Página: 3 de 14 1 OBJETIVO El objetivo del presente procedimiento es establecer las medidas necesarias para asegurar que los documentos que componen el Sistema de Gestión de Calidad (SGC) sean adecuadamente identificados, emitidos, revisados, aprobados, distribuidos, utilizados, conservados y actualizados bajo condiciones controladas, previniendo el uso de documentación que no esté debidamente autorizada y formalizada, u obsoleta. Asimismo, se establecen las medidas para asegurar que los registros generados por el SGC sean adecuadamente mantenidos para demostrar la conformidad de los trabajos con los requisitos, así como la operación eficaz del SGC, que sean identificables y fácilmente recuperables. 2 ALCANCE Este procedimiento se aplica a los siguientes documentos del SGC: Manual del Sistema de Gestión de Calidad, Procedimientos Generales, Planes de calidad, Procedimientos específicos, Documentos externos, También aplica a los registros que forman parte del SGC y que se encuentran establecidos en los distintos documentos del mismo. 3 DOCUMENTOS DE REFERENCIA ISO 9000: 2005 Sistemas de gestión de la calidad. Fundamentos y Vocabulario, se entienden incorporadas todas las modificaciones posteriores a esta versión ISO 9001: 2008 Sistemas de gestión de la calidad. Requisitos, se entienden incorporadas todas las modificaciones posteriores a esta versión. Manual de Calidad de Maestra. PE-08 Control de Documentos y Registros en obra 4 DEFINICIONES Las aplicables de la Norma ISO 9000:2005

4 Página: 4 de 14 Documento: Información (entendida como datos que poseen significado) y su medio de soporte (puede ser papel, medios magnéticos, ópticos o electrónicos, fotografías, muestra patrón o una combinación de éstos). Registro: Documento que presenta resultados obtenidos o bien proporcionan evidencia de actividades desempeñadas SGC: Sistema de Gestión de Calidad 5 DESARROLLO 5.1 TIPOLOGÍA DE DOCUMENTOS Y REGISTROS Se distinguen dos tipos de documentos en el SGC de Maestra: a) Documentos del SGC: Manual del Sistema de Gestión de Calidad, Procedimientos Generales, Procedimientos específicos, Planes de Calidad de Obra. b) Documentos externos: Normas aplicables, Plan regulador, Ordenanza, Leyes, Dictámenes específicos, Decreto con fuerza de Ley. Asimismo hay dos tipos de registros: a) Registros Generales del Sistema de Gestión de Calidad que se aplican a todas las unidades de la organización donde sea necesario. b) Registros Específicos que se aplican a un proceso en particular del Sistema de Gestión de Calidad. 5.2 DOCUMENTOS DEL SGC Identificación Los documentos internos se identifican en el encabezado de página a través de: Logo de la empresa: el correspondiente a Maestra general, o sea, el logo no debe incluir Construcciones o Inmobiliaria. Nombre: nombre del documento Código: señala el código interno asignado al documento Página: número de la página que corresponde del total de páginas. Revisión: versión del documento, partiendo desde 0. Fecha: fecha en la que se aprobó el documento.

5 Página: 5 de 14 Como se indica en la tabla ejemplo a continuación: Logo Empresa NOMBRE DEL DOCUMENTO Código: Página: x de z Revisión: Fecha: Los Planes de Calidad de Obra señalan en su portada y encabezado, además de la información requerida en este procedimiento, el nombre de la obra. El Manual de Calidad se identifica mediante la sigla MC y no lleva número correlativo. La estructura de los códigos de los procedimientos específicos y generales del Sistema de Gestión de Calidad, responde al esquema AA-BB, donde: AA = tipo de documento (PE: procedimientos específicos; PG: procedimientos generales; PT: procedimientos de trabajo) BB = correlativo, en orden de su creación, comenzando del 01 (uno). La estructura de los códigos de los instructivos de trabajo, responde al esquema AA-BB-IT-DD, donde: AA = Procedimiento trabajo BB = correlativo IT (Instructivo de Trabajo) DD= correlativo, comenzando del 01 (uno). Los Planes de Calidad de Construcción y los Procedimientos operativos de las obras, señalan en su portada y encabezado, además de la información requerida en este procedimiento, el nombre de la obra. La estructura de los códigos de los Planes de Calidad de Obras, responde al esquema PC-XXX, donde: PC = Plan de Calidad XXX = a las primeras letras de las 3 primeras palabras que conforman el nombre del proyecto. El nombre del archivo electrónico tendrá el esquema: {código} {nombre del documento} r {número de revisión} {fecha}, por ejemplo: PG-01 Control de documentos y registros r Elaboración y aprobación Cada documento debe ser elaborado, en formato digital y físico, y aprobado de acuerdo a lo que se indica a continuación.

6 Página: 6 de 14 DOCUMENTO ELABORACIÓN REVISIÓN APROBACIÓN Documentos Mandatorios: Manual del Calidad, Visión, Misión, Política de Calidad, Valores Corporativos, Objetivos de Calidad, Planificación Estratégica Supervisor de Encargados de Calidad Gerente Adquisiciones Calidad de y Gerente General Maestra Procedimientos Generales Supervisor de Encargados de Calidad / Jefatura de Unidad Gerente Adquisiciones Calidad de y Gerente General Maestra Procedimientos Específicos, Estándar Maestra Supervisor de Encargados de Calidad / Jefatura de Unidad Gerente Adquisiciones Calidad de y Gerente General Maestra Subgerente Planes de Calidad de Obras Encargado Obra Calidad Profesional Administrador Obra Profesional Terreno Construcción Gerente Construcción Procedimientos de Trabajo, Instructivos Jefatura de Unidad Supervisor Encargados Calidad de de Gerencia Área del En la portada de cada documento se registra el nombre y cargo, fecha y firma de las personas que elaboraron, revisaron y aprobaron el documento. Los procedimientos generales y específicos se elaboran de acuerdo a la siguiente estructura: Objetivo Alcance Documentos de referencia Definiciones Diagrama del proceso (sólo si aplica) Desarrollo Responsabilidades Registros Anexos Control de Cambios

7 Página: 7 de Conservación de los documentos Los documentos internos del SGC en papel se guardan en archivadores adecuadamente identificados con objeto de evitar su posible deterioro o pérdida, y sólo pueden tener acceso a ellos las personas autorizadas para tal fin y están al resguardo de la Gerencia de Calidad. Los documentos internos en formato digital a nivel organizacional se respaldan de acuerdo a las disposiciones establecidas en el procedimiento el PG-15 Soporte Tecnológico y Comunicacional Los lugares o locales destinados a la conservación de los documentos, deben reunir las condiciones ambientales adecuadas con el objeto de que estos no se deterioren durante su período de vigencia. El resguardo de los documentos físicos de mantención temporal es responsabilidad de cada Jefatura, en el lugar de trabajo, tanto en las Oficinas de cada unidad, como de sus representantes en obra. En el caso de los documentos físicos de mantención definitiva, es responsabilidad de cada Gerente de Área definir la forma, lugar y el tiempo, de acuerdo a las Normativas, Garantías y políticas de la empresa, que garantice la trazabilidad del producto y los servicios entregados por cada área. 5.3 DOCUMENTOS EXTERNOS La normativa y legislación aplicable son documentos externos generales. Es responsabilidad del área de Arquitectura e Ingeniería y de la Unidad de Fiscalía mantenerla actualizada, comunicar las modificaciones y enviar los documentos que la respalden a la Gerencia de Calidad, para que actualice la normativa. El control y actualización se realiza mediante el PG-01 R003 Listado de legislación y normativa vigente por parte de la Unidad de Mejora Continua, quien tiene la responsabilidad de actualizar, subir a intranet e informar y distribuir vía mail a los que requieran la información actualizada. Los medios para mantener actualizada la Normativa y Legislación serán los que determinen el área de Arquitectura e Ingeniería y la Unidad de Fiscalía, buscando asegurar la oportuna notificación de nuevas versiones o documentos. 5.4 ACTUALIZACIÓN Y DISTRIBUCIÓN DE DOCUMENTOS Los documentos internos vigentes se encuentran disponibles en la intranet y es tarea de cada responsable de proceso solicitar nuevas versiones actualizadas a la Gerencia de Calidad, quien gestiona la actualización de dichos documentos en la intranet, además de comunicar vía a todas las áreas que están involucradas cuando se aprueba un documento con nueva versión. La actualización de los documentos del SGC se realizará ante la solicitud justificada de los participantes en el proceso.

8 Página: 8 de ARCHIVO DE DOCUMENTOS La Gerencia de Calidad, mantiene un respaldo físico de todos los documentos internos que se encuentran disponibles en la intranet. Asimismo mantiene archivada una edición de las versiones Anulado de cada documento interno, contando de esta forma con la evidencia histórica del documento, la cual debe evidenciar su estado de documentos anulado, de acuerdo a las disposiciones del capítulo 5.8 del presente procedimiento. 5.6 REGISTROS Identificación de los Registros Los registros se identifican como sigue: En el encabezado de página a través de: Logo de la empresa: En los casos en que los formatos son dispuestos por Maestra, permitiéndose el uso del logo de la empresa miembro del grupo Maestra. Nombre: nombre de acuerdo a la actividad a que se refieren En el pie de página a través de: Código: señala el código interno asignado al documento Revisión: versión del documento partiendo desde 0. Fecha: fecha en la que se aprobó el documento La codificación de los formatos de los registros deberá considerar la siguiente estructura AA-BB-Rxxx, donde AA-BB corresponde al código del documento del que emana el registro en cuestión y xxx corresponde al correlativo, el cual comienza a partir de uno (1) y se reinicia con cada cambio de documento, todo según el siguiente ejemplo: PE-03 R002 / r02 / Diciembre 2010 El nombre del archivo electrónico tendrá el esquema: {código} {nombre del registro} r {número de revisión} {fecha}, por ejemplo: PE-03 R002 Bitácora de mantenimiento r Elaboración de los Registros Cada registro es elaborado en formato físico y/o digital, asociado al documento que lo rige, cuando exista. Los registros son claros, legibles y están identificados con el producto o actividad a que se refieren, además de identificar la revisión. Asimismo, incorporan información relativa a la fecha de emisión Conservación de los Registros

9 Página: 9 de 14 Durante su utilización, los registros en papel se conservan en archivadores adecuadamente identificados con objeto de evitar su posible deterioro o pérdida, y sólo pueden ser recuperados por las personas autorizadas para ello. Los registros deben ser impresos o completados con lápiz pasta y con letra clara y no pueden ser soportados en papel térmico. Los registros del SGC deben ser almacenados y dispuestos según lo indicado en el PG-01 R002 Listado de registros Vigentes del SGC. Los documentos internos en formato digital se respaldan de acuerdo lo establecidas en el PG-15 Soporte Tecnológico y Comunicacional. Los lugares o locales destinados a la conservación deben reunir las condiciones ambientales adecuadas con objeto de que no se deterioren durante su período de vigencia, el resguardo de la documentación en forma definitiva es responsabilidad del área de Administración y Finanzas, por el periodo indicado en el registro PG-01 R002 Listado de registros Vigentes del SGC columna Disposición Final, después de lo cual serán eliminados en los 12 meses siguientes de terminado el plazo ahí determinado. En el caso de que se establezca por contrato un período de conservación diferente para cualquiera de ellos, éstos se mantienen a disposición del cliente durante el período de tiempo estipulado. Asimismo, si el cliente establece por contrato la entrega de alguno de los registros, se hará lo solicitado y se registrará en un acta de entrega, manteniendo copia de lo entregado. 5.7 PLANOS Identificación de Planos Los planos generados por la Unidad de Arquitectura y de especialidades, se identifican por la siguiente información de la viñeta: Nombre de proyecto Número de lámina Revisión, identificación con número partiendo desde 0, se le agrega un timbre digital indicando Apto para construir Modificaciones identificadas sobre el plano, en fichas adjuntas y/o nubes. La revisión y aprobación es realizada por el Jefe de Arquitectura, o por el Jefe de Estudios y Proyectos en el caso de los planos de especialidades. En el caso que algún plano presente en la obra no cuente con el timbre Apto para construir, se considerará como Versión Preliminar y sólo tendrá fines informativos.

10 Página: 10 de Identificación de Especificaciones Técnicas La identificación de las especificaciones se hace con: Nombre de proyecto Revisión por números partiendo desde el cero (0). 5.8 La Gerencia de Calidad realiza y mantiene actualizado los archivos PG-01 R001 Listado de documentos vigentes del SGC y PG-01 R003 Listado de legislación y normativa vigente que indican las revisiones actuales de los documentos internos y externos aplicables para las diversas áreas del grupo Maestra. Además mantiene actualizado un PG-01 R002 Listado de registros Vigentes del SGC. Los documentos vigentes del SGC y los formatos de los registros están disponibles en la Intranet. Para todos los usuarios estará establecido permiso de lectura, y sólo el Jefe de la Gerencia de Calidad podrá subir nuevos documentos, modificar versiones existentes o eliminar documentos. 5.9 CONTROL DE PLANOS Y ESPECIFICACIONES Planos Cuando un plano es modificado después de ser entregado en obra, se deberá identificar esto con una nube. Además, se debe incorporar en la viñeta del plano, una descripción detallada de las modificaciones. Por último se colocará una nota explicativa numerada del cambio. Es responsabilidad del Jefe de Arquitectura o el Jefe de Estudios y Proyectos, según corresponda, transmitir estas disposiciones para los casos de los proyectos externos MODIFICACIÓN DE DOCUMENTOS Y REGISTROS Al introducir una modificación se aumenta en uno (1) el número que indica el estado de revisión del documento siendo cero (0) la primera revisión. Los cambios se señalan al final del documento en la tabla Control de Cambios. Toda modificación que se realice en un documento o formato para registro da origen a una nueva aprobación y distribución.

11 Página: 11 de 14 Las modificaciones a los documentos y formatos para registros deben ser efectuadas por las personas que los elaboran o, en su defecto, por quienes estén autorizados para cumplir esta función. Una vez modificados son aprobados por quienes corresponda de acuerdo a lo señalado en el capítulo del presente procedimiento y la comunicación del cambio es efectuada de acuerdo a lo señalado en el capítulo 5.4. La Gerencia de Calidad debe mantener el original de las ediciones de la documentación del SGC, que han quedado obsoletas, durante un periodo de tres (3) años, identificando su estado mediante un timbre con la palabra ANULADO. 6 RESPONSABILIDADES Gerencia de Calidad: Elaborar, revisar, aprobar, modificar y distribuir los documentos bajo su responsabilidad. Actualizar Listados de documentos vigentes del SGC. Mantener actualizado listado de legislación y normativa vigente y registros del SGC en intranet. Mantener actualizada la documentación vigente del SGC en la intranet cuando se aprueba documento con una nueva versión. Conservar la documentación del SGC bajo su responsabilidad. Velar por la aplicación del presente procedimiento al interior de las organizaciones Maestra. Fiscalía Gerencia de Arquitectura e Ingeniería: Identificar e informar las nuevas versiones de normativas y legislación aplicable a las actividades de Maestra. Jefaturas de Unidades: Elaborar, revisar, modificar y distribuir los documentos del SGC bajo su responsabilidad. Velar por la aplicación adecuada de la normativa y legislación vigente relativas a los proceso bajo su responsabilidad y en sus actividades, y comunicarlas a la Unidad de Mejora Continua Gerencias: Revisar y/o aprobar los documentos del SGC de su responsabilidad y competencia.

12 Página: 12 de 14 7 REGISTROS PG-01 R001 Listados de documentos vigentes del SGC. PG-01 R002 Listados de registros vigentes del SGC PG-01 R003 Listados de legislación y normativa vigente. 8 ANEXOS No Aplica 9 CONTROL DE CAMBIOS Rev. Punto Modificación 0 Versión inicial Se identifican los planes de calidad de construcción Se cambia específico por operativo Se modifica la ubicación del encabezado al pie de página del código, revisión y fecha del registro 5.7 Se incluye (físico o digital) 3 3 Se modifica versión ISO 9000:2005 y párrafo Se modifica versión ISO 9001:2008 y párrafo Actualización de tipologías Se actualiza nombre de Procedimiento de Trabajo Se actualiza cuadro de responsabilidades Se actualiza nombre de cargo Jefe de Unidad de Mejora Continua Se actualiza nombre de cargo Profesional Administrador de Obra Se actualiza nombre de cargo Gerente de Construcción Párrafo 2, se actualiza párrafo 5.4 Párrafo 1, se actualiza redacción Se actualiza nombre de cargo Jefe de Unidad de Mejora Continua 5.5 Se actualiza denominación Se actualiza nombre de cargo Jefe de Unidad de Mejora Continua 5.8 Se establece como timbre Anulado 6 Se actualizan responsabilidades de Jefe Mejora Continua Se agrega de Unidades a punto Jefaturas Se actualizan responsabilidades de jefaturas de unidades Se modifica párrafo de responsabilidades de gerencias

13 Página: 13 de Párrafo 2, se agrega así como la operación eficaz del SGC 3 Se incluye documento de referencia PE-08 Control de Documentos y registros en obra Se incluye general. El logo no debe incluir Construcciones o Inmobiliaria Se incluye párrafo completo referido a Instructivos de trabajo Se modifica XXX y 3 Se agrega último párrafo completo Se modifica responsables de elaboración, revisión y aprobación Se agregan Diagrama del proceso (sólo si aplica) y Control de Cambios a los componentes de la estructura de procedimiento Se modifica párrafo eliminando PG-01 R005 Políticas de Respaldo Se modifica redacción de párrafo 2 Se modifica redacción de párrafo Se modifica párrafo 2 y se elimina tabla, uniéndola a la de Modifica Anulado Se modifica redacción de párrafo que explica codificación de registros. Se agrega último párrafo completo Se elimina y a la identificación de las personas implicadas en su generación Se modifica párrafo 3 Se reemplaza PG-01R005 por PG-15 Soporte Tecnológico y Comunicacional Se modifica redacción de párrafo Se agrega punto completo referido a control de planos 5.10 Se modifica redacción de párrafo 5 7 Se elimina de listado PG-01 R004 Listado de Registros vigentes en obra y PG-01 R005 Políticas de Respaldo 5 1 Final de párrafo 1 se agrega u obsoleta" 2 Se reemplaza se generan como consecuencia de la implementación por forman parte 4 Se reemplaza definición de Documento por la incluida en ISO 9000: Se reemplaza Construcción y los Procedimientos operativos de las obras, por Obra Párrafo 5, se elimina IT: Instructivo de trabajo por redundante con párrafo 7 (que pasa a ser párrafo 6) Se elimina párrafo 6 por redundancia con párrafo anterior Párrafo 7, se reemplaza Construcción y los Procedimientos operativos de las obras, por Obra Se elimina columna Fecha de Actualización Se actualizan responsables de Elaboración y de Revisión

14 Página: 14 de 14 Se agregan Diagrama del Proceso (sólo si es aplicable) y Control de cambios a la lista de componentes de la estructura Párrafo 2, se actualiza nombre del procedimiento PG-15 Soporte Tecnológico y Comunicacional 5.3 Se modifica responsable de actualización de normativa aplicable Se elimina, se encuentra disponible en intranet y donde sea necesario su uso al interior de la organización vía mail por redundante con párrafos siguientes Se actualizan los medios de actualización de normativa 5.4 Se reemplaza actualizar por lo menos una vez al año e informar de la nueva versión por solicitar nuevas versiones actualizadas Se modifica referencia a frecuencia de actualización Se agrega en el punto Logo de la Empresa: lo siguiente:, permitiéndose el uso del logo de la empresa miembro del grupo Maestra Se agregan planos de especialidades Se modifica redacción de última línea. Se agrega párrafo referido a versiones preliminares 5.8 Se modifica párrafo referido a permisos de acceso, establecido que todos tendrán permiso de acceso y sólo el Jefe de Mejora Continua tendrá permisos para modificar. Se elimina Cuando sea pertinente, la distribución de los documentos, al interior de la empresa, se formaliza mediante el registro PG-01 R006 Matriz de distribución de documentos, donde se deben identificar uno a uno Se elimina primer párrafo por redundante con lo establecido en Se elimina punto completo por redundante con lo establecido en Se modifica mecanismo de control de cambios. Se elimina En los casos en que sea necesario retirar la documentación física anulada de los puntos de uso, ello será de responsabilidad del encargado de su distribución, acorde a la PG-01 R006 Matriz de distribución de documentos. 6 Se modifica redacción de punto 4 de responsabilidades de Jefe Mejora Continua Se agrega Gerencia de Arquitectura e Ingeniería a las responsabilidades de Fiscalía. 7 Se actualiza listado de Registros 6 6 Se modifica la responsabilidad del Jefe de Mejora Continua a Gerencia de Calidad