COBRANZAS Y RECUPERACIONES

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1 COBRANZAS Y RECUPERACIONES Presidencia Ejecutiva Vice Presidencia Ejecutiva Dirección Central de Administración y Finanzas Sub Dirección de Finanzas Cobranzas y Recuperaciones Objetivos y Funciones Generales El Área de Cobranzas y Recuperaciones es el órgano de línea encargado Planificar y organizar la cobranza de todos los servicios brindados por la Universidad Científica del Sur, así como supervisar y controlar las labores de recuperaciones que se efectúen. Depende de la Subdirección de Finanzas y es responsable ante la Dirección Central de Administración y Finanzas. Funciones Específicas 1) Gestionar y validar la asignación adecuada de las categorías de nuestros clientes. 2) Gestión y seguimiento de la cuenta por cobrar (Pregrado y postgrado). 3) Gestionar la atención y resolución de solicitudes de reprogramación, financiamiento u otros relacionados con el pago de la pensión que se deriven de los acuerdos del comité socio-económico. 4) Gestionar la reincorporación de nuestros clientes. 5) Minimizar los niveles de morosidad. 6) Gestionar y garantizar sistema de recaudación acorde a las necesidades de nuestros clientes. 7) Supervisar las labores de recuperación de créditos y deuda pendientes de nuestros clientes 8) Supervisar las actividades de las cajas a su cargo 9) Elaborar el Plan Anual de Actividades y elevarlo a la instancia superior para su aprobación. 10) Coordinar con la Subdirección en la elaboración de la Memoria Anual para su aprobación, en el primer mes de cada año siguiente al año próximo pasado.

2 UCSUR Título: JEFE DE COBRANZAS Y RECUPERACIONES UCSUR-JCR-DP-0-V1 JEFE DE COBRANZAS Y RECUPERACIONES DESCRIPCION DEL PUESTO I. IDENTIFICACIÓN GENERAL Denominación Jefe de Cobranzas y Recuperaciones Unidad/ Área Cobranzas y Recuperaciones Centro de costos 7030 Fecha de emisión /04/24 II. DIMENSIONES DEL PUESTO 1. Nivel de Reporte Reporta a Sub Dirección de Finanzas Puestos que le reportan Analista de Recuperaciones, Coordinadora de Cobranzas y Coordinadora de Caja 2. Responsabilidad Tipo de decisiones: Autónomas (X) Consultadas (X) Ninguna ( ) Nivel de Autorización: (X) Administrativas (gastos, reembolsos, descuentos, etc.) ( ) Financieras (negociación y operaciones bancarias) (X) Operativas (movimiento interno de bienes o atención de servicios) 3. Nivel de Relación (detallar) Interna (unidades, áreas, todas ) Todas las áreas de la Universidad Externa (instituciones, organismos) BANCOS, Padres de Familia, Alumnos, Agencias de Mensajería, Centrales de riesgo, PRONABEC, Librerías, Empresas de Medios Pago etc. III. MISIÓN DEL PUESTO: Planificar y organizar la cobranza de todos los servicios brindados por la Universidad Científica del Sur, así como supervisar y controlar las labores de recuperaciones. IV. FUNCIONES: Generales: Planificar y formular el presupuesto de Cobranzas y Recuperaciones anual de la institución Validar la asignación de la categoría de la pensión del alumno, generar armadas y realizar la gestión de cobranza de pensiones Atender las solicitudes de reprogramación, re-categorización y financiamiento u otros relacionados con el pago de la pensión que deriven de los acuerdos por el Comité Socio-Económico. Controlar las actividades de Recuperaciones que se efectúen de acuerdo al plan de trabajo establecido Supervisar las actividades de las Cajas a través de la coordinadora asignada. Coordinar las copias de seguridad de la información del Departamento con stemas para su control. Específicas: Dar respuesta a las solicitudes de otorgamiento de beca, renovación, re categorización y los casos especiales del alumnado y presentarlos ante el Comité Socio Económico. Supervisar el envío de cartas a los alumnos con mayor tiempo de atraso en el pago de sus pensiones a través de la Coordinadora de Cobranzas. Revisar los proyectos de actas antes de las sesiones del Comité Socio Económico con el sustento documentado. Participar de las reuniones del comité Socio Económico. Supervisar la creación de nuevas categorías, armadas y cronogramas de pagos de los clientes en sus diversas modalidades de servicios. Aprobar los requerimientos específicos de caja solicitados por la coordinadora. Atender a los padres de familia y/o alumnos en los casos derivados por la coordinadora de cobranzas que así lo amerite el tema. Monitorear y controlar los ingresos diarios de la universidad de a los objetivos presupuestales aprobados.

3 Orientar al usuario con buen trato y calidez. Validar la información que se remite a las centrales de riesgo a través de la coordinadora de Cobranzas. Realizar otras funciones que le asigne su jefe inmediato superior. V. REQUISITOS DEL PUESTO 1. Educación Educación superior o técnica/ Grado alcanzado Especializaciones/ Diplomados Conocimientos complementarios Profesional en Administración, Economía y/o Ingeniería Industrial Gestión de cobranzas Office a nivel intermedio Ingles básico 2. Experiencia Experiencia no menor de cinco años en el área de cobranzas. Experiencia en manejo de personal. Experiencia en trato directo al cliente. 3. Otros requisitos Personalidad Puntual, servicial, reservado, comunicativo, organizado, emprendedor Edad de preferencia Mayor 28 años Sexo de preferencia Femenino/Masculino Otros idiomas: Inglés básico 4. Competencias Organizacionales 4.1 Competencias Cardinales (Generales): Tolerancia al estrés Habilidad de control Planificación Creatividad Análisis de Problemas 4.2 Competencias Funcionales (Especificas/por Área): Escucha Trabajo en equipo

4 Título: ANALISTA DE RECUPERACIONES UCSUR-AR-DP-002-V1 1 / 2 DESCRIPCIÓN DE PUESTO ANALISTA DE RECUPERACIONES I. IDENTIFICACIÓN GENERAL Denominación Analista de Recuperaciones Unidad/ Área Cobranzas y Recuperaciones Centro de costos 7030 Fecha de emisión /04/24 II. DIMENSIONES DEL PUESTO 1. Nivel de Reporte Reporta a Jefe de Cobranzas y Recuperaciones Puestos que le reportan 2. Responsabilidad Tipo de decisiones: Autónomas (X) Consultadas (X) Ninguna ( ) Nivel de Autorización: (X) Administrativas (gastos, reembolsos, descuentos, etc.) ( ) Financieras (negociación y operaciones bancarias) (X) Operativas (movimiento interno de bienes o atención de servicios) 3. Nivel de Relación (detallar) Interna (unidades, áreas, todas ) Todas las áreas involucradas con la gestión Externa (instituciones, organismos) III. MISIÓN DEL PUESTO: Proveedores Padres de familia, Alumnos La prevención de la deserción, recuperación de los alumnos desertores, y elaboración de índices de deserción. IV. FUNCIONES: Generales: Proponer, elaborar y evaluar el Plan de Actividades para su inclusión en el Plan Operativo Anual. Planear, Organizar y Ejecutar las actividades de Recuperación establecidas en el Plan de trabajo. Efectuar el seguimiento de alumnos con problema de deserción. Atención a alumnos y/o padres en el tema de reinserción. Específicas: Efectuar el seguimiento continuo a nuestros clientes en estado de deserción y los que se encuentran potencial en ese estado. Evaluar y elaborar las propuestas de refinanciamiento de deuda de los clientes y realizar las gestiones para su aprobación y ejecución. Analizar y tramitar el informe sobre los castigos de préstamos irrecuperables, para su aprobación y ejecución de acuerdo a los límites internos establecidos y la normatividad legal vigente. Apoyar el proceso de recuperación de créditos; a través de la elaboración de Indicadores de gestión de reinserción y reincorporación. Realizar otras funciones que le asigne su jefe inmediato superior V. REQUISITOS DEL PUESTO 1. Educación Educación superior o técnica/ Grado alcanzado Especializaciones/ Diplomados Conocimientos complementarios Bachiller o Técnico en administración 2. Experiencia Experiencia no menos de un año en puestos de igual o similar naturaleza Diplomado en contabilidad financiera / Gestión de Cobranza Gestión de atención con cliente Office intermedio Ingles nivel básico 4

5 Título: ANALISTA DE RECUPERACIONES UCSUR-FN-AR-002-V1 Operaciones de pagos y cobranzas Trato al cliente 3. Otros requisitos Personalidad Edad de preferencia Sexo de preferencia Otros: idiomas: Inglés y otros 4. Competencias Organizacionales 4.1 Competencias Cardinales (Generales): Trabajo en equipo Planificado y organizado Tenacidad Delegación 4.2 Competencias Funcionales (Especificas/por Área): Análisis numérico Autocontrol emocional Puntual, servicial, reservado, organizado, amigable Mayor 25 años Femenino/Masculino

6 Título: COORDINADORA DE COBRANZAS UCSUR-CC-DP-003-V1 1 / 2 DESCRIPCIÓN DE PUESTO I. IDENTIFICACIÓN GENERAL COORDINADORA DE COBRANZAS Denominación Coordinadora de Cobranzas Unidad/ Área Cobranzas y Recuperaciones Centro de costos 7030 Fecha de emisión /04/24 II. DIMENSIONES DEL PUESTO 1. Nivel de Reporte Reporta a Jefe de Cobranzas y Recuperaciones Puestos que le reportan Asistente de Cobranzas y Recuperaciones 2. Responsabilidad Tipo de decisiones: Autónomas (X) Consultadas (X) Ninguna ( ) Nivel de Autorización: (X) Administrativas (gastos, reembolsos, descuentos, etc.) ( ) Financieras (negociación y operaciones bancarias) (X) Operativas (movimiento interno de bienes o atención de servicios) 3. Nivel de Relación (detallar) Interna (unidades, áreas, todas ) Todas las áreas que estén involucradas Externa (instituciones, organismos) III. MISIÓN DEL PUESTO: Proveedores Padres de familia, Alumnos Atención a las solicitudes de nuestros clientes y padres de familia, elaboración de índices de efectividad de cobranzas, hacer seguimiento de cumplimiento de pagos en la Universidad Científica del Sur. IV. FUNCIONES: Generales: Gestionar la cartera por cobrar. Proponer alternativas de pagos para los clientes. Generar cargos y extornos. Preparar las actas previas a la sesión de comités socio-económicos Atención a alumnos y/o padres Específicas: Elaborar indicadores de efectividad de cobranzas Informar a alumnos sobre la situación actual de su deuda antes del vencimiento. Efectuar Seguimiento y control de la deuda. Elaborar informes mensuales de morosidad en forma detallada Crear categorías, armadas y cronogramas de pagos Enviar la Data a la central de riesgo, respecto a la deuda con la Universidad Enviar la información actualizada a las entidades bancarias para su procesamiento, quienes nos informará de su gestión para la actualización de nuestra base de datos Elaborar los índices de gestión de Cobranzas Orientar al usuario y calidez. Realizar otras funciones que le asigne su jefe inmediato superior V. REQUISITOS DEL PUESTO 1. Educación Educación superior o técnica/ Bachiller o Técnico en administración Grado alcanzado Especializaciones/ Diplomados Conocimientos complementarios Diplomado en contabilidad financiera / Gestión de Cobranza Gestión de atención con cliente Office intermedio 6

7 Título: COORDINADORA DE CAJA Y FACTURACION UCSUR-CCF-DP-005-V1 Ingles nivel básico 2. Experiencia Experiencia no menos de un año en puestos de igual o similar naturaleza Operaciones de pagos y cobranzas Trato al cliente 3. Otros requisitos Personalidad Puntual, servicial, reservado, organizado, amigable Edad de preferencia Mayor 25 años Sexo de preferencia Femenino/Masculino Otros: idiomas: Inglés y otros 4. Competencias Organizacionales 4.1 Competencias Cardinales (Generales): Trabajo en equipo Tenacidad Planificado y organizado Delegación 4.2 Competencias Funcionales (Especificas/por Área): Análisis numérico Autocontrol emocional

8 Título: ASISTENTE DE COBRANZAS UCSUR-AC-DP-004-V1 1 / 2 ASISTENTE DE COBRANZAS DESCRIPCION DEL PUESTO I. IDENTIFICACIÓN GENERAL Denominación Asistente de Cobranzas Unidad/ Área Cobranzas y Recuperaciones Centro de costos 7030 Fecha de emisión /04/24 II. DIMENSIONES DEL PUESTO 1. Nivel de Reporte Reporta a Coordinadora de Cobranzas Puestos que le reportan Ninguno 2. Responsabilidad Tipo de decisiones: Autónomas ( ) Consultadas (X) Ninguna ( ) Nivel de Autorización: ( ) Administrativas (gastos, reembolsos, descuentos, etc.) ( ) Financieras (negociación y operaciones bancarias) (X) Operativas (movimiento interno de bienes o atención de servicios) 3. Nivel de Relación Interna (unidades, áreas, todas ) Todas las áreas involucradas Externa (instituciones, organismos) III. MISIÓN DEL PUESTO: Padres de familia, alumnos, Asistentas sociales externas. Entidades Financieras Empresas de servicio Garantizar el cumplimiento de la cobranza: a través de una adecuada planificación y organización de actividades propias del puesto. IV. FUNCIONES: Generales: Gestionar la Cobranza de nuestra cartera actual en general. Supervisar la gestión de control de puerta. Coordinar las citas de atención por los requerimientos de padres y clientes. Recibir las solicitudes de los clientes por problemas de pago, realizando un cuadro resumen para el Comité Socio económico, emitiendo las cartas de respuesta a cada solicitud presentada. Específicas: Efectuar las labores de gestión relacionada con el envío de correos, llamadas telefónicamente y cartas a los clientes por falta de pago. Analizar reportes diarios de saldos y cobranza para su control interno. Recibir la información que envíen las unidades respectivas por los alumnos retirados, en reserva y egresados. Preparar la documentación de los expedientes de Beca y/o Re categorización según la fecha que sean presentados luego redactar un acta con la decisión que tomen los señores del Comité Socio-económico. Atender los correos en general internos y/o externos. Ingresar toda la información de seguimiento de cobranza al sistema. Garantizar el cumplimiento de la meta de cobranza asignada. Orientar al usuario con buen trato y calidez. Realizar otras funciones que le asigne su jefe inmediato superior. V. REQUISITOS DEL PUESTO 1. Educación Educación superior o técnica/ Grado alcanzado Especializaciones/ Diplomados Técnica en Computación e Informática/Contabilidad o Administración/Administración Bancaria Diplomado en gestión empresarial 8

9 Título: COORDINADORA DE CAJA Y FACTURACION UCSUR-CCF-DP-005-V1 Conocimientos complementarios Gestión de atención con cliente Office básico 2. Experiencia Experiencia no menos de un año en puestos de igual o similar naturaleza Experiencia en gestión de cajas Experiencia en gestión de cobranza Operaciones de pagos y cobranzas Trato al cliente 3. Otros requisitos Personalidad Edad de preferencia Mayor 25 años Sexo de preferencia Femenino/Masculino Otros: idiomas: Inglés básico 4. Competencias Organizacionales 4.1 Competencias Cardinales (Generales): Trabajo en equipo Tenacidad Planificado y organizado 4.2 Competencias Funcionales (Especificas/por Área): Análisis numérico Tenacidad

10 UCSUR Título: ASISTENTE DE COBRANZAS UCSUR-AC-DP-004-V1

11 Título: COORDINADORA DE CAJA Y FACTURACION UCSUR-CCF-DP-005-V1 1 / 2 DESCRIPCIÓN DE PUESTO COORDINADORA DE CAJA Y FACTURACION I. IDENTIFICACIÓN GENERAL Denominación Coordinadora de Caja y Facturación Unidad/ Área Cobranzas y Recuperaciones Centro de costos 7030 Fecha de emisión /04/24 II. DIMENSIONES DEL PUESTO 1. Nivel de Reporte Reporta a Jefe de Cobranzas y Recuperaciones Puestos que le reportan Cajeras y facturadoras 2. Responsabilidad Tipo de decisiones: Autónomas (X) Consultadas (X) Ninguna ( ) Nivel de Autorización: (X) Administrativas (gastos, reembolsos, descuentos, etc.) ( ) Financieras (negociación y operaciones bancarias) (X) Operativas (movimiento interno de bienes o atención de servicios) 3. Nivel de Relación (detallar) Interna (unidades, áreas, todas ) Todas las áreas de la Universidad Externa (instituciones, organismos) III. MISIÓN DEL PUESTO: Proveedores Padres de familia, Clientes Empresas de medios de pago Bancos Brindar soporte operativo, asesoramiento y control en el cumplimiento de todos los procesos y funciones de caja/facturación. IV. FUNCIONES: Generales: Supervisar la facturación tomando en cuenta los lineamientos tributarios. Garantizar la liquidez de los fondos fijos Incorporar y difundir las formas de recaudación Atención a los clientes. Específicas: Supervisar la generación y entrega respectiva de los comprobantes de pago Facilitar y supervisar el adecuado uso de los diversos medios de pagos. Efectuar el arqueo de fondos de las cajas en general. Actualizar de manera oportuna el archivo de cuadre de caja. Coordinar la instalación de cajas para eventos específicos. Validar los pagos efectuados Supervisar la correcta apertura y cierre de caja Coordinar en forma oportuna los depósitos en caja a las entidades bancarias Orientar al usuario con buen trato y calidez. Realizar otras funciones que le asigne su jefe inmediato superior V. REQUISITOS DEL PUESTO 1. Educación Educación superior o técnica/ Grado alcanzado Especializaciones/ Diplomados Conocimientos complementarios Técnico en Administración Gestión de atención con cliente 11

12 UCSUR Título: ASISTENTE DE COBRANZAS UCSUR-AC-DP-004-V1 Office intermedio Ingles nivel básico 2. Experiencia Experiencia no menos de un año en puestos de igual o similar naturaleza Operaciones de pagos y cobranzas Trato al cliente 3. Otros requisitos Personalidad Puntual, servicial, reservado, organizado, amigable Edad de preferencia Mayor 25 años Sexo de preferencia Femenino/Masculino Otros: idiomas: Inglés y otros 4. Competencias Organizacionales 4.1 Competencias Cardinales (Generales): Trabajo en equipo Tenacidad Planificado y organizado Delegación 4.2 Competencias Funcionales (Especificas/por Área): Análisis numérico Autocontrol emocional

13 UCSUR Título: CAJERO UCSUR-CA-DP-006-V1 DESCRIPCIÓN DE PUESTO CAJERO I. IDENTIFICACIÓN GENERAL Denominación Cajero Unidad/ Área Cobranzas y Recuperaciones Centro de costos 6500 Fecha de emisión /04/24 II. DIMENSIONES DEL PUESTO 1. Nivel de Reporte Reporta a Coordinadora de Caja y Facturación Puestos que le reportan Ninguno 2. Responsabilidad Tipo de decisiones: Autónomas ( ) Consultadas ( X ) Ninguna ( ) Nivel de Autorización: ( ) Administrativas (gastos, reembolsos, descuentos, etc.) ( ) Financieras (negociación y operaciones bancarias) (X) Operativas (movimiento interno de bienes o atención de servicios) 3. Nivel de Relación (detallar) Interna (unidades, áreas, todas ) Todas las unidades de la Universidad Externa (instituciones, organismos) Proveedores y Clientes III. MISIÓN DEL PUESTO: Recibir y procesar los ingresos provenientes de las cobranzas por servicios prestados a los clientes; así como efectuar las obligaciones contra el fondo fijo de caja hasta por el monto autorizado. IV. FUNCIONES: Generales: Brindar atención oportuna a los clientes de la universidad por los conceptos y cobranzas y pago de obligaciones. Generar y entregar los comprobantes de pago respectivos. Generar el reporte de arqueo de caja chica y enviarlo a la Coordinadora para su conformidad. Especificas Efectuar la apertura y cierre de caja Realizar las cobranzas de cuotas, matriculas u otros servicios que brinda la institución, según corresponda emitiendo el comprobante de pago que corresponda. Remitir en forma diaria a la coordinación el reporte de cobranzas diarias Preparar el reporte de los pagos efectuados en caja al término del día y luego depositarlo junto con el dinero en la bóveda previo control dual Elaborar el cuadre de caja con la documentación de sustento y remitirlo a la coordinación. Elaborar los pedidos mensuales de los materiales que necesita el servicio. Orientar al usuario que acude a caja con buen trato y calidez. Otras funciones que se le pueda asignar. V. REQUISITOS DEL PUESTO 1. Educación Educación superior o técnica/ Grado alcanzado Técnico en Caja

14 UCSUR Título: CAJERO UCSUR-CA-DP-006-V1 Especializaciones/ Diplomados 2. Experiencia Más de dos años de antigüedad en puestos de la misma rama o afín. Experiencia en labores técnicas de su especialidad. 3. Otros requisitos Personalidad Edad de preferencia Sexo de preferencia Otros: idiomas: Inglés básico 4. Competencias Organizacionales 4.1 Competencias Cardinales Orientación al cliente Tolerancia al estrés 4.2 Competencias Funcionales (Especificas/por Área): Comunicación Orden y Organización Especialización en gestión de cajas y recaudación de ingresos. Hoja de cálculo (Excel) Legislación y procedimiento del área funcional. Office nivel básico Puntual, servicial, reservado, organizado, amigable Mayor 20 años Femenino/Masculino Flexibilidad