CONTROL DE DOCUMENTOS Y REGISTROS DE CALIDAD

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1 CONTROL DE DOCUMENTOS Y REGISTROS DE CALIDAD Cargo Código: P-MC-01 Versión: 07 Página: 1/8 Fecha Revisado por: 06/06/2012 Aprobado por: Dirección General 06/06/ PROPÓSITO Definir la metodología para el control de y registros internos y externos con el fin de mantenerlos disponibles, utilizar siempre la versión vigente, demostrar la conformidad con los requisitos especificados y la operación eficaz del Sistema de Gestión de la. 2. ALCANCE Esta metodología aplica para el control de los y registros internos y externos desde la identificación de necesidades de documentación hasta el control de los y registros y la entrega de la propiedad del cliente. 3. DEFINICIONES 3.1 Procedimiento documentado: Documento en donde se describe la manera específica de realizar una actividad que involucra varias áreas. 3.2 Documentos de origen externo: Documentos generados por entidades externas a la empresa. 3.3 Formato: Documento preimpreso o preestablecido en el que se consigna información resultante de la ejecución de una actividad. 3.4 Registro: Documento que proporciona resultados conseguidos o evidencia de actividades efectuadas. 3.5 Copia controlada: Documento que requiere actualizarse cuando sufra una modificación. 3.6 Copia no controlada: Documento que no requiere actualización cuando se modifica. 3.7 Acceso: Disponibilidad de consulta de un registro. 3.8 Documento: Información y su medio de soporte (escrito, medios magnéticos, videos, fotografías, etc.) 3.9 Documento Obsoleto: Información y su medio de soporte que se encuentra reemplazada por una versión actualizada Revisión: Actividad que consiste en verificar que el contenido de un documento corresponde a lo que se hace y a la vez asegurar la conveniencia, adecuación y eficacia del tema objeto de la revisión para alcanzar los objetivos establecidos. P-MC-01 1/8

2 3.11 Aprobación: Confirmación de que lo consignado en los corresponde con los procesos que se realizan dentro de la organización y que se encuentran en vigencia a partir de ese momento. 4. METODOLOGÍA 4.1 Control de internos Actividad Descripción Responsable Registros La Alta Dirección y los usuarios del Sistema de Gestión de identifican la Identificar las necesidad de documentar los procesos Todos el necesidades de para garantizar su estandarización. Con el personal documentación apoyo del líder de calidad se levanta el documento borrador. Planeación de la Documentación Los procedimientos deben tener: 1. Propósito 2. Alcance 3. Definiciones 4. Metodología 5. Control de registros 6. Anexos y de referencia 7. Control de cambios del documento Siempre se debe respetar la numeración anterior, documentando No Aplica en caso de que el numeral no requiera utilizarse para ese procedimiento. Nota: Otros como el PEI, Manual de Convivencia, Planes de área, Proyectos Institucionales y obligatorios pueden ser documentados en otra estructura y según los requisitos de ley. Presentación de los Elaboración y Revisión de los Los Instructivos, deben contener: 1. Propósito 2. Alcance Su contenido puede realizarse por medio de un diagrama de flujo, esquema, descripción de actividades o cualquier otra forma. El encabezado debe contener: Logo, nombre del documento, código, versión, paginación y las casillas de revisado y aprobado con los respectivos cargos de los responsables y las fechas. Los formatos llevan el logo, nombre del formato, código, versión y fecha de aprobación o actualización. Los procedimientos deben elaborarse en letra Arial tamaño 11, utilizando mayúsculas y negrilla para títulos La elaboración de los, puede ser llevada a cabo por cualquier empleado Líderes de procesos Nombre de quien revisa en P-MC-01 2/8

3 Aprobación de los Codificar los Actualizar el listado maestro de de la institución, pero la revisión deben hacerla los responsables del proceso, verificando que lo descrito permita lograr lo establecido en el propósito. Como consecuencia de la revisión, debe aparecer el nombre y el cargo del responsable de la revisión en la casilla correspondiente. La aprobación la debe realizar el Comité de, en el documento aparece el nombre y el cargo del responsable del Direccionamiento Estratégico como representante del comité, verificando que el documento es coherente con las políticas y objetivos establecidos por la institución, debe aparecer el cargo de quien aprueba el documento en la casilla correspondiente. El código a utilizar en los consta de más de cuatro caracteres separados por guiones que representan lo siguiente: Primer campo: Uno o dos caracteres alfabéticos que indica el tipo de documento P: Procedimiento F: Formato I: Instructivo PC: Plan de la MC: Manual de la MR: Manual de Responsabilidades Segundo campo: Dos caracteres alfabéticos que indican el proceso con que se relaciona el documento así: PD: Proceso Direccionamiento Estratégico PP: Proceso Pedagógico DP: Proceso de Diseño de Programas de Formación AR: Proceso de Admisiones y Registro MC: Proceso de Mejoramiento Continuo GA: Proceso de Gestión Administrativa y Financiera CI: Proceso de Convivencia e Interacción con la Comunidad Tercer campo: Dos caracteres numéricos que representan el número consecutivo de los por cada proceso. Con el fin de consultar la versión vigente de cualquier documento, el debe mantener actualizado el formato F-MC-02 de internos, el cual debe estar a disposición de quien quiera consultarlo. Comité de el encabezado del documento Cargo de quien aprueba (en el encabezado del documento) F-MC-02 de internos En este listado se deben incluir todos los Anexos del Manual de, P-MC-01 3/8

4 procedimientos documentados, formatos y los manuales de responsabilidades. Los líderes de proceso, deben difundir la documentación específica de su proceso y dejar la evidencia en el formato F-GA-03 Registro de Asistencia y Difusión de Documentos, por correo electrónico, medio magnético o físicos. Difundir los La difusión de los también se realiza por medio de reuniones, notificaciones escritas, por correo electrónico, página Web, el servidor y demás medios utilizados por la Institución. Los se pueden consultar a través de la red o se le puede solicitar al l proceso o al calidad. Proceso Numeral 7 de cada procedimiento Nota: Otros como el PEI, Manual de Convivencia, Planes de Área, proyectos institucionales y obligatorios, entre otros, la difusión se hace a través del formato F-GA-03 Registro de Asistencia y Difusión de Documentos. Las modificaciones pueden ser sugeridas por cualquier empleado, pero la revisión y aprobación de éstas deben ser realizadas por los mismos cargos que revisaron y aprobaron el procedimiento original, de acuerdo como está establecido en las actividades Elaboración y Revisión de los y Aprobación de los. Cuando se modifique un documento se debe cambiar de versión. Modificar los El, registra en el numeral 7 del procedimiento, la naturaleza de los cambios en los. Es también su responsabilidad recopilar las versiones impresas obsoletas y entregar las versiones actualizadas a los empleados a los cuales se les distribuyen las copias. En caso de conservar copias no actualizadas con propósitos legales o de conocimiento, se deberán identificar como OBSOLETO. Y la actualización del F-MC-02 Listado P-MC-01 4/8

5 Maestro de Documentos Internos y difusión se realizarán de acuerdo a las actividades anteriormente descritas 4.2 Control de externos Actividad Descripción Responsable Registros Identificar externos Actualizar listado de de origen externo Los líderes de los procesos son los encargados de informar al sobre los cambios o actualizaciones de los externos correspondientes a su gestión; el identifica y clasifica los en el F-MC-13 Listado de Documentos Externos; socializa los cambios a los líderes de los procesos y a los que les compete. Los externos obsoletos que se quieran conservar para propósitos legales o de conocimientos, se deben identificar con el sello de OBSOLETO, de lo contrario serán eliminados. Los externos son las leyes, decretos, resoluciones, normas, contratos, reglamentos o demás generados por entidades externas y que deben ser consultados para llevar a cabo la prestación del servicio. Es responsabilidad del, consultar periódicamente la actualización o modificación de estos, adquirir los actualizados e informar a los usuarios involucrados sobre estos cambios y mantener los disponibles solo para consulta de quienes lo requieran. Algunos mecanismos que se emplearán para dicha actualización, son los siguientes: Consulta periódica de la página del Ministerio de Educación y/o de las entidades que generen los externos. Participación en los comités operativos núcleo educativo. Medios por los cuales se notifiquen cambios en las leyes y/o externos aplicables. Comunicados de la Secretaría de Educación Comunicados de las Asociaciones educativas como Adecopria, Asenof, AAEI F-MC-16 de externos F-MC-16 de externos 4.3 Control de registros de calidad. Actividad Descripción Responsable Registros P-MC-01 5/8

6 Diligenciamiento de los registros de calidad Conservar los registros de calidad Recopilar los registros Controlar los registros de calidad Clasificar los registros de calidad -Deben ser legibles. -Deben estar en medios impresos o magnéticos. -En caso de estar en medios magnéticos deben tener mecanismos que eviten la pérdida de éstos. -Los elaborados manualmente deben diligenciarse con tinta no borrable. -Los lugares de almacenamiento deben ser de fácil acceso y que eviten daños o deterioros. Realizar el back up de la información del Sistema de Gestión de la, la información de los procesos contables y pedagógicos ya sea en una memoria USB, en CD, DVD, Disco externo, unidad de red. Recopilar los registros de calidad correspondientes a cada proceso y mantenerlos al alcance de las personas involucradas en todo momento. En el numeral 5 de cada procedimiento se establece el control de los registros de calidad, describiendo el código y nombre del registro, lugar de archivo, tiempo de archivo, destino posterior y Acceso. Todos los registros se deben clasificar por actividad desarrollada y por fecha consecutiva. 4.4 Control de la propiedad del cliente Los procedimientos que se relacionan con el manejo de la propiedad del cliente, deben describir cómo será su uso, manejo y control. Todo el personal Personal de mantenimiento ó Computadores / Líder Administrativa Líderes de Procesos Todos los registros del S.G.C Copia CD, DVD, Disco externo Todos los registros del S.G.C Cada procedimiento en su numeral 5 Carpetas físicas o disquetes Identificación de la propiedad del cliente Conservar y preservar la propiedad del cliente Se considera propiedad del cliente: Los entregados por el estudiante y padres de familia o acudiente Los relacionados con el proceso Enseñanza-Aprendizaje del estudiante Documentación entregada por las entidades contratantes Registros generados por la prestación de los servicios educativos contratados con las mismas. Los responsables y la manera como se conservan y preservan la propiedad del estudiante se detalla dentro de los procedimientos Admisiones y Registro y Secretaria Académica Líderes Docentes Control de Registro de cada Procedimiento Control de Registro de cada Procedimiento P-MC-01 6/8

7 pedagógico y para las entidades contratantes en el procedimiento de P-PD- 02 Contratación y convenios con otras entidades. En el numeral 5 Control de Registros, de estos procedimientos, se especifica Código y/o nombre, Medio en que se recopila, Lugar de archivo, Tiempo de retención, Disposición final, Autoridad de Acceso. Cada proceso debe asegurar y salvaguardar la propiedad del cliente. El proceso de auditoría sirve como instrumento de seguimiento al manejo y control de la propiedad del cliente. Entrega propiedad del cliente En caso de pérdida o deterioro de la propiedad del cliente, el responsable del proceso deberá informar por escrito al cliente y propondrá alternativas de solución evitando perjuicios. El estudiante y/o padre de familia solicita a través del formato F-AR-03 Solicitud y Entrega de Documentos, cualquier documento de su propiedad y se le entrega según lo establecido en el proceso de Admisiones y Registro. Secretaria Académica F-AR-03 Solicitud y Entrega de Documentos 5. CONTROL DE REGISTROS Código y nombre del registro F-GA-03 Registro de Asistencia y Difusión de Documentos F-MC-02 de internos F-MC-16 de externos Carpeta del estudiante Medio en que se recopila Fólder / control de Magnético Magnético Carpeta/nombre de cada estudiante Lugar de archivo Oficina de cada Líder Pc/escritorio calidad/sgceee/ Registros Pc/escritorio calidad/sgceee/ Registros Secretaría Académica Educación Regular en el archivador rodante Tiempo de archivo Destino posterior 2 años Desecho Actualización permanente Actualización permanente Hasta su egreso Desecho Desecho Entrega al estudiante/ Archivo de inactivos/ Archivo de desertores/ Autoridad de acceso Dirección general, Líder académica, secretarias académica y P-MC-01 7/8

8 Secretaría Académica Educación para el Trabajo Archivo Archivo de egresados docentes Back Up F-AR-03 Solicitud y Entrega de Documentos CD / DVD / Disco externo Carpeta/ Solicitud y entrega de Disco externo Escritorio de recepción 1 Año Un año Utilización próximo Back up Desecho Líder administrativa Secretaria recepcionista, secretaria académica y líder académica 6. ANEXOS Y DOCUMENTOS DE REFERENCIA 6.1 NTC ISO 9001 Requisitos Sistema de Gestión de la 6.2 NTC5555 Educación para el trabajo 6.3 NTC 5581 Programas de Formación para el Trabajo 7. CONTROL DE CAMBIOS DEL DOCUMENTO Fecha Versión Descripción del Cambio 21/04/ Primera versión del documento 29/10/ Se especifica la codificación de los nuevos procesos y se aclara que debe tener el listado maestro de internos 13/11/ Implementación de algunos mecanismos de actualización de los externos. 16/09/ Se define que en los encabezados de los se colocara únicamente los cargos de las personas responsables de revisar y aprobar el documento. Se anexo el control de la propiedad del cliente. 16/04/ Se eliminaron actividades y notas que no aplicaban 14/01/ Se agregaron actividades que no se encontraban especificadas y son aplicables al procedimiento. Se especifica en la difusión de el uso del F-MC-01 Difusión y entrega de - aplica en versión de distribución por persona para el SGC y por para Admisiones y registros. Se agregó en el primer campo de la codificación de el Instructivo identificado con la letra 06/06/ Se incluyeron las siguientes definiciones: Aprobación, revisión, documento, documento obsoleto. Se realizó modificación en el orden en el que se realizan las actividades. Se amplió la descripción de la actividad de difusión y modificación de. Se detalla el manejo de la propiedad del cliente, apoyados en lo que ya está dispuesto en los procedimientos correspondientes y se incluyó la notificación del cliente en caso de pérdida de la propiedad del mismo. P-MC-01 8/8