Manual Facturación Electrónica

Transcripción

1 Manual Facturación Electrónica 2013

2 Facturación Electrónica ÍNDICE 1. Objetivo Problemática Actualidad Propuesta de Solución Áreas Involucradas Beneficios Proceso Nuevo Facturación Electrónica Proceso en el Sistema (SAP) FACTURA DE CLIENTE ANTES DE CREAR (JAS)... 6 Página 1 de 11

3 MANUAL DE FACTURACIÓN ELECTRÓNICA Cuando hablamos de CFDI nos referimos a un Comprobante Fiscal Digital por Internet, en pocas palabras es una representación virtual de una factura impresa, como tal, debe cumplir con una serie de requisitos para tener validez ante el SAT. 1. Objetivo El Objetivo de realizar el Timbrado automático en el SAP de las facturas que realizamos es reducir el número de actividades, así lograr hacer más eficientes los tiempos de ésta actividad dentro del área de administración. Orientar la empresa a realizar las mejores prácticas en los procesos que se realizan. Reducir el número de actividades para lograr hacer más eficientes los tiempos dentro del área de administración. Orientar la empresa a realizar las mejores prácticas en los procesos que se realizan. 2. Problemática Se cuenta con un proceso extenso en donde requerimos de un sistema externo para realizar el proceso de facturación legalmente. Se cuenta con la centralización del trabajo, ya que en las sucursales no se realizan documentos de facturación y el área de administración en Guadalajara tiene que realizar todos los documentos. 3. Actualidad Debido a que Guadalajara realiza los documentos de todas las sucursales, en la actualidad la JAS y el Asesor tienen que ingresar al sistema externo para corroborar que las facturas se encuentren correctas. No se cuenta con una visualización al Asesor antes de mandar la factura. Página 2 de 11

4 Fase El proceso actual que sigue Administración en la sucursal de Guadalajara, es el siguiente: CFDI SAP Portal Seres Facturación Electrónica Ingresar documento a SAP Subir documento a la Web de Seres Factura Anticipo Factura Nota de Crédito Factura Parcial Comprobación en Web de la Factura Timbrado Automático Actualización de folio Revisión JAS/Asesor en Seres Envío manual a Cliente Facturación Electrónica Página 3 de 11

5 4. Propuesta de Solución Realizar el timbrado de las facturas para que sean válidas legalmente, así como otros documentos directamente en el Sistema, al momento de estar creando el documento podemos visualizar el PDF desde SAP y cuando creamos se mandará al cliente y a las personas involucradas en esta venta. Los documentos que se podrán crear son: Factura Anticipo, Factura, Nota de Crédito, Factura Parcial. Se podrá comenzar con el envío manual u automático, dependiendo el caso del cliente y la JAS de la sucursal, ya sea de una factura preliminar (Como se verá más no oficial) o la factura original (Legal y cuenta con los sellos y la cadena necesarios para la declaración) Áreas Involucradas Administración 4.2. Beneficios Reducción de Tiempos Visualización en PDF Eliminación de Proceso en Seres Envío de Facturas automáticamente Rastreabilidad de documentos Página 4 de 11

6 Fase 4.3. Proceso Nuevo Facturación Electrónica CFDI SAP Facturación Electrónica Ingresar documento a SAP Factura Anticipo Factura Nota de Crédito Factura Parcial Timbrado Automático Envío Manual a Cliente (XML y PDF) Facturación Electrónica Página 5 de 11

7 5. Proceso en el Sistema (SAP) 5.1. FACTURA DE CLIENTE ANTES DE CREAR (JAS) 1. Llenar todos los datos necesarios de la Factura con todos los campos que necesitamos 2. Abrir Datos maestros del Socio de negocio (Cliente) Página 6 de 11

8 3. En la pantalla principal de los Datos maestros, escribir el correo electrónico del Asesor 4. Elegir Envío Manualmente en el campo de forma de envío Página 7 de 11

9 5. Seleccionar una opción en el campo de Documento a enviar Preliminar: Todavía no es un documento legal con el que se puede realizar una declaración, ya que no contiene sellos ni la cadena original. Original: Es el documento legar con el que podremos realizar las declaraciones o movimientos necesarios ante la Ley 6. Llenar los correos extras a los que queremos enviar, aparte del Asesor. Estos correros se van a ir llenado con ; entre cada uno de los correos. Página 8 de 11

10 7. Hacer clic en Actualizar y posteriormente en OK 8. Abrir pestaña de Facturación Electrónica en la Factura de Clientes y hacer clic en Enviar Página 9 de 11

11 9. Una vez llenado los datos de facturación, la forma de envío y haber enviado la Factura cuando es necesario, se hará clic en Crear 10. El PDF de la factura Original realizada se ve de la siguiente manera Página 10 de 11

12 En dado caso que se requiera tener el otro tipo de Documento, después de haber creado uno, se tendrá Regresar a los datos maestros del socio de negocio Cambiar la opción que elegimos en Documento a Enviar Actualizar Datos maestros socio de negocios Actualizar la Factura Página 11 de 11