ANEXO 2 CONTENIDO Y FORMATO DE LOS PROCEDIMIENTOS DOCUMENTADOS PROCEDIMIENTO PNT

Transcripción

1 CONTENIDO DE LOS PROCEDIMIENTOS Todos los procedimientos documentados deben constar de 8 secciones, que se explican a continuación: 1. OBJETIVO Y ALCANCE En esta sección se señala cuál es la razón y propósito del procedimiento documentado, que corresponde al objetivo. En cuanto al alcance se señala: quién aplica el procedimiento, las condiciones de aplicación (cuándo), la delimitación de las actividades (desde y hasta), las áreas o unidades donde se aplica, y/o los procesos a los que se aplica lo establecido. Si es el caso, se destacan las excepciones. 2. DESCRIPCIÓN DE ACTIVIDADES En esta sección se describen las actividades del procedimiento, la descripción puede ser redactada como un relato, como un diagrama de flujo o como una combinación de ambos. a) Descripción de actividades como Relato Las actividades que se requieren para llevar a cabo el proceso se deben describir en forma secuencial, numerada y sintetizada (utilizando tercera persona singular y forma verbal en presente). En los casos que se estime pertinente, podrá redactarse con enfoque de género, como por ejemplo El(la) Decano(a) de la Toda actividad descrita debe indicar quién la realiza (cargo del responsable de ejecución), cómo lo realiza, cuándo la realiza, y en lo posible establecer las instancias de control y sus valores de referencia, si es pertinente, y si corresponde, acciones a tomar cuando los resultados no sean los esperados. De haber interacción en ciertas instancias de la secuencia con otras instrucciones o procedimientos, éstas deben señalarse explícitamente. Deben explicitarse los registros que se generan en las actividades.

2 b) Descripción de actividades como Diagrama de Flujo La descripción de las actividades a través de un diagrama de flujo, debe considerar lo siguiente: - Indicar el nombre del proceso y los responsables. - Indicar el principio y el fin del proceso. - Definir cada actividad en forma secuencial, disponiendo el flujo principal siempre de arriba abajo o de izquierda a derecha. - Identificar los puntos de decisión e indicar los distintos cursos de acción (para mayor claridad las decisiones se pueden señalar entre signos de interrogación). - Debería permitir responder las siguientes preguntas quién?, qué?, cómo?, dónde?, cuándo?, por qué?, con cuáles recursos? - Explicitar los registros que se generan en las actividades. Simbología a utilizar Inicio/Fin: Se emplea para indicar el inicio y final del procedimiento. En su interior se escribe la palabra INICIO o FIN. Flecha de Continuidad: Se utiliza para conectar los diferentes símbolos y con ello orientar el recorrido del proceso. Actividad: Representa la actividad que se lleva a cabo. Decisión: Representa la toma de una decisión, cuando puede haber una variación en el flujo normal de las actividades del procedimiento. En su interior, se formula una pregunta que genera las diferentes rutas o alternativas del procedimiento. Registro o Documento: Representa la generación de un documento o registro vital para la continuidad del procedimiento.

3 Conector Interno: Representa el Vínculo entre actividades que se encuentran en diferentes lugares del procedimiento, en su interior se debe escribir el número que identifica la actividad con la cual se relaciona. Conector de proceso: Representa una conexión o enlace con otro proceso diferente, en la que continúa el diagrama de flujo. Proceso Predefinido o Maestro: Representa el vínculo que existe con un proceso o procedimiento predefinido. Nota Aclaratoria: No forma parte del diagrama de flujo, es un elemento que se adiciona a una operación o actividad para dar una explicación. 3. CONTROL DE REGISTROS Cada procedimiento documentado debe establecer cómo se controlan los registros generados por las actividades descritas en el punto 2. Este control se define mediante los campos indicados en la siguiente matriz: Identificación del Registro Nombre común con que se referencian o denominan cada uno de los registros que se utilizan en las actividades descritas en los procedimientos del SGC. Almacenamiento Protección Recuperación Medio en el cual se encuentra el registro. Se debe indicar si el registro se halla en medio físico o electrónico, y el sitio o lugar de almacenamiento. Manera de cómo se resguardan los registros, asegurando la integridad de ellos. Además se debe indicar si el registro está disponible para las partes interesadas o si éste tiene acceso restringido. Método mediante el cual se asegura la accesibilidad del registro. Para los registros en medio físico se debe indicar el tipo de orden en que se pueden recuperar los registros que puede ser por fecha, correlativo, Retención y disposición Indica el tiempo en que el registro es mantenido en el lugar señalado y el destino que se da a éste una vez que se cumple su tiempo de retención, por ejemplo: destrucción, archivo en otro lugar, etc. El tiempo mínimo de retención y

4 alfabético por disposición apellidos y/o corresponde a nombres, etc. los mandatos Para los legales o registros en reglamentarios medio (internos o electrónico se externos) debe indicar la aplicables al ruta del sistema registro. Si no de archivos. existen estos Además se debe mandatos, el indicar a través responsable del de quien se proceso define el accede al tiempo de registro. retención y la disposición del registro, considerando las necesidades de cada proceso. Cuando el procedimiento no genere registros se escribe No Aplica. 4. GLOSARIO En esta sección se presenta la terminología y/o siglas que tienen un significado propio en las actividades descritas en el procedimiento y su correspondiente definición. El objetivo es hacer entendible el procedimiento a los funcionarios que posiblemente se integren a la actividad. Cuando no existan estos términos se escribe No Aplica. 5. MATERIALES, EQUIPOS Y/O SOFTWARE En esta sección se indica qué materiales, equipos y/o software son los necesarios y requeridos específicamente para que las actividades del procedimiento se lleven a cabo. Cuando el procedimiento no requiera materiales, equipos y/o software específicos se escribe No Aplica.

5 6. DOCUMENTOS REGLAMENTARIOS En esta sección se indican los documentos que norman, regulan y/o estandarizan las actividades descritas y deben ser usados por ellas, emitidos por organismos o unidades externas a los procesos incluidos en el alcance del Sistema de Gestión de la Calidad. Por ejemplo: Decretos, Leyes, Resoluciones, Normas, Directrices, etc. Cuando no existan documentos reglamentarios, se escribe No Aplica. 7. TABLA DE ACTUALIZACIONES En esta sección se registra la última actualización del procedimiento, a través de la siguiente tabla: Pág. Modificada Indicar la(s) página(s) afectada(s) por la actualización del documento actual Resumen del cambio Describir la naturaleza del cambio, de modo general y en un párrafo corto. 8. ANEXOS En esta sección se pueden anexar, los formularios de los registros que se utilizan en el procedimiento o de algún otro documento que se considera pertinente al proceso. Cuando no sean necesarios los anexos, se indica No Aplica.

6 FORMATO DE LOS PROCEDIMIENTOS Todos los procedimientos documentados deben considerar el siguiente formato: Portada Contiene el encabezado y el pie de página correspondiente al formato que se explica a continuación, y el nombre del procedimiento centrado en la página, con letra Helvética tamaño 30 (o inferior si el nombre del procedimiento es extenso). Encabezado Debe utilizarse en todas las páginas del procedimiento y tener la siguiente información y estructura: PROCEDIMIENTO <nombre procedimiento> Página x de y Aprobación: CÓDIGO: <sigla-centro de costo-correlativo> UNIDAD: <unidad responsable del proceso> Actualización: Nº de Versión: Codificación: Los códigos de los procedimientos se componen de una sigla y el centro de costo de la unidad correspondiente más un número correlativo de tres dígitos. Sigla Centro de Costo Correlativo PXX XXX XXX La sigla se compone de tres caracteres, una letra P de procedimiento y las restantes dependerán del tipo de proceso del que se desprenden, correspondiendo a: MD: Procesos misionales de docencia de pregrado y postgrado MI: Procesos misionales de investigación MV: Procesos misionales de vinculación con el medio AP: Procesos de apoyo

7 NT: Procesos normativos transversales El centro de costo se compone de tres dígitos, que corresponden al código asignado a cada unidad o área de la Universidad, el que debe ser consultado al Departamento de Planificación Presupuestaria. Para el caso de los procesos normativos transversales el centro de costo es 013 Departamento de Calidad y Acreditación. El correlativo es un número secuencial, partiendo de 001, para identificar de manera única al documento en la clasificación de proceso (sigla) y el centro de costo. De modo que un centro de costo podrá tener uno o más procedimientos 001, dependiendo de si estos se clasifican como procesos misionales (de docencia, investigación y vinculación con el medio), de apoyo o estratégicos. Así por ejemplo: PAP , corresponde al primer procedimiento (001) relacionado con un proceso de apoyo (AP) del Departamento de Calidad y Acreditación (centro de costo 013). UNIDAD: Indicar la unidad responsable del proceso. En el caso de los procesos normativos transversales la unidad responsable es el Departamento de Calidad y Acreditación. Aprobación: Indica la fecha en la que se firma la aprobación de la versión 1 del documento. Esta fecha permanece inalterada durante toda la vigencia del procedimiento documentado. Actualización: Indica la última fecha en que el documento ha sido actualizado (modificado). Nº de Versión: Indica la versión actual del documento (Nota: Todo documento se inicia con la versión 1). Pie de página: Debe colocarse la siguiente tabla en cada página del documento:

8 Pie de firmas: Debe utilizarse sólo en la portada del procedimiento, consta de 2 columnas, una de revisión y otra de aprobación y tiene la siguiente información y estructura: Firma Revisado por: Firma Aprobado por: Cargo: Cargo: Columna de Revisión: Firma, nombre y cargo de quien revisó el procedimiento. Columna de Aprobación: Firma, nombre y cargo de quien aprobó el procedimiento. En caso de que dos o más personas sean los responsables de revisar un documento, se podrá incorporar una columna de revisión en la portada.