TIPO PROCEDIMIENTO CODIGO SG No. REV. CONTROL DE DOCUMENTOS Y TITULO REGISTROS PAG. 3 1/14 FECHA VIGENCIA

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1 TIPO PROCEDIMIENTO CODIGO SG / OBJETIVO Asegurar que los documentos del Sistema de Gestión se preparan, revisan, aprueban, publican, distribuyen y administran de forma adecuada para la operación y control de los procesos. 2. ALCANCE Este procedimiento aplica a todos los documentos internos o de fuentes externas tales como políticas, reglamentos, normas, otros documentos normativos, software, especificaciones, instrucciones, planes de, manuales que son parte del Sistema de Calidad. Inicia desde Identificar la necesidad de creación, modificación o eliminación de documentos, formatos o registros y finaliza cuando se administran documentos en archivos correspondientes.. RESPONSABLES.1. Gerentes y Directores: Son responsables de aprobar la creación, modificación o eliminación de un documento de la unidad y/o área correspondiente..2. Coordinador de Sistema de Gestión: divulgar y socializar a los colaboradores que estén involucrados con el documento y posteriormente publicarlo en la Intranet, controlar los documentos, realizar los procesos de sensibilización a los colaboradores para evitar el uso de documentos desactualizados. 4. CONDICIONES GENERALES POLÍTICAS GENERALES RESPONSABLE 1. La información descrita en este documento es de obligatorio cumplimiento a Colaboradores. partir de la fecha de vigencia del mismo. 2. Cuando se presenten planes o políticas que afecten el presente procedimiento de manera temporal, se comunicarán y seguirán de acuerdo con las instrucciones de Gestión / Coordinador impartidas por el de Gestión, vía directiva o circular reglamentaria generada por la Gerencia General. de. Este procedimiento es de uso continuo en todos los procesos. Colaboradores. 4. Todos los documentos, formatos, registros que formen parte del Sistema de Coordinador de Sistemas berán ser controlados. de 5. Cuando se requiera la creación, modificación o eliminación de un documento que forme parte del Sistema de Gestión se deberá validar con el Representante del de Gestión Sistema de Gestión. 6. Todos los documentos que afecten el Sistema de berán elaborarse Colaboradores en los formatos definidos y establecidos para elaboración de procedimientos, instructivos o Formatos. 7. No está permitida la creación de documentos o formatos sin la correspondiente autorización del de Gestión y/o Coordinador de 8. No se permite imprimir ni fotocopiar documentos sin previa autorización del representante del sistema de gestión y/o Coordinador de 9. La única persona autorizada para otorgar las copias controladas, copias no controladas y codificar los documento es el Coordinador de 10. Una vez que los documentos (Manual, Procedimiento, Instructivo, formato y anexo) estén elaborados, deben ser entregados al Coordinador de de Gestión y/o Coordinador de de Gestión y/o Coordinador de Coordinador de Sistemas de Colaboradores

2 TIPO PROCEDIMIENTO CODIGO SG / el cual efectuará las revisiones correspondientes para su estandarización, publicación y divulgación del mismo. 11. Después que el documento este revisado y aprobado por el Gerente y/o Director de la unidad y/o área correspondiente, es responsabilidad de estos la divulgación y socialización a los colaboradores que estén involucrados con el mismo. 12. El coordinador de Calidad, será responsable del envío del correo notificando la creación y/o modificación de los documentos y posterior publicación en la Intranet. POLÍTICAS ESPECÍFICAS 1. MÉTODO DE ANÁLISIS PARA LA SOLICITUD DE CREACIÓN, MODIFICACIÓN O ELIMINACIÓN DE DOCUMENTO O FORMATO Gerentes de Unidad y/o Director de la Unidad/área Coordinador de Sistemas de Calidad. RESPONSABLE Todos los colaboradores Cuando se requiera la creación, modificación o eliminación de un documento, se debe analizar la necesidad, teniendo en cuenta los siguientes criterios, excepto cuando el cambio sea obligatorio por ley (normatividad técnica ó legal) y también se realiza este método cuando hay un cambio o mejora: Identificar lo que se quiere hacer con el documento a crear, modificar o eliminar. Sustentar la acción a tomar mediante un análisis que determine si la eliminación o modificación genera un impacto en el control de actividades relacionadas con los requisitos del cliente, frente a las competencias del personal y frente a requisitos de la Normas ISO 9001 y requisitos legales. Determinar si la creación, modificación o eliminación obliga a un reentrenamiento, para tal caso se debe identificar el personal que debe ser reentrenado. Se debe analizar si el cambio es necesario para conservar el conocimiento de la empresa, para asegurar que el sistema sea operado cuando ingresa una persona nueva. Riesgos legales o de otra índole que afecten a la organización. 2. DISTRIBUCIÓN DE DOCUMENTOS Los documentos que se requieran en medio físicos serán impresos por el de Gestión y/o Coordinador de y entregarlo al líder de cada proceso para su distribución, para el caso de las regionales (diferentes a la sede principal) se enviará la última versión por . Se debe dejar registro de la distribución de los documentos del Sistema de Gestión (SG). La entrega de datos al cliente: dicha información se registra en los formatos definidos y cuando el cliente así lo requiera en los formatos que establece el cliente.. DISPONIBILIDAD DE DOCUMENTOS Documentos en físico: Los documentos del Sistema de Gestión requeridos para realizar actividades en los sitios de uso son almacenados en el archivador de la base correspondiente, así como también se portarán los documentos en el lugar de la operación dispuestos en carpetas plastificadas para su conservación; en dichas carpetas se encuentra el procedimiento con los respectivos instructivos y formatos propios de la operación; es importante aclarar que estas copias no podrán ser fotocopiadas ni digitalizadas sin el permiso del representante del sistema de gestión y/o Coordinador de (Formato SG-04-0 Copias de Gestión y/o Coordinador de Dueños de los procesos / de Gestión / Coordinador de

3 TIPO PROCEDIMIENTO CODIGO SG / Controladas Documentos Físicos) Los registros que se generen en cada proceso se archivarán en las carpetas (registros de operaciones de campo) las cuales estarán identificadas con el nombre del documento y organizadas según lo establecido en el Listado Maestro de Documentos y Registros. Documentos en medio magnético ó informático: Los documentos del Sistema de Gestión se encuentran disponibles a través del software de gestión documental accediendo por clave y usuario. (Intranet: Los registros que se toman en campo y que son almacenados en medio magnéticos, se almacenan en el archivo correspondiente conforme a lo indicado en el listado maestro de registros. Los documentos y registros que se almacenan en medios magnéticos deben ser guardados teniendo en cuenta que hay que crear una estructura ordenada de carpetas y subcarpetas. Los documentos deberán estar legibles e identificables y sin tachones. La estructura definida se debe conservar cuando se traten de los mismos tipos de documentos y/o formatos pero que pertenecen a diferentes procesos, años, clientes o proyectos. 4. PROTECCIÓN: Documentos Físicos: Para la conservación de los documentos y registros se debe tener en cuenta las siguientes acciones: a) Inspección y mantenimiento de instalaciones. b) Monitoreo y control de condiciones ambientales. c) Limpieza de área y documentos. d) Control de plagas. e) Carpetas plastificadas o duras. Dueños de los procesos / de Gestión / Coordinador de Documentos guardados en CD ó DVD: Deben guardarse en recipientes que los protejan de riesgos ambientales (polvo, agua, etc.) y mantener alejados de fuentes que emitan radiación electromagnética (imanes, electrodomésticos, motores eléctricos, tomas de corriente, tableros eléctricos, entre otros). En los documentos en medio magnético, se realizará Back-up mensual para la protección y recuperación pertinente. Es responsabilidad del jefe directo la realización del backup de los documentos en medio magnético y el área mejoramiento continuo realizara muestras aleatorias de los backups cada meses. 5. CONTROL DE DOCUMENTOS DE ORIGEN EXTERNO: Los documentos de origen externo que se controlan, son los documentos legales (leyes, decretos, resoluciones, normas obligatorias), normas técnicas, requisitos de los clientes, planos, licencias, documentos públicos. La identificación y los métodos de control de los documentos de origen externo se establecen a través del Listado Maestro de Documentos. Ejemplo: La identificación sería, Código: NTC - ISO 9001; Nombre: Sistema de gestión de la ; Origen: externo; Tipo de documento: norma técnica; versión: 2000; Fecha: ; Fuente: International Standard Organization. Dueños de los procesos / de Gestión / Coordinador de Para mantener actualizado el estado de los documentos externos especialmente los

4 TIPO PROCEDIMIENTO CODIGO SG / legales, Coexito utiliza como metodología lo siguiente: La división Administrativa y Legal de Ema Holdings recibe las actualizaciones de las normas, leyes, licencias y documentos públicos y envían esta información a los Gerentes y Directores de las unidades. Los Gerentes evalúan la necesidad de aplicar los cambios al sistema de gestión en la revisión gerencial 6. IDENTIFICACIÓN DE CAMBIOS DE DOCUMENTOS DE ORIGEN EXTERNO: Es responsabilidad del dueño del proceso velar por mantener los documentos de origen externo actualizados y remitir una copia al representante del Sistema de Gestión y Coordinador de de Gestión / Coordinador de Los documentos legales y normas técnicas son actualizados por medio de entidades como los ministerios, o los organismos de normalización nacional, extranjero o internacional los cuales son los encargados de comunicar los cambios en la legislación y las normas cuando se presenten. Para identificar cambios en la legislación aplicable se hará por medio de visitas a páginas de internet de los ministerios, organismos de normalización y de instituciones relacionadas con el sector, esto se realizará periódicamente. 7. CONTROL DE DOCUMENTOS OBSOLETOS (HISTÓRICOS): La organización considera el almacenamiento y control de los documentos con versiones no actualizadas para dos propósitos, evidencia del cumplimiento de requisitos legales en el tiempo o para mantener la historia de la organización para propósitos técnicos. de Gestión / Coordinador de Los archivos históricos se administran de acuerdo con lo indicado en el Listado Maestro de Control de Documentos y Listado Maestro de Control de Registros. 8. DISTRIBUCIÓN O USO DE DOCUMENTOS HISTÓRICOS: Para el uso de los documentos históricos se realiza la solicitud al responsable del archivo histórico y se registra en el Formato SG préstamo y devolución de documentos históricos. 9. USO NO AUTORIZADO DE DOCUMENTOS DESACTUALIZADOS (NO HISTÓRICOS): Los documentos desactualizados (no históricos) se destruyen cuando son físicos y se eliminan del software de gestión documental. Se hacen procesos de sensibilización al personal para evitar el uso de documentos en versiones desactualizadas. 10. DIAGRAMACIÓN Debe tenerse en cuenta la aplicación del instructivo de comunicaciones, elaborar documentos del SG para editar los procedimientos, presentaciones, brochures y website de las compañías. 11. : de Gestión y/o Coordinador de de Gestión / Coordinador de Gerentes y jefes de proceso. Todos los Colaboradores Todos los registros de la compañía se deben diligenciar manteniendo la veracidad de la información, con datos confiables y exactos. Se debe garantizar el manejo y administración de la información incluida en los registros. No se permiten borrones, tachones o enmendaduras en los registros físicos, en caso que se presente una enmendadura esta deberá estar autorizada por el gerente del

5 TIPO PROCEDIMIENTO CODIGO SG / área respectiva. 12. VALIDACION DE DOCUMENTOS Y FORMATOS: El concepto de validación hace relación a las actividades de revisión y aprobación de documentos, en ambos casos los responsables por revisar y aprobar deberán validar que cada política, actividad, medio de registro y comunicación pueda ser implementada en Coéxito S.A.S. con el ánimo de disminuir los tiempos operacionales o hacer más fácil la operación del sistema y con esto lograr asegurar el proceso descrito para el logro de los objetivos y políticas de gestión. Ejemplo: Se puede establecer inicialmente en un procedimiento la necesidad de diligenciar un formato para hacer un pedido interno pero en la realidad dicho formato no puede ser tramitado en todas las veces que es necesario porque el usuario puede hacer dicha solicitud vía correo electrónico sin necesidad de un formato, quien revise y apruebe deberá analizar la real necesidad de utilizar el formato y tomará la decisión que más sea adecuada y conveniente para garantizar la eficacia continua del sistema. Gerentes y jefes de proceso. Cada 2 años se debe realizar revisión de documentos vigentes. 5. DESCRIPCIÓN DEL PROCEDIMIENTO: ENTRADAS PROVEEDORES ACTIVIDAD QUE RECIBE Solicitud de creación, modificación o eliminación de documentos. 1. El cumplimiento de los requisitos totales. 2. Los peligros y riesgos de salud ocupacional y seguridad industrial.. Los aspectos e impactos ambientales. 4. Leyes, normas y decretos. Todos los procesos Todos los procesos 1. Identificar de la necesidad de creación modificación o eliminación de documentos, formatos o registros.. Identificar cambios requeridos CICLO ACTIVIDAD NO. NUMERAL NORMA P 1. Establecer controles de acceso en gestor de documentos del SG RESPONSABLE PROPÓSITO Y OBSERVACIONES REGISTRO DOCUMENTO RELACIONADO intranet Representante gestión Definir de acuerdo al software los accesos para impresión, lectura y modificación de documentos SG Instructivo Elaboración Documentos de Sistemas Gestión los de

6 TIPO PROCEDIMIENTO CODIGO SG / H 2. Actualizar usuarios y acceso Cada vez que ingrese o se retire personal de la compañía se actualiza la base de datos y el SW de administración de documentos. P. Identificar cambios requeridos 4.4.5b Proceso ó área responsable por la solicitud Empleados Cuando se identifique la necesidad de crear, modificar o eliminar un documento del SG se presentará una propuesta justificada al proceso correspondiente. SG Formato de sugerencias / Correo Electrónico. La sustentación debe incluir un análisis de los beneficios para obtener respecto al conocimiento de los empleados que lo usen, al logro de los objetivos de, al cumplimiento de requisitos legales, del cliente, de la empresa y de la Norma ISO Actualizar documento físico o pdf en archivo o gestor documental 8. Solicitar creación, modificación ò eliminación de un documento o formato interno V 9. Analizar viabilidad e impacto en SG. 9001: Gerente y/o Director Gerente y/o Director / Representante del Sistema de Gestión. Se actualiza en el gestor documental o archivos requeridos los documentos externos que cambiaron. Se solicita el cambio requerido en el documento. Evitar cambios no necesarios en la documentación. Se debe analizar que lo solicitado no esté en contra de los requisitos de las Normas aplicables a los sistemas de gestión que mejore la actividad y el conocimiento de los empleados y la empresa. Correo Electrónico. Formato AD Acta de reunión. V 10. La solicitud es viable? Representante del Sistema de Gestión. Se debe analizar si los cambios afectan otros documentos. En caso que se identifique que no es viable la solicitud ver actividad 29. Formato AD Acta de reunión H 29. Rechazar la solicitud y explicar los motivos Se deberá explicar claramente al solicitante los motivos del rechazo. Correo electrónico H 11. Realizar cambios en todos los documentos relacionados 4.2.ª Coordinador de Se realizan los cambios en todos los documentos que lo requieran y se encuentren relacionados con la solicitud. Todos los documentos deberán elaborarse en los formatos definidos y establecidos

7 TIPO PROCEDIMIENTO CODIGO SG / para elaboración de procedimientos, instructivos o Formatos definidos. H 12. Validar documento. V 1. Hay observaciones. H 14. Realizar correcciones. H 15. Aprobar. V 16. El documento es nuevo? Representante del Sistema de Gestión proceso proceso proceso. Gerente y/o Director proceso. Garantizar que el documento nuevo o modificado logre el resultado esperado por el solicitante. Se debe validar con el dueño del proceso que el documento elaborado o modificado contenga toda la información requerida y que cumpla el propósito establecido para garantizar el objetivo del documento. Una vez el documento esté elaborado, el dueño del proceso debe realizar una revisión completa del documento siguiendo paso a paso su aplicación. Si el documento contiene toda la información requerida se procede a su aprobación. En caso de requerir ajustes, se entregan los comentarios o corrección. Si no ir a la actividad 15. Teniendo en cuenta todas las observaciones realizadas al documento se deben efectuar todas las correcciones respectivas. Se debe aprobar el documento final. Si no ir a la actividad 19. Formato AD Acta de reunión / Correo Electrónico. H 17. Asignar código e Coordinador de Tiene como propósito el garantizar que el documento o registro pueda ser identificable por medio de códigos. Cuando la solicitud corresponda a un documento nuevo en el SG, se debe asignar un código preliminar. SG Instructivo Elaboración Documentos de los Gestión Se debe suministrar toda la información requerida para elaborar el documento solicitado, de forma que facilite la elaboración del mismo. H 18. Establecer o Cambiar Versión c Coordinador de Tiene como propósito mantener actualizado el control de versiones. Se incrementa la versión al número consecutivo. SG Listado maestro de documentos H Coordinador de Se deberá actualizar el listado SG

8 TIPO PROCEDIMIENTO CODIGO SG / Actualizar listado maestro documentos. H 20. Actualizar listado maestro de Registros H 21. Realizar divulgación del documento a todos los niveles c Gerente y/o Director maestro de documentos ingresando el documento nuevo, eliminando el documento solicitado o indicando la nueva versión y los cambios efectuados a los documentos actualizados. Se deberá actualizar el listado maestro de registros ingresando el documento nuevo, eliminando el documento solicitado o indicando la nueva versión. Tiene como propósito asegurar que los usuarios comprendan y se entrenen en la aplicación de los cambios ocurridos en la documentación y los beneficios que estos generan. Se deberá divulgar a todas las áreas y niveles de la empresa el documento nuevo, anulado o modificado. La divulgación se realiza mediante reuniones, en las cuales se informa y entrena para su aplicación. Listado maestro de documentos. SG Listado maestro de documentos. AD Formato Constancia de socialización de documentos / Correo Electrónico. 22. Instalar nueva versión en gestor documental H 2. Distribuir los documentos en físico. Coordinador de 4.2. d Coordinador de proceso ó Gerente de Área. Tiene como propósito garantizar que los documentos se encuentran disponibles a través de la herramienta informática destinada para este uso. Tiene como propósito garantizar que los documentos se encuentran disponibles y fácilmente identificables en los lugares donde son utilizados. Distribuir a todos los usuarios. Se realizará entrega de las carpetas físicas al gerente o dueño de proceso para que sean entregadas a cada usuario. Intranet Formato AD Acta de reunión Formato SG Copias Controladas Documentos Físicos. 24. Determinar si es necesario archivar documento obsoleto V 25. Conservar el documento o registro obsoleto? En caso de requerirse copia física de documento, se deberá solicitar al Coordinador de Estandarización y/o representante de la dirección, quienes deberán registrar la entrega de la copia en Formato SG-04-0 Copias Controladas Documentos Físicos Se identifica si requiere que sea archivada la versión anterior del documento cambiado c Coordinador de Si no se debe conservar al documento remitirse a la actividad 0. H 26. Coordinador de El propósito es administrar la SG

9 TIPO PROCEDIMIENTO CODIGO SG / Administrar documentos en archivos correspondientes. H 27. Prevenir uso no intencionado de documentos y registros obsoletos g d proceso información obsoleta del SG pero necesaria para propósitos de investigación. En la conservación del documento o registro se debe tener en cuenta la protección del documento, tipo de almacenamiento y archivo, la protección se registra en el formato. El documento o registro obsoleto, son los documentos o registros que en algún momento estuvieron vigentes y que debido a los cambios que genera una nueva versión, el documento anterior se considera obsoleto para su uso. Listado maestro de documentos. Dueños de proceso o Gerentes de Unidad del proceso deben verificar que los documentos estén actualizados y que se esté usando la versión correcta. H 28. Planificar y realizar inspecciones periódicas H 1. Recolectar y registrar una NC de inspección al proceso H 0. Eliminar el documento anterior. Representante del Sistema de Gestión Dueño de proceso 4.2. c Representante del Sistema de Gestión. Todo documento que salga de la organización para propósitos comerciales o de auditoría será un documento controlado en distribución. Se programan las visitas a los puestos de trabajo para inspeccionar como se están llevando los documentos de trabajo, registros y ejecutando los procedimientos. Se recolectan y registran las NC de proceso y las envía a la Gerencia Aseguramiento de Calidad. Tiene como propósito eliminar de todos los puntos de uso y del sistema de gestión los documentos obsoletos; garantizando que no quede en los usuarios y en los lugares de uso una copia de los documentos obsoletos que se deben eliminar. Formato AD Acta de reunión ACTIVIDAD QUE ENTREGA SALIDAS CLIENTES 10. La Solicitud viable? Acta y/o Correo electrónico donde se Colaborador Solicitante. explique la viabilidad. 21. Realizar divulgación del documento a todos los niveles. Presentación del documento. Proceso solicitante. Procesos que interactúan. 2. Distribuir los documentos en físico. Documentos dispuestos en lugares Proceso o área solicitante. de uso.

10 TIPO PROCEDIMIENTO CODIGO SG / CONTROL Y SEGUIMIENTO DEL PROCEDIMIENTO QUÉ SE CONTROLA La creación o modificación de un documento. DÓNDE SE CONTROLA 10. La Solicitud viable? 11. Realizar cambios en todos los documentos relacionados. CÓMO SE CONTROLA Verificando el cumplimiento del SG Instructivo Elaboración Documentos de los Gestión. CRITERIO DE ACEPTACIÓN Cumplimiento de las especificaciones de, SG Instructivo Elaboración Documentos de los Gestión ACCIÓN A TOMAR (SI NO CUMPLE CRITERIO DE ACEPTACIÓN) Volver a crear o modificar el documento hasta que cumpla con lo requerido. REGISTRO DE LA ACCIÓN TOMADA RESPONSABLE DEL CONTROL Representante del Sistema de Gestión. La identificación y vigencia de documentos y/o registros El uso de documentos y registros obsoletos 16. El documento es nuevo? 25. Se conserva el documento o registro obsoleto? Verificando la asignación del código o modificación de la versión. Verificando que los documentos estén actualizados y en la versión correcta. Cumplimiento de las especificaciones de, SG Instructivo Elaboración Documentos de los Gestión Administrar documentos correspondientes. Regresar al solicitante hasta que cumpla con lo requerido. Eliminar documento Formato AD Acta de reunión proceso Representante del Sistema de Gestión.

11 TIPO PROCEDIMIENTO CODIGO SG / DIAGRAMA DE FLUJO: Coordinador de

12 TIPO PROCEDIMIENTO CODIGO SG / Coordinador de

13 TIPO PROCEDIMIENTO CODIGO SG / Documentos Relacionados SG Instructivo elaboración de documentos de sistema de gestión. SG Formato modelo de elaboración de un procedimiento. SG Formato Modelo de elaboración de un instructivo. SG Formato Modelo de Elaboración de Diagrama de Flujo. SG Formato Maestro de Documentos y registros del SG. SG Formato Prestamos y Devolución Documentos Históricos. SG-04-0 Formato Copias Controladas Documentos Físicos. SG Formato de Sugerencias. AD Formato Constancia de Socialización de Documentos. 9. Registros COD. NOMBRE TIEMPO DE RETENCION R E RECIBIDO DE ENTREGADO A UBICACION SG-04-0 AD Formato Copia Controladas Documentos Físicos ACTIVO MUERTO 2 Años años X Formato Acta de Reunión 1 Año años x Coordinador de Gestión de Director de Línea /Director de Ventas Mayor Archivo Área de Mejoramiento Continuo Archivo área ventas mayor / Industrial AD Formato Constancia de Socialización de documentos 1 Año Años X Coordinador de Gestión de Archivo Área de Mejoramiento Continuo SG Formato de Sugerencias 1 Año Años SG Prestamos y Devolución Documentos Históricos 1 Año años X X Analista de Servicio al cliente y Calidad Coordinador de Gestión de Archivo de Mejoramiento Continuo Archivo Área de Mejoramiento Continuo ELABORÓ: REVISÓ: APROBÓ: Diana Silvana Muñoz Lady Buitrago Diana Trujillo Coordinadora de Coordinadora de Proyectos de Calidad