ACCIONES PREVENTIVAS Procedimiento

Transcripción

1 Página 1 de 6 1. OBJETO Establecer el procedimiento que debe seguirse para la definición e implementación de acciones preventivas y el seguimiento a su eficacia, de manera que se eliminen las causas de las no conformidades potenciales que se puedan presentar en los proyectos y en la organización en general. 2. ALCANCE Esta norma es aplicable en la solución de no conformidades potenciales detectadas por cualquier fuente, en los proyectos y en la organización en general, que requieren la implementación de acciones preventivas. 3. DEFINICIONES Proyecto: Conjunto de actividades coordinadas y controladas con fechas de inicio y finalización, llevadas a cabo en cumplimiento de los contratos suscritos por la empresa. Cliente: Es la entidad contratante del servicio de estudios y diseños, interventorías o gerencia de proyectos y receptora del producto elaborado por la empresa. conformidad potencial: Posible resultado no esperado o requisito no cumplido en un proceso del sistema de calidad o en los proyectos. ta: Una no conformidad potencial puede darse como resultado de una acción de mejoramiento de un procedimiento del sistema de calidad o de un proyecto. Acción preventiva: Acción tomada para eliminar la causa de una no conformidad detectada u otra situación indeseable. ELABORO: CONSULTOR EN CALIDAD REVISO Y APROBO: REPRESENTANTE DE LA DIRECCIÓN FECHA: FECHA:

2 Página 2 de 6 4. CONDICIONES GENERALES 4.1. FUENTES DE IDENTIFICACIÓN La necesidad de crear acciones preventivas y de mejora pueden surgir a partir de las siguientes fuentes: - La revisión de necesidades y expectativas del cliente. - Las quejas y reclamos de los clientes. - Los informes de servicios no conforme. - Los informes de auditoría interna. - Los resultados de la revisión por la dirección. - Los resultados de la evaluación del servicio. - Los resultados del análisis de datos. - Los resultados de las mediciones de satisfacción del cliente. - Las mediciones de los procesos, especialmente si proporcionan advertencias anticipadas a condiciones fuera de control. - Los registros pertinentes del SGC. - La utilización de herramientas de análisis de riesgos. - El análisis de mercado. - Los sistemas que consolidad fuentes de información para las partes interesadas. - Lecciones aprendidas de experiencias pasadas. - tomadas en reuniones técnicas de proyectos ANÁLISIS DE LAS CAUSAS Para la identificación de las causas de no conformidades reales o potenciales, se pueden utilizar diferentes técnicas, tales como: - Lluvia de ideas - Espina de pescado - Histogramas - Los tres por qué?

3 Página 3 de 6 5. DESCRIPCIÓN DE LAS ACTIVIDADES PASO ACTIVIDAD DATOS O MATERIALES DE ENTRADA QUÉ SE HACE RESPONSABLE PRODUCTO REQUISITOS REGISTRO 1 2 DETECCIÓN DE LA NO CONFORMIDAD POTENCIAL ANÁLISIS DE LA NO CONFORMIDAD POTENCIAL Cualquiera de los mencionados en el ítem 4.1. Fuentes de identificación Cualquier persona relacionada con los procesos de la organización puede detectar una no conformidad potencial por medio del análisis de las fuentes de identificación mencionadas. Una vez detectada la no conformidad potencial, el responsable del proceso involucrado o quien haga sus veces, debe evaluar la importancia de los problemas presentados en caso de que la no conformidad llegare a presentarse, y teniendo en cuenta el impacto potencial en aspectos tales como costos de no conformidad, desempeño del producto, satisfacción del cliente y costos de operación, decidirá si es necesario implementar una acción preventiva. En caso de ser necesaria la implementación de la acción preventiva, el análisis de la no conformidad potencial y la acción a implementar deben registrarse en el formato Solicitud de Correctivas / Preventivas / De Mejora. El responsable del proceso en el cual se detectó la no conformidad potencial, debe enviar una copia del registro al Consultor en Calidad. Cualquier cargo dentro de la organización. Responsable de proceso donde se detectó la conformidad - - Cuando se requiera la implementación de acciones preventivas, el equipo implicado en la no conformidad potencial debe realizar un análisis que le permita identificar la(s) causa(s) potencial(es) y las acciones que eviten que la no conformidad llegue a presentarse. Dentro de estas causas se pueden detectar entre otras, las siguientes: y documentación inadecuados o no existentes conformidad en la aplicación de los procedimientos Inadecuado control de proceso Mala programación Falta de entrenamiento Solicitud de Correctivas / Preventivas / De Mejora

4 Página 4 de 6 PASO ACTIVIDAD DATOS O MATERIALES DE ENTRADA QUÉ SE HACE RESPONSABLE PRODUCTO REQUISITOS REGISTRO 3 SEGUIMIENTO ACCIONES PREVENTIVAS A Formato Solicitud de Correctivas/Preventivas Las conformidades potenciales detectadas en cada proceso y sus acciones respectivas se registrarán en el Cuadro de Seguimiento a Correctivas/Preventivas, con el fin de llevar un control sobre la implementación y eficacia de las acciones propuestas. Consultor Calidad en Seguimiento a Correctivas/Pre ventivas Inadecuadas condiciones trabajo Recursos inadecuados - de Cuadro de Seguimiento a Correctivas/Preventivas El responsable del proceso involucrado o quien haga sus veces controlará la aplicación de las acciones preventivas para asegurar su correcta implementación por parte del funcionario designado. 4 SEGUIMIENTO A LA EFICACIA DE LAS ACCIONES Solicitud de Correctivas y/o Preventivas La verificación de la eficacia de las acciones preventivas y el cierre de la no conformidad potencial se realiza por medio de un seguimiento a su implementación. El Consultor en calidad evaluará la eficacia de las acciones implementadas, es decir, si se eliminó(aron) la(s) causa(s) de la no conformidad potencial y si dicha no conformidad potencial no llegó a presentarse, una vez implementadas las acciones. El responsable del proceso involucrado o ó quien haga sus veces / Consultor Nueva en Calidad. conformidad Cerrada Real - Cuadro de Seguimiento a Correctivas/Preventivas Solicitud de Correctivas / Preventivas / De Mejora En caso de que la acción haya sido eficaz, se cerrará la no conformidad potencial,

5 Página 5 de 6 PASO ACTIVIDAD DATOS O MATERIALES DE ENTRADA QUÉ SE HACE RESPONSABLE PRODUCTO REQUISITOS REGISTRO dejando el registro en el formato Solicitud de Correctivas / Preventivas / De Mejora. De lo contrario, si la no conformidad se convirtió en real, se registrarán las observaciones pertinentes en el formato, indicando la necesidad de implementar el procedimiento Correctivas y registrar la no conformidad real en un nuevo formato Solicitud de Correctivas / Preventivas / De Mejora. 6. CONTROL DE CAMBIOS. DE VERSION FECHA CAPITULO/ NUMERAL RESUMEN DE CAMBIOS Y COMENTARIOS Creación. Este procedimiento reemplaza al UGC por cambio de código. Se dividió el contenido del procedimiento en etapas Se especificaron los responsables de la detección de las no conformidades potenciales. Se especificaron los responsables del seguimiento a la eficacia de las acciones preventivas. Se eliminó la actividad de enviar las acciones preventivas eficaces a la Gerencia Administrativa. Se explicó el procedimiento a seguir en caso de ineficacia de acciones preventivas. Se incluyó el requerimiento de actualización de los indicadores relacionados con el procedimiento y su comunicación con la Unidad de Calidad. 5 Se modificó el formato Solicitud de Correctivas y/o Preventivas Se adicionó la actividad de remisión de copias de los registros de Solicitud de Correctivas y/o Preventivas a la Unidad de Calidad Se cambió el encabezado y tipo de letra del procedimiento. Se modificaron los nombres de los cargos de acuerdo con los cambios en el organigrama

6 Página 6 de Se eliminó la medición de las acciones preventivas tomadas en cada proceso. Se eliminó el código del documento, se cambió el logo por cambio de la imagen corporativa. Se modificó la estructura del documento. 4 Se incluyó capítulo de condiciones generales. 5 Se involucró al Consultor en Calidad al seguimiento en la eficacia de las acciones correctivas/preventivas. 6 Se incluyó cuadro de control de cambios. Fin del Documento