Diseño de un Sistema de Cobranza Virtual. Palacios Dávila, Alex Raúl. La empresa debe solicitar a sus clientes la afiliación a este sistema de

Transcripción

1 CAPÍTULO III: DESARROLLO 3.1 Afiliación al Sistema: La empresa debe solicitar a sus clientes la afiliación a este sistema de cobranza, estos clientes previa evaluación gozarán de una especial línea de crédito, para ello los clientes deberán firmar por única vez un pagaré como respaldo del crédito recibido, en vez de firmar letras de cambio por cada compra Figura 1. Relación de Clientes.

2 Este pagaré será firmado con la fecha de vencimiento en blanco y estará en manos de la empresa mientras el cliente tenga negocios con ella, garantizando el debido llenado del mismo y su no ejecución en tanto las obligaciones adquiridas por el cliente sean oportunamente canceladas. En la figura 1 se puede apreciar una relación de los clientes de una empresa y en la figura 2 los datos generales de un cliente y una identificación de la afiliación.

3 Figura 2. Datos Generales del Cliente. 3.2 Descripción del Sistema: La empresa deberá enviar una planilla electrónica de documentos por cobrar a una dirección de correo del Banco (1). A partir de ese archivo se ingresará la información de dichos documentos al sistema de cobranzas del Banco y se emitirán los avisos de vencimiento correspondientes a cada documento, los cuales serán remitidos a cada cliente aceptante (2). Los clientes aceptantes

4 podrán realizar sus pagos en cualquier ventanilla de la red de agencias a nivel nacional o a través de Banca Electrónica (3). Diariamente, la empresa recibirá en la dirección de correo del usuario asignado un dietario electrónico de documentos con toda la información de lo recaudado el día anterior (4). Este dietario se emitirá en caso de ingresos, cancelaciones, amortizaciones y descargos por falta de pago o a solicitud de la empresa. Todo esto se puede apreciar en la figura E M P R E S A Planilla Electrónica de Documentos Dietario Electrónico de Documentos 4 B A N C O Avisos de Vencimiento Pago 3 A C E P T A N T E Figura 3. Descripción del Sistema. 3.3 Generación de Documentos Virtuales: El cliente al adquirir la mercadería o servicio, recibe su factura (con su respectiva guía de despacho si fuera el caso) y acepta un documento de liquidación, que es el resultado de la cancelación de la factura por la

5 generación de una o mas obligaciones a pagar en el Banco tal como se muestra en la figura 4, en la cual se visualizan los documentos virtuales con sus fechas e importes (previamente coordinados) los cuales alimentarán la planilla electrónica del día. Figura 4. Generación de Documentos Virtuales.

6 3.4 Planilla Electrónica: Tal como se puede apreciar en la figura 5, la planilla electrónica es el archivo que se envía al Banco con información de los documentos a cobrase, el cual tiene dos formatos: uno para la cabecera que corresponde a la información de la empresa y otro para el detalle que corresponde a la información de los documentos a cobrarse. Para la cabecera se requieren los siguientes campos: Razón social, de 50 posiciones alfanuméricas. RUC/DNI, de 11 posiciones numéricas. Cuenta Corriente, de 20 posiciones numéricas. Teléfono, de 7 posiciones numéricas. Moneda, 1 posición numérica, 0 es soles y 1 es dólares. Para el detalle se requieren los siguientes campos: Nro. de documento, de 6 posiciones alfanuméricas. Fecha de vencimiento, en formato ddmmaa Importe, 9 enteros y 2 decimales.

7 RUC/DNI del cliente aceptante, de 11 posiciones numéricas, si el cliente es una persona jurídica éste deberá estar identificado por un RUC y si es persona natural por un DNI. Razón Social del cliente, de 50 posiciones alfanuméricas. Plaza de aceptación, de 20 posiciones alfanuméricas. Dirección del cliente, de 60 posiciones alfanuméricas.

8 Figura 5. Planilla Electrónica. Es de vital importancia que todos los datos que se indican en estos formatos deben estar correctamente consignados para que el Banco pueda procesar adecuadamente las cobranzas, así como el número de cuenta corriente en la que se efectuarán los abonos a la empresa.

9 3.5 Envío de la Planilla Electrónica: La planilla electrónica deberá ser remitida al Banco vía correo electrónico a una dirección indicada. Esta información puede ser enviada en forma diaria, al día siguiente de enviado; esta información estará disponible en las ventanillas de todas las oficinas a nivel nacional. La información que se envía en la planilla electrónica de documentos será procesada en las noches y quedará vigente en su sistema, y por lo tanto en todas las ventanillas hasta 9 días pasada la fecha de vencimiento. Cada nueva información que se envíe se adicionará a la enviada anteriormente. En el Banco, el sistema cuenta con una función especial para actualizar las fechas de vencimiento en caso de que la empresa por algún motivo haya enviado una fecha errada en el ingreso, este cambio podrá ser solicitado y la nueva fecha de vencimiento tendrá que ser a futuro. Estas solicitudes serán canalizadas a través de carta o fax. En la figura 6 se puede apreciar un listado de seguimiento al envío de los documentos de cobranza.

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11 Figura 6. Seguimiento al Envío de los Documentos Virtuales. 3.6 Avisos de Vencimiento: El Banco emitirá avisos de vencimiento 10 días antes del vencimiento de cada documento que tenga ingresado en el sistema de cobranza virtual, éstos serán remitidos a los clientes aceptantes con la finalidad de notificarles el documento que tienen pendiente de pago e informarles el número único con el que deberá realizar el abono. El Banco asigna el número único a cada documento ingresado en el sistema de cobranza virtual, la empresa tiene conocimiento de este número y otros datos más en el dietario electrónico de documentos los cuales pueden ser de utilidad incluirlos en su base de datos. A continuación en la figura 7 se puede apreciar un modelo de aviso de vencimiento.

12 Figura 7. Aviso de Vencimiento. 1. Nombre de la empresa. 2. Nombre del cliente aceptante. 3. La dirección del cliente aceptante. 4. El número único del documento a pagar. 5. El importe a pagar.

13 6. La fecha de vencimiento del documento. 3.7 Atención del Pago: Los clientes aceptantes podrán realizar pagos en cualquier ventanilla de la red de agencias a nivel nacional e incluso de contar con el servicio de Banca Electrónica, también podrán efectuar cancelaciones en línea desde sus oficinas. Los pagos podrán ser realizados como máximo hasta el noveno día luego del vencimiento, posteriormente se descargará el documento como no pagado. Estos pagos se podrán efectuar en efectivo, con cheques o con cargo en cuenta en caso de que los clientes aceptantes sean clientes del Banco. En el caso que un cliente aceptante requiera efectuar la amortización de algún documento, éste deberá ser autorizado por la empresa acreedora a través de un formato donde deberán incluirse los siguientes campos: Moneda. Número único. Importe original / Vencimiento original. Importe a amortizar. Nuevo importe / Nuevo vencimiento

14 Datos de la empresa: Nombre, RUC/DNI, dirección. Datos del cliente: Nombre, RUC/DNI, dirección. Firmas Autorizadas de la empresa y del cliente. A continuación en la figura 8 su puede apreciar un modelo del formato de amortización. Figura 8. Formato de Amortización. FORMATO DE AMORTIZACIÓN DE COBRANZA VIRTUAL En relación al documento referido autorizamos a nuestro cliente a amortizar su obligación de la siguiente forma: Moneda: Importe Original: Vencimiento Original: Importe a Amortizar: Número Único: Nuevo Importe: Nuevo Vencimiento: Datos de la Empresa: Nombre: RUC/DNI: Dirección: Datos del Cliente: Nombre: RUC/DNI: Dirección: Nro. de cuenta corriente: Firma de el(los) representate(s) legal(es) Firma de el(los) representate(s) legal(es)

15 3.8 Intereses Moratorios: Para los pagos que se hagan pasada la fecha de vencimiento el Banco cobrará a favor de la empresa una mora. Por ejemplo en el Banco de Crédito la tasa interés moratorio que se usa y que se aplica para todos las documentos enviados indistintamente es de 20% TEA para soles y 8% TEA para el caso de dólares. 3.9 Dietario Electrónico: Diariamente el Banco emitirá un dietario electrónico que le brindará a la empresa información acerca del movimiento que han tenido sus documentos en cobranza virtual, se mostrarán los documentos ingresados (con su respectivo número único), las cancelaciones, las amortizaciones y las devoluciones a solicitud de la empresa o por incobrabilidad. Asimismo se incluye información de las comisiones, portes e intereses cobrados y también los cargos y abonos realizados en la cuenta corriente de la empresa por este concepto. Este dietario será remitido a la empresa en un archivo en formato de texto al correo electrónico del usuario asignado. Día a día, la empresa recibirá y

16 descargará el archivo de texto con la información del movimiento de sus documentos. A partir de este archivo la empresa podrá capturar los campos que considere necesarios para alimentar automáticamente su sistema de cuentas por cobrar, generar los respectivos asientos contables y demás análisis. En la figura 9 se puede apreciar un estado de cuenta de un cliente con sus abonos capturados, en la figura 10 el asiento automático correspondiente a las cobranzas del día 03/09/2002 y en la figura 11 se puede apreciar el diseño del archivo dietario electrónico.

17 Figura 9. Estado de Cuenta de un Cliente.

18 Figura 10. Asiento contable correspondiente a la cobranza virtual Abono de la Recaudación y Cobro de la Comisión: Los abonos producto de los pagos de cobranza virtual se acreditarán en la cuenta corriente de la empresa definida en la planilla electrónica de envío de documentos. Este abono será luego de culminado el proceso nocturno correspondiente al día de efectuadas las cancelaciones y amortizaciones.

19 Los abonos serán por el neto (luego de haber descontado las comisiones y portes) y por el total de los movimientos. El detalle de éstos se podrán obtener en el dietario electrónico. La glosa con la que se identificarán los abonos en la cuenta corriente será COBRANZA VIRTUAL y aparecerá con la misma fecha del dietario electrónico Cargos: Sólo se efectuarán cargos en la cuenta corriente por devoluciones a solicitud de la empresa o por devoluciones incobrables que son documentos no pagados y por lo tanto son descargados del sistema. Estos documentos incobrables son identificables en el dietario electrónico. La glosa con la que aparecerán los cargos será COBRANZA VIRTUAL DEV. y aparecerá con la misma fecha del dietario electrónico.