GUÍA PARA LA ELABORACIÓN DE DOCUMENTOS CÓDIGO: MEJO-DOCI-001

Transcripción

1 CÓDIGO: MEJO-DOCI-001 HISTORIAL DE CAMBIOS REVISIÓN FECHA DESCRIPCIÓN 01 12/05/2013 Elaboración del documento 02 22/12/2015 Revisión y Actualización del documento ELABORÓ REVISÓ APROBÓ Gestor HSEQ Coordinador HSEQ Vicep. Administrativa

2 Página: 2 de 10 PROCESO: PROCEDIMIENTO: ACTIVIDAD: Mejora Continua MEJO_PR_001 Control de Documentos Crear /Modificar /Incluir el requerimiento 1 OBJETIVO Definir las directrices para elaborar, editar y estructurar los documentos del Sistema Integral Gestión de Construvicol. 2 ALCANCE Esta guía aplica para todos los documentos (Manuales, planes, procedimientos, instructivos y formatos) internos que se generan en los diferentes procesos que integran el SGI. 3 DEFINICIONES Procedimiento: Documento que describe ordenada y sistemáticamente las actividades de un proceso. Instructivo: Documento que describe en forma detallada y ordenada las tareas de una actividad específica. Formatos: Documento para registrar información, una vez diligenciado se convierte en un registro 4 ESTRUCTURA GENERAL DE LA DOCUMENTACIÓN 4.1 Clasificación documental

3 Página: 3 de 10 Manual SGI Descripción de Procesos Planes de Gestión Integral Procedimientos, Instructivos, Formatos DOCI: Documentos Internos DOCE: Documentos Externos 4.2 Codificación documental Todos los documentos del SGI deben clasificarse de acuerdo a la siguiente instrucción: CÓDIGO DEL DOCUMENTO: XX_YY_ZZ XX YY ZZ Identificación del proceso Tipo de documento Número consecutivo del documento dentro del proceso Identificación del proceso NOMBRE PROCESO Gestión Gerencial Gestión Comercial Operaciones Gestión de Abastecimiento Gestión Tecnológica Gestión Humana Gestión Maquinaria y Equipo Contabilidad y Tesorería Control de Activos IDENTIFICACION GGER GCO OPER GA GTEC GH MANT FINA CACT

4 Página: 4 de 10 Gestión de Jurídica Servicios Administrativos Gestión integral HSE Calidad y RSE GJ SADM HSE MEJO Para los documentos y formatos que sólo apliquen a un proyecto específico, se le antepondrá a la identificación, el acrónimo del proyecto, ejemplo: Caño Limón CLM Tipo de documento NOMBRE DOCUMENTO Manual SGI Plan de calidad Procedimiento Instructivo Formato Documentos Internos TIPO MA PL PR IN FO DOCI 4.3 Partes del documento Portada a. LOGOTIPO DE LA EMPRESA b. TÍTULO DEL DOCUMENTO c. CÓDIGO DEL DOCUMENTO d. HISTORIAL DE CAMBIOS REVISIÓN FECHA DESCRIPCIÓN Número de versión Inicia en 01 De aprobación Describir los cambios o ajustes que se le realicen al documento. Nota: El historial de cambios tendrá descrito las 3 últimas revisiones del documento. e. APROBACIÓN DEL DOCUMENTO ELABORÓ REVISÓ APROBÓ Cargo Cargo Cargo

5 Página: 5 de Cuerpo del Documento a. ENCABEZADO: Aplica para todo el cuerpo del documento, excepto anexos. Documentos Código: XX YY- ZZ LOGOTIPO NOMBRE DEL DOCUMENTO Revisión: Página: X de XY Formatos LOGOTIPO NOMBRE DEL FORMATO Código: XX YY- ZZ Revisión: Fecha: De creación o modificación b. TRAZABILIDAD DEL DOCUMENTO La trazabilidad de los documentos se demuestra en el historial de cambios que se registran de acuerdo a sus actualizaciones y revisiones consecutivas. En el caso de los instructivos o DOCI (opcional), se registra adicionalmente la siguiente información: PROCESO: PROCEDIMIENTO/ DOCUMENTO DE REFERENCIA: ACTIVIDAD: Proceso al que pertenece el instructivo o DOCI Código y nombre del documento o procedimiento que referencia al instructivo o DOCI a crear. Actividad que se va a desarrollar dentro del documento. c. CONTENIDO DEL DOCUMENTO Objetivo Se emplea para definir por qué y para qué se crea el documento. Debe iniciar con verbo infinitivo y preferiblemente sintetizar en un párrafo.

6 Página: 6 de 10 Alcance Hace referencia a las áreas o campo de aplicación del documento. Definiciones Es el glosario de términos poco comunes que se mencionen en el documento y que puedan presentar dificultad de interpretación por quien ejecuta el proceso, actividad o tarea. Descripción Relaciona la secuencia de las actividades (procedimiento) o tareas (instructivo) a realizar las cuales responden al qué y cómo se hace, el responsable de las mismas y el registro o documento que evidencie la ejecución de la actividad. Consideraciones Espacio para describir aquellos aspectos o directrices relevantes que se deben tener en cuenta en el momento del desarrollo de las labores descritas en el documento, sin considerar: Lineamientos legales o normativos a los que hacen alusión los documentos de referencia. Actividades o tareas que deben estar incluidas dentro de la descripción o en otros documentos del sistema. Documentos de Referencia Relaciona los documentos que se vinculan de manera necesaria e importante al que se está elaborando: Internos: Documentos que son emitidos por la empresa. DOCI: Documentos internos con características diferentes a procedimiento, instructivo o formato. DOCE: aquellos documentos emitidos por entes externos a la empresa. Control de riesgos Se identifican los riesgos más relevantes que puedan producir daños al proceso o a las personas, ya sean de tipo administrativos o de Seguridad y salud en el trabajo; adicionalmente se plantean las acciones principales para eliminarlos o mitigarlos. RIESGOS Al Proceso / Laborales (HSE) ACCIONES PREVENTIVAS

7 Página: 7 de 10 Diagrama de flujo Es la representación gráfica de la secuencia de actividades de un procedimiento que contiene las siguientes convenciones: SIMBOLOGIA NOMBRE DESCRIPCIÓN TERMINADOR Se utiliza para indicar el inicio o conclusión del proceso. Generalmente se ubica bajo el cargo que inicia el proceso OPERACIÓN Describe la actividad o tarea que debe desarrollarse; ejemplo: transcribir el documento, revisar texto, pasar un comprobante de un sitio a otro. 1 2 DECISION CONECTOR CONECTOR FUERA DE PAGINA Indica un punto dentro del flujo en que son posibles caminos alternativos, dependiendo de una condición dada Representa una conexión o enlace de un paso del proceso o procedimiento con otro dentro de la misma página, o entre páginas Representa una conexión o enlace de un paso del proceso o procedimiento con otro dentro de la misma página, o entre páginas Anexos Es un elemento extra que se integra al final del documento para señalar información adicional. 4.4 Matriz del contenido A continuación se describe el contenido de los documentos definidos en la estructura documental: Documentos Manual de Plan de Contenido gestión integral calidad Procedimientos Instructivos Formatos Portada Si Si Si Si No Encabezado Si Si Si Si Si Tabla de contenido Si Si No No No Trazabilidad del documento Si Si Si Si Si Objetivo Si Si Si No No Alcance Si Si No No Definiciones Opcional Si No No Descripción Si Si Si Si Si Consideraciones Opcional Opcional Opcional No Documentos de referencia Opcional Opcional Opcional No Control de riesgos No No No Si No Diagrama de Flujo No No Opcional No No Anexos Opcional Opcional Opcional Opcional Opcional

8 Página: 8 de 10 5 CONSIDERACIONES Los documentos elaborados deben guardar una secuencia, teniendo en cuenta el procedimiento o documentos que los referencia. Ejemplo: Guía para la elaboración de documentos pertenece al procedimiento de Control de documentos que a su vez pertenece al Proceso de Mejora Continua. 6 ANEXOS a. Modelo Procedimiento b. Modelo Instructivo

9 a. Modelo Instructivo

10 b. Modelo Procedimiento