Imagen 1 Cobro de Seminarios

Transcripción

1 La responsabilidad de la realización de los cobros de Servicios Especiales y de efectuar las diversas formas de pago, es de los Auxiliares de Registro II, con funciones de caja. ACTIVIDAD Realizar el cobro de seminarios, en el caso de que no se haya entregado factura a los usuarios COMO SE HACE Cuando se presenta un usuario a realizar el pago de un seminario en caja, se utiliza la opción S, SEMINARIOS, una vez en la ventana correspondiente, se selecciona (con ayuda de la tecla F8, para bajar) el seminario que la persona viene a pagar. Se debe tener muy claro cual es el SERVICIO QUE SE VA A COBRAR, teniendo en cuenta que pueden haberse creado (por parte del departamento financiero) más de un servicio para un mismo seminario, ya que el SEMINARIO que se va a realizar puede tener descuentos para estudiantes o afiliados. Cuando se haya identificado el servicio a cobrar (y estando completamente seguros) se coloca la cantidad de personas que van a realizar el seminario. Como se puede ver en la Imagen 1. PARA QUE SE HACE Se realiza esta actividad, para recaudar ingresos para la entidad, correspondientes a los valores de cuotas de seminarios. Imagen 1 Cobro de Seminarios Una vez liquidado el servicio, se puede ver el valor a pagar por el usuario. (Ver Imagen 2) Se le debe preguntar al usuario, si quiere pagar en efectivo o

2 por otra forma de pago, si es en efectivo, se debe recibir el dinero y posteriormente presionar F4. Si se va a pagar de otra forma (cheque, cheque y efectivo, o tarjeta) se debe seleccionar F5, se debe tener muy en cuenta este paso, para que no se generen inconvenientes al realizar el cuadre de caja. Imagen 2 Liquidación del Servicio Si el usuario va a pagar con otra forma (usualmente en cheque), una vez en la ventana correspondiente se selecciona en cada fila, la forma de pago (1 efectivo, 2 cheque, etc), luego el código del banco, en caso de que sea cheque o tarjeta, si es efectivo se deja en blanco (se puede presionar F1, para obtener el listado de bancos), el nro del cheque/tarjeta/fecha Consignación (igualmente si es efectivo se deja en blanco) y posteriormente el valor. Si se paga únicamente con un cheque, se llena la información en una sola fila, si el caso es que se paga con cheque y efectivo, se llenan dos filas, una con el valor del cheque y la segunda con el valor en efectivo. El valor del seminario debe coincidir exactamente con la suma de los valores pagados.

3 En el caso de que el valor del cheque exceda el valor a pagar, se le debe informar al usuario si va a cobrar otro servicio o si accede a que la CAMARA lo ingrese como un APROVECHAMIENTO. Si el usuario accede a que se cobren otros servicios (como por ejemplo certificados) con el cheque, se termina de cobrar el servicio del seminario (colocando como valor del cheque el valor del seminario) y se proceden a cobrar los otros servicios, con la misma información del cheque, TENIENDO EL CUIDADO DE NO SOBREPASAR EL VALOR DEL CHEQUE. Si el usuario accede a que la CAMARA lo ingrese como un aprovechamiento, porque el valor sobrante es muy pequeño, se coloca en la ventana de formas de pago, la información del cheque y en el campo de valor, si ingresa el valor del servicio, NO SE COLOCA EL VALOR TOTAL DEL CHEQUE. Ver imagen 3. Imagen 3 Formas de Pago El valor del aprovechamiento se ingresa por la opción F, SERVICIOS FINANCIEROS, y se ubica el servicio

4 correspondiente (Ver imagen 4). Una vez ubicado se coloca un 1 en el campo de cantidad y se presiona F5, a continuación se ingresa el valor que corresponda y se termina con S. Imagen 4 Cobro de Aprovechamientos Al finalizar los cobros a que haya lugar, se debe entregar el recibo (o recibos) al usuario. Realizar el cobro de El cobro de las facturas se realiza por la opción R, Se realiza para facturas, o abonos FACTURAS DEUDORES VARIOS, una vez en la ventana recaudar de facturas. correspondiente, se debe seleccionar la factura que se correctamente, debe pagar (o a la que se le va a abonar), se debe los servicios verificar que es la factura correcta, verificando el número facturados a los de la factura, la fecha de la factura, el nombre del usuarios, como deudor. Una vez identificada se coloca una X en el campo arrendamientos o Seleccionar, y se presiona F5. Ver Imagen 5. eventos especiales.

5 Imagen 5 Cobro de Facturas En la pantalla de liquidación aparecerá el valor pendiente a pagar, se le debe preguntar al usuario si va a pagar toda la factura o solo va a realizar un abono. Si va a pagar toda la factura, se le debe preguntar a continuación si va a pagar en efectivo o con otra forma de pago. Si va a pagar toda la factura en efectivo a continuación se le recibe todo el dinero y luego (una vez verificado) se presiona F4 (EFECTIVO). Si va a pagar toda la factura con otra forma de pago, se presiona F5 y se siguen los mismos pasos explicados en el punto anterior (Los pasos de formas de pago aplican para cualquier tipo de cobro). Si va a realizar un abono, se debe presionar inicialmente F6 ABONO, y posteriormente se le ingresa el valor que se va a abonar, y la tecla S. (Ver imagen 6)

6 Realizar el pago de afiliación, vinculado a la renovación Imagen 6 Pago de abono de Factura Una vez digitado el valor del abono, el valor del servicio, cambia al valor que se digitó y se siguen los pasos explicados anteriormente, para determinar si la persona va a pagar el abono en efectivo o con otra forma de pago. Una vez se realizan los cobros correspondientes, se imprimen los recibos y se entrega al usuario. Para realizar el cobro de afiliación, cuando el usuario ya está afiliado a la Cámara y va a pagar la renovación, se cobra por la opción M, igualmente por donde se cobra la renovación. La diferencia que hay entre el cobro de renovación de un afiliado y un no afiliado, es en el momento de que se presenta la liquidación total de la renovación, entre los conceptos a pagar, debe aparecer el valor de la AFILIACION, si no aparece por cualquier motivo, el auxiliar de registro II con funciones de caja debe proceder a liquidar de nuevo, hasta que en pantalla aparezca el valor de la AFILIACION. Por lo anterior es ABSOLUTAMENTE NECESARIO que el auxiliar de registro II con funciones de caja, ANTES DE PROCEDER A LIQUIDAR LA RENOVACION, verifique si la persona natural, persona jurídica, sucursal o agencia, a la cual se le va a cobrar la renovación ES O NO AFILIADO, Se realiza para efectuar y verificar el cobro de afiliación, cuando se realiza la renovación de un usuario que se ha afiliado anteriormente.

7 Realizar el pago de afiliación, cuando el usuario paga por primera vez. para poder tener en cuenta en el momento de que se presenta la liquidación, que efectivamente el valor de la AFILIACION se esté cobrando. Para poder cobrar el pago de afiliación por primera vez, el auxiliar de registro II con funciones de caja debe verificar que la persona natural, persona jurídica, sucursal o agencia que se va a afiliar, ya esté renovado al año en curso y además que haya sido aceptado por el Comité de Afiliados, para entrar a ser parte del programa, para lo cual debe verificar que el estado de afiliación, el cual se puede observar en la columna A, de la consulta general, se encuentre en 3. Si el estado de afiliación está en 0, o en cualquier otro estado, se le debe solicitar al Auxiliar de Registro I, que verifique si está pendiente el paso de aprobación de afiliación para dicha matricula. Si el Auxiliar de Registro I, no tiene conocimiento al respecto, se le debe informar a la encargada del Programa de Afiliados. Una vez verificados los datos, anotado el valor de los activos sin ajustes de la matricula y con el estado de afiliación en 3, para la matricula correspondiente (TENGA EN CUENTA QUE LOS ESTABLECIMIENTOS DE COMERCIO NO PUEDEN SER AFILIADOS), se puede proceder a realizar el cobro correspondiente, se ubica la matricula y se ingresa la opción P, PUBLICACIONES. Una vez en la ventana correspondiente se ubica el servicio, se coloca un 1 en cantidad y se presiona F5, a continuación se debe ingresar el valor a pagar, el cual se debe determinar de acuerdo al valor de los activos sin ajustes y el documento de pago de afiliación vigente (entregado por la encargada del Programa), en el cual se especifican los rangos de activos y el valor a pagar en cada caso. Una vez ingresado el valor correspondiente, se le pregunta al usuario la forma de pago (efectivo u otra forma) y se realizan los cobros según corresponda (De acuerdo a lo explicado en los puntos anteriores). Finalmente se expide el recibo y se le entrega al usuario el recibo original y la copia al auxiliar de registro II con funciones de archivo. Se efectúa para recaudar el primer pago de afiliación realizado por un usuario.

8 CAMBIO DE VERSION: Actualización de cargos según organigrama.