PROCEDIMIENTO CONTROL DE REGISTROS P-AC v01

Transcripción

1 PROCEDIMIENTO CONTROL DE REGISTROS P-AC v01

2 REQUISITOS DE LA DOCUMENTACIÓN Control de los registros Los registros establecidos para proporcionar evidencia de la conformidad con los requisitos así como de la operación eficaz del sistema de gestión de la calidad deben controlarse. La organización debe establecer un procedimiento documentado para definir los controles necesarios para la identificación, el almacenamiento, la protección, la recuperación, la retención y la disposición de los registros. Los registros deben permanecer legibles, fácilmente identificables y recuperables. NORMA ISO 9001:2008

3 ELABORACIÓN DE REGISTROS QUÉ ES UN REGISTRO? Es un documento que presenta resultados obtenidos, proporciona evidencia de las actividades realizadas y es fundamental para la labor sustantiva de la oficina que los produce.

4 DESCRIPCIÓN GENERAL DEL PROCEDIMIENTO Define los pasos necesarios para la elaboración de los registros por parte de todas las unidades administrativas de la institución, desde su: diseño hasta su obsolescencia, eliminación o conservación permanente.

5 Anexos del procedimiento Guía para la elaboración de registros G-001-v01-P-AC Control de registros R-001-v01-P-AC

6 Guía para la elaboración de registros G-001-v01-P-AC

7 OBJETIVO Facilitar la elaboración de los registros en soporte papel y electrónico, requeridos por: Sistema de Gestión de la Calidad (SGC) Sistema Institucional de Gestión Documental (SIGD).

8 Guía para la elaboración de registros

9 ALCANCE Uso obligatorio para los que producen y administran registros requeridos por el SGC y son declarados en los manuales de procedimientos de sus respectivas unidades administrativas.

10 DESCRIPCIÓN DE INSTRUCCIONES Una vez que los registros se han elaborado e identificado, se administran mediante las siguientes labores: Identificación revisión aprobación de formatos almacenamiento protección retención recuperación y disposición

11 Identificación (Diseño) de los registros Definición de los diferentes elementos que los conforman y distinguen de los demás registros, lo cual tiene relación con su diseño. Registro más utilizado: formularios. Un formulario se constituye en registro hasta que es completado adecuadamente.

12 Diseño de formularios Aspectos generales No incluir diseños gráficos: (encabezado, cuerpo, pie de página), excepto el/los logo/s institucional/es aprobados por autoridades competentes. Color de letra: negro.

13 Configuración de formulario página con orientación horizontal

14 Márgenes para formularios con orientación horizontal

15 Tamaño de papel para formularios con orientación horizontal

16 Diseño para formularios con orientación horizontal

17 Configuración de formulario en página con orientación vertical

18 Márgenes para formularios con orientación vertical

19 Tamaño de papel para formularios con orientación vertical

20 Diseño para formularios con orientación vertical

21 Tamaño Tamaño Carta Medidas 8.5x11 cm

22 Estructura de los registros Encabezado Cuerpo Pie de página

23 Encabezado Logo institucional Nombre de la oficina productora Nombre del registro Código del registro (formulario en blanco):

24 Estructura del código del registro Inicial del registro Número de registro Número de versión Sigla de procedimiento Siglas de unidad administrativa Número del área o unidad (1) Número de procedimiento R 001 v01 P AC R-001-v01-P-AC [1] Cuando las áreas o unidades hayan sido aprobadas por la DE. Cuando no existen o no están aprobadas, se omite este espacio.

25 Ejemplos de códigos de registros Para unidades administrativas que tienen áreas o unidades: R001-v01-P-AC Registro 001, versión 01 del procedimiento 001, del Área Servicios Archivísticos Internos del Archivo Central. Para unidades administrativas que no tienen áreas o unidades: R001-v01-P-AC-001 Registro 001, versión 01 del procedimiento 001 del Archivo Central.

26 Cuerpo Se diseña de acuerdo con la finalidad que debe cumplir el registro y las necesidades de información requeridas por la unidad administrativa productora.

27 Cuerpo Aspectos a considerar Letra Arial: tamaños entre el No. 10 y el No. 12. Tablas: encabezados de columnas pueden ser sombreados con color gris claro. Letra de los encabezados en negrita y mayúscula la primera letra de cada encabezado (tipo oración). Para número se antepondrá la abreviatura No. No utilizar textos con letra cursiva.

28 Elaboración, revisión y aprobación de los registros

29 Otros elementos Uso de siglas Espacio para sellos trazabilidad Número consecutivo

30 Pie de página Se insertará el número de página, alineado a la derecha, con letra Arial 10, normal, con el formato que se muestra en la siguiente imagen:

31 Revisión de los registros Formularios en blanco AC Revisa los formularios en blanco, sin completar. Verifica el uso correcto de los elementos normalizados. Modifica y envía a la oficina solicitante, la versión revisada y de ser necesario corregida. Oficina productora Revisa la versión modificada. Solicita ajustes de ser necesarios. AC Realiza los ajustes y comunica el diseño final del registro para su visto bueno.

32 Aprobación de los registros Formularios en blanco Oficina productora Da visto bueno a la versión revisada y normalizada del registro (formulario en blanco, sin completar) y lo comunica al AC. AC Aprueba la versión final del registro y remite la versión final a la oficina productora.

33 Revisión y Aprobación de los registros Formularios completos Debe ser realizada por las personas funcionarias competentes en cada unidad administrativa.

34 Almacenamiento (organización) de los registros Almacenamiento: organización de los registros, tanto en soporte papel como electrónico. Organización de los registros: acciones orientadas a clasificar, ordenar y describir los documentos (registros) de una organización.

35 Clasificac Clasificación de los registros (en papel) Según el Plan de Clasificación de Documentos (en papel) y el Diagrama de Clasificación de Documentos (en papel) sección Archivo Central del apartado Documentos y Formularios de

36 Clasificación de los registros (electrónicos) Herramienta normalizada por el AC e instalada en los equipos de cómputo utilizados por las personas autorizadas por las jefaturas de cada unidad administrativa.

37 Plan de clasificación de documentos electrónicos

38 Protección (conservación) de los registros Se entiende en el TSE como su conservación. Preservación de documentos (registros): según lo establecido en la Ley No Restauración de documentos (registros): realizada por la U. de Publicaciones de SG Respaldos de documentos electrónicos: Control de respaldos

39 Retención (valoración) de los registros Retención: valoración de cada registro para establecer los plazos de vigencia respectivos. Valoración de los (registros): análisis del valor de los documentos (registros) en sus diferentes etapas y determinación de su eliminación o conservación permanente tomando en cuenta la normativa vigente.

40 Retención (valoración) de los registros Conservación y/o eliminación Se debe realizar de acuerdo con lo establecido en Directriz para la selección y eliminación de documentos

41 Recuperación y disposición (uso) de los registros Uso de documentos (registros): Se refiere a la forma en que se respaldan y se disponen los registros para garantizar su recuperación por parte de los usuarios que requieran accederlos, así como su autenticidad e integridad.

42 Publicación de los registros Oficina productora Solicita al AC, que publique el registro aprobado en el apartado Documentos y Formularios del sitio web institucional. AC Coordina con el DCRP para que se realice la publicación solicitada.

43 Actualización de los documentos (registros) Aplicar modificaciones por: Requerimientos de los usuarios Cambio en la normativa Cambios en los procedimientos Cambios por disposiciones superiores

44 Versionamiento de los registros Formularios en blanco Se utilizará numeración consecutiva. La actualización implicará su cambio de versión. Cuando un registro (formulario en blanco) es aprobado por el AC, sea este nuevo o modificado, la unidad administrativa productora debe registrarlo en el Control de Registros (anexo No. 1 de la G-001-v01-P-AC ) y liberarlo para su uso o disposición.

45 Control de Registros

46 Puede dirigir sus consultas a: Control Interno: Órgano Técnico del Sistema de Gestión de Calidad. Archivo Central.