PROCEDIMIENTO DE ADMINISTRACIÓN DEL SISTEMA COMPRAS Y EVALUACIÓN DE PROVEEDORES

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1 INDICE 1. OBJETIVO 2. ALCANCE 3. DOCUMENTACIÓN DE REFERENCIA 4. RESPONSABILIDADES 5. DEFINICIONES 6. DESCRIPCION DEL PROCEDIMIENTO 7. ANEXOS Confeccionado por: Revisado por: Aprobado por: Nombre Carolina Ananías Gustavo Dibán Gustavo Dibán Fecha /Feb/ /03/ /03/2009 COPIA CONTROLADA

2 1. OBJETIVO Es describir la metodología definida para la realización de las compras y la evaluación de los proveedores, relacionados con insumos, productos y servicios que afectan al producto final. 2. ALCANCE Aplica a aquellos productos o servicios que tienen incidencia en el desarrollo y prestación de los servicios involucrados en el alcance del sistema. 3. REFERENCIAS Norma ISO 9001:2000 Apartado 7.4. Manual de la Calidad. 4. RESPONSABILIDADES Gerente de Operaciones o el Gerente General: autorizan las compras, seleccionan y evalúan a los proveedores de Servicios Profesionales Encargado de Soporte o la Secretaria: recepcionan las solicitudes de compra, realizan cotizaciones, recepcionan compras y emiten órdenes de compra. Encargado de Soporte: evalúa los proveedores. 5. DEFINICIONES No aplica 6. DESCRIPCIÓN DEL PROCEDIMIENTO 6.1. Solicitud de Compras El Gerente de Operaciones o el Gerente General, envían por correo electrónico la necesidad de compra al encargado de soporte, quien completa el formulario de Solicitud de Compra (Anexo1), luego realiza la cotización, selecciona al proveedor considerando criterios de: Crédito, Precio, Tiempo de respuesta, Stock de productos. Posteriormente solicita la aprobación de ésta al Gerente de Operaciones o al Gerente General y entrega la orden de compra ya validada para la adquisición del producto al Encargado de Tesorería y Proveedores., Cuando el Gerente General y/o el Gerente de Operaciones soliciten compra de insumos vía telefónica, el encargado de soporte enviará un mail a los Gerentes confirmando lo solicitado, y esperará una respuesta vía mail, la cual será su respaldo.

3 En algunos casos ocurre que un trabajador de la empresa, solicite mediante correo electrónico la necesidad de compra al Encargado de Soporte, quien evalúa en primera instancia la solicitud del trabajador y si está de acuerdo solicita VºBº mediante correo electrónico al Gerente de Operaciones o al Gerente General. El encargado de soporte tiene la facultad de detectar necesidades y autorizar compras hasta un monto de 2 (dos) U.F. La descripción del producto puede quedar registrada en la cotización proveniente del proveedor o en una orden de compra (anexo 2) En los casos en que no se utiliza la cotización como registro de los requisitos del producto, la Recepcionista genera la orden de compra correspondiente, a solicitud del Gerente de Operaciones Información de las Compras Con el propósito de asegurar el entendimiento de los requisitos del producto o servicio, por parte del proveedor, la organización utiliza generalmente la descripción de nombres, códigos, números de serie, modelos mencionados por el proveedor a través de la página web o catálogos Recepción de las Compras Los requisitos que se verifican en la recepción de productos corresponden a cantidades, modelos, números de serie y características técnicas. Estas recepciones son realizadas por el encargado de soporte o el Jefe de Proyecto para el caso de Tecnologías Periféricas dejando evidencia de la conformidad en el documento conductor del producto (Boleta, Factura o Guía de Despacho). En los casos en que detecta un producto no conforme, procede de acuerdo a lo declarado en el procedimiento PA La recepción de los servicios se realiza comparando los resultados obtenidos versus lo convenido en el contrato correspondiente Ingresos y egresos de Productos La organización mantiene un inventario de productos con códigos internos y los ingresos se ratifican con la firma del encargado de soporte, en el documento conductor del producto (factura o guía de despacho) y los egresos son controlados a través de guías de despacho emitidas por la Recepcionista Selección de proveedores críticos Para la elección o cambio de proveedores críticos la organización aplicará los siguientes criterios: Características técnicas: El proveedor debe disponer de la tecnología necesaria para satisfacer las necesidades técnicas que la Organización necesita, considerando además el constante cambio que estas puedan tener. Soporte técnico: El proveedor de servicios debe disponer del Soporte Técnico adecuado y actualizado para satisfacer las necesidades técnicas que se van generando.

4 Disponibilidad: El proveedor debe reunir características de disponibilidad para atender cualquier duda o necesidad de soporte cuando este sea requerido. Precio: El proveedor de servicio debe presentar una oferta económica acorde a las realidades del mercado actual e indicar la duración de estas en el acuerdo de servicio (Contrato). Como proveedores críticos se considera: Servicio de Internet, Servicio de Telefonía red fija y celulares, Servicio de Energía Eléctrica Evaluación periódica de proveedores Metodología para la Evaluación a) Para los Proveedores de insumos se utiliza los aspectos considerados a continuación: Cumplimiento del plazo de entrega: en este ítem el Encargado de Soporte evalúa si el proveedor entrega los productos en los tiempos pactados. Si cumple evaluará con SI, y si no cumple No. Cumplimiento de garantía: en este ítem el Encargado de Soporte evaluará si el proveedor entrega las garantías requeridas por el producto o servicio. Si cumple evaluara con Si (En caso de que no se haga uso de la garantía se dejara por defecto con Si), y si no cumple No. Capacidad de respuesta: en este ídem el Encargado de Soporte evaluará si el proveedor tiene una capacidad de respuesta rápida para los productos solicitados, es decir en el caso que se requieran rápidamente los pueda tener. Si cumple evaluara con SI, y si no cumple No. Precios: en este ítem el Encargado de Soporte evaluará si el proveedor tiene productos a un bajo costo para los productos solicitados. Si cumple evaluara con SI, y si no cumple No. Cumplimiento con los requerimientos técnicos. este ítem es evaluado una vez que se haya inspeccionado el producto. Cuando el producto no cumpla con los requisitos de calidad se procede según procedimiento PA Control del producto no conforme y traspasa la información al Encargado de la Calidad. Si cumple evaluara con SI, y si no cumple No. Estos registros se deben realizar cada vez que se realice una compra. El Encargado de soporte evalúa el comportamiento de los proveedores cada tres meses considerando los siguientes aspectos: Toma el total de las compras realizadas a ese proveedor, realizando un regla de tres podremos sacar la nota y de esa nota por ítem se le asigna la ponderación que la organización ha establecido según grado de importancia: Ejemplo: Al proveedor xxx se le realizaron durante el año compras y de las cuales los diferentes ítems fueron evaluados de la siguiente forma: Cumplimiento de entrega: Cumplimiento de garantía: si 00 no si 00 no

5 Capacidad de respuesta: Precios Cumplimiento de requisitos: 09 si 01 no si 00 no 09 si 01 no Teniendo el resumen total se realiza la regla de tres: Cumplimiento de entrega 7 = = x x ( 7 ) : = 7, 0 Cumplimiento de garantía 7 = = x x ( 7 ) : = 7, 0 Capacidad de respuesta 9 7 = = x x ( 9 7) : = 6, 3 Precio 7 = = x x ( 7 ) : = 7, 0 Cumplimiento de requisitos 9 7 = = x x ( 9 7) : = 6, 3 Cumplimiento de entrega 7.0 * 0,25 = 1,75 Cumplimiento de garantía 7.0 * 0,20 = 1,40 Capacidad de respuesta 6.3 * 0,15 = 0,95 Precios 7.0 * 0,15 = 1,05 Cumplimiento de requisitos 6,3 * 0,25 = 1, ,73 Se suman todas las notas y se prosigue según los siguientes criterios:

6 Promedio entre 1 y 3 = Insuficiente, por lo tanto se baja a la última posición en el Ranking de proveedores por producto y no será considerado para futuras compras, salvo que sea el único proveedor que tenga el o los productos solicitados. Si se da esta situación el proveedor vuelve a ser evaluado y puede subir en el ranking. Promedio entre 3,1 y 5= Suficiente, se envía una carta al proveedor indicando aquellos aspectos en los cuales ha sido mal evaluado y si existen otras alternativas de compras se privilegiará la compra a otros proveedores con mejor nota promedio. Promedio entre 5,1 y 6 = Bueno, no requiere medida a tomar. Promedio entre 6.1 y 7 = Muy bueno, sube a los primeros lugares en el Ranking de proveedores por producto. b) Para los proveedores del servicio de comunicación informática y telefónica, se evalúa su comportamiento a través de la continuidad de los servicios, considerando lo siguiente: - Numero de Interrupciones Trimestrales del Servicio de comunicación Informática y telefónica. - Tiempo total de las interrupciones en el período de Evaluación. c) En el caso del proveedor de energía eléctrica, el cual es crítico para el desarrollo de las actividades que Genesys realiza, no se registraran evaluaciones debido a que es el único proveedor del servicio. Están descartadas otras fuentes de alimentación eléctrica debido a su alto costo. Objetivo de la Evaluación - Mantener información sobre el comportamiento del servicio al momento de comprometer las atenciones a los clientes. - Garantizar la adecuada protección de la información, tanto a nivel interno como de los clientes. Acciones a Tomar - En los casos en que el porcentaje de interrupciones no supere el 0,4% de las horas del servicio (2.560 al año), y que las ininterrupciones no sean superiores a 4 horas, el Gerente de Operaciones evalúa los antecedentes y determina las acciones a seguir. - Para el caso del Soporte Técnico de Protección, la organización ha determinado que cada vez que se genere un inconveniente, el encargado de soporte debe comunicar a través de un correo electrónico al Gerente de Operaciones para que tome las acciones pertinentes. - En el caso de la Telefonía, se registrarán las interrupciones al servicio de red fija y en forma anual se entregará un resumen al Gerente de Operaciones como antecedente. Observación: En el caso del proveedor del servicio de Internet, éste es considerado crítico y dada la alta complejidad en la configuración del servicio, éste no será evaluado de acuerdo a los criterios antes mencionados, pudiendo cambiar de proveedor solo por acuerdo Gerencial. d) Para los proveedores de servicios profesionales, el Gerente General, y/o Gerente de Operaciones, realizan la selección a través de recomendaciones del cliente y la evaluación a través de la conformidad del cliente por los servicios prestados, lo que se verifica mediante la aprobación de la factura enviada.

7 6.6. CONTROL DE LOS REGISTROS Identificación Almacenamiento Protección Recuperación o Acceso Solicitud de Compra Orden de Compra Ficha Evaluación de proveedores \\Oracle\Proyecto\ Genesys\Soporte Departamento contabilidad junto con la factura correspondiente \\Oracle\Proyecto\ Genesys\Soporte Departamento contabilidad junto con la factura correspondiente \\Oracle\Proyecto\ Genesys\Soporte Clave de Acceso Clave de Acceso / Oficina Privada Clave de Acceso Registro electrónico: Encargado de Compras y Soporte Documento impreso: Departamento Contabilidad Registro electrónico: Encargado de Compras y Soporte Documento impreso: Departamento Contabilidad Encargado de Compras y Soporte Tiempo de retención Permanente Permanente Permanente Disposición Final Respaldo (Cinta, DVD) Bodega de Documentos Respaldo (Cinta, DVD) Bodega de Documentos Respaldo (Cinta, DVD) 7. ANEXOS Anexo 1: SOLICITUD DE COMPRA Anexo 2: ORDEN DE COMPRA Anexo 3: FICHA DE EVALUACIÓN DE PROVEEDORES

8 ANEXO 1 SOLICITUD DE COMPRA Fecha : Fecha Ent. Req.: Proyecto : Usuario : PRODUCTOS : Nº Cantidad Producto 1 2 COTIZACIÓN SOLICITUD DE COMPRA Nº... Nº Proveedor A B C Nº Producto Proveedor A B C Selección 1 2 OBSERVACIONES NOMBRE Y FIRMA

9 ANEXO 2 ORDEN DE COMPRA Nº Señores : Rut : Atención : Sr(a) Fecha : Por la presente deseamos adquirir de vuestra empresa, el siguiente producto Producto Código Cantidad Valor Unitario Valor Total Subtotal I.V.A. Total Datos Facturación : Soc. Com. GENESYS Ingeniería Ltda. Rut.: Lincoyán 1525 Concepción Giro: Serv. Proc. De Datos Enviar Vía Chilexpress Tarjeta Cliente Chilexpress Vº Bº Gerencia p.p. Génesys Ingeniería

10 ANEXO 3: FICHA DE EVALUACIÓN DE PROVEEDORES PROVEEDOR: CIBERTEC Nº DE COMPRAS Criterio de selección: Comportamiento histórico favorable. SI NO NOTA Cumplimiento de entrega 0 7 Cumplimiento de garantía 0 7 Capacidad de respuesta Precios 0 7 Cumplimiento de requisitos % Nota Cumplimiento de entrega 25% Cumplimiento de garantía 20% Capacidad de respuesta 15% Precios 15% Cumplimiento de requisitos 25% % NOTA 6.75 Nota: Debe ingresar el número de compras y el número de si.