MANUAL DE USUARIOS DIGITALIZACION DE ARCHIVOS

Transcripción

1 SUBSECRETARIA DE DESARROLLO REGIONAL Y ADMINISTRATIVO DIVISIÓN DE DESARROLLO REGIONAL Departamento Operaciones MANUAL DE USUARIOS DIGITALIZACION DE ARCHIVOS Versión marzo 2005

2 INDICE INTRODUCCIÓN SIGLAS Y ABREVIATURAS I.-CONEXIÓN DISCO VIRTUAL SUBDERE II.-CREACIÓN CARPETAS POR CODIGO BIP III.-DIGITALIZACIÓN DE ARCHIVOS IV.-RESPALDO DE ARCHIVOS 2

3 INTRODUCCION En el marco del mejoramiento de los sistemas de información, el Departamento de Operaciones, de la División de Desarrollo Regional, ha desarrollado el presente Manual de Usuario sobre Digitalización de Archivos. La intención de estos nuevos procedimientos a implementar en la Subsecretaría de Desarrollo Regional, es contar con el respaldo digital de todos los documentos que acompañan el desarrollo de la ejecución de un proyecto, lo que a su vez facilita dar cumplimiento a la normativa nacional para su rendición, como cumplir con los acuerdos suscritos con entidades financieras externas, es decir, Banco Interamericano de Desarrollo y Banco Mundial. Este procedimiento estará a cargo, principalmente, de cada Unidad de Control Regional, y del Departamento de Operaciones de la Subsecretaría. Estamos conscientes que es el primer acercamiento con el desarrollo de este nuevo proceso, es por esta razón que estamos abiertos a vuestros aportes, comentarios u observaciones. Agradecemos la colaboración en este nuevo proyecto, al Sr. Bernardo Bello y a la Sra.Denysse Rivas, funcionarios de la División de Desarrollo Regional, como también la colaboración del Departamento de Informática. CRISTIAN RIQUELME Jefe del Departamento de Operaciones 3

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5 SIGLAS Y ABREVIATURAS SIGLA BID BIP BM DO SIGNIFICADO Banco Interamericano de Desarrollo Banco Integrado de Proyectos Banco Mundial Departamento de Operaciones 5

6 I. CONEXIÓN DISCO VIRTUAL SUBDERE Como soporte informático se ha creado un disco virtual con cuentas y password ha cada una de las Unidades de Control Regional. 1. Unidades usuarias _Unidad de Control Regional _Departamento Operaciones SUBDERE _Departamento Informática SUBDERE 2. Objetivos Conectarse a la red Internet, para crear los archivos de respaldo necesarios, con la documentación completa de acuerdo a la ejecución de cada proyecto financiado a través de los distintos créditos con organismos internacionales. 3. Descripción Conexión a sitio web Responsable Unidad de Control Regional (UCR) Descripción 1. Cada Usuario deberá digitar la siguiente dirección: 2. Posteriormente en la ventana desplegada deberá ingresar lo siguiente: Usuario : dig_xx (xx : identificación región número romano en minúscula) Contraseña : Nº que se indique (se asignará un número a cada UCR), Anexo Nº1 Ej: dig_ix 3. A continuación deberá seleccionarse el icono de DISCO WEB. (Anexo Nº2) 6

7 4. Diagrama del procedimiento SUBDERE UCR In ic io Crea Disco Virtual Genera y com unica cuentas y password Recepciona password Accede a red in te rn e t Fin 5. Responsable de Mantención El responsable de la Mantención, será Cristian Alvarez del Departamento de Informática - SUBDERE 6. Vigencias El Disco Virtual SUBDERE se respaldará mensualmente. 7

8 Anexo Nº 1: Identificación Usuario 8

9 Anexo Nº 2 Selección Disco de trabajo virtual 9

10 II. CREACIÓN CARPETAS POR CÓDIGO BIP En el disco virtual, están creadas las carpetas regionales, y al momento de ingresar el usuario y password se accede directamente a la carpeta de la región asociada. 1. Unidades usuarias _Unidad de Control Regional _Departamento Operaciones SUBDERE _Departamento Informática SUBDERE 2. Objetivos Crear las carpetas asociadas a cada código BIP, con el objeto de comenzar a registrar los documentos de cada proyecto. 3. Descripción Ingreso y creación de subcarpeta Responsable Unidad de Control Regional Descripción En la carpeta regional, deberá crearse una subcarpeta para cada Código BIP, es decir, se ingresa el código BIP y posteriormente para aceptar la creación de esta subcarpeta se presiona la tecla Crear DIR. Anexo Nº3. 10

11 Crear compromisos Responsable Descripción Unidad de Control Regional En cada subcarpeta, identificada por el código BIP, se crearan los compromisos de acuerdo al funcionamiento del Sistema Methasys. Anexo Nº4. Digite el compromiso y número que aparezca en el Sistema Methasys, a continuación presione Crear DIR, de la misma ventana. Por último verifique la creación del compromiso, en Mensajes de la misma ventana. Es necesario señalar que un mismo código BIP puede presentar varios compromisos, y cada compromiso se identifica por una sigla, siendo estas las siguientes: CT OC RE RA DEC Contrato Orden de Compra Resolución Exenta Resolución afecta Decreto 11

12 4. Diagrama del procedimiento UCR Inicio Crea subcarpetas por cada Código BIP, en carpeta regional Crea compromisos en cada subcarpeta Códibo BIP Fin 5. Responsable de Mantención El responsable de la Mantención, será el Contador de la Unidad de Control Regional. 6. Vigencias Se efectuará de acuerdo a la generación de compromisos por cada uno de los proyectos. 12

13 Anexo Nº 3 Creación Subcarpetas 13

14 Anexo Nº 4 Creación compromisos 14

15 III DIGITALIZACION DE ARCHIVOS 1. Unidades usuarias _Unidad de Control Regional 2. Objetivos Respaldar digitalmente todos los documentos involucrados en el desarrollo de un proyecto contratado. 3. Descripción Crear carpeta Responsable Unidad de Control Regional Descripción En el disco duro de su PC, cree una nueva carpeta identificada bajo el nombre Digitalización Documentos a digitaliza Responsable Descripción Deberá proceder a escanear los siguientes documentos, quedando establecidos como obligatorios : 1. Contrato (resoluciones de adjudicación, convenios de mandato etc.) 2. Estados de pago, numerado de acuerdo a Methasys (Factura, boleta de honorarios o form. 29 si corresponde, carátula o resumen de estado de pago o informe de actividades, egreso o decreto de pago, etc.) 3. Ordenes de compra 4. Resolución exenta 5. Resolución afecta 6. Decreto 7. Canje de retenciones Para dar nombre al archivo se asignará la nomenclatura mencionada en el paso anterior, además del número que entrega el sistema Methasys. Anexo Nº5. 15

16 Una vez escaneados los documentos, se ingresa a la subcarpeta creada para cada proyecto, en la carpeta regional del disco virtual. Modificaciones de compromisos Responsable Unidad de Control Regional Descripción De presentarse situaciones modificatorias, debe crearse un archivo denominado MOD.PDF, que contendrá el documento modificatorio. Si existieran nuevas modificaciones, los archivos serán identificados incluyendo un número. Anexo Nº5. Ej. MOD2.PDF 4. Diagrama del procedimiento UCR Inicio Crea carpeta Digitalización en disco duro PC Escanear documentos y grabarlos en carpeta Digitalización Fin 16

17 5. Responsable de Mantención. _Unidad de Control Regional 6. Vigencias De acuerdo a la recepción de documentos para cada proyecto identificado. 17

18 Anexo Nº 5 Documentos a digitalizar 18

19 IV. RESPALDO DE ARCHIVOS 1. Unidades usuarias _Unidad de Control Regional _Departamento Operaciones - SUBDERE 2. Objetivos Contar con el respaldo de todos los documentos que atañen a la ejecución de un proyecto. 3. Descripción Incorporación de datos a disco virtual Responsable Unidad de Control Regional Descripción Ingresar al disco virtual vía página web, procedimiento descrito en el numeral I, de este manual. Seleccione la subcarpeta del crédito al cual esta asignado el código BIP que se respaldará. A continuación: 1. Presione el botón Examinar de la ventana desplegada. Anexo Nº6. 2. Ubicar la carpeta Digitalización creada en el disco duro de su PC. Anexo Nº7. 3. Seleccione el archivo ha incluir, de la lista desplegada. Anexo Nº Presione el botón Abrir. Anexo Nº 7 5. La barra de dirección mostrará la ubicación del archivo seleccionado. Anexo Nº8. 6. Presione el botón Almacenar Al mismo tiempo debe respaldarse toda la información que se ha señalado en este Manual, en el Disco Duro de su PC, clasificadas en las subcarpetas asociadas a cada crédito. 19

20 Verificación de almacenamiento Responsable Unidad de Control Regional Descripción En la ventana desplegada Disco Web, bajo el link Archivo, debe aparecer el nombre del archivo almacenado. Anexo Nº 9. Respaldo carpetas Responsable Departamento Operaciones SUBDERE Descripción Una vez realizado el proceso de almacenamiento en cada una de las carpetas regionales, un responsable del Departamento de Operaciones procederá a realizar el Respaldo de estas carpetas, en disco digital. 20

21 4. Diagrama del procedimiento UCR SUBDERE Inicio Acceso Disco Virtual Subdere (vía web) Abrir carpeta Digitalización Grabar archivos en carpeta regional Respalda carpetas Regionales Fin 5. Responsable de Mantención _Unidad de Control Regional 6. Vigencias En cada oportunidad que sea necesario incorporar archivos digitalizados al respaldo de la ejecución de un proyecto. Respaldo carpetas regionales, mensualmente. 21

22 Anexo Nº 6 Respaldo de Archivos 22

23 Anexo Nº 7 Agregar archivos a disco virtual 23

24 Anexo Nº 8 Almacenar archivo 24

25 Anexo Nº 9 Verificación almacenamiento 25