Tipo de documento: Proceso

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1 Tipo de documento: Proceso Gestión de Cobro NOMBRE DEL PROCESO Fecha Actualización: 06/02// Facturas vencidas sin pago de estudiantes o corporación OBJETIVO DEL PROCESO Garantizar el recaudo total y oportuno de la cartera de un estudiante o corporación, haciendo seguimiento a ésta por medio de la definición de categorías de antigüedad y asignación de indicadores de morosidad, de manera tal que se mantenga un flujo de caja adecuado que permita a la institución cumplir con sus obligaciones económicas. Alcance del proceso Este proceso está contemplado desde la identificación de facturas que están vencidas y/o no están pagadas hasta la recuperación de la cartera o la contabilización de la cancelación de cartera (castigo) en la cuenta del estudiante o corporación. Entrada (información necesaria para ejecutar el proceso) Salida (información que sale de la ejecución del proceso) 1. Contabilización del pago de las facturas vencidas en la cuenta del estudiante o corporación 2. Contabilización del Castigo de cartera RESPONSABLE DEL PROCESO Departamento de Tesorería y Cartera Proveedor (Dependencia o proceso que entrega la información de entrada) 1. Área de Cartera Dependencia o proceso al que se le entrega la información de salida 1. Departamento de Tesorería y Cartera 2. Departamento de Contabilidad Nombre de la actividad Rol de Quién ejecuta DESCRIPCIÓN DE ACTIVIDADES Descripción de actividad (cómo se hace, dónde se hace, punto de control o verificación, cuándo se hace) Documentación asociada a la actividad Informe/Reporte 1 Cancelar facturas de solicitudes de servicio no pagadas El Área de Cartera debe gestionar la cancelación de las facturas de servicio que no han sido pagadas para que éstas no generen cobros en la cuenta del estudiante. Esta actividad se genera cuando un estudiante no toma un servicio luego de haberlo solicitado y por ende no realiza el pago de la factura. Esta actividad no aplica para las corporaciones, ya que éstas no tienen acceso a las solicitudes de servicio. La cancelación de las facturas se realiza por medio de la funcionalidad "Anulación masiva solicitudes" de Epik EAFIT 2 Identificar cuentas pendientes por cobrar Con el fin de direccionar las actividades del proceso de gestión se deben identificar las cuentas por estudiante o corporación pendientes por pagar a través de la consulta de la facturación del estudiante o corporación, según aplique. A través de la funcionalidad "Visor de Consultas", se pueden consultar los siguientes informes: EA_FACT_ESTUDIANTE_ACA_QRY: consultar facturas diferentes a conceptos de matrículas EA_CON_CORPORACION: consulta de las corporaciones pendientes por facturar EA_CON_FACTURAS_MATRICULA: Consultar facturas de matrículas pagadas y no pagadas. EA_FACT_ESTUDIANTE_ACA_QRY: EA_CON_CORPORACION EA_CON_FACTURAS_MATRICULA

2 Consultar si existe un saldo a favor reflejado en la cuenta del estudiante o corporación para aplicar a los cargos que éstos tengan vigentes, esto permite abonar o sanear la cartera para luego proceder con las actividades de gestión. Para realizar esta consulta se debe utilizar la funcionalidad "Cuenta de Cliente" o "Cuenta de Corporación", según aplique. 3 Revisar si existe saldo a favor vigente Adicionalmente, a través de la funcionalidad "Visor de Consultas" se pueden consultar los siguientes informes: EA_ALUMNO_ITEM_SIN_APLICAR_QRY: Consulta de estudiantes con ítem de pago sin aplicar (saldos a favor) EA_ORGEXT_ITEM_SIN_APLICAR_QRY: Consulta de corporación con ítem de pago sin aplicar (saldos a favor) EA_ALUMNO_ITEM_SIN_APLICAR_QR Y: EA_ORGEXT_ITEM_SIN_APLICAR_QR Y: C Si hay saldos a favor para aplicar, ir a la actividad "4. Cambiar prioridad de cargo". Si no hay saldos a favor para aplicar, ir a la actividad "6. Asignar categoría de antigüedad de cartera". 4 Cambiar prioridad de cargo Cuando existe un Saldo a Favor se debe utilizar su monto en el pago total o parcial de las facturas que estén pendientes por pagar, validando previamente que no existan pagos sin factura. Para esto se debe determinar en Epik EAFIT., a cuál factura de las que se encuentran pendientes, se hará la aplicación del saldo a favor (cambiar prioridad del cargo) mediante la funcionalidad "Liberación pago factura". Se debe ejecutar el proceso de aplicación de pagos, el cual hace efectivo el cruce del cargo y el pago. Para esto utilizar la funcionalidad "Aplicación s". 5 Aplicar a pago Si luego de aplicar el saldo a favor existen más cargos pendientes por pagar, ir a la actividad "6. Asignar categoría de antigüedad de cartera". Si luego de aplicar el pago no existen más cargos pendientes por pagar se da por finalizado el proceso de "Gestión de Cobro" para aquellos casos en los que el saldo a favor cubra toda la deuda. Una vez se identifique la cartera pendiente por cobrar se le asigna una categoría de antigüedad para la gestión del cobro, es decir, lo ubica por edad de vencimiento de la factura según los rangos dados por la Norma Tributaria Colombiana, estos rangos van de 30 a 60 días de vencimiento, 61 a 90, 91 a 180, 181 a 360 y de 360 a más. Para esto se debe utilizar la funcionalidad "Proceso historial de crédito". Al ejecutar este proceso, el sistema asigna automáticamente un indicador por mora a los estudiantes o corporaciones que tienen fechas de factura vencida. 6 Asignar categoría de antigüedad de cartera Si el responsable de la cartera es un estudiante, dicho indicador bloqueará al estudiante para la inscripción a cursos. El bloqueo para inscripción no debe generar impedimentos para realizar la gestión. Si el responsable de la cartera es una corporación, dicho indicador servirá para que el usuario administrativo tenga conocimiento sobre la situación actual de la empresa y por lo tanto no se le pueden seguir facturando otros servicios a ésta hasta no tener el pago efectuado en la cuenta de la corporación.

3 Una vez se ejecute el proceso de historial de crédito se podrá visualizar las cuentas vencidas y la categoría de antigüedad de la deuda del Estudiante y la corporación, 7 Consultar historial de crédito SI el responsable de la cartera es un estudiante utilizar la funcionalidad "Revisión historial de crédito" o también se puede consultar en la funcionalidad "visor de consulta" los informes "EA_CON_FACTURAS_MATRICULA" o EA_FACT_ESTUDIANTE_ACA_QRY". SI el responsable de la cartera es una corporación utilizar la funcionalidad "Historial Crédito Corporación" o también se puede consultar en la funcionalidad "visor de consulta" el informe "EA_CON_CORPORACION". "EA_CON_FACTURAS_MATRICULA" o EA_FACT_ESTUDIANTE_ACA_QRY". "EA_CON_CORPORACION" Si el responsable de la cartera es una corporación, ir a la actividad "8. Informar a la dependencia los clientes que inician proceso ". Si el responsable de la cartera es un estudiante, ir a la actividad "9. Realizar actividades ". 8 Informar a la dependencia los clientes que inician proceso de cobro Si a partir de la consulta del historial de crédito se decide iniciar la gestión con una corporación, el Área de Cartera debe informar mensualmente a la dependencia prestadora del servicio la relación de facturas en mora clasificadas según la categoría de antigüedad, con el fin de informarles del proceso de cobro que se iniciará. Además de brindar información acerca del comportamiento de pago de sus clientes que puede serles útil para futuras negociaciones.

4 Teniendo en cuenta la política de gestión de crédito, se deberán realizar actividades de gestión como: llamada telefónica, comunicaciones escritas y/o correos electrónicos. De manera excepcional y cuando las circunstancias así lo ameriten, se puede presentar en el Comité de Cartera acuerdos de pago. Cuando no se tienen resultados positivos en la gestión y previa autorización del comité de Cartera se procede a realizar el cobro pre jurídico y en última instancia se realiza el cobro jurídico. 9 Realizar actividades Se debe dejar el registro de cada uno de los mecanismo utilizados para la gestión, para ello utilizar las siguientes funcionalidades: Estudiante Para ingresar las actividades realizadas "Inicio de Cobro de Cliente" Para actualizar las actividades realizadas "Actualización Cobros a Cliente" Para visualizar la fecha para la cual se debe hacer seguimiento a la gestión del cobro "Consulta Datos cobro cliente" Corporación Para ingresar las actividades realizadas "Inicio de Cobro de Corporación" Para actualizar las actividades realizadas "Actualización Cobros Corp" Para visualizar la fecha para la cual se debe hacer seguimiento a la gestión del cobro "Consulta Datos de Cobro a Corp" * Política de Gestión de crédito Listado de actividades consulta historial de crédito Sí se quiere hacer seguimiento a la gestión de las corporaciones y estudiantes utilizar una consulta. Nota: se debe actualizar el historial de crédito del estudiante y la corporación para que se refleje en la categoría de antigüedad e indicadores de servicio, permitiendo después de esto consultar por ID de estudiante o de corporación la clasificación de las cuentas para cada categoría de antigüedad. Si el estudiante o corporación realiza el pago total de la cuenta pendiente, con esta actividad finaliza el proceso de "Gestión de Cobro" para aquellas cuentas pendientes que el estudiante o corporación pago. Si el estudiante o corporación no realiza el pago total de la cuenta pendiente y se requiere enviar a cobro jurídico, ir a la actividad "10. Enviar a cobro jurídico". Si no se envía a cobro jurídico, ir a la actividad "11. Contabilizar la cancelación de cartera". 10 Enviar a cobro jurídico Si la Corporación no realizó el pago en los 90 días de vencimiento de la factura, se envía carta al cliente informando que la cuenta vencida ha sido remitida a la empresa de cobranza y que en adelante la Universidad se abstendrá de recibir el pago parcial o total de dicha obligación, esto con autorización del Comité de Cartera.

5 11 Contabilizar la cancelación de cartera Cuando el Comité de Cartera luego de hacer una revisión de la gestión del Cobro y sus resultados, concluye que la cartera vencida de un estudiante o corporación es de difícil cobro, se contabilizará el pago de la deuda mediante la funcionalidad "Contabilización de Alumno" y "Contabilización de Corporación" con el ítem pago de castigo de cartera y se le asigna un indicador de servicio informativo asociado al castigo de cartera. Para aplicar el indicador se debe utilizar la funcionalidad "Indicadores de Servicio" e "Indicadores de Servicio Org". Con esta actividad finaliza el proceso de "Gestión de Cobro" para las cuentas pendientes por pagar que no se consiguieron saldar. Política