Descripción y Perfil de Puesto

Transcripción

1 INFORMACIÓN GENERAL Título del Puesto: Jefe Administrativo de sucursal Área: Administración Fecha de actualización: Marzo 2016 Departamento: Finanzas UBICACIÓN EN EL ORGANIGRAMA Puesto al que reporta: Administrador General Corporativo. Puesto Analizar: Jefe Administrativo de sucursal (JAS) Puesto del mismo nivel jerarquico: Encargado de Ingresos. Puesto del mismo nivel jerarquico: Encargado de Egresos. Personal a su cargo directo 1 Personal a su cargo indirecto 0 Número de ocupantes con el mismo puesto 4 II. DESCRIPCIÓN DEL PUESTO OBJETIVO GENERAL DEL PUESTO: Llevar una adecuada administración de los recursos de la sucursal, a través de obtener una eficiencia en la recuperación de la cartera (facturación y cobranza), un control de los gastos (apego a presupuesto), resguardando los activos, (Inventario, mobiliario, inmueble) y una asesoría administrativa-fiscal a los Asesores Publicitarios para una correcta administración de sus proyectos. 1

2 ACTIVIDADES ESPECÍFICAS DEL PUESTO: Revisión de partidas abiertas vencidas Facturación de pedidos. Revisión de cartera vencida y gestión de cobranza. Elaborar archivo de cobranza esperada. Elaboración de cheques y póliza para pago de gastos por medio de requisiciones. Captura de egresos en sistema Captura de ingresos en sistema Autorización de pedidos en Adpro Autorización de gastos Conciliaciones bancarias Control de caja chica y solicitud de re fondeo Revisión de políticas y procedimientos Control y supervisión de inventarios Control y resguardo de activos fijos A través del Admanager revisará cada una de las partidas abiertas vencidas de administración (de su sucursal). Cada vez que se entregue mercancía al cliente (por un pedido), esta deberá salir con una factura elaborada en el sistema SAP. Revisar en Admanager o SAP la cartera vencida y sacar un reporte semanal para revisarlo con cada asesor y GR. En conjunto con los asesores elaborar el archivo de cobranza esperada de los clientes por semana Elaborar los cheques (con su póliza) para realizar el pago de los gastos autorizados en sucursal (no exceder presupuesto), siempre que estos lleven adjuntos una requisición de gastos autorizada. Capturar las pólizas de diario (compras y gasto), así como de egresos (compras y gastos) Capturar los depósitos y transferencias de clientes (pago de facturas) en el sistema SAP. Realizar la autorización de los pedidos de los asesores en sistema adpro, siempre que estos cumplan con las políticas y procedimientos establecidos. Autorizaciones de Requisiciones de gastos en SAP, siempre que estos cumplan con las políticas y procedimientos establecidos. Validar que los ingresos y egresos registrados en SAP sean los mismos que los del estado de cuenta del banco Pagar gastos autorizados de caja chica y soportarlo con su comprobante fiscal. Una vez que se liquide el fondo solicitar a través del formato de re fondeo su reposición Validar el cumplimiento de políticas y procedimientos establecidos por la empresa Revisar el material ingresado a su inventario (contar y revisar estado), así como su resguardo y entrega a cliente en el momento solicitado Llevar un registro de los activos de la sucursal, así como validar su estado físico (que sea bueno) y realizar inventario semestral. 2

3 Mantenimiento de inmueble Solicitar las reparaciones necesarias para conservar en buen estado el inmueble de la sucursal Asesoría en administración de proyectos AP S Capacitación. Asesorar al AP en el registro de pedido, entrega de mercancía, facturación y cobranza de los proyectos para no tener problemáticas y retrasos en sus cobros A través de Foros, Lectura, cursos y Maestría. INTERACCIÓN CON OTRAS ÁREAS Área o Puesto PRINCIPALES FUNCIONES FRECUENCIA Jefe Inmediato: Administrador General Corporativo. Revisión de gastos de sucursal, presupuestos, Inventarios, Activos fijos, KPI s y reportes semanales solicitados. Mismo nivel: Jefe de ingresos Seguimiento de cartera vencida, partidas abiertas vencidas de administración, autorización de notas de crédito por re facturación. Clientes Internos externos: Dirección, Contador General, Ingresos, Egresos, Auditoria, Almacén, Administrador General corporativo, Gerente Regional, Gerente de Operaciones, AP S. Proveedores Internos externos: Contador General, Administrador General corporativo, Ingresos, Gerente Regional, AP S, Compradores, Almacén, Gerente de operaciones. Otras Entidades: Proveedores de servicios. Mensual. 3

4 PERFIL DEL PUESTO Edad: Sexo: Escolaridad: Experiencia: Idiomas: Condiciones: años Indistinto Licenciatura en contabilidad o Finanzas 3 años en puesto similar Español Ingles RESPONSABILIDADES DEL PUESTO Concepto Equipo Herramientas: Dinero: Información confidencial: Toma de decisiones: Descripción Equipo de cómputo (laptop), Teléfono fijo, Teléfono móvil, Office, SAP (licencia profesional), Internet, impresora láser, Admanager, Adcentral, Escritorio, Silla, papelería. Manejo de hasta 6,000 pesos mensuales. Base de datos de clientes, proveedores, Información crediticia, Cuentas bancarias. Autorización de gasto corriente de la sucursal, Facturación de sucursal, Cobranza de sucursal, Partidas abiertas vencidas de sucursal, comprobación de gastos de sucursal, Pagos de caja chica, Inventarios, mantenimiento de inmueble, Revisión de políticas y procedimientos. CONDICIONES DE TRABAJO Concepto Riesgo: Esfuerzo mental, fisico: Back Up: Descripción En el manejo de Efectivo, Autorización de gastos. Mental Tesorero. Describa y Marque con una x el grado de competencia que el puesto requiere Actitud de servicio al cliente interno Confianza Inteligencia emocional Tolerancia a la frustración Trabajo bajo presión COMPETENCIAS ORGANIZACIONALES 4

5 COMPETENCIAS ESPECIFICAS DEL PUESTO: BLANDAS Liderazgo. Trabajo en equipo. Planeación y organización. Orientación a resultados. Mejora continua. COMPETENCIAS ESPECIFICAS DEL PUESTO: TÉCNICAS Habilidad numérica. Capacidad de análisis. Capacidad de Síntesis. Pensamiento Estratégico. Toma de decisiones. 5