EMPRESA DE SERVICIOS PUBLICOS DEL META EDESA S.A. E.S.P.

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1 Página 1 de 10 EMPRESA DE SERVICIOS PUBLICOS DEL META PROCEDIMIENTO PARA FACTURACION CO-PR-02 Edición: 18/04/2017 Elaborado por: Revisado por: Aprobado por: Liliana Beltrán Camargo Carlos Julio Gutiérrez Orlando Guzmán Viguez Director Comercial Gerente SISTEMA DE GESTIÓN DE CALIDAD EMPRESA DE SERVICIOS PUBLICOS DEL META 1

2 Página 2 de 10 Control de Cambios Versión Fecha Modificación Descripción de cambios 1 18/04/2017 Reestructuración sistema de gestión de calidad, versión inicial. SISTEMA DE GESTIÓN DE CALIDAD EMPRESA DE SERVICIOS PUBLICOS DEL META 2

3 Página 3 de OBJETIVO El presente procedimiento tiene por objetivo establecer los lineamientos y pasos necesarios para la emisión de facturas por la prestación de servicios públicos domiciliarios de la empresa EDESA S.A. E.S.P., teniendo en cuenta lo establecido en el marco normativo de la ley 142 de ALCANCE Este procedimiento inicia con la recepción de la toma de lectura al suscriptor, hasta la entrega de la factura consolidada al usuario. Incluye actividades de: solicitud de información a los Municipios, registro de pagos, cargo de tarifas, programación, cargo de consumo, novedades, facturación AAA, actualización de datos, generar archivos, realización de informes, emisión cuentas de cobro, generación de facturas sector oficial, archivo de documentos por municipio, organización y distribución. 3. DOCUMENTACION UTILIZADA CÓDIGO CO-FT-05 CO-FT-06 CO-FT-07 CO-FT-08 CO-FT-11 NOMBRE DOCUMENTO listado general de toma de lecturas Comprobante de toma de lecturas Acta de Visita Técnica Novedades Pre crítica y Critica Aviso para realizar revisión interna por desviación significativa 4. TERMINOS Y DEFINICIONES Acometida: Se entiende por acometidas el tramo de la tubería comprendido entre un conducto de la red de distribución y la edificación servida; unión puede ser con collar de derivación, si la unión se hace a tuberías de PVC. Código: Numero único de identificación de un predio. SISTEMA DE GESTIÓN DE CALIDAD EMPRESA DE SERVICIOS PUBLICOS DEL META 3

4 Página 4 de 10 Crítica y pre critica: Es el análisis visual comparativo y físico de novedades al consumo bien sea por alto consumo o menor consumo registrado en un periodo facturación. Desviaciones significativas: Para efectos de lo previsto en el Artículo 149 de la Ley 142 de 1994, se entenderá por desviaciones significativas, en el período de facturación correspondiente, los aumentos o reducciones en los consumos, que comparados con los promedios de los últimos tres períodos, si la facturación es bimestral, o de los últimos seis períodos, si la facturación es mensual, sean mayores a los porcentajes que se señalan a continuación: a. Treinta y cinco por ciento (35%) para usuarios con un promedio de consumo mayor o igual a cuarenta metros cúbicos (40m3). b. Sesenta y cinco por ciento (65%) para usuarios con un promedio de consumo menor a cuarenta metros cúbicos (40m3). Factura pre impresa: Es la papelería necesaria para la impresión de las cuentas de cobro por prestación de servicios a nuestros usuarios en cada municipio. Fecha de corte: Fecha límite para pago de la factura. Instalación hidráulica interna: Es el conjunto de tubería interna del predio que permite el suministro del servicio de acueducto o el vertimiento del alcantarillado. Liquidación de facturación: Proceso mediante el cual se genera el cobro por servicios de la nueva facturación. Periodo facturado: Tiempo de liquidación por prestación de servicio. Reconexión: Restablecer la prestación de un servicio. Subsidios y contribuciones: Fondo de solidaridad y redistribución del ingreso (regalías) de conformidad decreto 1013 de Suscriptor: Nombre propietario del predio. Suspensión: Labor física en el que se deja de prestar un servicio. Usuario: Nombre persona que hace uso de los servicios. Visita técnica operacional: Es la revisión física interna de las instalaciones de un predio para verificar su funcionalidad. 5. DESARROLLO 5.1 Procedimiento Descriptivo SISTEMA DE GESTIÓN DE CALIDAD EMPRESA DE SERVICIOS PUBLICOS DEL META 4

5 Página 5 de 10 Nº Qué. Como (Descripción de la Actividad) Responsable Plazo, frecuencia 1. Inicio FACTURACION USUARIOS 2. Tomas de lectura Se envía a cada municipio el formato listado general de toma de lecturas CO-FT-05 actualizado para iniciar proceso de toma de lectura. Se hace toma de lectura por suscriptor de cada municipio diligenciando el formato y luego se hace entrega al usuario del comprobante de toma de lecturas CO-FT-06, y se procede a digitar la información recibida en la cuenta de cada suscriptor en el sistema comercial de la Empresa. Coordinador de Gestión de los 25 de cada mes 3. Proceso precritia y crititica Al realizar el proceso de precritica, si se evidencia desviaciones significativas, se realiza el proceso de crítica donde se hace comprobación de lectura por medio de visita técnica, diligenciando el formato CO-FT-07 Acta de Visita Técnica, se toma una evidencia fotográfica cuando se requiera y se diligencia el formato CO-FT- 08 Novedades Criticas y Precriticas, que permite garantizar la calidad en la determinación de los consumos de los usuarios y por lo tanto, la calidad en la facturación de la empresa. Coordinador de Gestión los 30 de cada mes Mientras se establece la causa de una desviación significativa frente a consumos anteriores, la factura se generará con base en los valores de periodos de facturas anteriores enviando comunicado mediante el formato CO-FT-11 Aviso para realizar revisión interna por desviación significativa al usuario informando sobre la respectiva visita para establecer dicha desviación. SISTEMA DE GESTIÓN DE CALIDAD EMPRESA DE SERVICIOS PUBLICOS DEL META 5

6 Página 6 de 10 Se debe notificar al usuario que se hará una visita de inspección para verificar la causa de alto consumo. Posterior a la investigación y al determinar la causa del alto consumo se debe generar el cobro de los metros dejados en estudio y se cobrará en la siguiente factura hasta la quinta factura generada. 4. Aplicación de pagos Se revisan los archivos generados por las entidades bancarias de los 13 Municipios de los pagos recibidos para ser aplicados en el Sistema de Información Comercial. de Diario 5. Se procede a trasladar (duplicar según el Cargo de sistema) la información del periodo tarifas anterior al periodo actual para acueducto y alcantarillado. de 30 de cada mes 6. Cargo de tarifas Aseo Se recibe por correo electrónico el formato TPA de Toneladas provenientes de 12 Municipios para realizar los respectivos cargues al sistema de información comercial y posteriormente generar la tarifa que se va a aplicar al usuario. Primeros 5 días de cada mes 7. Programación periodo a facturar Ingresar la información básica del periodo actual a facturar por servicio y por municipio (fecha inicial a fecha final, fecha toma de lecturas, fecha hora de crítica, revisión terreno, pre facturación, fecha de facturación, fecha de impresión, fecha de organización, fecha reversión, fecha de pago limite, fechas estadísticas). de 30 de cada mes 8. Realizar el Para los usuarios que no tienen medidor, Cargo de se realiza una clonación de promedios de consumos consumo por lote del mes anterior para aplicar al mes a facturar, y en el sistema de SISTEMA DE GESTIÓN DE CALIDAD EMPRESA DE SERVICIOS PUBLICOS DEL META 6

7 Página 7 de 10 se carga dicho promedio para posteriormente generar la factura. 9. Realizar en el sistema comercial las respectivas notas de ajuste generadas de Notas de conformidad a la resolución 155 de 2012, Ajuste para casos especiales (los que no tiene micromedidor). Cuando se requiera 10. Facturar servicios públicos (Acueducto, Alcantarillado y Aseo) e impresión Se factura automáticamente en el sistema comercial, teniendo en cuenta la programación del calendario tributario y su respectiva impresión con los requisitos exigidos en la ley 142 de de Fechas del calendario tributario 11. Enviar las facturas por correo certificado al Envío de coordinador de cada municipio para su facturas respectiva entrega a cada suscriptor mínimo 5 días hábiles antes de su vencimiento. de / Coordinador de Gestión 15 de cada mes 12. Actualizar la estructura tarifaria Se actualiza la estructura tarifaria cuando sea necesario según la ley 142 de 1994 y con el debido proceso de aprobación por gerencia. Se debe notificar a los usuarios en medios escritos de amplia circulación local o en las facturas de cobro de los servicios teniendo en cuenta lo establecido en el artículo la resolución CRA 151 de Semestral 13. Generar archivos Generar y enviar por correo electrónico copias en formato PDF de la facturación para los Municipios con el fin de que puedan reimprimir facturas, en caso de daño o pérdida al usuario. de 14. Ajuste a De presentarse alguna novedad con Factura respecto a la factura, se solicita evidencia de registro fotográfico para realiza el respectivo ajuste de valor real a pagar. SISTEMA DE GESTIÓN DE CALIDAD EMPRESA DE SERVICIOS PUBLICOS DEL META 7

8 Página 8 de Presentación Una vez finalizado el proceso de de Informes facturación, se presenta al área de contabilidad informe sobre el valor facturado para pago de impuestos, informe para costos ABC (usuarios, facturación, recaudo y cartera, medidores y consumos), y el informe de notas de ajuste mensual. A la dirección comercial se presenta el informe de la facturación, recaudo y cartera; y actualización de estadísticas de usuarios facturados. Para el área operativa se genera un informe trimestral sobre usuarios, medidores y consumos. 16. Fin FACTURACIÓN SUBSIDIOS 1. Inicio 2. Se solicita a tesorería las facturas en Emisión, envío y blanco para realiza la emisión de la radicación de facturación para cobro de subsidios a los facturas Municipios (Alcaldías Municipales), enviando en original y copia a los coordinadores de gestión de cada municipio para la radicación en las respectivas Alcaldías, haciendo entrega de la original y dejando evidencia de recibido en la copia de color amarillo la cual debe ser devuelta a la oficina principal al área de facturación para firma y posterior entrega al área de Tesorería. Coordinador de Gestión SISTEMA DE GESTIÓN DE CALIDAD EMPRESA DE SERVICIOS PUBLICOS DEL META 8

9 Página 9 de Se generan copias de las facturas para Generación de remitir por correo electrónico a los entes copias de de control y gubernamentales, e facturas Instituciones Educativas que lo soliciten (Sector Oficial) (Policía Nacional, Ejercito Nacional, Telecom, Registraduría Nacional, fiscalía, juzgados, Colegio de la Uribe, ESE departamental, Secretaría de Salud, Capital Salud), de todos los Municipios en donde, tenga sede. de 4. Generar copias de facturas digitales Se generan copias digitales de las facturas por estrato y uso de los 13 Municipios operados por, para el respectivo cargue a la plataforma SUI. de 5. Archivar Las copias de las facturas radicadas serán documentación archivadas en la oficina de facturación. 6. Organizar y En caso de requerirse se organiza y distribuir distribuye material publicitario necesario para enviar a los Municipios. de Cuando se requiera 7. Fin FACTURACIÓN AGUA EN BLOQUE 1. Inicio 2. Se recepciona las planillas de suministro Recepción de de agua en bloque que envía el Acueducto planillas Agua Regional del Ariari ARA, de los Municipios en Bloque de San Martín y Granada. SISTEMA DE GESTIÓN DE CALIDAD EMPRESA DE SERVICIOS PUBLICOS DEL META 9

10 Página 10 de Emisión, envío y radicación de facturas Se solicita a tesorería las facturas en blanco para realiza la emisión de la facturación y enviar a las empresas de servicio público de los Municipios. Se envía en original y copia a los coordinadores de gestión de cada municipio para la radicación en las respectivas Alcaldías, haciendo entrega de la original y dejando evidencia de recibido en la copia de color amarillo la cual debe ser devuelta a la oficina principal al área de facturación para firma y posterior entrega al área de Tesorería. Coordinador de Gestión 4. conjunta La Unidad de Aseo de la Alcaldía de Guamal envía al área de facturación la información sobre servicio de aseo prestado a usuarios del Municipio para incluir en la factura por concepto de facturación conjunta. 5. Fin SISTEMA DE GESTIÓN DE CALIDAD EMPRESA DE SERVICIOS PUBLICOS DEL META 10