Instructivo De funcionamiento SISER

Transcripción

1 INSTRUCTIVO DE FUNCIONAMIENTO 1

2 Índice Pág. Introducción...> Requerimientos del sistema... > Ingresar al sistema... > Funcionalidad General... > Módulos que integran el sistema... > Finanzas... > Contabilidad... > Cuentas por pagar... > Cuentas por cobrar... > Control Presupuestal... > Caja... > Operaciones... > Programa de mantenimiento... > Orden de trabajo... > Entrega de material... > Estimaciones... > Prefecturas... > Recursos humanos... > Movimientos... > Compras... > Compras... > Requisiciones... > Almacén... > Control vehicular... > Mesa de reportes... > Correctivo mayor... > Ventas... > Clientes... > Proyectos... > 12 2

3 Pág. 4.8 Catálogos generales... > Administración... > Control presupuestal... > Almacén... > Finanzas... > Operaciones... > Consultas... > Administración... > Almacén... > Correctivo mayor... > Compras... > Control Presupuestal... > Operaciones... > Consulta de listados... > Consulta recepción... > Consulta operativa... > Reportes... > Contabilidad... > Cuentas por pagar... > Cuentas por cobrar... > Impuestos... > Administración... > Sesión... > Ayuda... > Selección de plaza... > Selección de empresa... > 21 3

4 Introducción Manual de usuario (Sistema Integral de Servicios) El propósito de este documento es describir de forma general las características y funciones del Sistema integral de servicios enfocándose en como los usuarios pueden ejecutar diferentes funcionalidades que realiza el sistema a) Requerimientos de hardware Contar con: Computadora personal. Conexión a Internet. b) Requerimientos de software Contar con: Sistema operativo Windows. Navegador (Internet Explorer, Firefox, Safari u otros). Dentro de su navegador, teclee la siguiente dirección electrónica: 4

5 Inmediatamente después, el sistema solicita Usuario y Contraseña, datos que serán proporcionados por personal de sistemas. Una vez ingresa el usuario, vera una pantalla compuesta por 11 pestañas las cuales tienen diferentes funciones para cada área especificada. 5

6 Los módulos que integran el sistema se encuentran en la zona del índice o menú y son los siguientes: En esta opción sirve para toda el área de finanza y toda la parte contable de la empresa * Periodos.- Esta opción apertura y cierre a los periodos contables, para ver qué es lo que se contabiliza en un cierto periodo. * Pólizas.- Se registran todas las operaciones contables (pólizas de ingresos y egresos de la empresa). * Auxiliares.- Se obtienen todos los registros contables en las cuentas contables del catálogo en un periodo determinado. * Provisión de facturas.- Se registran las facturas de los proveedores. * Aplicación de pago.- Se registra el pago al proveedor. * Reclasificación de factura.- * Anticipo a Proveedor.- Se registra los anticipos a los proveedores para realizar los proyectos. * Emisión de cheques.- Se realiza la emisión de los cheques. * Eliminar saldos menores.- Se eliminan los saldos de proveedores con un importe pequeño. * Facturación.- Es donde se realiza la factura para cobro al cliente. * Cancelación de facturas.- Se realiza la cancelación de facturas. * Elaboración de notas.- Es donde se realizan las notas de crédito. * Aplicación de pago.- Donde se registra el pago del cliente. 6

7 * Eliminación de saldos.- Se eliminan los saldos de importes pequeños. * Anticipo del cliente.- Es donde se registra el pago anticipado de los clientes. * Cancelación de N.C.- Es donde se cancelas las notas de crédito. * Registrar factura.- Se registra la factura contablemente afectando al cliente y el tipo de ingreso. * Comparativos de igualas.- Se realizan la comparación de la iguala del servicio y lo realmente facturado. * Seguimiento de remesas.- Visualizar que lo solicitado para la compra de materiales se lleve a cabo. * Cierre de periodo.- Es el que se realiza cuando la contabilidad de algún mes o algún ejercicio en un periodo a queda concluida. * Envió de remesa.- Se registra el importe enviado a las plazas que están deben de comprobar. * Generar firma electrónica.- Se genera una firma para realizar operaciones. * Consulta de presupuesto.- Se capturan y se consulta el presupuesto asignado a un proyecto. * Cierre de caja.- Es el cierre de caja en un tiempo determinado para ver que se vendió durante este tiempo. *Asignación de supervisores e ingenieros.- supervisor para un proyecto. En esta opción se asigna el al *Mantenimiento.- Se programa el mantenimiento para un proyecto especificado. 7

8 *Alta de orden de trabajo.- Esta opción sirve para dar de alta la orden de trabajo. *Consulta de orden de trabajo.- Esta opción sirve para ver el estatus de la orden de trabajo para ver si se está cumpliendo con la orden y que proceso lleva. *Cambiar estatus de OT.- Se modifica la orden de trabajo que ya se encuentra en proceso. *Sabanas.- Esta opción sirve para dar de alta los materiales a un proyecto determinado. *Autorización de listado.- Esta opción permite la autorización de listados para un proyecto (esto está a cargo del jefe). *Despacho de listados.- Son todos los listados de materiales que se tienen dentro del sistema, sirve para ver qué materiales se usaron. *Despacho de materiales pendientes. Son todos los materiales que están pendientes para la entrega. *Devolución de listado.- Son todos aquellos materiales que se devuelven esta puede ser parcial o total. * Asignación de facturas.- Asigna las facturas para un listado de materiales. * Generar estimaciones.- El programa te calcula de acuerdo al servicio que solicita el cliente realiza una estimación de cuánto va a costar el proyecto. * Servicios de limpieza.- Es la estimación por el servicio únicamente de limpieza. * Asignación de factura.- Es la asignación de una prefectura a una factura. *Cierre de estimación.- Esta opción sirve para cerrar la estimación de un proyecto. * Consulta de pre factura.- En esta opción puedes consultar la pre factura de una estimación. * Generar la pre factura.- En esta opción genera la pre factura ya sea por materiales o por iguala. 8

9 * Modificar materiales para la estimación.- Se modifica el precio de la materia prima para generar otra estimación. * Materiales.- Se realiza una pre factura de un proyecto a realizar para ver el porcentaje de cobro en lista de materiales. * Igualas.- Esta opción al igual que materiales realiza la pre factura pero por proyectos a un tiempo determinado. * Altas y registros de Po s.- * Plantilla.- Se asigna los empleados para un proyecto. * Vacantes.- Son los puestos que aún no han sido ocupados por lo cual en esta opción de abren las vacantes para ocupar el puesto. * Empleados.- Es el número de empleados con el que cuenta la empresa. * Vacaciones.- Es el personal que se encuentra de vacaciones, nos indica el periodo vacacional de un empleado. * Movimientos Programados.- Son todos aquellos movimientos de personal aun proyecto. * Bloquear/liberar movimientos.- Esta opción es para liberar o bloquear los movimientos del personal. * Alta de órdenes de compra.- Esta opción sirve para levantar órdenes de compra ya sea en materiales, servicios, herramientas y uniformes, para una plaza determinada. * Recepción de orden de compra.- Esta opción permite la recepción al almacén de la orden de compra ya sea en materiales, servicios, herramientas y uniformes. 9

10 * Devolución de orden de compra.- Son las devoluciones por errores o defectos de proveedor por materiales, herramientas, servicios y uniformes. * Consultar orden de compra.- Esta opción permite ver el estatus de orden de compra. * Precios Autorizado.- Esta opción permite ver cuales precios son los mas favorables para realizar una orden de compra, se comparan los precios y de ahí se autoriza el precio adecuado a las necesidades del cliente. * Entrega de materiales correctivos.- Remisión de Recepción Parcial de Orden de Compra. * Alta de requisición.- Esta opción realiza la requisición al personal de compras para posteriormente realizar la compra. * Consultar requisición.- Esta opción permite ver el estatus de la requisición para poder ver si esta ya lleva un proceso o no. * Listado de papelería.- Esta opción permite ver los materiales de oficina con los que cuenta el almacén. * Listado de uniformes.- Esta opción permite ver el lista de uniformes con los que cuenta el almacén. * Inventarios.- Esta opción te permite ver el inventario del almacén y permite visualizar todos los materiales con los que cuenta la empresa. * Consulta de materiales.- Esta opción te permite visualizar en específico un material con cuantos materiales cuenta la empresa. * Traspaso de material.- Esta opción te permite traspasar el material de un almacén a otro. * Despacho a plazas.- -Esta opción te muestra los materiales traspasados de un almacén a otro. * Material en tránsito.- Esta opción te permite visualizar la mercancía que se encuentra en proceso de traslado. 10

11 * Consulta de listado de uniformes.- Esta opción te permite ver el listado de todos los uniformes que se encuentran dentro del almacén. * Catalogo de vehículos.- Esta opción te permite visualizar el listado de todos los vehículos con los que cuenta la empresa. * Consulta de vehículos.- Esta opción te permite ver el estado de un vehículo en específico. * Alta de solicitud.- Esta opción permite levantar una solicitud para un servicio que necesite el vehículo. * Consulta de solicitud de servicio.- Esta opción permite ver el estatus de la orden del servicio para el vehículo. * Orden de trabajo CV. Esta orden la verdad no se para que sirve. * Consulta La orden OT de CV. Esta opción permite ver el estatus de la orden de trabajo vehicular. * Kilometraje.- Esta opción permite ver el kilometraje para cada vehículo. * Catálogos.- * Reportes.- En esta opción se levantas los reportes que presta el cliente para posteriormente resolverlos. * Estadísticas de reportes.- Esta opción permite visualizar cuantos reportes se tienen en un tiempo determinado. * Indicador de reportes.- Se utiliza para medir el desempeño de las fallas de los reportes que tan rápido se hace la corrección de los reportes * Histórico de reportes.- permite visualizar toda la lista de reportes que se generaron. * Análisis de causa/efecto.- Esta opción sirve para mejorar el servicio, así como la reducción de costos y gastos que realiza la empresa 11

12 * Eliminación escalamientos.- Elimina los reportes que ya fueron realizados con éxito. * Exportar Reportes generados.- Exporta los reportes seleccionas a Excel. * Informe ejecutivo.- Esta opción permite visualizar de manera gráfica y estadística de los reportes que se realizaron en una forma más clara. * Alta de correctivo.- esta opción permite dar de alta un error que quedo mal durante el proyecto * Cancelación de solicitud.- Esta opción permite cancelar la orden de correctivo. * Asignación de factura.- Es la modificación de la factura para poder aplicar el correctivo. * Seguimiento de correctivo.- Permite visualizar el estatus de la corrección. Para modificar la orden, autorizar, descartar y solicitar recursos * Aplicación de pago.- Aplicación de pago para el correctivo. * Descarga de materiales.- Son los materiales que se utilizaron durante el correctivo. * Seguimiento de contabilidad.- Es el seguimiento que le da contabilidad para ver si los materiales ya fueron pagados. * Devolución de recursos.- Devolución de los materiales que no se utilizaron durante el correctivo. * Modificar.- Esta opción permite modificar los datos de los clientes. * Altas.- En esta opción se dan las altas de los proyectos, y los servicios que ofrecerá la empresa. 12

13 * Modificaciones.- En este paso únicamente se modifica el proyecto agregándole o quitándole servicios * Consulta.- Esta opción te permite consultar el estatus de un proyecto, para ver en qué proceso se encuentra * Generar FTP.- Es toda la información técnica de todos los proyectos * Prospectos.- Esta opción permite dar de alta aquellos proyectos que todavía no son proyecto, en pocas palabras son planes a futuro. * Catalogo de concepto presupuestal.- Muestra una lista la cual contiene un concepto y un presupuesto * Catalogo familiar presupuestal.- esta opción te permite ver en forma clasificada el presupuesto que se tiene por dos o varios productos * Catalogo de almacenes.- En esta opción se podrá visualizar todos y cada uno de los materiales existentes en almacén. * Catalogo de materiales mantenimiento.- Se puede visualizar todos los materiales disponibles para realizar un mantenimiento. * Catalogo de materiales de obra.- Se visualizan únicamente los materiales que se utilizan en la obra. * Catalogo de herramientas de mantenimiento.- Se visualizan las herramientas que se tienen para poder trabajar en el mantenimiento. * Catalogo de herramientas de obra.- Se visualizan las herramientas que se tienen para poder trabajar en obras. 13

14 * Catalogo de proveedores.- Esta opción te permite ver todos los proveedores con los que cuenta la empresa. * Reactivar Proveedores.- Esta opción te permite reactivar proveedores que ya no están en el catálogo de proveedores. * Catalogo de cuentas contables.- Se muestran todas las cuentas contables que existen dentro de la empresa. * Catalogo de acreedores.- Se muestran todos los acreedores a los cuales yo debo como empresa * Catalogo de deudores.- Se Muestran todos los deudores los cuales deben a la empresa * Catalogo de conceptos presupuestales.- Se muestran todos aquellos presupuestos realizados por la empresa * Catalogo de materiales.- Muestra un pequeño cátalo de materiales que se utilizan durante una operación o proyecto. * Catalogo de materiales por cliente.- Muestra un catálogo de materiales que únicamente se utilizara para el cliente. * Asignación de materiales sabana.- Esta opción permite asignar material por material únicamente para despacho. * Limpieza.- Son materiales que se asignan para el uso de algún servicio que realice la empresa. * Rentabilidad.- Esta opción muestra si los proyectos fueron rentables mostrando cantidades por proyecto en general * Rentabilidad de proyecto-cliente.- Esta opción muestra por cliente las cantidades para ver si este fue rentable o no * Saldo pendiente a facturar.- Muestra el saldo que aún está pendiente por facturar 14

15 * Detalle de facturación vs iguala.- Se compara las cantidades que realmente se debieron de haber cobrado contra lo que se cobró. * Consulta de kardex.- Esta opción sirve para ver el periodo de vida de un material * Seguimiento general.- Extrae toda la información de in correctivo de una fecha inicial a una final * Consulta histórica de requisiciones.- Muestra el historial completo de las requisiciones que se hicieron para un periodo de tiempo determinado. * Precios de compras autorizado.- Muestra una lista de precios, nos indica hasta que precio debe de ser autorizado para la compra de material. * Consulta de requisición vs OC.- Muestra la comparación entre la requisición y la compra para ver si todo lo que se requirió fue comprado o no es una lista comparativa * Análisis UAFIR.- Muestra los datos de UAFIR * Consulta de UAFIR.- Muestra la consulta para UAFIR * Indicadores.-Esta opción muestra el porcentaje de mantenimiento que se realizó durante los proyectos * Cumplimientos Preventivos.- Muestra cómo se llevó acabo el cumplimiento de los preventivos y se hacen reportes de dicha acción * Concentrado de materiales.- Muestra donde se encuentran concentrados los materiales de limpieza. 15

16 Genera el listado de las cosas que ya fueron despachadas Consultas los presupuestos, los materiales y las igualas por proveedores. Sirve para consultar la recepción del material al almacén * Seguimiento de materiales.- Esta opción nos indica donde se encuentran los materiales * Auxiliares.- Muestra todos los movimientos que tiene una cuenta contable. * Analíticas.- Muestran las cuentas deudoras y acreedoras. * Anexos.- * Saldos de proveedores.- Muestra los saldos de los proveedores en un determinado tiempo * Materiales Utilizados.- Muestra el libro mayor de un periodo. * Programa.- Muestra la balanza de comprobación en un periodo determinado. * Consumo.- Son los estados financieros fijados al saldo * Catalogo.- Muestra el estado de resultados en un tiempo determinado o por proyecto * Facturación.- Son los reporte de facturación contabilizados * Cumplimiento.- * Diario.- Muestra el rayado diario en un tiempo determinado o por proyecto. 16

17 * Libro de mayor.- Muestra el ejercicio fiscal del libro mayor en un mes específico. * Balanza de comprobación.- Muestra el ejercicio fiscal de un periodo o un mes en específico únicamente muestra la balanza de comprobación. * Estado de resultados.- Muestra el estado financiero del estado de resultados * Estado de resultados new.- * Estados de resultado TS.- Muestra el estado financiero del estado de resultados por trabajo realizado * Balance general.- Muestra el estado financiero de la balanza en general en periodo determinado. * Balance general NEW. * Antigüedad de saldos.- Muestra la antigüedad de saldos de los proveedores. * Anticipos a proveedores.- Muestra la antigüedad de los saldos de proveedores * Facturación.- Muestra las facturas para que estas puedan imprimirse. * Antigüedad de saldos.- Muestra todos los datos antiguos referentes a saldos de proveedor. * Notas de crédito.- Imprime las notas de crédito. * Ingresos.- Imprime los ingresos por un tipo de por un concepto de materiales o capital. * Genera archivo TXT.- Muestra los archivos del SAT y lo genera en archivos de texto. * Desglose de facturación.- Separa la factura para que este sea cobrada por separado. * Facturación.- Imprime la facturo referente la impuesto que se tiene dentro de los trabajos realizados. 17

18 * IVA cobrado.- Imprime el reporte del IVA que se cobró en tiempo determinado * Igualas.- Imprime el reporte de igualas de una plaza, proyecto y línea de negocio. * Requisiciones.- Imprime los reportes de requisiciones * Almacén.- Imprime y muestra el reporte de recepciones para los materiales en almacén * Requerimientos de sistema.- Se levanta reportes de requerimientos para dar soporte a computadoras o sistema. * Manuales y procedimientos. Contiene procedimientos y manuales para poder entender el sistema 18

19 En esta sección puedes cambiar la plaza en la que se puede trabajar: Nota: Esta opción se habilita dependiendo a los permisos que se otorguen los permisos son los siguientes. (Plaza, Región y Nacional). Ejemplo: Usuario nacional. Este usuario tiene acceso a todas las regiones plazas existentes. Usuario Regional. Usuario Plaza. Este usuario solo puede trabajar una región. Este usuario solo puede trabajar una sola plaza. Plaza: 19

20 Y seleccionas la plaza en: 20

21 Seleccionas la opción que está a un lado de las plazas la seleccionas: Una vez seleccionado eliges la empresa con la que deseas trabajar. 21