FACULTAD DE INGENIERÍA

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1 UNIVERSIDAD NACIONAL AUTÓNOMA DE MÉXICO FACULTAD DE INGENIERÍA SECRETARÍA/DIVISIÓN: Programa 5. Planeación efectiva y gestión con transparencia ÁREA/DEPARTAMENTO: Proyecto 5.8 Sistema de Calidad GUÍA PARA LA ELABORACION DE DOCUMENTOS PARA EL SISTEMA DE GESTION DE LA CALIDAD FACULTAD DE INGENIERÍA CONTROL DE EMISIÓN Nombre: Cargo: Firma: Elaboró Revisó Autorizó Mtro. Salvador Díaz Díaz Mtra. Catalina Ferat Toscano Ing. Beatriz Barrera H. Profesor Técnico Académico Técnico Académico Mtro. Octavio Estrada Castillo y miembros del grupo de trabajo 5.8 Secretario General de la Facultad de Ingeniería Mtro. José Gonzalo Guerrero Zepeda Director de la Facultad de Ingeniería Fecha 17-sept-08 :

2 Página 2/15 CONTENIDO CAPÍTULO TEMA PÁGINA 1 Objetivo 3 2 Alcance 3 3 Políticas 3 4 Definiciones 3 5 Responsabilidad 4 6 Desarrollo 5 7 Control de cambios 11 8 Bibliografía 11 9 Anexos 12

3 Página 3/15 1. OBJETIVO Definir los lineamientos generales para la elaboración, modificación y cancelación de los del Sistema de Gestión de la Calidad (SGC) de la Facultad de Ingeniería (F.I.) 2. ALCANCE Este documento va dirigido a las instancias del SGC autorizadas para elaborar internos. Aplica a todos los internos del SGC, tales como: manuales, procedimientos, procesos, planes, formatos, registros, guías, especificaciones, instructivos y lineamientos. Esta guía no aplica a los comunicados internos o externos. 3. POLITICAS 3.1 El contenido de los debe ser claro y breve. 3.2 Los normativos deberán incluir las políticas aplicables. 3.3 La actualización de los debe estar orientada a simplificar el método de trabajo que se relaciona con los procesos, tratando de ir eliminando tareas innecesarias, redundantes o que no generen valor. 3.4 Los elaborados deben ser revisados y en su caso actualizados por lo menos cada dos años. 4. DEFINICIONES 4.1 Documento: información y su medio de soporte. El medio de soporte puede ser papel, disco magnético, óptico o electrónico, fotografía o muestra patrón, o una combinación de éstos. 4.2 Documento normativo: el de carácter legal que señala una aplicación obligatoria. 4.3 Sistema: Conjunto de elementos mutuamente relacionados o que interactúan. 4.4 Sistema de Gestión de la calidad: es un conjunto de elementos mutuamente relacionados o que interactúan para establecer la política y los objetivos, para dirigir y controlar una organización con respecto a la calidad. 4.5 Objetivo: es una declaración acerca de lo que quiere alcanzar o cumplir una persona o un grupo de ellas. 4.6 Alcance: es una declaración que define de que etapa a que etapa cubre un procedimiento. 4.7 Diagrama de flujo de proceso: es una descripción visual que muestra una secuencia de pasos que son realizados en un proceso.

4 Página 4/ Manuales: Son los que describen el contenido de un sistema o proceso, que pueden establecer responsabilidades directivas y lineamientos o políticas. 4.9 Procedimientos: forma especificada para llevar a cabo una actividad o un proceso. Y pueden estar documentados o no. Nota: Describen las actividades que se requieren realizar para cumplir con las responsabilidades, en ellos se especifica QUÉ y CÓMO se hace y QUIÉNES son los responsables de la ejecución Procesos: Conjunto de actividades mutuamente relacionadas o que interactúan, las cuales transforman elementos de entrada en resultados. Nota: los elementos de entrada son generalmente resultados de otros procesos Planes: Son los que especifican qué procedimientos y recursos asociados deben aplicarse, quién debe aplicarlos y cuándo deben aplicarse a un proyecto, producto, proceso o contrato específico Formato: Diseño en papel o en medios electrónicos para estandarizar la forma de presentar la información y realizar el llenado de los registros del SGC Registro: documento que presenta resultados obtenidos o proporciona evidencia de las actividades desempeñadas Documento externo: es el que se emite fuera del SGC de la F.I., pero requiere de control como documento a usarse en el mismo Instrucción de trabajo: es un documento para describir el desempeño de todo trabajo que podría verse afectado adversamente por la falta de tales instrucciones. 5. RESPONSABILIDADES Personal de la F.I. que elabore, revise y autorice los conforme a la presente guía.

5 Página 5/15 6. DESARROLLO 6.1 Especificaciones generales Los requeridos para la implantación del SGC, tanto para su operación como para los procesos, deben contener información relevante y la necesaria. Cuando sea posible, deben de indicar la secuencia para realizar las actividades, destacando acciones de control o verificación Información de los Los deben tener una carátula que contenga el control de emisión y la versión vigente; y antes de la bibliografía un inciso que contenga el control de cambios de acuerdo al formato del anexo 3; además del contenido mínimo que se señala más adelante. De acuerdo al documento de que se trate, será opcional incluir en la segunda página un contenido Título Deberá indicarse en la parte superior del documento tal como se realizó en ésta guía e identificará claramente el procedimiento documentado Contenido (en su caso) Indicar las secciones, subsecciones e incisos (máximo tres niveles) que contiene el documento, haciendo referencia a las páginas correspondientes Objetivos Indicar la razón de ser del documento y lo que se pretende de él; en su caso, incluir objetivos generales y objetivos específicos Alcance Indicar en forma breve los límites de aplicación del documento, en tiempo y espacio, y a quienes Políticas Indicar las líneas rectoras que regulan los sistemas, procesos, proyectos, actividades y funciones del personal y de las áreas, asimismo definir responsabilidades las cuales deberán estar ordenadas y agrupadas de acuerdo al concepto que se este normando.

6 Página 6/ Definiciones Describir el significado de aquellos conceptos que tienen una importancia especial en el contexto particular del documento Responsabilidades Describir en forma lógica y ordenada las responsabilidades del personal involucrado en las principales etapas o actividades que en los se mencionan Desarrollo Describir cada una de las actividades relacionadas con el documento, señalando al responsable de cumplirlas recursos requeridos, o formatos a utilizar, decisiones a tomar y revisión a efectuar, además de la redacción del desarrollo del documento puede utilizarse un diagrama de flujo Diagrama de Flujo Para los que refieren secuencias es recomendable incluir un diagrama de flujo a fin de representar en forma grafica las actividades de los mismos. Se recomienda utilizar los símbolos internacionalmente reconocidos presentados en el anexo Registros Los registros relacionados con las actividades descritas en el procedimiento documentado (sección 6.1) deberán definirse e identificarse en esta sección así como establecer el método para archivar y conservar dichos registros Bibliografía Incluir la bibliografía utilizada en el desarrollo del documento Notas Incluir las aclaraciones necesarias para un mejor entendimiento del documento Anexos Incluir la información complementaria que ayude a una mejor comprensión y aplicación del documento, tales como: formatos, tablas, reglamentos, graficas, manuales, códigos, especificaciones, etc. Se deberá numerar las subsecciones que conforman el anexo e indicar su nombre y los anexos deben estar paginados, pueden ser en forma continua al documento

7 Página 7/15 o independiente al mismo, en cuyo caso se debe indicar el titulo del apartado y el número total de páginas Numeración El contenido del documento se organiza dividiendo con números arábigos los temas y actividades en secciones, subsecciones, incisos y subincisos, alineados al margen izquierdo. 6.2 Control de Cambios Se deberá registrar en el anexo 3, formato modificaciones del documento. Control de las versiones de los Control de cambios, el historial de El control de versiones debe citarse en el encabezado y el contador de estas versiones debe ser coherente con el Control de Cambios del Documento (anexo 3). El control de cambios del documento asegura la trazabilidad de los movimientos hechos en el mismo. 6.3 Formatos para elaborar los Documentos Todos los del sistema de gestión de la calidad se construyen sobre éstos formatos.

8 Página 8/ Especificaciones por tipo de documento A. Manuales Los manuales deben contener la siguiente información como mínimo: Título Objetivo: define el propósito. Contenido: explica cuál es el contenido del manual y su ubicación a lo largo de éste. Desarrollo: corresponde a la descripción detallada de las políticas o temas por aplicar, indicando propósito, políticas o lineamientos, responsabilidades y referencias documentales. Anexos: se podrán agregar en éste apartado necesarios para entender las políticas o lineamientos, como diagramas, organigramas u otros. B. Procedimientos Los procedimientos deben contener, como mínimo, la siguiente información: Título Objetivo: define el propósito del procedimiento.

9 Página 9/15 Alcance: define los departamentos o áreas involucradas en su aplicación y las condiciones específicas en caso de requerirse (departamentos, infraestructura, personal o localidades involucrados). Glosario: describe el significado de los términos que resultan indispensables para entender el procedimiento. Desarrollo del Procedimiento: es la descripción detallada de las actividades por realizar, indicando el responsable, los y registros de referencia. Puede ir acompañado de un diagrama de flujo o tablas. Referencias: listado de manuales, procedimientos, instrucciones, formatos y cualquier otro documento de apoyo requerido para la ejecución del procedimiento. Anexos: se podrá agregar en éste apartado diagramas, tablas, formatos, imágenes y ejemplos para el llenado de los registros, que sean necesarios para la correcta interpretación y aplicación de los procedimientos. Tiempo de retención: indica el periodo que deben conservarse en archivo los registros que se generen a partir del procedimiento. Nota: Cuando en un procedimiento no aplique alguno de éstos apartados se debe así mencionar en el mismo. C. Procesos Los procesos deben contener la siguiente información como mínimo: Nombre del proceso. Ubicación del proceso en el sistema de gestión de la calidad y sus interrelaciones con otros procesos. Diseño del proceso, definiendo sus objetivos, funciones, diagrama del proceso, descripción de actividades, relaciones con otros procesos (indicando la secuencia e interrelación), roles y responsabilidades, procedimientos del proceso, políticas e indicadores. D. Planes Los planes deben contener la siguiente información como mínimo: Contribución del plan dentro de la estrategia general de la F.I. Título del Plan Objetivo del Plan Indicadores de desempeño Equipo o responsable asignado Asignación de responsabilidades y secuencias de actividades (cronograma), así como los recursos requeridos para el logro del plan.

10 Página 10/15 E. Formatos Los formatos deben contener la siguiente información como mínimo: Título Cuerpo del formato, donde éste solicita cierta información para su llenado posterior. Código de referencia F. Registros Los registros deben siempre mostrar: Título Deben incluir un número consecutivo y fecha, para efecto de su recopilación y archivo. Debe especificar el nombre y firma de quien realiza el llenado y de la autoridad que tome las decisiones, cuando aplique. G. Instrucciones de trabajo Aunque no se requiere una estructura o formato para las instrucciones de trabajo, estas deben cubrir el propósito y alcance del trabajo y los objetivos, y hacer referencia a los procedimientos documentados pertinentes. Nota: La necesidad de tener instrucciones detalladas pueden omitirse, siempre y cuando el personal tenga la información necesaria para realizar su trabajo adecuadamente 6.5 Codificación de del Sistema de gestión de calidad. La asignación de los códigos es responsabilidad del Representante de la Dirección Los códigos de los se colocan en el encabezado. Los registros de calidad, portan el mismo código que el formato, ya que los formatos llenos se constituyen en los registros de calidad. Para codificar los se deberá usar el siguiente criterio: XX - YY ZZ XX XX Tipo de documento YY Procesos ZZ Número consecutivo Ejemplo: 01 Clave Tipo de documento

11 Página 11/15 BC = Bitácora de cambios CA = Catalogo FO = Formato GU = Guía IN = Instructivo MA = Manual PR = Procedimiento RE = Reglamento PO = Políticas Internas DP = Diseño de Proceso PL = Planes ES = Especificación YY Clave Proceso DO = Docencia IN = Investigación VI = Vinculación DE = Difusión y Extensión Procesos Complementarios C = complementario + primera letra del proceso Ejemplo: para el proceso de bibliotecas DP-CB01 Documentos emitidos por el Grupo de Calidad GC = Grupo de Calidad

12 Página 12/15 7. CONTROL DE CAMBIOS: 8. BIBLIOGRAFIA ISO 10013: 2001 Directrices para la documentación de Sistemas de Gestión de la Calidad.

13 Página 13/15 9. ANEXOS 9.1 Anexo 1 Control de Elaboró Revisó Autorizó Nombre: Cargo: Firma: Fecha Código Versión: :

14 Página 14/ Anexo 2 Simbología Inicio o fin Preparación Paso, actividad o tarea Punto de decisión o verificación Conector fuera de página Conector dentro de página, cola o punto de espera Datos Base de datos Documento o registro que representa información documentada Retraso Punto de almacenamiento Archivo permanente Registro múltiple Subproceso Líneas de flujo

15 Página 15/15 Anexo 3 Control de Cambios