SISTEMA INTEGRADO DE GESTIÓN DE CALIDAD PROCEDIMIENTO: CONTROL DE DOCUMENTOS

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1 Página : 1 de 5 ersión: 9 igente a partir de: 1. OBJETIO : Describir el procedimiento para administrar y controlar la documentación del stema de Gestión de de la Universidad de Nariño con el propósito de garantizar que la información contenida en estos s se encuentre actualizada, disponible y garantice el control de los procesos 2. LCNCE : Este procedimiento comprende desde la necesidad de creación del para evidenciar el desarrollo de los procesos, procedimientos y actividades del stema Integrado de Gestión de de la Universidad de Nariño, hasta su elaboración o recibo, implementación, distribución y conservación para asegurar su permanencia y control, sirviendo de apoyo en la toma de decisiones. 3. RESPONSBLE : por la Dirección del SIGC, Equipo de y Líderes de Proceso..a PROEEDOR.b INSUMOS Líderes de Proceso/ funcionarios responsables. Necesidad de documentar y evidenciar los procesos y procedimientos del SGC. Líderes de Proceso/ funcionarios responsables. Solicitud de Control, Modificación y Eliminación de s. 5.a RESULTDOS 5.b QUIEN RECIBE EL RESULTDO elaborado, controlado y disponible. Comunidad Universitaria Comunidad en General 6. REQUISITOS LEGLES: -cuerdos del rchivo General de la Nación: 07 de 199, 060 de 2001, 02 de 2002; -Ley 59 de NTC GP 1000 : Numeral.2.3 Control de s -NTC ISO 17025: NTC ISO 9001: Numeral.2.3 Control de s 7. DOCUMENTOS QUE SE DEBEN UTILIZR: -Guía para la Elaboración de s del SIGC - SGC-GU-01 -Instructivo de Codificación del SIGC -SGC-IN-01 - Instructivo seguramiento de la - LBE-PRS-IN-16 (aplica únicamente para el Laboratorio de nálisis Químico y de guas) 8. REGISTROS QUE SE DEBEN GENERR: -Listado Maestro de s Internos - SGC-FR-17. -Listado Maestro de s Externos SGC-FR-18 -Control de Entrega de s-sgc-fr-35 - Control de sistencia- SGC-FR-02 -cta SGC-FR-01 9.a. NOMBRE DEL INDICDOR 9.b. FÓRMUL 9.c. FRECUENCI

2 Página : 2 de 5 ersión: 9 igente a partir de: INICIO 3.2 Identificar la necesidad de crear, modificar o eliminar un P Elaborar la propuesta del Revisar la propuesta del Es iable? La solicitud es de Creación / Modificación del Se solicita la creación, la modificación o eliminación de un, para esta actividad se recomienda el Formato SGC.FR-20 Solicitud de Creación, Modificación o Eliminación de s. Se revisa el Formato de solicitud de Creación, Modificación o Eliminación, y la adecuación del en cuanto a forma, gramática, ortografía, pertinencia y cumplimiento de los requisitos de la Guía para Elaboración y Control de s del SIGC-GU-01 Registrar Se marca en el formato Solicitud de Creación, Modificación o Eliminación Código: SGC-FR-20, la casilla correspondiente a aceptado, con las observaciones del caso, y se lo envía a la Dependencia interesada. 3.2 Eliminación o nulación Solicitar la Creación / Modificación del -Realiza la creación o modificación de acuerdo al Instructivo de Codificación del stema Integrado de Gestión de Código SGC-IN-01 y la Guía para la Elaboración y Control de s del SGC-GU-01. El se puede aprobar? 3.1 probación 3

3 Página : 3 de 5 ersión: 9 igente a partir de: 3 Líder de cadémico Líder de cadémico / Líder de cadémico Revisar el Editar el probar el Distribuir el - se requiere, el se envía a revisión a las personas involucradas en el proceso. - es del caso, coordina reunión de consenso con los involucrados en el proceso. Efectúa los ajustes correspondientes de acuerdo con los resultados del consenso, ó los solicitados y recibidos a través del correo electrónico. - Realiza los ajustes finales del. -Remite el para aprobación del cadémico / Líder del Proceso El Líder del Proceso y/o cadémico dministrativo aprueba el mediante el respaldo de la firma en el cierre del. - Los s deben distribuirse oportunamente a las dependencias en donde son esenciales para el funcionamiento efectivo del stema Integrado de Gestión de de la Universidad. -Cuando se trata de primeras versiones de s, se procede con la distribución a las áreas involucradas se debe registrar en el formato código: SGC-FR-35 Control de Entrega de s y la notificación a través de correo electrónico. - En el evento en que la copia desactualizado no se recupere al momento de la distribución, debe reportarse al cadémico y/o Líder del Proceso y realizar el respectivo seguimiento hasta su debida recuperación. Difundir las actualizaciones de los s 3.1 -Esta actividad implica socializar las actualizaciones del a través de la página web, correo electrónico institucional o mediante oficio. -La difusión de los s debe realizarse a las personas involucradas en el proceso dejando registro respectivo en los casos en los que se efectúen reuniones mediante el formato SGC-FR-02 Control de sistencia. Líder del Proceso/ Gestor de ctualizar Listado Maestros de s Realiza la actualización del Listado Maestro de s SGC.FR-17

4 Página : 3 de 5 ersión: 9 igente a partir de: Servidor Servidor Es Eliminación o nulación? Identificar s de origen Externo y controlar su distribución - lmacenar el acer Seguimiento FIN Recoger Copias Controladas y originales Identificación de s Externos Sellar el Obsoleto Para el caso de los s externos no se realiza una solicitud, se registran en el listado maestro de s externos SGC-FR-18 Empalma con el procedimiento de Control de Registros Jefe de rchvio y corresponden cia Fin

5 Página : 5 de 5 ersión: 9 igente a partir de: CONDICIONES GENERLES Para el adecuado desarrollo de este procedimiento es pertinente tener en cuenta las instrucciones contenidas en la Guía para la Elaboración y Control de s y Registros del SIGC, SGC-GU-01. Los únicos medios validos para la actualización de la documentación son la página Web de la Universidad o en su defecto correos enviados por el Líder o el cada Proceso. La distribución de copias físicas se realiza únicamente en los puntos de información que no cuentan con acceso directo a la red (ej.: centros de trabajo de la planta). En el evento en que se requiera utilizar copias físicas para algún fin específico, estas podrán imprimirse y se consideran Copias Controladas, con su debida identificación. En este caso, el usuario que imprimió la copia es responsable de su destrucción inmediatamente después de su uso para evitar el manejo no intencionado de versiones desactualizadas. Los s obsoletos que se deben almacenar por motivos legales o de preservación del Conocimiento (de acuerdo con los listados maestros de s y Registros) se deben sellar. CRGO: NOMBRE : FIRM: ERSION. 1 2 ELBORDO POR: Equipo de Jenny Lorena Luna Eraso Diana Molano Rodríguez María ngélica Insuasty Cuéllar ORIGINL FIRMDO FEC DE PROBCION CONTROL DE CMBIOS Creación del. DESCRIPCION DEL CMBIO justes al Procedimiento, cambio de actividades, modificación de alcance del Procedimiento. Cambio de Proceso, de Gestión de Información y Tecnología a Gestión de. Cambio de Código justes al Procedimiento, se agrega una actividad y se modifica los responsables de las actividades de acuerdo a la Guía para la Elaboración de s del SIGC. dición NTC ISO dición NTC ISO 9001: Revisión de responsables, formatos, periodicidad de revisión y P dición de Condiciones Generales Inclusión Instructivo seguramiento de Modificación de las actividades de creación de y aprobación del REISDO POR: sesora y de María ngélica Insuasty Cuéllar ORIGINL FIRMDO PROBDO POR: Director Oficina de Planeación y Desarrollo- Representante ante la lta Dirección Jairo ntonio Guerrero García ORIGINL FIRMDO FEC: Modificación de las actividades de creación de y aprobación del. 9 Se ajusto el comentario de modificación de s.