Nombre del Documento: Procedimiento de Estructura Documental. Referencia a punto de la norma ISO 9001:2000: 4.2.3

Transcripción

1 Hoja: 1 de 9 1. Propósito. 1.1 Definir la estructura y la metodología para la elaboración del Gestión de la Calidad, Planeación de la Calidad, Procedimientos, Instrucciones de Trabajo, Formatos, Cédulas de Valuación de Puesto (descripciones de puesto) y los Documentos Técnicos y Generales que integran el Sistema de Gestión de la Calidad. 2. Alcance. 2.1 Aplica a relacionados con el Sistema de Gestión de la Calidad de las siguientes Unidades Responsables en la SEP: Dirección General de Acreditación, Incorporación y Revalidación. Dirección General de Planeación, Programación y Presupuesto. Dirección General de Evaluación. Coordinación Nacional de Carrera Magisterial Coordinación de Órganos Desconcentrados y del Sector Paraestatal. Coordinación de Proyectos Estratégicos 3. Políticas de operación 3.1. Toda la documentación que se genere del Sistema de Gestión de la Calidad deberá seguir los lineamientos y/o bases generales de formato de acuerdo de la Guía Técnica para la elaboración de manuales de procedimientos, no obstante que se trate de otro tipo de documentación, para estandarizar la presentación de forma Las modificaciones a la documentación del Sistema de Gestión de la Calidad se solicitan a través del formato Solicitud de Modificaciones a Documentos, que aparece en la Guía Técnica para la elaboración de manuales de procedimientos Las modificaciones a la documentación del Sistema de Gestión de la calidad podrán ser sugeridas por cualquier persona que participe en los procesos identificados Se documentará una Instrucción de Trabajo cuando su ausencia puede afectar adversamente la calidad del servicio, del proceso y/o que por la implantación de actividades de mejora ésta se requiera para la realización y funcionamiento de las actividades de los procesos Durante la creación del Sistema de Gestión de la Calidad la definición de las Instrucciones de Trabajo corresponden al responsable de la elaboración del procedimiento de donde se derive dicha instrucción. La Solicitud de modificaciones a documentos aplica a partir de la oficialización del Sistema de Gestión de la Calidad Los formatos emanan de los Procedimientos y las Instrucciones de Trabajo, así como del Gestión de la Calidad y mantienen su relación con los mismos a través de su código, el cual se establece de acuerdo a lo establecido en la Guía Técnica para la elaboración de manuales de procedimientos Los formatos no llevan firma de aprobación, estos son aprobados con el documento del que se derivan; sin embargo, una vez oficializado el Sistema de Gestión de la Calidad para dar de alta nuevos formatos, modificar o eliminar los existentes se requiere presentar una Solicitud de Modificación de Documentos establecida en la Guía mencionada.

2 Hoja: 2 de 9 4. Diagrama del procedimiento. Representante de la Dirección Responsable de Control de Documentos Subdirectores de área Directores Responsables INICIO Elabora Gestión de la Calidad 1 2 Captura el Gestión de la Calidad y asegura acceso del personal a éste Asegura la difusión del Gestión de la Calidad Asegura la Elaboración y difusión de los procedimientos necesarios en el área 2 Guía Técnica Identifica necesidad de Instrucciones de Trabajo 5 6 Analiza necesidad de la Instrucción de Trabajo propuesta y determina si procede 7 Captura la Instrucción de Trabajo y asegura acceso del personal a ésta SI Procede? NO 2 Sugiere modificaciones o cancela Solicitud de Modificación 8 1 Identifica necesidad utilizar formatos (Registros de calidad) y son anexos al documento 9 Aseguran la difusión de la Instrucción de Trabajo Asegura el uso de la documentación del Organización de acuerdo a DGP Elabora Planeación de la Calidad Captura el Planeación de la Calidad y asegura acceso del personal a éste 13 Asegura la Difusión del Planeación de la Calidad FIN

3 Hoja: 3 de 9 5. Descripción del procedimiento Secuencia de Etapas Actividad PRIMER NIVEL DE LA ESTRUCTURA DOCUMENTAL: MANUAL DE GESTIÓN DE LA CALIDAD Responsable 1.0 Elaboración del Gestión de la Calidad. 1.1 Elabora un proyecto de Gestión de la Calidad (borrador) y cuando así lo considere necesario solicita la colaboración de los responsables de los departamentos que se encuentran vinculados al Sistema de Gestión de la Calidad. Representante de la Dirección 2.0 Captura Manual y asegura acceso del personal a éste. El contenido del Gestión de la Calidad es el siguiente: Portada: Título, código de identificación MC seguido de 2 dígitos con la numeración según corresponda y las siglas de la Dirección o Coordinación de que se trate, referencia al punto de la Norma ISO 9001:2000, nivel de revisión, paginación. Contenido: Relación de todos los capítulos que integran el manual con referencia a las páginas donde se encuentran. I. Objetivos del Gestión de la Calidad. II. Alcance del Gestión de la Calidad: Delimita la extensión del sistema y sus características III. Lineamientos para la gestión del Gestión de la Calidad: Establece las reglas de administración y uso del Gestión de la Calidad. IV. Presentación de la Institución: Breve reseña histórica de la Organización, giro y principales servicios. V. Descripción de los requisitos del Sistema de Gestión de la Calidad en concordancia con la norma aplicable, las responsabilidades y las referencias a los procedimientos documentados por elemento. VI. Glosario. VII. Anexos. Control de revisiones: Nivel de actualización del Manual Control de emisión: Nombre y firma de los responsables de elaboración y de la revisión y aprobación. Elaboró: (Representante de la Dirección) Revisó: ( Miembro de la Coordinación Ing. Alejandro Tejado Dondé) Aprobó: ( Miembro de la Coordinación Ing. Alejandro Tejado Dondé) 2.1 Captura el proyecto del Gestión de la Calidad en el formato destinado para dicho documento, lo entrega al Miembro de la Coordinación Ing. Alejandro Tejado Dondé para su revisión y autorización. 2.2 Asegura a través de lo establecido en el procedimiento de Control de Documentos que todo el personal de la Subsecretaría tiene acceso a la consulta de dicho documento. Representante de la Dirección

4 Hoja: 4 de Difusión del Gestión de la Calidad 4.0 Asegura la elaboración y difusión de los procedimientos 3.1 Una vez autorizado el Gestión de la Calidad y que éste se encuentra en la red, aseguran la difusión de los capítulos del Gestión de la Calidad que les competen al personal que está bajo su responsabilidad. SEGUNDO NIVEL DE LA ESTRUCTURA DOCUMENTAL: PROCEDIMIENTOS 4.1 Considerar lo establecido en la Guía Técnica para la elaboración de manuales de procedimientos. Nota: en el caso de los procedimientos gobernadores los responsables de su elaboración revisión y aprobación son los que se señalan para el Gestión de la Calidad. Directores / Responsables de los procesos Director o Coordinador responsable 5.0 Identificación de la necesidad de Instrucciones de Trabajo. 6.0 Análisis de la necesidad de la Instrucción de Trabajo TERCER NIVEL DE LA ESTRUCTURA DOCUMENTAL: INSTRUCCIONES DE TRABAJO 5.1 Identifica la necesidad de crear, eliminar y/o modificar una Instrucción de Trabajo, presenta su propuesta por escrito o mail a través de la Solicitud de Modificaciones a Documentos establecida en la Guía Técnica para la elaboración de manuales de procedimientos, a su jefe inmediato o al responsable del área a la que afecte la. 5.2 La estructura de la Instrucción de Trabajo se elabora tomando como base lo establecido en la Guía Técnica para la elaboración de manuales de procedimientos. Utilizar la codificación establecida en el punto 3 tipo de documento del anexo 9.1 de la Guía mencionada, utilizando la letra I en lugar de la P y de acuerdo a la siguiente información: 1. Propósito 2. Alcance 3. Herramientas o materiales 4. Apoyos visuales 5. Descripción de la instrucción 6. Documentos de referencia 7. Registros 8. Anexos 9. Cambios 6.1 Analiza Solicitud de Modificaciones a Documentos y contenido con base a modificaciones, creaciones y/o eliminaciones. Determina si procede o no la propuesta: No: Sugiere las modificaciones pertinentes o cancela la Solicitud de Modificaciones a Documentos e informa al solicitante los motivos de la improcedencia. Si: Solicita a responsable de control de documentos la elaboración de la Instrucción de Trabajo. Subdirector responsable y/o personal involucrado en los procesos Directores responsables de los procesos

5 Hoja: 5 de Captura Instrucción de Trabajo y asegura que personal pueda consultarlo 8.0 Difusión de la Instrucción de Trabajo 7.1 Captura la Instrucción de Trabajo en el formato destinado para dicho documento al Coordinador de ISO y al Director y/o Coordinador de la Unidad Responsable para su revisión y aprobación. 7.2 Asegura a través de lo establecido en el procedimiento de Control de Documentos que todo el personal de la Subsecretaría tiene acceso a la consulta de dicho documento. 8.1 Una vez autorizada la Instrucción de Trabajo y que éste se encuentra en la red, aseguran la difusión de ésta al personal que está bajo su responsabilidad. Responsable de control de documentos Directores responsables de los procesos CUARTO NIVEL DE LA ESTRUCTURA DOCUMENTAL: FORMATOS 9. Utilización de los formatos. 9.1 Identifican la necesidad de crear los formatos que permitan organizar y estandarizar la información del Sistema de Gestión de la Calidad (Registros), estos son anexos al documento del cual emanan. Subdirectores y/o personal involucrado en los procesos

6 Hoja: 6 de Asegura la utilización de la documentación del Organización DESCRIPCIÓN DE CÉDULAS DE VALUACIÓN DE PUESTO (FUNCIONES Y PERFIL DE PUESTOS) Se aplicará formato el establecido como Cédula de Valuación de Puestos, identificando éste con su propio nombre y de acuerdo al siguiente contenido: Nombre de la Dirección o Coordinación. Denominación del puesto. Objetivo del puesto. Grupo, rama y ubicación del puesto. Cadena de mando. Funciones (genéricas y específicas). Relaciones de trabajo (internas y externas). Conocimiento y aptitud (escolaridad, sexo, estado civil, habilidad, conocimientos, formación, características, experiencia). Responsabilidad: a) Puesto clave en el proceso, o proceso de soporte. b) Coordinación y supervisión. c) Económica. d) Por seguridad de otros. e) Por información confidencial. Esfuerzo (mental, físico, presión de tiempo). Condiciones (riesgo, ambiente, disponibilidad de tiempo, competitividad en el mercado). Cambios (número de revisión, fecha y descripción). Control de emisión (elaboró, revisó, autorizó). Nota: Se tomarán en cuenta también los lineamientos establecidos por la DGP. Directores o Coordinadores responsables de los procesos

7 Hoja: 7 de Asegura la elaboración del Planeación de la Calidad MANUAL DE PLANEACIÓN DE LA CALIDAD 12.1 Elabora un proyecto de Planeación de la Calidad (borrador) y cuando así lo considere necesario solicita la colaboración de los responsables de los departamentos que se encuentran vinculados al Sistema de Gestión de la Calidad. El contenido del Planeación de la Calidad es el siguiente: Portada: Título, código de identificación MP01, referencia a punto de la Norma ISO 9001:2000, nivel de revisión, paginación. Control de Revisiones: Nivel de actualización del Manual. Contenido: Relación de todos los capítulos que integran el manual con referencia a las páginas donde se encuentran. I. Introducción: Descripción genérica del contenido del Manual. II. Objetivo: La finalidad o razón de existencia del Manual. III. Alcance: Delimita la extensión del sistema y sus características. IV. Procesos: Diagramas de operación de los procesos su descripción y el Plan de Calidad aplicable a cada proceso. V. Interacción de los procesos: Señala la interrelación de la documentación del Sistema. VI. Correlación de los indicadores con el Sistema de Gestión de la Calidad. Directores de área/ Responsables del Proceso Control de revisiones: Nivel de actualización del Manual Control de emisión: puesto, nombre y firma de los responsables de elaboración, revisión y aprobación. 13. Captura del Planeación de la calidad y asegura acceso al personal 14. Difusión del Planeación de la Calidad Captura el proyecto del Planeación de la Calidad en el formato destinado para dicho documento y lo entrega al Coordinador de ISO y al Director y/o Coordinador de la Unidad Responsable para su revisión y aprobación Asegura a través de lo establecido en el procedimiento de Control de Documentos que todo el personal de la Subsecretaría tiene acceso a la consulta de dicho documento Una vez autorizado el Planeación de la Calidad y que éste se encuentra en la red, aseguran la difusión de su contenido en el personal que participa en los procesos. Responsable de control de documentos Directores y Coordinadores responsables de los procesos.

8 Hoja: 8 de 9 6. Documentos de referencia Gestión de la Calidad Documentos Norma (ISO 9001:2000) NMX-CC-9001:2000 IMNC Sistema de Gestión de la Calidad, requisitos. Procedimiento Gobernador de Control de Documentos Código (cuando aplique) MC01 Sin código OOM-CA-PG Registros Registros Gestión de la Calidad Planeación de la Calidad Procedimiento Instrucción de Trabajo Cédula de Valuación de Puestos Organigrama Tiempo de conservación Responsable de conservarlo Código de registro o identificación única F01 PG01 F05 PG01 N/A N/A 711-RC-PO (A) N/A 8. Glosario SISTEMA DE GESTIÓN DE LA CALIDAD: Es la estructura organizacional, los procedimientos, los procesos y los recursos necesarios para implantar la administración de la calidad. DOCUMENTOS: Es la información escrita que proporciona los conocimientos y/o las directrices necesarias para interpretar y/o ejecutar una función, actividad o decisión. MANUAL DE GESTIÓN DE LA CALIDAD: Es el documento que establece la Política de Calidad y describe el Sistema de Gestión de la Calidad de la Institución. Representa el primer nivel de la estructura documental del Sistema de Gestión de la Calidad.

9 Hoja: 9 de 9 GUÍA TÉCNICA: Es la Guía técnica para la elaboración de manuales de procedimientos. PROCEDIMIENTO: Indica la forma de desarrollar una actividad o serie de actividades. Los procedimientos están documentados y representan el segundo nivel de la estructura documental del Sistema de Gestión de la Calidad. INSTRUCCIÓN DE TRABAJO: Es un documento que especifica y detalla la forma de realizar una actividad determinada. Una instrucción es un documento más detallado que un procedimiento y representa al tercer nivel de la estructura documental del sistema. Las Instrucciones de Trabajo son de dos tipos: INSTRUCCIONES RELACIONADAS CON EL SISTEMA: Éstas son complementarias a los procedimientos debido a que proporcionan información detallada que se deriva de estos. DOCUMENTOS TÉCNICOS: Éstos traducen los requisitos especificados de manera interna o en un contrato para un producto o proceso determinado en documentos de operación. REGISTRO: Es información que provee evidencia objetiva de las actividades ejecutadas o resultados obtenidos. Los registros constituyen el cuarto nivel de la estructura documental del Sistema de Gestión de la Calidad. FORMATO: Es un esquema predeterminado en papel u otros medios que permite organizar la información de la misma forma en documentos y registros. 9. Anexos 9.1 Formato del Gestión de la Calidad. 9.2 Formato del Planeación de la Calidad. 9.3 Formato de Procedimiento. 9.4 Formato de Instrucción de trabajo. 9.5 Cédula de Valuación de Puestos 711-RC-PO (A). 9.6 Organigrama Cambios a esta versión Número de Revisión Fecha de la actualización Descripción del cambio 0 Enero de 2004 Creación del Sistema de Gestión de la Calidad CONTROL DE EMISIÓN Elaboró : Revisó : Autorizó: Nombre Lorena Díaz Loyola Alejandro Tejado Dondé Alejandro Tejado Dondé Firma Fecha Enero / 2004 Enero / 2004 Enero / 2004