COMUNICACIONES Y CONSULTAS INTERNAS PSPB-410-X-PR-010 3

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1 3 PARA DIFUSIÓN 13/08/2015 RCH GG JT 2 PARA DIFUSION 31/10/2013 RCH ALT JT 1 PARA DIFUSION 12/07/2011 JM ALT GM 0 PARA DIFUSION 29/04/2010 JM ALT GM A PARA APROBACION 20/01/10 JM JM GM REV. DESCRIPCION FECHA ELAB. REV. APRO. TITLE: COMUNICACIONES Y CONSULTAS INTERNAS ESTE DOCUMENTO ES PROPIEDAD DEL SERPETBOL, QUEDA PROHIBIDA SU REPRODUCCIÓN TOTAL O PARCIAL SIN LA AUTORIZACIÓN ESCRITA DE LA ORGANIZACIÓN. DOCUMENT Nº: Revisión 3 REEMPLAZOS REEMPLAZA LA VERSIÓN 2 Página 1 de 8

2 Página: 2 de 8 TABLA DE CONTENIDOS 1 OBJETIVO ALCANCE DEFINICIÓN Y ABREVIATURAS RESPONSABILIDADES DESARROLLO REGISTROS REFERENCIAS. 7 8 ANEXOS. 7

3 Página: 3 de 8 1. OBJETIVO Establecer los principales procesos para la comunicación interna entre los diversos niveles, funciones y departamentos de SERPETBOL PERU S.A.C. 2. ALCANCE Aplica a todas las comunicaciones internas relacionadas con el Sistema de Gestión Integrado de SERPETBOL PERU SAC y a todo el personal que participa y/o se ve afectado por dicha comunicación. 3. DEFINICION Y ABREVIATURAS 3.1. Comunicación Interna: Es el medio de comunicación interno establecido en la empresa para informar, sobre temas relacionados al Sistema de Gestión Integrado (SGI) RRHH: Recursos Humanos 3.3. CSSMA: Calidad, Seguridad, Salud, Medio Ambiente 4. RESPONSABILIDADES 4.1. Gerente de Contratos y Recursos Humanos: Como líder del proceso de comunicaciones internas es responsable de realizar el seguimiento y control del desempeño de la implementación del presente procedimiento Representante de la Dirección: Coordinar con las diferentes Gerencias de Área, Gerencias de Proyecto y Gerencia General para el cumplimiento de los acuerdos establecidos en el Acta de reuniones del Comité del SGI Coordinador del SGI: responsable de hacer seguimiento a los acuerdos establecidos en el Acta de Reuniones del Comité del SGI Gerentes de Área: Son responsables de aprobar y solicitar el envío de una comunicación interna para el personal que labora en la empresa por intermedio de la Jefatura de RRHH Jefe Corporativo de RRHH /Responsable de RRHH obra: Es responsable de cumplir y hacer cumplir el presente procedimiento así como el de enviar y archivar los comunicados emitidos Gerente de Proyecto y/o Superintendente de Obra: Son los únicos autorizados en obra de aprobar el envío de un comunicado interno al personal Personal en general: Acatar las disposiciones que se informen en las comunicaciones internas de la empresa o en las reuniones de su área. 5. DESARROLLO: 5.1. Los principales mecanismos que utiliza la Empresa para asegurar el flujo de información de forma descendente, ascendente y entre los distintos niveles son: Reuniones periódicas con el personal Comunicados internos (en archivo PPT o Texto) Boletín informativo (en formato digital o físico) Paneles de Comunicación Medios informáticos.

4 Página: 4 de Reuniones Periódicas con el Personal Dentro del mecanismo se distinguen los siguientes tipos de reuniones: Reuniones Periodicidad Participantes Datos a registrar Sistema de Gestión Integrado Trimestral Comité del Sistema de Gestión Integrado Fecha, participantes, temas tratados y acuerdos. (Usar acta de Reunión Reuniones de SSMA Arranque de Proyecto KICK OFF MEETING (KOM) Mensual Cuando se adjudique un nuevo proyecto Eventuales o de Emergencia No especificada No especificados Gerente de Operaciones, Gerentes de Proyectos y Gerente de Administración y Logística. Gerencias de Área, Gerente Proyecto, Superintendente de Obra, Jefaturas de RR.HH, SSMA, QA/QC, Logística y algún otro personal que se requiera su presencia. Gerenciales Eventuales Gerente General, Gerentes de área. Visitas a Proyectos, Oficinas y Sedes Según Programa Anual de Revisión por la Dirección Gerente General, RED Reuniones de Área Eventuales Gerente de área y Personal del área Fecha, participantes, temas tratados y acuerdos. (Usar acta de Reunión Fecha, participantes, temas tratados y acuerdos. Fecha y participantes Fecha, participantes, temas tratados y acuerdos. Fecha, participantes, temas tratados y acuerdos. Fecha, participantes, temas tratados y acuerdos. (Usar Acta de Reunión PSPB-410-X-AC-001 Control de Asist. a Cap. PSPB-410-X-FR-001 ) y/o Reuniones para preparación de licitaciones No específica Comité de Licitaciones. Comité SSMA Mensual Comité SSMA Reunión Operativa en Obra Quincenal No especificada Fecha y participantes. Fecha y Participantes Fecha y Participantes (Minuta de Reunión PSPB- 300-X-MI-001) El seguimiento a los acuerdos de las reuniones del Comité SGI será registrado en PSPB-100-X FR-022 Seguimiento y Control del SGI, realizadas mensualmente a los líderes de los procesos. Los participantes son responsables de cumplir con los acuerdos registrados en las Actas de Reuniones o Minuta de Reunión emitidas.

5 Página: 5 de Comunicados Internos Solicitud de Comunicado Únicamente la gerencia de área involucrada esta autorizado para solicitar el envió de un comunicado interno y podrá realizar la petición en forma verbal o escrita, ya sea vía teléfono, personal o vía , a la Jefatura de RRHH. Para el caso de la difusión de los procedimientos del Sistema de Gestión Integrado que será vía electrónica, se realizará a través de la Coordinadora de SGI. En los proyectos, la difusión de los Documentos generados en obra será enviada vía electrónico por el DCA (Control de Documentos) Elaboración del Comunicado Toda comunicación deberá contar la aprobación de la gerencia de área para ser recibida y procesada por RRHH. El único canal autorizado de salida de una comunicación interna es la Jefatura de RRHH la que es responsable de su codificación, envío y archivo. La jefatura de RRHH deberá consultar en el registro cronológico, el número correlativo del comunicado que corresponde elaborar, con la finalidad de evitar duplicaciones en los códigos. El envío del comunicado puede ser un envío masivo vía , entrega personal del comunicado impreso o mediante la publicación en los distintos puntos de información en la Empresa. En caso de entregarse personalmente los comunicados, cada persona a la que se le haya entregado el mismo, deberá firmar el original como recibido. De ser enviados vía e- mail, quedará registrado el recibo y lectura del mismo en el Outlook del remitente. Si va a ser publicado masivamente en los puntos determinados, será conservado en dicho lugar por el tiempo que sea convenido entre la gerencia involucrada y la Jefatura de RRHH Comunicados Internos en Obra / Proyecto. Para estos casos se procederá de acuerdo a lo indicado en el punto anterior (5.3.2) y adicionalmente contará con la aprobación del Gerente de Proyecto /Superintendente de Obra/Jefe de Obra en ejercicio, y será enviado por la Jefatura de RRHH de obra, con copia a la Gerencia de Proyecto, Gerencia Operaciones; en el encabezado del comunicado debe estar claramente especificado que la comunicación proviene de dicha obra Archivo de Documentación Luego de asegurar la entrega de los comunicados a las personas que se haya determinado, se archivará de la siguiente manera: Si se mandó de forma masiva o individual mediante , la certificación de que recibió conforme el destinatario quedará grabado en el Outlook del remitente.

6 Página: 6 de Si se entregó el comunicado interno de forma personal, se archivará el original del mismo, con las firmas de recepción de conformidad de las personas a las que fue dirigido, en el Archivo de Comunicados Internos De ser publicado de forma masiva en los puntos determinados en la Empresa, se archivará el original de la misma manera que el anterior. Las copias publicadas se eliminarán cuando haya pasado el tiempo determinado por la gerencia de área correspondiente Boletín Informativo Forma de comunicación escrita, de periodicidad trimestral, cuya elaboración será de responsabilidad de la Gerencia Comercial con colaboración directa del Departamento de RRHH y el apoyo del Área de SSMA y SGI. Se coordinará la participación de los otros Departamentos y Áreas de la Empresa en la elaboración de artículos, comentarios o editoriales (Gerencia General) en temas de Calidad, Seguridad, Salud y Medio Ambiente y otros asuntos de interés general Paneles de Comunicación La Coordinadora de Bienestar Social / Asistenta Social Obra es responsable de su actualización mensual y se emplean para la divulgar de temas de interés general dentro de la Empresa. Estos pueden ser: Comunicados Internos para todo el personal. Recortes de periódicos. Artículos de interés general. Otros Medios Informáticos Este tipo de información es realizada mediante correo electrónico y la página web de la Empresa cuya actualización es de responsabilidad de la Gerencia Comercial Comunicación Horizontal y Vertical Para asegurar la comunicación a todos los niveles en la empresa, se han establecido canales por los cuales todo trabajador puede sugerir mejoras hasta el más alto nivel gerencial, para lo cual se ha creado el correo electrónico (buzon@serpetbol.com.pe), todas las sugerencias que se canalicen por este medio una vez que se revisen serán atendidos diligentemente por la Gerencia de Administración y Logística. El registro y la comunicación de los comentarios y observaciones pertinentes de Seguridad, Salud Ocupacional o Ambiente se realizan en los lugares de trabajo a través de las Tarjetas de Observaciones Preventivas (TOP) según el procedimiento Programa de Observación Preventivo (PSPB-110-X-PR-003), las cuales son revisadas mensualmente por las Jefaturas/ Responsables de SSMA de cada proyecto para establecer acciones preventivas, con el fin de aumentar la seguridad de las operaciones y prevenir incidentes o accidentes de trabajo.

7 Página: 7 de 8 6. REGISTROS Identificación del Registro Conservación del Registro Código Nombre Responsable Criterio de Ordenamiento Lugar Tiempo Disposición PSPB-410-X-AC-001 Acta de reuniones Líder de la Archivo Cronológico reunión Oficina 5 años Reciclaje PSPB-410-X-FR-008 Comunicación Interna Jefe RRHH Cronológico Archivo oficina 5 años Reciclaje PSPB-300-X-MI-001 Minuta de Reunión Líder de la Archivo Fin de Cronológico reunión oficina Obra Archivo definido Jefe de SSMA PSPB-110-X-AC-001 Acta de Instalación del Sede Central / Archivo Fin de Cronológico Comité de SSMA Jefe de SSMA oficina Obra Archivo definido Obra. 7. REFERENCIAS Manual de SGI (CSSMA) Comunicación interna. ISO 9001:2008 Requisitos Comunicación interna. ISO 14001:2004 Requisitos Comunicación OHSAS 18001:2007 Requisitos. 8. ANEXOS No aplica 1 Historial de Revisiones REVISIÓN DESCRIPCIÓN DE LAS MODIFICACIONES FECHA DE LA REVISIÓN A 20/01/ Cuya elaboración será de responsabilidad de la Gerencia Comercial con colaboración directa del Departamento de RRHH y el apoyo del Área de CSSMA y el Departamento de Informática CSSMA y el Departamento de Informática. Se coordinará la participación. 4.4 Responsabilidades 5.2 Reuniones Periódicas 5.3 Comunicados Internos 5.5 Boletín Informativo. 4.4 Gerente de Proyecto y/o Superintendente de Obra 5.2 Reuniones Periódicas con el Personal Gerenciales - Eventuales Reuniones de Área - Eventuales 29/04/10 12/07/11 31/10/ Se modifica: Ítem 2 Alcance Ítem 4 Responsabilidades. Ítem 5.2 Tabla de Reuniones periódicas del personal El presente procedimiento se inicia con la solicitud de enviar una comunicación formal dentro de la organización y finaliza con el envió y respuestas de la comunicación. 13/08/2015

8 Página: 8 de 8 2 Nombre y Ubicación del documento: Biblioteca SGI/ Preparado por: FIRMADO Rosa Chávez Jefe Corporativo de RR.HH Revisado por: FIRMADO Guillermo Gasser Gerencia de Contratos y RR.HH Aprobado por: FIRMADO Jorge Taborga Oroza Gerente General