Toda la documentación del Sistema integrado es legible, identificable y conservada en forma ordenada para ser consultada por los interesados.

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Juana Peña Peralta
hace 6 años
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1 Página: 1 de 6 ELABORÓ: Proceso de 1 OBJETO Establece la metodología para realizar la aprobación, revisión, actualización, identificación de cambios, estado de versión y distribución de los documentos del Sistema Integrado. 2 CONTENIDO 2.1 GENERALIDADES Toda la documentación del Sistema integrado es legible, identificable y conservada en forma ordenada para ser consultada por los interesados. Para el control de los documentos aprobados se utiliza un Listado Maestro de Documentos, que incluye la información de Código, nombre del documento, versión o fecha de edición, fecha de entrega, nombre recibido y firma de todos los documentos del Sistema Integrado. Este listado esta disponible para consulta en la pestaña SGI en la página de la empresa El documento original permanece en medio magnético que es controlado por proceso de calidad de forma organizada. Se mantiene una copia impresa solo en caso donde no exista acceso a la red, ya que se pretende que todas las consultas se realicen por este medio. 1

2 Página: 2 de 6 ELABORÓ: Proceso de 2.2 REVISIÓN Y APROBACIÓN DE La revisión y aprobación de documentos se realiza por el personal autorizado de la siguiente manera: TIPO DE DOCUMENTO REVISIÓN APROBACIÓN Manual de Procesos Procedimientos Plan de Instructivos Formatos Propuesta Manual de Funciones Los responsables firman un acta de revisión y aprobación; una vez aprobados los documentos entran en vigencia. 2

3 Página: 3 de 6 ELABORÓ: Proceso de 2.3 IDENTIFICACION DE CAMBIOS Y ESTADO DE VERSION DE En el caso de realizar cambios en los documentos sea por reemplazo, incorporar o eliminar información se indican con color rojo generando una nueva versión del documento, permaneciendo la versión anterior como obsoleta que se identifica con una marca de agua. A partir de la versión 2 (dos) los documentos cuentan con un histórico de versión con la siguiente información: No. Versión, Fecha, Descripción de cambios. Los cambios efectuados en los documentos son revisados y aprobados por los mismos cargos que realizaron la revisión y aprobación original. La publicación de la nueva versión del documento se realiza inmediatamente es aprobada. 2.4 DISTRIBUCION DE LOS Los documentos del Sistema Integrado en medio magnético se encuentran disponibles en la página de la empresa en la pestaña que se llama SGI para su consulta y uso; se informa por correo electrónico de la publicación. Los documentos del Sistema Integrado en físico, aprobados se encuentran en el archivo de, disponibles para su consulta y uso en caso de que la red no pueda ser consultada. 3

4 Página: 4 de 6 ELABORÓ: Proceso de 2.5 IDENTIFICACION DE Los documentos elaborados internamente se identifican según el proceso donde se haya formulado, siguiendo la siguiente codificación: Código: Código alfanúmero de identificación del registro de la siguiente forma: tres letras que significa el tipo del documento, siguiente de dos letras al tipo de proceso al que pertenece y siguiente caracteres numero consecutivo de dos dígitos. Nombre de Documento: Nombre con que se identifica el documento. Tipo de Documento: Puede ser físico o electrónico en caso de que se encuentre en varios medios. 2.6 IDENTIFICACION Y DISTRIBUCION DOCUMENTACION EXTERNA Los documentos de origen externo se identifican y controlan a través del Listado Maestro de Documentos. 2.7 OBSOLETOS Los documentos obsoletos en medio magnéticos se identifican con una marca de agua y en medio físico se identifican con la palabra obsoletos o se destruyen. 4

5 Página: 5 de 6 ELABORÓ: Proceso de Solo se accede a los documentos obsoletos a través de para realizar alguna consulta. Ningún documento obsoleto es impreso ni distribuido. 3. DIAGRAMA DE FLUJO 1. Todos los participantes del Sistema Integrado. 2. de cada departamento. 3. Dirección o Gerencia 4. Dirección o Gerencia 5. Coordinador de 6. de cada departamento. 5

6 Página: 6 de 6 ELABORÓ: Proceso de 4. ANEXOS LMD-CL-01 Formato Lista Maestro de Documentos FAR-CL-01 Formato Acta de Reunión 6

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