SISTEMA DE CONTROL DE INVENTARIOS.

Transcripción

1 SISTEMA DE CONTROL DE INVENTARIOS.

2 I. DESCRIPCIÓN Y CARACTERISTICAS DEL SISTEMA TISAINV Nos es grato presentarle una herramienta que le será de gran utilidad en el control de sus inventarios, presupuestos, entradas y salidas, costos promedios, kardex, cálculo de máximos y mínimos, punto de reorden, inventarios físicos a través de dispositivos móviles, uso de código de barras, estadísticas de surtido, estadísticas del control presupuesta, cierres de mes, entre otros. Se trata de nuestro Sistema Computacional para el control de almacenes: El objetivo del sistema es el de facilitar el control del área de inventarios, movimientos de almacén, presupuestos, estadísticas e inventario físico, por medio de una interfaz amigable con el usuario, así como un control total sobre los permisos de acceso de los usuarios a los diferentes módulos del sistema. Permite la operación de múltiples bodegas por compañía (999 es el máximo), así como de un número ilimitado de usuarios. El sistema permite administrar proveedores, artículos, tipos de movimientos, unidades usuarias, almacenes, secciones, todo ello para la mejor administración del almacén de la institución. El inventario físico se puede hacer por bodega o por secciones de la bodega, permitiendo la captura de artículos a través de dispositivos móviles utilizando el código de barras del fabricante o el código interno de productos asignado por el usuario del sistema, en cualquier momento sin afectar las existencias actuales, hasta el momento de que el usuario decida procesar el inventarios físico de la bodega, el sistema genera movimientos de ajuste, tanto de entrada como de salida, según sea necesario.

3 Menú principal de acceso. Una vez hecho el primer inventario físico, el sistema podrá acceder confiablemente a los diferentes módulos, tales como: Entradas Proveedor: Administra las compras que se realizan a los diversos proveedores, capturando las facturas. Traspasos: Permite los traspasos de artículos entre las diferentes bodegas, afectando también de esta manera las existencias de las bodegas afectadas. Devoluciones: Permite las devoluciones de artículos de facturas generadas por concepto de Venta o de Compra. Control de artículos.

4 La mayoría de los bienes de consumo vienen etiquetados con códigos de producto, como parte s su operación el sistema cuenta con el manejar un código interno de producto y un código de fábricante, normalmente EAN o UPC, identifica las unidades base del producto a través de un catálogo, identificación de una partida presupuestal, ubicación en un almacén y en un área específica, existencia a la fecha, valor de última entrada del producto por unidad, costo promedio a la fecha, Adicionalmente cuenta con un proceso de cálculo de máximos, mínimos y punto de reorden utilizando la información histórica del sistema de todo el ejercicio, realizando cortes y resultados mensuales, de saldos y kardex.

5 Para un mayor control de la seguridad en el sistema, se proporciona un catálogo de Usuarios y Permisos, a través del cual se configuran los permisos para cada usuario, ya sea para permitir o negar el acceso a cada módulo del sistema, teniendo en cuenta que existen módulos a los cuales solo el supervisor del sistema, debe tener acceso, esto se presenta en la autorización de entradas al almacén, salidas por requisición y en los módulos inventario físico, la depuración de datos. Adicionalmente el sistema cuenta con herramientas que le permiten al usuario realizar sus propios respaldos y tener en línea el manual del usuario para consulta

6 Para una mejor administración de la información, se proporciona una gran cantidad de reportes, los cuales cuentan con filtros y criterios de ordenamiento, pudiendo generarlos cuando el usuario decida. Para los diferentes movimientos, se generan notas, por ejemplo, de Entradas, Salida, Compra, Traspaso, etc. Movimientos de Almacén. El sistema permite configurar los diferentes movimientos de almacén, para entradas y salidas, clasificando cada uno de ellos en diferentes descripciones cada uno con su característica de entrada o de salida. Selección movimiento de entrada según catalogo de movimientos Salidas del almacén.

7 Control Presupuestal. El sistema permite armar el presupuesto para el siguiente ejercicio (año calendario), tomando como base los resultados del ejercicio actual, cada una de las áreas usuarias es responsable de armar su presupuesto basado en el actual. El sistema genera formatos en hojas de Excel para que cada área usuaria arme su presupuesto y posteriormente lo regresa al almacén para que lo integre en un anteproyecto global. Posteriormente el anteproyecto se integra, se consolida por partida y se envía a la dirección par su autorización y confirmación. Una vez autorizado el presupuesto en el caso de ajustes se aplica el porcentaje de ajuste por cada área usuaria y partida y se les vuelve e mandar en un formato de Excel para su ajuste en unidades por partida, solo en el caso de que lo requieran Una vez ajustado lo envían de regreso para que se integre, se cuadre con lo autorizado y se aplique para el siguiente ejercicio, una vez autorizado y cerrado el presupuesto no se puede mover, solo usará la información para estadísticas de comparación entre lo presupuestado y lo ejercido y lograr que en los siguiente ejercicios cada área usuaria sea más eficiente en sus requerimientos.

8 Procesos. El sistema cuenta con diferentes procesos para hacer ajustes al inventario, cálculo de máximos y mínimos, cierre mensual para la aplicación y cierre del inventario en ese período de tiempo, reconstrucción y generación de saldos, un reporteador para que el usuario pueda elaborar sus propios reportes que no se encuentren dentro de la aplicación, y el proceso del inventario físico. Pantalla principal del módulo de Procesos. Proceso de Cierre Mensual.

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10 Formato del Reporteador. Inventarios Físicos. En este mismo módulo se encuentra la opción de inventario físico la cual funciona a través de dispositivos móviles para la toma de inventarios físicos, el proceso toma primeramente la información de la base de datos del sistema, el inventario teórico, adicionalmente el usuario puede seleccionar que quiere inventariar, todo un almacén, un área, un rango de artículos y lo extrae con su existencia teórica para comparar contra el físico. Cuenta con la opción de hacer inventarios parciales, completos con una sola toma de conteo, por ubicación, completos por ubicación a través de marbetes con hasta tres tomas de conteo, el sistema imprime los marbetes y cuenta la funcionalidad de lectura de códigos de barras internos o del código del producto. Una vez extraída la información del teórico la exporta a los dispositivos móviles para que se efectúe el inventario físico leyendo el código de barras que tiene cada artículo, puede ser el código interno del almacén o el código de producto del fabricante (EAN o UPC).

11 Permite hacer filtros de los artículos que se van a inventariar físicamente. La aplicación móvil es totalmente gráfica, se ha utilizando Windows Mobile para su desarrollo, el usuario selecciona el archivo donde se encuentra el catálogo de los artículos a inventariar y que físicamente va a corroborar. Pantalla de selección del inventario a realizar, desde el dispositivo móvil.

12 Lista de los artículos verificados en el inventario. Detalle descriptiva del artículo en caso de ser requerido.

13 La aplicación cuenta con la funcionalidad de hacer el proceso leyendo el código de barras artículo por artículo físicamente de un mismo producto o bien da la posibilidad de agregar manualmente una cantidad si no se requiere continuar leyendo cada pieza, sumariza ambas cantidades y muestra la existencia física inventariada para ese artículo o con la opción configurable desde el inicio del proceso de que cada vez que lea un código de barras teclear la cantidad en existencia a manera de conteo. En el caso de que el artículo que se está inventariando no cuente con código de barras se introduce el código interno del producto tomando el dato de un marbete. El sistema cuenta con una opción para imprimir etiquetas de código de barras de los códigos internos del producto, ya sea para etiquetar el producto o para marbetes. Una vez realizado el inventario físico la información recopilada se descarga en el sistema y muestra en la parte superior el inventario teórico y en la parte inferior el inventario físico con los ajustes entre lo físico y teórico para su aplicación.

14 Se muestra la pantalla después de realizar la verificación física desde el móvil, observe el campo que indica las diferencias. El proceso de inventario físico deja los movimientos de las diferencias en un formato para ser exportado por el sistema identificándolo por el evento o número de control asignado por el proceso de inventario físico, posteriormente el encargado del sistema aplicará las diferencias del inventario en el período que se indique (mes-año) ingresando en la función de ajustes de Inventario con una clave de seguridad, los movimientos pasan como si fuera una entrada a costo promedio en un movimiento con clave Ajuste de Inventario Físico con clave de Tipo de Movto 99. Reportes. En este módulo se generan los reportes y consultas del sistema, los reportes pueden generarse y consultarse en pantalla (Crystal Reports) mandarse directamente a una impresora configurada en Windows o bien exportarse a un formato tipo Excel o XML o Texto. Las opciones del menú de reportes son las siguientes:

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16 Cardex: Saldos: Salidas por unidad: Nulo movimientos: Salidas por partida presupuestal

17 Ejemplo de Reportes: Cardex Reportes: Saldos

18 Funcionalidad. Versión en SQL Server Multiempresas y Multiusuarios. Permite al administrador configurar los permisos para cada usuario. Ocultar y Visualizar las herramientas de la pantalla principal. Realizado bajo la tecnología.net con C#. Permite exportar a distintos formatos de archivos los reportes generados por el sistema, pueden ser exportados a los formatos de archivo más comunes de Windows (Excel, Hipertexto (html y xml) y ASCII), permitiendo la distribución y manejo de su información de manera más flexible. Visualización en pantalla de los diferentes reportes sin necesidad de ser enviados a la impresora, teniendo una vista previa de cómo se imprimiría el reporte. El sistema permite configurar los datos que se presentan en los reportes de manera rápida y con múltiples filtros. Liga automática con nuestro sistema de control de inventarios físicos de productos. Generador de reportes Cuenta con un módulo Web para las consultas de las Unidades Responsable (UR), permite consultar sus pedidos en base al presupuesto anual autorizado y les permite generar su anteproyecto de presupuesto, también le permite consultar la información de los departamentos o áreas que dependen de ella. Le permite consultar las existencias en almacén de artículos sobrantes o caducos.

19 TEMARIO DEL CURSO DE CAPACITACIÓN OPERATIVA SISTEMA TISAINV. Mantenimiento a Catálogos: Datos generales de la compañía y parámetros de configuración. Configuración de tipos de movimientos. Unidades responsables. Artículos. Movimientos: Entradas de Almacén. Salidas de Almacén. Traspasos. Control Presupuestal: Entradas de Almacén. Salidas de Almacén. Traspasos. Herramientas: Cierre Mensual. Reconstrucción de salidas. Reporteador. Inventario Físico. Consultas: Kardex. Saldos Mensuales. Movimientos. Artículos en Demanda. Salidas. La duración de la capacitación es de 20 horas, se recomienda hacerlo en sesiones de 4 horas, puede ser en el local del cliente o en nuestras instalaciones, en el caso de clientes foráneos se recomienda darlo en 3 sesiones en sus instalaciones. Es requisito que el personal al que se le va a dar el curso tenga conocimientos de control de almacenes.