Copia no Controlada. Copia no Controlada

Transcripción

1 1. OBJETIVO Describir el proceso de comunicaciones de Seguridad, Salud Ocupacional, Administrativo, Medio Ambiente, Proceso Bapp, Comité Paritario y Cadena de Custodia de CMPC Maderas S.A. en conformidad con los lineamientos de las políticas de la Empresa. 2. ALCANCE Se aplica a toda forma de de Seguridad, Salud Ocupacional, Administrativo, Medio Ambiente, Proceso Bapp, Comité Paritario y Cadena de Custodia de la empresa, partes interesadas externas y a la consulta y participación de los trabajadores según lo establece el Sistema de gestión de Seguridad y salud Ocupacional OHSAS 18001: RESPONSABILIDADES: Responsables SDP AGC JA LI SUP/C OR CPHS/ BAPP Actividades Informar el mensaje I I I E Emitir un mensaje I E E I Recibir y contestar algún mensaje I I E Designar responsables ( colaboradores) E C C I Gestionar la E C C I Dar respuesta a la E C C Verificar medidas preventivas o correctivas adoptadas I V C V, C I Participación y consulta E C, I SDP : Subgerente de Planta E : Responsable de ejecución SGSSO: Subgerencia de Seguridad y Salud Ocupacional C : Responsable de cooperación JA : Jefe de Area. I : Derecho de Información LI : Líder. V : Responsable de Verificación SUP : Supervisor. TRA : Trabajador. CPHS : Comité Paritario de Higiene y Seguridad. BAPP : Proceso de Prevención de accidentes basados en el comportamiento. AGC : Administrador general del sistema de comunicaciones. COR : Coordinadores. 3.1 DESCRIPCIÓN DE RESPONSABILIDADES SUBGERENTE DE PLANTA Mantenerse informado de todas las comunicaciones que se encuentran emitidas en la planta a través del sistema de comunicaciones de la intranet, al igual que los plazos y las acciones a realizar para gestionarlas. ADMINISTRADOR GENERAL DEL SISTEMA COMUNICACIONES La Subgerencia de Seguridad y Salud, será la encargada de la administración del Sistema general de comunicaciones y deberá velar por el correcto funcionamiento del sistema de comunicaciones y modificaciones que se pudieran generar en la asignación de áreas, plantas y responsables de ejecución de tareas. TRA JEFE DE AREA Recibir y contestar una a través del sistema de comunicaciones de la intranet indicando un responsable y colaboradores, al igual que el plazo y las acciones a realizar para gestionar alguna

2 de Seguridad, Salud Ocupacional, Administrativa, Medio Ambiente y Cadena de Custodia. LIDERES / SUPERVISORES / COMITÉ PARITARIO/ BAPP: Emitir una informada por algún trabajador a través del Sig Maderas, gestionar una asignada como responsable y velar que se cumplan los plazos asignados para gestionar una de Seguridad, Salud Ocupacional, Administrativa, Medio Ambiente, Proceso Bapp, Comité Paritario y Cadena de Custodia según corresponda. TRABAJADORES CMPC MADERAS Informar si corresponde algún mensaje de Seguridad, Salud Ocupacional, Administrativo, Medio Ambiente, Proceso Bapp, Comité Paritario y Cadena de Custodia a su jefe directo, Comité Paritario de la empresa, facilitador Bapp y/o a través del buzón de comunicaciones de la planta Industrial. TRABAJADORES EMPRESAS DE SERVICIO Informar si corresponde algún mensaje de Seguridad, Salud Ocupacional, Administrativo, Medio Ambiente y Cadena de Custodia su jefe directo, para que lo haga llegar a CMPC Maderas S.A. y/o a través del buzón de comunicaciones de la planta Industrial. RESPONSABLE Puede ser un Subgerente de Planta, Jefe de Área, líder, supervisor, coordinador y/o integrante comité paritario de la empresa, que sea asignado por el Jefe de área correspondiente para realizar alguna acción con la finalidad de resolver una Seguridad, Salud Ocupacional, Administrativo, Medio Ambiente, Proceso Bapp, Comité Paritario y Cadena de Custodia tomando conocimiento a través de un correo electrónico enviado por el sistema de del portal SIG Maderas. COLABORADOR Puede ser un Subgerente de Planta, Jefe de Área, Líder, supervisor, coordinador y/o integrante del comité paritario de la empresa, que el jefe de área correspondiente asigne para apoyar al responsable en la realización de una acción para gestionar una de Seguridad, Salud Ocupacional, Administrativo, Medio Ambiente, Proceso Bapp, Comité Paritario y Cadena de Custodia tomando conocimiento a través de un correo electrónico enviado por el sistema de del CMPC Maderas. 4. TERMINOLOGÍA Comunicación: Proceso de transmisión de un mensaje entre un emisor y un receptor a través de un medio que requiere un código común entre ambos. FIRSSO: Factor Importancia Relativa en Seguridad y Salud ocupacional. FIRIA: Factor de Importancia relativa en Impacto Ambiental. RAC: Responsable del área correspondiente, el que es designado para trabajar los temas de seguridad, Medio Ambiente de su área. Comunicación Externa: Cualquier mensaje que la comunidad, autoridad o cualquier persona fuera de la empresa desee entregar ya sea para preguntar, solicitar, avisar, reclamar, pedir autorización o simplemente informar. Comunicación Interna: Es el flujo de información entre personas de la empresa ya sea a nivel jerárquico o entre pares, puede ser instrucciones, información, acuerdos o simplemente intercambios de ideas relacionadas al que hacer de la empresa.

3 5. DESCRIPCIÓN DEL PROCESO 5.1. DIAGRAMA DE FLUJO Nº Descripción Entrada Salida Inicio Comunicación (1) Emergencia (3) Seguir procedimiento manejo de Emergencia Generación de la (2) Cerrada por el RAC Seguridad, salud ocupacional, medio ambiente o administrativa (4) Buzón (5) Retiro por parte del CPHS (6) No Sistema (7) Recepciona el RAC (8) Si Se gestiona la (9) El RAC designa responsables y colaboradores (10) Se designan Acciones y plazos que se deben gestionar (11) Cierre de (12) Se verifica la (13) Se genera una. Se genera de seguridad, salud ocupacional, medio ambiente, administrativas y cadena de custodia. Comunicación de emergencia Comunicación de seguridad, salud ocupacional, medio ambiente, Administrativa, y cadena de custodia Buzón Retiro por parte del CPHS Sistema Recepciona el RAC Se gestiona la Se designan responsables y colaboradores Se designan acciones y Ingreso documento. Se genera la Se sigue procedimiento Emergencia. Se recepciona Se recepciona la la Se ingresa al sistema intranet Clasificación de la a través de la intranet. Decide gestión su Se designa responsable. Se recep. mail con tareas asignadas. Se gestiona la Comunicación. Se cierra la tarea designada. Resp. TODOS SDP/RA C ACP LI/CPHS /SUP/B APP CPHS/B APP CPHS/B APP LI/CPHS /SUP JA JA SDP/JA/ LI/SU/C OR SDP/JA/ LI/SU/C OR

4 13 plazos. Se cierra la Se verifica la Se verifica el cumplimiento de las acciones designadas. JA/CPH S/BAPP/ o quien la planta designe. Todo mensaje emitido vía telefónica o través de cartas por persona externa a CMPC Maderas como Visitas, Organismos Fiscalizadores, Clientes, Vecindad, entre otros, será recepcionado por las secretarias de las plantas industriales las cuales las ingresarán al Sistema de Comunicaciones de CMPC maderas. Las Empresas de Servicios que tengan su clave de acceso pueden emitir una accediendo al sistema de comunicaciones de CMPC Maderas S.A. llenando los campos con los datos solicitados. Existen además buzones de comunicaciones en las plantas industriales con formularios/registros de acceso a cualquier persona interna, externa, empresas de servicio, entre otras, que requiera emitir una de Seguridad, Salud Ocupacional, Administrativo, Medio Ambiente, Proceso Bapp, Comité Paritario y Cadena de Custodia. Se debe verificar el tipo de : si corresponde a Seguridad, Salud Ocupacional, Administrativo, Medio Ambiente, Proceso Bapp, Comité Paritario y Cadena de Custodia, la planta y el área, con el objetivo de enviar un correo al Responsable del Área correspondiente. (RAC). 5.1 CANALES DE COMUNICACIÓN COMUNICACIÓN DE UNA EMERGENCIA Se debe actuar según Procedimiento manejo de la Emergencia. El mensaje que llegue a CMPC Maderas S.A., en cualquier forma, se ingresará al sistema de comunicaciones en donde se gestionará. El mensaje será asignado de acuerdo a un tipo de (Seguridad, Salud Ocupacional, Administrativo, Medio Ambiente, Proceso Bapp Comité Paritario y cadena de custodia) y un Área. Cada área tiene asociado un responsable de gestionar el mensaje. Al ingresar un mensaje, el sistema de comunicaciones le envía un mail al responsable del área correspondiente (RAC) para que decida sobre la gestión y el procederá de designar los responsables, plazos y medidas correctivas o preventivas a realizar COMUNICACIÓN Para que la sea formal deberá ser un documento por escrito pudiendo optar a las siguientes opciones: Completando el formulario/registro de Comunicaciones de Seguridad y Salud Ocupacional, Medio Ambiente, Administrativo, Proceso Bapp, Comité Paritario y cadena de custodia depositándolo en el buzón del comité paritario ubicado en todas las plantas. - Utilizar en forma directa el acceso de la intranet o extranet e ingresar la.

5 El ingreso de la deberá tener definida la planta, tipo de, el área, emisor, receptor, descripción del evento, fecha, lugar, empresa y la valoración del evento. La será enviada al responsable del área correspondiente para su gestión, con copia al Subgerente de planta, administrador general del sistema de comunicaciones, Ingeniero en SSO, Jefe de Protección Planta, prevencionista de turno, coordinador SIG e Integrantes del Comité Paritario asignados. En el caso de aquellas comunicaciones emitidas en forma errónea, el responsable del área correspondiente las podrá derivar a quien corresponda. Si la no requiere ser gestionada, podrá ser cerrada directamente por el responsable del área correspondiente. El RAC deberá designar acciones a realizar, plazos, responsable y colaboradores con el objeto de gestionar la. El responsable de realizar las acciones en los plazos designados deberá cerrar la y así pasara al estado de realizada. Luego de realizada las comunicaciones, estas serán verificadas a través del administrador de comunicaciones en planta designado COMUNICACIÓN VERBAL Y/O RADIAL Se deberá elaborar un documento por escrito por el receptor; y proceder de acuerdo al punto RESPUESTA A COMUNICACIONES El destinatario deberá dar respuesta al Emisor de la en forma directa o a través de la comisión de Difusión y Capacitación del CPHS de la Planta en un plazo de un mes, ya sea ésta favorable o no, por medio escrito, verbal o vía correo electrónico. Cuando se trate de una situación de crisis que afecte a Cmpc Maderas en general, el responsable de actuar y responder es el Gerente de Asuntos Públicos de Cmpc Forestal. 5.2 PARTICIPACION DE LOS TRABAJADORES La organización ha considerado la participación de los trabajadores para el desarrollo del Sistema de Seguridad y Salud Ocupacional de la siguiente forma: a) Identificar, evaluar y determinar los controles de riesgos: La identificación de peligros es a través de Entrevistas en terreno al personal. (se describe su metodología en el Procedimiento de Identificación de Peligro y Evaluación del Riesgos), Cuando se trata de evaluar y determinar los controles el personal participa a través del Equipo de Evaluación del riesgo (se describe su metodología en el Procedimiento de Identificación de Peligro y Evaluación del Riesgos). b) Investigaciones de Incidentes: La participación del personal se realizará a través del Comité Paritario de Higiene y Seguridad, en donde la comisión de Investigación de Incidentes es la responsable de investigar y realizar su cierre una vez verificada la implementación de las

6 medidas de control y su ejecución ya sean de CMPC o Empresas de servicio (se describe su metodología en el Procedimiento de Reporte e Investigación de Incidentes). c) Revisión, promoción y capacitación de Políticas y objetivos de la Empresa: Se ha establecido la participación del Presidente del Comité Paritario de Higiene y Seguridad en representación de los trabajadores en reuniones de Gestión de cada Planta. d) Cambios o Modificaciones que afecten la salud y seguridad del personal: La organización ha establecido la participación del personal de CMPC a través de un Representante del Comité Paritario de Higiene y Seguridad en reuniones de gestión de cada Planta, también están involucradas las empresas de servicio a través del IRO (levantamientos de peligros en terreno). Cabe señalar que el Sistema de Comunicaciones de CMPC Maderas permite que todo el personal de la Planta puede usar este medio para informar de algún peligro en su área de trabajo (en el flujograma se indica la participación del personal). Cuando se trata de la Salud y Seguridad, la participación del personal es representada en las reuniones del Comité Paritario de Higiene y Seguridad en donde sus integrantes Representantes de los trabajadores exponen los temas de interés para el resguardo de lo mencionado y además son consultados para el accionar. 5.3 PUBLICACION DE REVISION POR LA DIRECCION Los resultados de la revisiones efectuadas a través las reuniones SIG y la Revisión Gerencial quedarán disponibles en el portal del SIG para y consulta. 5.4 TRATAMIENTO COMUNICACIONES DE CADENA DE CUSTODIA (QUEJAS) CMPC Maderas deberá asegurar que las quejas recibidas, con respecto a la conformidad de la organización con los requisitos aplicables al alcance del certificado de CoC de la organización, sean tomadas en consideración de manera adecuada, incluyendo lo siguiente: a) Toda queja recibida en cualquier punto de la cadena de custodia, será gestionada a través de la Oficina Central, a través del Encargado Certificaciones Industria. b) La Oficina Central, acusa recibo de la queja ante el querellante en el plazo de las dos (2) semanas después de haber recibido la queja; c) investigar la queja y determinar las acciones propuestas en respuesta a la queja en el plazo de tres (3) meses. En caso de que se requiera de más tiempo para concluir la investigación, el querellante y la entidad de certificación de la organización deberán ser notificados al respecto. d) tomar las acciones apropiadas con respecto a quejas y a toda deficiencia encontrada en los procesos que afecten la conformidad con los requisitos de certificación; e) notificar al querellante y a la entidad de certificación de la organización cuando se considere que la queja se atendió exitosamente y quedó cerrada.