Módulo de VENTAS. Ingreso de Cobranza Consulta de cuentas corrientes Imputación de comprobantes Informes

Transcripción

1 Módulo de VENTAS Modulo de Ventas Ciclo de ventas Puesta en marcha Parámetros generales Talonarios Tipos de comprobantes Agrupaciones Precios de venta Condiciones de venta Clientes Perfiles de facturación Pedidos Remitos Facturación Ingreso de Cobranza Consulta de cuentas corrientes Imputación de comprobantes Informes Introducción Ventas Diapositiva 1

2 Módulo de VENTAS El objetivo de este módulo es el de cubrir todas las necesidades correspondientes a la Gestión de Ventas. Contempla las funciones referentes a pedidos de clientes, facturación y cuentas corrientes deudoras. Se conecta e integra en forma automática con los siguientes módulos: Stock, que centraliza toda la información referente a productos. Tesorería, que centraliza toda la información referente a valores. Contabilidad, que recibe la información contable por las ventas efectuadas. Compras, que le brinda información para la confección de listas de precios de ventas. Cash Flow, que recibe la información financiera por las ventas efectuadas. Ventas Diapositiva 2

3 Módulo de VENTAS Archivos: Incluye la parametrización del módulo y la actualización de los archivos maestros del sistema. Cotizaciones: Permite administrar las cotizaciones que usted realiza a clientes habituales, potenciales u ocasionales, con la posibilidad de transformarlas luego en pedidos. Pedidos: Abarca la generación y seguimiento de pedidos, para aquellas empresas que trabajan con esta modalidad. Facturación: Generación de los comprobantes de ventas: facturas, notas de crédito, notas de débito y remitos a clientes. Cuentas Corrientes: Incluye las funciones referentes a cobranzas y seguimiento de las cuentas deudoras. También permite registrar cualquier actualización o novedad sobre comprobantes de facturación ya generados. Procesos Periódicos: Procesos que corresponden a funciones de cierta periodicidad, como las generaciones contables, depuración de información, etc. Informes: Concentra una amplia gama de reportes y estadísticas con toda la información de ventas y cuentas corrientes, además de informes y soportes legales. Análisis Multidimensional: Abarca la generación de información en formato multidimensional y la integración automática con tablas dinámicas de Ms Excel. Ventas Diapositiva 3

4 Ciclo de Ventas CICLO DE VIDA DE UN PEDIDO Remito (optativo) Factura Ingreso de Cobranza Disminuye la cantidad pedida hasta el Cierre del Pedido Actualiza el estado de cuentas corrientes de los clientes Stock Cta. Cte Clientes Actualiza Tesorería Genera automáticamente un movimiento de tesorería Ventas Diapositiva 4

5 Puesta en marcha del módulom Para implementar el módulo es importante la correcta definición de los parámetros generales y archivos maestros. Es conveniente realizar un análisis global de todas las alternativas y adoptar la que sea más favorable para la modalidad de trabajo de su empresa. El orden correcto para realizar la implementación de Ventas sería: 1. Parámetros Generales 2. Alícuotas 3. Tipos de Asiento 4. Talonarios y Tipos de Comprobante 5. Longitud de Agrupaciones y Agrupaciones de Clientes 6. Provincias, Zonas, Vendedores, Transportes 7. Definición de Listas de Precios de Venta 8. Condiciones de Venta 9. Clientes 10. Perfiles de Facturación (es opcional) 11. Actualización de Precios. Para la actualización de precios de venta, defina previamente los artículos en el módulo Stock. 12. Actividades para Ingresos Brutos (no es obligatoria la definición de códigos de actividad) Ventas Diapositiva 5

6 Parámetros Generales Mediante este proceso (con varios formularios anidados) se definen una serie de parámetros y valores iniciales que permiten adaptar el comportamiento del sistema a las necesidades de cada empresa en particular. Archivos / Carga inicial / Parámetros Generales Ventas Diapositiva 6

7 Talonarios Este proceso permite definir los distintos talonarios a utilizar en aquellas opciones en las que se emiten comprobantes. La asignación de talonarios facilita el control de la impresión y la numeración de los comprobantes. Los números de comprobante tienen una longitud de 13 caracteres: el primer caracter es una letra e indica el tipo de formulario ('A', 'B', 'C', 'E', 'R', 'T' o 'X'), los 4 siguientes indican la sucursal y los 8 restantes el nro. de comprobante. Tipo de Comprobante: este campo indica qué tipos de comprobante pueden utilizar cada talonario: FAC: Facturas CRE: Cualquier tipo de nota de crédito definida DEB: Cualquier tipo de nota de débito definida " : (Tres blancos o espacios) para form multipropósito REC: Recibo de cobranza DEV: Devolución de remitos REM: Remitos de stock COT: Cotizaciones PED: Pedidos Archivos / Carga inicial / Talonarios / Definición Ventas Diapositiva 7

8 Tipos de Comprobante Este proceso se utiliza para definir los tipos de notas de crédito y notas de débito que se deseen registrar en el sistema, siendo posible asignarles distintos comportamientos. En el sistema se encuentra ya creado el comprobante 'FAC' como débito. Este tipo de comprobante no puede ser modificado ya que es utilizado para las facturas, y generado automáticamente por los procesos de facturación. Archivos / Carga inicial / Tipos de comprobantes Ventas Diapositiva 8

9 Agrupaciones Mediante el proceso Longitud de agrupaciones, se definirá la longitud dentro del código del cliente (6 caracteres) que será asignada a la Familia, al Grupo y al Individuo. Mediante el proceso Agrupaciones de clientes es posible definir un nombre para cada agrupación de los códigos de cliente, es decir, para cada familia y grupo. Archivos / Carga inicial / Longitud de agrupaciones Archivos / Carga inicial / Agrupaciones de clientes Ventas Diapositiva 9

10 Precios de Venta: Administración n de precios Utilice esta herramienta para actualizar y mantener los precios de los artículos, artículos base y artículos con escalas. Los pasos a seguir están detallados a continuación: Selección de los artículos y listas de precios desde el asistente Operación en la grilla de administración de precios Actualización de precios Archivos / Actualizaciones / Precios de venta/ Administración de precios Ventas Diapositiva 10

11 Precios de Venta El proceso Definición de listas de precios permite definir las distintas listas de precios de venta a utilizar. La Actualización de precios individual actualiza los precios de cada artículo por separado en cada una de las listas definidas. La Actualización de precios global permite actualizar una lista de precios para un rango de artículos o proveedores, a partir de un coeficiente, porcentaje, utilidad o bien importe fijo. Archivos / Actualizaciones / Precios de venta/ Definición de Listas Archivos / Actualizaciones / Precios de venta/ Individual por art. Archivos / Actualizaciones / Precios de venta/ Actualización global Ventas Diapositiva 11

12 Condiciones de Venta La definición de una condición de venta incluye el desglose de los porcentajes del monto, que serán abonados a una determinada cantidad de días a partir de la fecha de la factura. Este proceso le permite agregar nuevas condiciones de venta, consultar, listar y modificar condiciones de venta existentes o bien darlas de baja. Para cada desglose es posible establecer un porcentaje de interés por la financiación. Los valores posibles son: D: Directo: en este caso se aplicará el interés correspondiente al importe total y luego, se lo prorrateará en la cantidad de cuotas indicada. A: Acumulado: se calculará el importe de cada cuota y se acumularán los intereses para cada una. S: Interés sobre Saldo (sistema Francés): con este método se aplica una fórmula que calcula cuotas iguales, con intereses sobre saldo. Cantidad de días para el vencimiento de la primer cuota Frecuencia para los vencimientos de las demás cuotas. Archivos / Actualizaciones / Condiciones de venta Ventas Diapositiva 12

13 Clientes Este proceso permite agregar, consultar y modificar clientes, o bien dar de baja a aquellos que no posean saldo en cuenta corriente ni movimientos. Mediante esta opción no es posible modificar saldos de clientes, ya que éstos serán actualizados automáticamente a través de procesos específicos. Para dar de alta clientes, será necesario ingresar previamente zonas, provincias y condiciones de venta. Archivos / Actualizaciones / Clientes Ventas Diapositiva 13

14 Perfiles de Facturación Este proceso actualiza los perfiles de facturación para los distintos usuarios. Los perfiles pueden ser utilizados en los procesos Ingreso de Pedidos, Modificación de Pedidos, Facturas y Facturas Punto de Venta. Los perfiles de facturación permiten adaptar el ingreso de datos en los procesos mencionados a las necesidades propias de su empresa, como así también determinar restricciones para algunos usuarios en particular. A través de los perfiles es posible agilizar el proceso de facturación, bloqueando el ingreso de datos que no se utilizan o tienen siempre el mismo valor. Archivos / Carga Inicial / Perfiles / de facturación Ventas Diapositiva 14

15 Pedidos Por medio del proceso Ingreso de pedidos se ingresan los pedidos efectuados por los clientes, que quedarán registrados como pendientes hasta el momento en que sean facturados y entregados en su totalidad. Los pedidos registrados podrán ser facturados "en lote" a través del proceso de Facturación de Pedidos o bien, "uno por uno" a través del proceso de Facturación en Mostrador. Pedidos / Ingreso Ventas Diapositiva 15

16 Remitos - Emisión Mediante este proceso se emitirán los remitos de stock, generándose el movimiento de salida correspondiente. Opcionalmente, es posible emitir los remitos con referencia a pedidos o bien a facturas ya emitidas, en los que no se realizó la descarga de stock correspondiente. Talonario: es un código de talonario con tipo de comprobante igual a remito ("REM"). Facturación / Remitos / Emisión Ventas Diapositiva 16

17 Facturación El proceso Facturas permite emitir una factura haciendo referencia a un comprobante ingresado previamente, o bien ingresando los datos en ese momento. Las facturas contado generan en forma automática el ingreso de valores en el módulo Fondos. El proceso Facturación de pedidos permite facturar total o parcialmente un rango de pedidos previamente ingresado. Facturación / Facturas Ventas Diapositiva 17

18 Ingreso de Cobranzas Este proceso emite y registra recibos, imputados o a cuenta, actualizando la cuenta corriente del cliente y el estado de cada comprobante afectado. Cada ingreso de cobranza genera automáticamente los movimientos en el módulo de Fondos. Cuentas corrientes / Ingreso de Cobranzas Ventas Diapositiva 18

19 Consulta de Cuentas Corrientes Este proceso permite consultar saldos, resumen de cuentas y composición de saldos en moneda corriente o extranjera; tanto para la cuenta corriente como para la cuenta de documentos. Estado de los comprobantes (EDC) Para facturas: PEN: la factura se encuentra pendiente de pago. PAG: la factura se encuentra pagada, pero se mantendrá en los archivos actuales en el caso de ejecutarse el proceso Pasaje a Histórico. CAN: la factura se encuentra cancelada, y pasará a archivo histórico en el caso de ejecutarse el proceso Pasaje a Histórico. Para recibos, notas de crédito y notas de débito: IMP: el comprobante se encuentra imputado. CTA: el comprobante se encuentra pendiente de imputación o que tiene el carácter de "a cuenta". Cuentas corrientes / Consultas / Cuentas corrientes Ventas Diapositiva 19

20 Imputación n de Comprobantes Este proceso permite realizar las imputaciones de todos aquellos comprobantes que no estén aplicados, y consultar o modificar las imputaciones existentes. Al imputar se establece una relación entre los recibos, notas de débito y notas de crédito con una factura de origen. La pantalla se encuentra dividida en dos sectores: Composición de comprobantes (detalle de cada factura con sus vencimientos, más los comprobantes imputados) y Comprobantes a Cuenta (comprobantes que no se encuentran imputados) Cuentas corrientes / Imputación de comprobantes Ventas Diapositiva 20

21 Imputación n de Comprobantes Para imputar un comprobante: 1. Con <F3> posiciónese en el sector inferior de la pantalla y seleccionar el comprobante a imputar (use las teclas de dirección) 2. Con <Enter> retorna al sector superior de la pantalla y seleccione la cuota a la que desea imputar el comprobante a cuenta. 3. Con <Enter> impute el comprobante 4. Automáticamente, se recalcula el saldo de la cuota (y de la factura) imputada. Si lo desea, modifique el importe por otro menor, en caso de aplicar sólo una parte del comprobante a esa cuota. En este caso, el saldo del comprobante retornará automáticamente al sector inferior de la pantalla para poder ser aplicado a otro vencimiento. Para revertir una imputación: 1. Posiciónese sobre el recibo, nota de crédito o débito y pulsar la tecla <F2>. En ese caso, el comprobante desimputado pasará al sector inferior de la pantalla actualizándose los saldos respectivos. Ventas Diapositiva 21

22 Informes Resumen de Ventas por Cliente: informa el importe total facturado por cliente, en un período determinado. Ranking de Ventas por Artículo: obtiene un informe de la distribución de las ventas entre los diferentes artículos. Comisiones a Vendedores por % Individual: calcula las comisiones a vendedores considerando el porcentaje individual de cada vendedor. Cobranzas a realizar: lista las cobranzas a realizar en un período determinado; por cliente, por vendedor o por fecha. Listado de Saldos: permite listar, para un rango de clientes, su saldo en cuenta corriente a una fecha determinada. Listas de Precios: permite la emisión de listas de precios de venta. Informes Ventas Diapositiva 22