DATOS DEL DOCUMENTO FIRMAS DE AUTORIZACIÓN

Transcripción

1 Nombre del DATOS DEL DOCUMENTO Procedimiento de Control de información documentada FIRMAS DE AUTORIZACIÓN Descripción Puesto Nombre Firma Elaboró Revisó Contraloría Social Coordinador de Ing. Bernardo Fabián Díaz García C.P. Patricia Bermúdez Robles En minuta En minuta Página: 1 de 9 Aprobó Rector Mtro. Ballardo Eduardo Molina Hernández En minuta

2 1. OBJETIVO Establecer Los lineamientos para el control de la información documentada requerida por el sistema de gestión de la calidad de la Universidad. 2. ALCANCE Este procedimiento aplica a la información documentada requerida por la Norma ISO 9001:2015 y la información documentada que la Universidad ha determinado como necesaria para la eficacia del sistema de gestión de la calidad. 3. DOCUMENTOS DE REFERENCIA Título Código Manual del Sistema de Gestión de UNICH--M-01 Norma ISO 9000: Norma ISO 9001: DESARROLLO Y RESPONSABILIDADES Página: 2 de 9 Responsable Desarrollo de la actividad 4.1 Generalidades. Para la gestión de la información documentada se establecen los siguientes controles: 4.2 Control. Se mantiene una carpeta electrónica de la información documentada requerida por el sistema de gestión de la calidad (). Se mantiene un catálogo de la información documentada que integra el en Excel; el acceso para consulta es libre en electrónico.

3 4.3 Integridad Coordinador del Operadores del Tanto los cambios como modificaciones sólo los podrá realizar el Coordinador del sistema de gestión de la calidad, quien mantiene a su resguardo en electrónico las fuentes de la documentación. Los cambios, modificaciones y actualizaciones pueden ser solicitados a los operadores del ; esta solicitud deberá ser por escrito justificando el cambio y su contribución a la eficacia y eficiencia del. Cualquier copia o reproducción sin autorización expresa se considera como información no controlada Codificación de documentos. Los documentos del sistema de gestión de la calidad elaborados por las áreas involucradas, son identificados por medio de un código integrado de cuatro partes: A-B-C-D donde: A: Es la clave de identificación de la organización: UNICH: Universidad Intercultural de Chiapas. Página: 3 de 9 B: Es la clave de identificación del proceso al que pertenece el documento: : Sistema de SE: Servicios Escolares AC: Academia TU: Tutorías VI: Vinculación y Servicio Social SI: Servicios de Información (Biblioteca) CP: Coordinación de Planeación RF: Recursos Financieros RH: Recursos Humanos RM: Recursos Materiales UI: Unidad de Informática ED: Extensión y Difusión AB: Abogado CREL: Centro de Revitalización de las Lenguas

4 C: Es la clave del tipo de documento, las cuales pueden ser: F: Formato P: Procedimiento M: Manual PC: Plan de D: Es el número secuencial del documento del área correspondiente. Ejemplo de la codificación de los documentos: UNICH-RF-P-01: Procedimiento número uno perteneciente al Departamento de Recursos Financieros Datos de control de los documentos. Los documentos llevan los siguientes datos de control: Manuales, procedimientos y planes de calidad: Página: 4 de 9 Encabezado: Escudo de Gobierno del Estado en la parte superior derecha. Media Página: Tabla con nombre del procedimiento, clave, fecha y número de revisión, número y total de páginas. Pie de página: Logotipo institucional de la UNICH del lado inferior izquierdo. Código, número y fecha de revisión del formato (en la parte inferior derecha). Para la elaboración de procedimientos se utiliza el formato, y para los manuales el formato UNICH--F-02. Formatos: Encabezado: Escudo de Gobierno del Estado en la parte superior izquierda. Título del formato en la parte

5 Coordinador del central. Por último, en la parte superior derecha el logotipo institucional de la UNICH. Pie de página: Código, número y fecha de revisión en la parte inferior derecha, número y total de páginas en la parte inferior al centro (cuando el formato abarque más de una hoja). Formatos oficiales para comunicación: Los formatos oficiales de comunicación son: circulares, memorándums, oficios, tarjetas informativas y s. 4.4 Control y distribución de información documentada El Coordinador del se asegura que la información documentada esté debidamente revisada y aprobada para ello: Se asegura que la información documentada (de origen interno) cumpla los lineamientos establecidos en el punto 4.3 Sean entregados los archivos fuente electrónicos para su revisión y en su caso aprobación, solicita se incluyan si aplican los documentos externos (normas y legislación aplicable en formato electrónico). Se revisan los documentos e información documentada, si existen afectaciones o ajustes estos serán informados (por correo) para que el personal que solicita el alta o modificación realice los ajustes. Una vez realizados los ajustes, el Coordinador del integra el archivo en el Catálogo de información documentada en Excel. Página: 5 de 9

6 4.5 Control y distribución de la información documentada En la página Web de la UNICH ( existe un apartado con nombre Sistema de Gestión de la donde se ubican los documentos vigentes de los procesos involucrados, siendo de fácil acceso al personal de la Universidad que lo requiera. Coordinador del Cualquier documento impreso o electrónico que no proceda de la página oficial se considera documento no controlado. Para la modificación o alta de documentos electrónicos, el Coordinador de Gestión informa a través de un memorándum al área de Informática, acerca de la emisión o actualización de los documentos del adjuntando los archivos digitales, para que sean actualizados en la página Web de la UNICH. 4.6 Acceso, recuperación, almacenamiento y preservación. Página: 6 de 9 Los usuarios deberán utilizar tanto los formatos como los documentos para los fines para los que se han creado, y deberán archivarlos o resguardarlos de acuerdo a las indicaciones establecidas en cada procedimiento o ficha de proceso. Operadores del El control de la información documentada de origen externo se relaciona en el Catálogo de control de información documentada (Normas y Legislación).

7 5. REGISTROS No Nombre Formato para la elaboración de procedimientos. UNICH--F-02 Formato para la elaboración de manuales. Catálogo de control de información documentada UNICH--F-03 Formato de Circular UNICH--F-04 Formato de Memorándum UNICH--F-04 Formato de Circular Almacenamiento y preservación Se mantiene en la PC de y un respaldo en la nube Se mantiene en la PC de y un respaldo en la nube Se mantiene en la PC de y un respaldo en la nube Se mantiene en la PC de y un respaldo en la nube Conservación y disposición Indeterminado hasta que existan cambios, la versión anterior se borra Indeterminado hasta que existan cambios, la versión anterior se borra Indeterminado hasta que existan cambios, la versión anterior se borra Indeterminado hasta que existan cambios, la versión anterior se borra Página: 7 de 9 6. INDICADORES No aplica. 7. GLOSARIO 1. Copia controlada: Copia del documento del que es distribuida a un área u organización en particular y se tiene el compromiso de mantenerla actualizada. 2. Copia no controlada: Cualquier copia del documento del para fines informativos y del cual no se tendrá el compromiso de su actualización y control.

8 3. Datos de control: Información que lleva un documento para su control, tales como: título, código, fechas, revisión, logotipos, etc. 4. Es la información y su medio de soporte que sirve para enterar al personal de los procesos que se requieren para implantar en el. 5. Documentos de origen externo: Son los documentos no generados por la organización, pero aplicables a la misma para el desarrollo de actividades particulares de las áreas. 6. Documentos obsoletos: Son aquellos documentos que ya no tienen validez y que por lo tanto deben ser retirados del área de uso, cuando sea aplicable. 7. Procedimiento: Forma especificada para llevar a cabo una actividad o un proceso. 8. Registro: Documento que proporciona evidencia de actividades desempeñadas. 9. CC: Coordinador del. 10. : Sistema de gestión de la calidad. Página: 8 de UNICH: Universidad Intercultural de Chiapas.

9 8. HISTORIAL DE CAMBIOS HISTORIAL DE CAMBIOS No. REVISIÓN FECHA DESCRIPCIÓN DEL CAMBIO 1 26/10/2012 Emisión inicial del procedimiento. 2 25/02/2013 Cambio de logotipos. 3 03/02/2015 Cambio del Responsable de la Dirección y Rector. 4 31/03/ /11/08 Cambio del Representante de la Dirección, Coordinador de y Rector. Actualización del procedimiento de acuerdo a los requisitos de la versión 2015 de la Norma ISO 9001 Página: 9 de 9