ADMINISTRACIÓN D S R ICI T ÓNIC C AR D INT RN T INA M RIC ADM-PR -07

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1 CONFEDERACIÓN DEPORTIVA AUTÓNOMA DE GUATEMALA MANUAL DE PROCEDIMIENTO ADMINISTRACIÓN D S R ICI T ÓNIC C AR D INT RN T INA M RIC ADM-PR -07 Registro de Revisión y Aprobación ELABORADO POR: Nombre / Puesto / Unidad Fecha Firma Dina Elizabeth Torres / / Dirección de Servicios Mauricio Antonio Pereira / / Dirección de Servicios Lic. Luis Antonio Aceituno / Técnico Administrativo / Dirección de Servicios Lic. Erick Villatoro M./Director de Servicios / Dirección de Servicios REVISADO POR: Nombre / Puesto / Unidad Fecha Firma Licda. Lesly Grijalva / Analista de Procesos / Dirección de Procesos Licda. Erzi Espinoza / Directora de Procesos / Dirección de Procesos Licda. Julieta Salguero / Subgerente Administrativa / Subgerencia Administrativa Lic. Mario del Valle / Director de Contabilidad / Subgerencia Financiera APROBADO POR: Nombre / Puesto / Unidad Fecha Firma Lic. Luis Néstor Madrid González / Gerente

2 Del proceso: Administración de Servicios Código: ADM-PRO-07 Versión: 1 Página 2 de 7 A. Índice de contenido Pág. Secciones 1 Carátula 2 A. Índice de contenido 2 B. Propósito y alcance del procedimiento 2 C. Glosario 2 D. Descripción de actividades y responsables 2 D.1. Gestión de aprobación y contratación de servicio 3 D.2. Gestión para de servicio 4 D.3. Excedentes en el consumo 5 D.4. Renovación de contratos 5 D.5. Finalización de contrato o servicio 6 D.6. Reposición 7 E. Documentos relacionados B. Propósito y alcance del procedimiento Definir los pasos a seguir para la administración y gestiones relacionadas al servicio telefónico celular y de internet inalámbrico autorizado y pagado por CDAG- desde la aprobación, contratación,, gestión en caso de excedentes, renovación, hasta la finalización de contrato o servicio mencionado y la de aparatos y/o accesorios. C. Glosario: N/A D. Descripción de actividades y responsables D.1 Gestión de aprobación y contratación de servicio Solicita a través de oficio, a la Gerencia, la autorización de servicio telefónico, internet y/o roaming (cuando aplique). 1. Solicitud o asignación de aparato Solicitante / Director de Servicios Cuando se trate de Miembros de Comité Ejecutivo, Gerencia, Secretaría General, Subgerencias, Directores Regionales, Miembros de Tribunal de Honor y otro personal de confianza y se dispone del aparato telefónico y/o de internet, la Dirección de Servicios, le hará entrega al usuario, al asumir el cargo, sin necesidad de hacer solicitud y se continúa en paso 7. Si se trata de los puestos antes mencionados y no hubiera disponibilidad de aparato telefónico y/o de internet, la Dirección de Servicios, hace la solicitud y continúa en paso 2.

3 Del proceso: Administración de Servicios Código: ADM-PRO-07 Versión: 1 Página 3 de 7 2. Autorización de solicitud Gerente Autoriza la solicitud presentada, en base a lo establecido en los Artículos 2, 3, 4 y 5 del Acuerdo No. 081/2014-G-CDAG. Emite orden de contratación para la Subgerencia Administrativa. Si se autoriza la solicitud, continúa paso 3 Si no se autoriza la solicitud, se informa al solicitante y finaliza el procedimiento. 3. Contracción del Servicio Subgerente Administrativa Emite orden a la Dirección de Servicios y Servicios para que inicie el proceso de contratación. 4. Gestión de contratación Coordina con el proveedor del servicio de telefonía y/o internet el trámite de contratación de lo aprobado y traslada los documentos oficiales para firma de Gerencia. 5. Firma de documentos 6. Coordinación de entrega de línea y aparato 7. Ingreso a control interno y archivo de documentos Gerente Técnico de Firma el contrato y/o documentos que correspondan para oficializar la contratación. Devuelve todos los documentos firmados a de la Dirección de Servicios de la Subgerencia Administrativa. Reproduce una copia completa de los documentos de contratación para firma de recibido y envía original de los mismos al proveedor del servicio; quedando a la espera de la entrega del aparato, factura y/u otro documento relacionado; cuando lo reciba, continúa con el procedimiento. Traslada copias selladas de recibido al para el archivo correspondiente. Ingresa los datos que corresponden al control interno de servicios básicos contratados, sección de telefonía, según los documentos que obran en el expediente de contratación. Archiva expediente de contratación. 8.Entrega de equipo Entrega al usuario el aparato que corresponda, a través del ADM-FOR-27. D.2 Gestión para de servicio 09. Recepción y revisión de Facturas Recibe una factura física mensualmente por la prestación del servicio de telefonía y/o internet. Revisa que la factura contenga: NIT, dirección y nombre de la CDAG correctos, período de servicio, números telefónicos a pagar y otros datos generales. 10. Razonamiento de facturas Razona cada factura, en reverso de la misma, haciendo constar que el servicio fue recibido a entera satisfacción. 11. Elaboración de exención de IVA 12. Actualización de exención de IVA Elabora exención de IVA por la factura recibida, ingresando al portal web de la SAT, opción e-servicios, genera exención de IVA. Si la factura es mayor a Q 10,000.00, continúa en paso 12 de lo contrario continúa con el paso 13. Ingresa detalle de la factura al sistema de ExenIva para actualizarla.

4 Del proceso: Administración de Servicios Código: ADM-PRO-07 Versión: 1 Página 4 de Elaboración de planilla de 14. Elaboración Orden de Compra/Pago Elabora planilla de con toda la información correspondiente al período a pagar. NOTA: La CDAG pagará únicamente la cuota máxima y los servicios incluidos dentro del plan contratado y autorizado expresamente por Gerencia. Si se detecta algún exceso en el consumo autorizado, deberá realizar lo establecido en la sección D.3 Excedentes en el consumo, de este procedimiento, paso 20 Ingresa al SIGES y elabora orden de Compra/Pago y traslada al Director de Servicios para su aprobación. Después de aprobada, ingresa nuevamente al SIGES, imprime la orden de compra /, la adjunta al expediente, y traslada el expediente completo al. 15. Revisión y autorización de / Director de Servicios El, revisa y firma la factura razonada y revisa el expediente completo de, el cual deberá contener: Factura, exención de IVA, planilla y orden de compra/ o cualquier otro documento que lo respalde; firma de revisado y traslada al Director de Servicios para la aprobación de planilla y orden de compra/. El Director de Servicios firma de aprobado y traslada al Subgerente Administrativo. 16. Autorización de 17. Traslado de expediente de Subgerente Administrativo Técnico de Autoriza el por el consumo del servicio, firmando el razonamiento de la factura y firma de visto bueno en la planilla de. Lo entrega firmado para el técnico de. Traslada a la Subgerencia Financiera, expediente original completo con una fotocopia de la constancia de exención de IVA adicional, para trámite de, según FIN-PRO-02. Nota: El traslado del expediente debe realizarse como máximo ocho días calendario antes al vencimiento de cada factura, solicitando firma de recibido en la copia de la planilla correspondiente. Es responsabilidad del técnico de el traslado oportuno de los expedientes para el trámite de. Se debe reproducir una copia del expediente completo y entregarlo al Técnico Administrativo. 18. Archivo de expediente Técnico Administrativo Consolida el expediente físico de e ingresa la información al registro Control de s servicios básicos 19. Presentación de Informe de ejecución Técnico Administrativo Genera informes de ejecución y estadísticas, según solicitud de la Dirección de Servicios D. 3 Excedentes en el consumo 20. Calculo de excedente 21. Elaboración y aprobación informe Técnico de / / Director de Servicios Revisa facturas para establecer si existen excesos de consumo o servicio consumido no autorizado. Realiza el cálculo comparando lo consumido contra lo autorizado, según las formulas establecidas en el control interno de excedentes., genera informe de los excedentes de consumo y gestiona las firmas del y Director de Servicios para su aprobación. El revisa y firma el informe El Director de Servicios, revisa y firma el informe. Emite orden al para realizar las notificaciones de requerimiento de reintegro correspondientes a los usuarios. 22. Notificación de excedente Elabora oficios de notificación de requerimiento de reintegro y gestiona firmas del Director de Servicios y Subgerente Administrativo.

5 Del proceso: Administración de Servicios Código: ADM-PRO-07 Versión: 1 Página 5 de 7 de consumo Notifica el oficio de requerimiento de reintegro al usuario, con copia a la Dirección de Tesorería. Envía una segunda nota (como máximo), si el usuario no paga después de la primera notificación. NOTA: Previo a realizar la segunda notificación, debe consultar a Caja de Tesorería los reintegros realizados a la fecha. 23. Pago de excedente 24. Registro de de excedente 25. Solicitud de descuento por exceso de consumo 26. Gestión de descuento en nómina 27. Informe de s no realizados 28. Archivo documentación Receptoría Director de Gestión de Personal /Coordinador de Nóminas y Planilla D.4 Renovación de contratos. 29. Solicitud y Gestión de renovación de contrato D.5 Finalización de contrato o servicio Si el usuario realiza el, continúa paso 23. Si el usuario no realiza el en el plazo establecido en la segunda notificación, continúa paso 25. Realiza el por el excedente en el consumo, en la Caja de CDAG, utilizando la forma 45- C, dentro de los cinco días hábiles siguientes a la notificación. Entrega a la Dirección de Servicios, fotocopia de la forma 45-C, donde conste el del excedente en el consumo. Emite el CUR de ingreso respectivo, siguiendo el procedimiento FIN-PRO-07 y traslada el expediente a la Dirección de Contabilidad. Solicita por escrito a la Dirección de Gestión de Personal, el descuento en nómina por el excedente en consumo realizado o servicio de consumo no autorizado, adjuntando el ADM- FOR-27. El Director de Gestión de Personal gira instrucciones al Coordinador de Nóminas y Planillas para que realice el descuento correspondiente de acuerdo al procedimiento respectivo. El Coordinador de Nóminas y Planillas envía a la Dirección de Servicios informe de descuento realizado. Realiza informe de los s no realizados por usuarios o cobros no realizados en nómina. Traslada a la Asesoría Jurídica el informe con Visto Bueno de la Subgerencia Administrativa, para que realicen las gestiones legales que correspondan. Archiva en el expediente correspondiente, todos los documentos relacionados al mismo El con visto bueno del Subgerente Administrativo, solicita por escrito la renovación de contratos. Según la aprobación de Gerencia, gestiona la renovación de contrato, repitiendo los pasos del 2 al 8 del presente procedimiento Si el Gerente desaprueba alguna renovación, continúa paso 30 Emite notificación oficial de finalización de contrato y gestiona la firma del Gerente. 30. Finalización de contrato 31. Finalización anticipada de contrato Envía notificación oficial firmada, a la empresa proveedora y queda a la espera de la confirmación. Al recibir la notificación del proveedor, informa al para que actualice el control interno correspondiente y continúa en paso 34 Si se trata de una finalización de contrato anticipada continúa en paso 31 En caso que el usuario desee conservar la línea telefónica asignada, debe presentar solicitud por escrito a la Gerencia para la aprobación de la misma. Queda sujeto a la autorización de la Gerencia y las condiciones establecidas por la empresa proveedora, asumiendo todos los gastos que conlleve lo solicitado. Si la Gerencia aprueba lo solicitado, continúa en paso 32

6 Del proceso: Administración de Servicios Código: ADM-PRO-07 Versión: 1 Página 6 de 7 Si la Gerencia desaprueba lo solicitado se le informa al usuario y continúa paso 34 Llena la carta de cesión de derechos proporcionada por el proveedor y adjunta los documentos solicitados por el mismo. 32. Gestión de finalización anticipada de contrato 33. Pagos por concepto de finalización anticipada de contrato. 34. Devolución de aparato y accesorios 35. Emisión de Finiquitos por uso de líneas D.6 REPOSICIÓN Gestiona firmas del Gerente y usuario en la carta de cesión de derechos, envía acompañados de los documentos que correspondan al proveedor. Si el proveedor acepta la solicitud, procede a ceder los derechos, previo a verificar si se requiere, para lo cual debe continuar en paso 33, sino requiere, continuar 35. Si el proveedor no acepta la solicitud, se informa al usuario y gerencia la respuesta. Realiza el directamente a la empresa proveedora y presenta fotocopia de la constancia de a la Dirección de Servicios para el archivo correspondiente. Continúa paso 35. Devuelve a La Dirección de Servicios, el aparato que le fue asignado con todos sus accesorios, sin desperfectos y en condiciones de uso. NOTA: Si el aparato y/o accesorios asignados tuvieran algún desperfecto, el usuario debe realizar el por la reparación que el equipo requiera o reponer lo que corresponda. Recibe de la Subgerencia de Desarrollo Humano solicitud de emisión de finiquitos y emite los mismos, después de comparar los saldos con la empresa que presta el servicio. Gestiona firmas del Director de Servicios y el Subgerente Administrativo y se notifica por escrito lo que corresponda. 36. Informe de 37. Gestión de Informa por escrito a la Dirección de Servicios, describiendo el caso y adjuntando la documentación de soporte, cuando corresponda. En caso de robo, el usuario debe notificar previamente a la empresa proveedora para que el servicio sea suspendido y se bloquee el aparato inmediatamente, continúa paso 42 En caso de destrucción, continuar paso 37. Solicita dictamen y costos de al proveedor, según sea el caso. Al recibir la información del proveedor, la traslada a Gerencia para que tome la decisión de acuerdo lo estipulado en el Artículo 7 del Acuerdo 081/2014-G-CDAG. 38. Decisión de cobro Gerencia De acuerdo a la información recibida del proveedor, gira instrucciones para proceder de acuerdo a lo siguiente: Cuando la destrucción parcial o total sea por negligencia, culpa o impericia del usuario, gira instrucciones de cobro a la Dirección de Servicios y continúa en el paso 39. Cuando el costo de la la absorbe CDAG, continuar paso Notificación de cobro al usuario 40. Pago de Elabora oficio de notificación de requerimiento de cobro y gestiona firmas del Director de Servicios y Subgerente Administrativo. Notifica el oficio de requerimiento de cobro al usuario Para que el usuario realice el, continúa paso 40 y queda a la espera de la copia del realizado. Realiza el por, en la Caja de CDAG, utilizando la forma 45-C y entrega copia a la Dirección de Servicios para que proceda con el trámite de ante el proveedor. Continúa paso 44.

7 Del proceso: Administración de Servicios Código: ADM-PRO-07 Versión: 1 Página 7 de Registro de de 42. Solicitud emisión de cheque 43. Emisión de cheque y a proveedor Receptoría Emite el CUR de ingreso respectivo, siguiente el procedimiento FIN-PRO-07 y traslada el expediente a la Dirección de Contabilidad. Solicita por escrito a la Subgerencia Financiera la emisión de cheque para el por o robo, según el costo indicado por la empresa en el paso 37. Servicios Adjunta la solicitud, los documentos soporte. Director de Tesorería El Director de Tesorería de la Subgerencia Financiera, emite el cheque solicitado para el de o robo según el FIN-MAN-13 y notifica a la Encargada de Servicios Básicos para su recepción. 44. Pago y Solicitud de o reparación 45. Entrega de equipo 46. Registro en control interno Técnico de Recibe el cheque emitido y realiza las gestiones ante el proveedor para el y solicitud de la y/o reparación del aparato y/o accesorios, quedando a la espera del mismo. Al contar con el equipo y/o accesorios, se comunica con el usuario para la entrega del equipo. Entrega al usuario el aparato que corresponda, documentando la entrega. Registra en el control interno de servicios básicos contratados, sección de telefonía, la o reparación realizada. Archiva los documentos relacionados, en el expediente correspondiente. E. Documentos Relacionados E.1 Documentos y controles Internos ADM-FOR-27 Control de s servicios básicos Control interno de servicios básicos contratados Control interno de excedentes E.2 Otros procedimientos y reglamentos aplicables FIN-PRO-02, Pago a proveedores FIN-PRO-07, Receptoría y pagaduría FIN-MAN-13, Pago por medio de emisión de cheques o acreditamiento bancario Acuerdo 081/2014-G-CDAG E.3 Documentos Externos: Forma 45-C