MANUAL DE USUARIO INSTITUCIONAL

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1 MANUAL DE USUARIO INSTITUCIONAL Plan de Incentivo al Retiro Ley N Octubre de 2016 / Página 1 de 19

2 TABLA DE CONTENIDOS 1. INTRODUCCIÓN ANTECEDENTES GENERALES REGISTRO DE RESPONSABLES Y CONTACTOS DEL SERVICIO INGRESO DE POSTULANTES PARA FASES PRIMER ENVÍO Y SEGUNDO ENVÍO... 5 Acciones de Usuarios Institucionales (-I, -JS)... 5 Operación del Formulario de Postulación APROBACIÓN DE NÓMINA DEL JEFE DE SERVICIO FASE DE DESISTIMIENTO REPORTES DEL PROCESO DE POSTULACIÓN INCENTIVO AL RETIRO Nominas por Fase del Proceso...15 Visualización de Certificados OTRAS FUNCIONALIDADES Notas Explicativas...18 Paginación...19 Vigencia de Sesión...19 Octubre de 2016 / Página 2 de 19

3 1. Introducción Con fecha 3 de septiembre de 2016 fue publicada la ley N , que otorga una bonificación adicional y otros beneficios de incentivo al retiro para los funcionarios y funcionarias de los Servicios Públicos que indica y modifica el título II de la ley N Para la adecuada implementación del proceso de postulación a los cupos para el año 2016, se ha estimado necesario, en conjunto con otras iniciativas, implementar un sistema de información TI que permita el envío de las postulaciones de los funcionarios, en concordancia con las instrucciones emitidas por esta Dirección de Presupuestos. 2. Antecedentes Generales A través del sitio Web de la Dirección de Presupuestos, y en específico, la opción Acceso Restringido, se accede al proceso de Plan de Incentivo al Retiro, registrando usuario y contraseña y seleccionando dicho proceso, como sigue: Octubre de 2016 / Página 3 de 19

4 Una vez autentificado se despliega el aplicativo Sistema Plan de Incentivo al Retiro (PIR): El aplicativo tiene la opción de ingreso de 3 tipos de Usuario: - Usuario ingreso (-I): Permite ingresar postulantes al Plan de Incentivo al Retiro de un servicio público determinado, para las fases de Primer envío, Segundo envío y Desistimiento. Junto con ingresarlos, puede editar su información, eliminarlos y enviarlos al Jefe de Servicio. - Usuario Jefe de Servicio (-JS): Tiene la facultad de rechazar la nómina de postulantes o enviarla a Dipres. - Usuario Dipres (Dipres-SIL): Usuario que visualiza y gestiona los distintos reportes de los funcionarios de los distintos servicios postulantes al Plan de Incentivo al Retiro. 3. Registro de Responsables y Contactos del Servicio Esta funcionalidad permite el ingreso de dos contactos del Servicio correspondiente: responsable del proceso y Jefe de Servicio. Esta información es obligatoria y debe ser previamente ingresada el envío de la nómina de postulantes al Jefe de Servicio. Octubre de 2016 / Página 4 de 19

5 4. Ingreso de Postulantes para Fases Primer Envío y Segundo Envío En esta funcionalidad se permite el ingreso de postulantes al Plan de Incentivo al Retiro para los funcionarios públicos, según Ley N Esta interfaz es similar para el Primer Envío y el Segundo Envío, en éste último se adiciona la certificación del jefe de servicio. Acciones de Usuarios Institucionales (-I, -JS) La interfaz de ingreso permite al usuario I realizar las siguientes acciones: - Ingresar postulantes al Plan de Incentivo al Retiro por fila. - Grabar información de la fila ingresada, mediante el botón Grabar. - Eliminar un usuario previamente ingresado, mediante el botón Eliminar. - Enviar planilla de postulantes al Jefe de Servicio, para su validación, mediante el botón Enviar a Jefe de Servicio. - Una vez enviado la planilla al JS, el usuario de ingreso de este Servicio no puede realizar ninguna acción más en este formulario, a no ser que el usuario -JS devuelva la planilla para modificación. - La información ingresada para la fase correspondiente al segundo envió es equivalente a la primera, pero se agrega un nuevo medio de verificación correspondiente a la columna Certificación Jefe De Servicio (CJS). - Al enviar el Jefe de Servicio la nómina de postulantes a DIPRES, con usuario JS, ya sea en el primer o segundo envío, se genera un certificado de DIPRES, el cual es la evidencia de que el Servicio o Institución envió la nómina correspondiente en la fecha que indica. Octubre de 2016 / Página 5 de 19

6 Operación del Formulario de Postulación La operación del formulario se presenta como sigue: - Ingresar con usuario de ingreso del servicio asociado (-I), luego proceder a hacer clic en el link Postulación Incentivo al Retiro. - La primera vez el formulario se presenta vacío para el ingreso de postulantes. - Se procede al ingreso de postulantes según las condiciones legales establecidas, adjuntando en cada uno de los registros los documentos exigidos. A continuación se muestra una imagen con postulantes ya ingresados. Octubre de 2016 / Página 6 de 19

7 - La información a ingresar por el usuario se ingresa en una tabla que presenta las siguientes columnas, algunos campos no son obligatorios dependiendo de los datos del postulante: CUPOS: Seleccionar Cupo (2016/2017). IDENTIFICACIÓN DEL POSTULANTE: RUT: Rut del postulante, número y digito verificador. PATERNO Apellido paterno del postulante. MATERNO: Apellido materno del postulante. Si no posee debe ingresar NINGUNO. NOMBRES: Nombres del postulante. SEXO: Mujer, Hombre. CRITERIO INICIAL DE SELECCIÓN: FECHA NACIMIENTO AÑO MES- DÍA: Fecha nacimiento postulante. CRITERIOS DE DESEMPATE: N DÍAS LICENCIA (a): Días de licencia entre 0 y 365. AÑOS DE SERVICIO INST. EMPL. (b): o N AÑOS: Número de años de servicio en Institución empleadora. o N MESES: Número de meses de servicio en Institución empleadora. o N DÍAS: Número de días de servicio en Institución empleadora. AÑOS DE SERVICIO ADM. ESTADO (C): Octubre de 2016 / Página 7 de 19

8 o N AÑOS: Número de años de servicio en Administración del Estado. o N MESES: Número de meses de servicio en Administración del Estado. o N DÍAS: Número de días de servicio en Administración del Estado. INFORMACIÓN COMPLEMENTARIA: FECHA DE RENUNCIA (d): fecha de renuncia del servicio. En caso que se opte al Cupo 2017 este dato no se registra. POSTULACIÓN SEGÚN COBERTURA (e): Seleccionar cobertura bajo la cual el postulante hace uso del retiro. Opciones: En el caso de las categorías Art. 8 y Art. Cuarto Trans., al elegir una de estas categorías los campos FECHA RENUNCIA (d) y CARTA RENUNCIA (REN) no aplican. AFILIACIÓN PREVISIONAL: Indicar afiliación del postulante. CALIDAD JURIDICA: Indicar tipo de contrato del postulante. Octubre de 2016 / Página 8 de 19

9 ESTAMENTO: Indicar cargo del postulante. SISTEMA REMUNERATORIO: Indicar sistema remuneratorio del postulante. TRABAJOS PESADOS: Indicar si el postulante ha realizado trabajos pesados, según definiciones establecidas en la Ley N Octubre de 2016 / Página 9 de 19

10 MEDIOS DE VERIFICACIÓN: CERTIFICADO DE NACIMIENTO (obligatorio): Seleccionar archivo que contenga el certificado de nacimiento del postulante. El archivo debe tener el formato CN RUT- DIG.PDF. CARTA DE RENUNCIA (obligatorio): Seleccionar archivo que contenga la carta de renuncia del postulante. El archivo debe tener el formato REN RUT-DIG.PDF. CERTIFICACIÓN REQUISITOS JEFE DE SERVICIO (CR1): Seleccionar archivo que contenga la certificación del jefe de servicio para la cobertura CR1. El archivo debe tener el formato CR1 RUT-DIG.PDF. CERTIFICACIÓN REQUISITOS JEFE DE SERVICIO (CR4_7 Inc 1 ): Seleccionar archivo que contenga la certificación del jefe de servicio para la cobertura CR4_7 Inc 1. El archivo debe tener el formato CR4_7INC1 RUT-DIG.PDF. CERTIFICACIÓN REQUISITOS JEFE DE SERVICIO (CR7 Inc 2 ): Seleccionar archivo que contenga la certificación del jefe de servicio para la cobertura CR7 Inc 2. El archivo debe tener el formato CR7INC2 RUT-DIG.PDF. CERTIFICACIÓN REQUISITOS JEFE DE SERVICIO CR4T: Seleccionar archivo que contenga la certificación del jefe de servicio para la cobertura CR4T. El archivo debe tener el formato CR4T RUT-DIG.PDF. CERTIFICACIÓN JEFE DE SERVICIO CJS: Seleccionar archivo que contenga la certificación del Jefe de Servicio. El archivo debe tener el formato CJS RUT-DIG.PDF. Este certificado es obligatorio exclusivamente para el Segundo Envío. - Una vez ingresada todas las columnas de información requeridas, se procede a grabarla presionado el botón Grabar ubicado en la parte inferior izquierda de la página. Esto Octubre de 2016 / Página 10 de 19

11 permite almacenar dicha información, presentando siempre todos los postulantes ya ingresados. Octubre de 2016 / Página 11 de 19

12 5. Aprobación de Nómina del Jefe de Servicio Al Jefe de Servicio le corresponde enviar a DIPRES o rechazar la nómina previamente ingresada por el responsable del proceso (usuario I). En caso que la validación del Jefe de Servicio sea exitosa, se envía la planilla a DIPRES mediante la acción del botón Enviar a DIPRES, junto esto se genera el respectivo certificado que evidencia dicha acción. En caso que el usuario Jefe de Servicios (usuario JS) decida rechazar la nómina, el sistema permite enviar al usuario de ingreso nuevamente para su rectificación. Esto es realizado mediante el accionar del botón Devolver a Encargado del Ingreso. Esta forma de operar el sistema se aplica tanto para en la fase del primer envío de postulantes como segundo envío. Octubre de 2016 / Página 12 de 19

13 6. Fase de Desistimiento - Esta funcionalidad permite al usuario de ingreso, estando abierta la segunda fase de envío, desestimar postulantes de la nómina previamente enviada a DIPRES en la fase primer envío. El usuario debe ingresar los RUT s que desea desestimar del primer envío, la interfaz autocompletará la información del postulante (nombres, apellidos paterno y materno), debiendo ingresar en forma obligatoria la respectiva carta de desistimiento del postulante. - Una vez ingresado lo anterior, procederá a grabar la información mediante el botón Grabar. La interfaz almacena y lista los desistimientos previamente ingresados, pudiendo enviar los desistimientos seleccionados al Jefe de Servicio para su validación. En caso que requiera eliminar algún RUT puede realizarlo seleccionándolo y activando el botón Eliminar, opción válida solo para usuario-i. Octubre de 2016 / Página 13 de 19

14 - Una vez enviado al Jefe de Servicio (usuario- JS), éste revisará los antecedentes del sistema y enviará a DIPRES la nómina de desistimiento del o los postulantes o rechazará y enviará al usuario de ingreso para su rectificación, mediante el botón Devolver a Encargado del Ingreso. - Si el Jefe de Servicio decide seguir el proceso, el envío de los registros de desistimiento se realiza mediante el botón Enviar a DIPRES y junto con ello se genera el respectivo certificado de desistimiento. Octubre de 2016 / Página 14 de 19

15 7. Reportes del Proceso de Postulación Incentivo al Retiro El sistema posee un Menú de Reportes donde los usuarios I y JS pueden visualizar nóminas y certificados. También podrían hacerlo directamente de la página de inicio. Nominas por Fase del Proceso A través de esta opción se permite a los usuarios I y JS de los respectivos Servicios, visualizar las nóminas enviadas a DIPRES en las distintas fases: Primer Envío, Segundo Envío y Desistimiento, con todos los datos de los postulantes incluyendo los documentos y certificaciones adjuntadas. Octubre de 2016 / Página 15 de 19

16 Visualización de Certificados A través de esta opción se permite a los usuarios I y JS de los respectivos Servicios, visualizar a los certificados generados de las nóminas enviadas a DIPRES, en las distintas fases: Primer Envío, Segundo Envío y Desistimiento, pudiendo utilizar opciones de guardar, impresión, etc. de la herramienta Adobe Acrobat. Octubre de 2016 / Página 16 de 19

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18 8. Otras Funcionalidades Notas Explicativas En los formularios de las distintas fases del proceso se presenta, en el costado derecho superior de la pantalla, un icono para visualizar Notas Explicativas de apoyo al registro de datos de los postulantes y al hacer click sobre él se despliega un Pop-up. Estas notas indican con mayor detalle la información correspondiente a algunas columnas, tales como Licencias médicas, Años de servicio en la Institución empleadora, Años de Servicio en la Administración del Estado, Renuncia, Cobertura. Octubre de 2016 / Página 18 de 19

19 Paginación Es importante señalar que el formulario de registro posee un tablero de paginación, que corresponde a un conjunto de botones que permite al usuario desplazarse entre una página y otra en la tabla de postulaciones. La paginación permite visualizar de manera simple y ordenada grandes volúmenes de información, para ello el Sistema PIR distribuye los registros de la nómina de postulantes en páginas de diez (10) registros máximo. Vigencia de Sesión A fin de mantener la seguridad de la información del sistema se cuenta con una vigencia de la sesión para el procesamiento de datos, esto es, si el usuario conectado no realiza acción alguna durante un periodo de tiempo prolongado (20 minutos), la sesión expirará y será redirigido a la página de inicio de sesión. De esta situación, el usuario es advertido ya que se despliega un mensaje en la parte superior derecha de la pantalla, como se muestra en la siguiente imagen. Octubre de 2016 / Página 19 de 19