Pedidos Dobles Operativo

Transcripción

1 Pedidos Dobles Operativo 2013

2 ÍNDICE Pedidos Dobles-Operativo 1. OV ABIERTA OV Abierta Sin OC / Cambios: Asesor, Proyecto-Sucursal, %Comisión, Precio unitario, Cantidad, Fecha, Almacén, Cliente o Descripción de Artículo OV Abierta Con OC / Cambios: Asesor, Proyecto-Sucursal, %Comisión, Precio unitario, Cantidad, Fecha o Almacén OV Abierta Con OC / Cambio de Cliente ENTREGA FACTURACIÓN Cambio de Nombre de Cliente Cambio de Descripción de Artículo Cambios de: Asesor, Proyecto, %Comisión, Precio unitario, Cantidad, Fecha o Almacén

3 PEDIDOS DOBLES-OPERATIVO En los pedidos existen varios cambios solicitados tanto de manera interna como externa que pueden suceder en diversos momentos del proceso de un pedido, por lo que es muy importante identificar cuál es el proceso a seguir. Los cambios más frecuentes solicitados son: Asesor Proyecto-Sucursal % Comisión Precio Unitario Cantidad Fecha de entrega Almacén Cliente Descripción del artículo que se facturará Existen tres momentos específicos donde los cambios se tendrán que ejecutar de una manera en específica: OV Abierta o Sin OC o Con OC Entrega Facturación 1. OV ABIERTA 1.1 OV Abierta Sin OC / Cambios: Asesor, Proyecto-Sucursal, %Comisión, Precio unitario, Cantidad, Fecha, Almacén, Cliente o Descripción de Artículo. Comercial tendrá que solicitar y/o autorizar el cambio y dar aviso a la JAS para que ella proceda de la siguiente manera: 2

4 1.1.1 Mismo Periodo Cancelar OV por la JAS en SAP y el asesor tendrá que capturar nuevamente el pedido correcto desde Adpro. El mapa de relaciones en este caso se verá de la siguiente manera Asegurarse de que la OV es del mismo periodo en el que nos encontramos actualmente 3

5 Cancelar OV (JAS) Ingresar Pedido Nuevo con cambios (Asesor) 4

6 1.1.2 Periodo Diferente Cerrar OV por la JAS y el asesor deberá ingresar el pedido correcto y solicitar el cambio a la JAS vía correo electrónico, para requerir que a este nuevo pedido se le coloque la bandera de Mercancía Pendiente. El mapa de relaciones en este caso se verá de la siguiente manera: Asegurarse de que la OV es de distinto periodo en el que nos encontramos actualmente 5

7 Cerrar OV (JAS) Ingresar Pedido Nuevo con cambios (Asesor) Solicitar vía mail a la JAS que coloque la bandera de Mercancía Pendiente en el pedido que se acaba de ingresar. 6

8 1.2 OV Abierta Con OC / Cambios: Asesor, Proyecto-Sucursal, %Comisión, Precio unitario, Cantidad, Fecha o Almacén Comercial solicita el cambio a la JAS para que realice el cambio directamente en la OV. El mapa de relaciones en este caso se verá de la siguiente manera Realizar cambio pedido por Asesor en OV (JAS), siendo este de Asesor, Proyecto- Sucursal, Precio unitario, Cantidad, Fecha o Almacén 7

9 Los cambios de Comisión deberán ser revisados y autorizados por Luis García, gerente de Compras. 1.3 OV Abierta Con OC / Cambio de Cliente Comercial pide el cambio, la JAS será responsable de Cerrar la OV e ingresar la nueva OV con las correcciones, señalando que es Mercancía Pendiente. Pedir cambio a la JAS (Comercial) El mapa de relaciones en este caso se verá de la siguiente manera Cerrar OV (JAS) 8

10 Ingresar nuevo pedido a SAP, eligiendo el nombre de cliente requerido (JAS) 9

11 Elegir la opción de Mcía. Pendiente en el campo de usuario de DuplicadoPor Compras deberá de revisar cuando un pedido en su BO tenga Letra, ya que esto implica que hubo una corrección en el pedido y podría tener una OC anterior generada por lo que tendrá que colocar la bandera de No requiere proceso de compra para que el pedido continúe su proceso. Compras debe tener mucho cuidado en las órdenes que crea para evitar duplicidad de mercancía. 2. ENTREGA Cuando el documento ya se encuentra en una entrega de mercancía, ya no se podrá realizar cambios. En este caso aplica para todos los cambios posibles, se tendrá que levantar un Ticket en la plataforma de Helpdesk, para obtener ayuda. 3. FACTURACIÓN 3.1 Cambio de Nombre de Cliente Cuando existe una factura del cliente y se desea cambiar la razón social, se deberá tomar en cuenta lo siguiente: 10

12 PERIODO DE CORRECCIÓN Y SI SE ENCUENTRA PAGADA LA FACTURA Mismo Periodo. Sin Pago Cuando exista una factura SIN PAGO y la corrección se realiza en el mismo periodo en que fue emitida se deberá de realizar lo siguiente: 1. Se realizará una Nota de Crédito jalando la factura. 11

13 2. Elaborar la factura directa desde el menú, con el nombre de cliente solicitado. 3. Llenar el nombre de cliente solicitado y los datos necesarios para la facturación de la mercancía. Hacer clic en Crear 12

14 3.1.2 Mismo Periodo. Con Pago Cuando exista una factura CON PAGO y la corrección se realiza en el mismo periodo en que fue emitida se deberá de realizar lo siguiente: 1. Se deberá cancelar el pago de la factura a corregir. 2. Se realizará una NC jalando la factura. 13

15 3. Elaborar la factura directa. 4. Aplicar nuevamente el pago a la factura correcta Diferente Periodo. Sin pago Cuando exista una factura SIN PAGO y la corrección se realiza en Distinto periodo en que fue emitida se deberá de realizar lo siguiente: 1. Se realizará una NC jalando la factura. 14

16 2. Elaborar la factura directa. 3. Llenar el nombre de cliente solicitado y los datos necesarios para la facturación de la mercancía. Hacer clic en Crear 15

17 3.1.4 Diferente Periodo. Con pago Cuando exista una factura CON PAGO y la corrección se realiza en Distinto periodo en que fue emitida se deberá de realizar lo siguiente: 1. Se realizará una NC directa de artículo, sin jalar la factura a corregir. 16

18 2. Seleccionar cliente. Llenar el precio, cantidad y artículo igual a la factura de clientes. Hacer clic en Crear 3. Se genera póliza de diario dentro del módulo de finanzas ( Asiento Contable ); reclasificando el saldo a favor, del pago recibido, al cliente correcto. El asiento sería el siguiente: Socio de negocio erróneo Socio de negocio correcto Débito X Crédito X 17

19 Elegir las cuentas de los socios de negocios considerando el importe de la Nota de Crédito. o Al cliente de la factura y Nota de Crédito con nombre de socio erróneo, se debe llenar la cantidad en Débito. o Al cliente con el nombre correcto, el total se llenará en el espacio de Crédito. 4. Elaborar la factura directa al nombre de cliente correcto. 18

20 5. Aplicar el pago a la nueva factura con la póliza de diario generada en el punto 2. 19

21 Con estos dos pagos recibidos, se logrará dejar en ceros las cuentas de los dos clientes. 3.2 Cambio de Descripción de Artículo. Sólo se realizará este cambio cuando la factura NO esté pagada y el cambio en la descripción de artículo sea a solicitud del cliente por un concepto de servicio en específico. Se deberá realizar lo siguiente: 1. Se realizará una NC jalando la factura a modificar. 2. Se generará una FACTURA DE ANTICIPO directa por SERVICIO, con la descripción solicitada por parte del cliente. Hacer clic en Crear 20

22 3. Cuando se reciba el pago por parte del cliente, éste deberá de aplicarse a la factura de anticipo. 3. Se generará la factura de mercancía aplicando la factura de anticipo. 3.3 Cambios de: Asesor, Proyecto, %Comisión, Precio unitario, Cantidad, Fecha o Almacén Cuando el documento ya se encuentra en una factura de mercancía, ya no se podrá realizar cambios de este tipo. Se tendrá que levantar un Ticket en la plataforma de Helpdesk, para obtener ayuda. 21