MINISTERIO DE CULTURA, JUVENTUD Y DEPORTES DIRECCIÓN GENERAL DEL ARCHIVO NACIONAL

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1 MINISTERIO DE CULTURA, JUVENTUD Y DEPORTES DIRECCIÓN GENERAL DEL ARCHIVO NACIONAL P: 1 PROCEDIMIENTO INSPECCIÓN DE ARCHIVOS Realizado por: Mario González Camacho Historiador María Teresa Bermúdez M. Jefa Dpto. Serv. Archivísticos Externos Aprobado por: Junta Administrativa Analista: Juan Luis Villegas Palma Área de Planificación Acuerdo: 2 Sesión: Fecha: 12-Dic Revisado por: Virginia Chacón Arias Directora General Ana Virginia García D. Subdirectora General Duración: 2 meses.

2 MINISTERIO DE CULTURA, JUVENTUD Y DEPORTES DIRECCIÓN GENERAL DEL ARCHIVO NACIONAL P: 2 OBJETIVO: Velar por el cumplimiento de las disposiciones de la Ley del Sistema Nacional de Archivos y su Reglamento con el fin de garantizar la eficiencia y transparencia administrativa y salvaguardar los derechos de los ciudadanos al acceso a la información y establecer relaciones permanentes con los archivos centrales y de gestión. BASE LEGAL: LEYES Ley del Sistema Nacional de Archivos, Nº 7202, publicada en el Diario Oficial La Gaceta el día 24 de octubre de En su artículo 23 inciso j establece como una función del Archivo Nacional, inspeccionar a los archivos administrativos públicos y a los privados y particulares cuando éstos últimos lo soliciten. REGLAMENTOS: Reglamento a la Ley del Sistema Nacional de Archivos, Decreto Ejecutivo Nº C, publicado en el Diario Oficial La Gaceta el día 30 de enero de En los artículos 156 al 158 se establecen las circunstancias por las cuales se llevarán a cabo las inspecciones, su objetivo y el informe técnico que se emitirá como producto final. POLÍTICAS: Se priorizarán las inspecciones de archivos en atención a los siguientes criterios: Solicitudes de la Junta Administrativa o Dirección General; solicitudes de las instituciones del sector público y de conformidad con los resultados del Informe de Cumplimiento de la Ley del Sistema Nacional de Archivos.

3 MINISTERIO DE CULTURA, JUVENTUD Y DEPORTES DIRECCIÓN GENERAL DEL ARCHIVO NACIONAL P: 3 La Administración tiene un plazo máximo de dos meses para rendir el informe final de inspección con las respectivas recomendaciones. Se establece un seguimiento institucional a las inspecciones, tres meses posteriores al envío del informe.

4 4 Jefe Departamento Servicios Archivísticos Externos 1 Prioriza y programa las inspecciones de archivos a partir de: Solicitud de la Junta Administrativa o la Dirección General. Informe de Cumplimiento de la Ley del Sistema Nacional de Archivos. Trámite de oficio por los motivos siguientes: Solicitud Informe de cumplimiento Ley 7202 Cuando la Institución va a trasladarse a otro local. Cuando la documentación permanezca en sitios inadecuados. Cuando la documentación esté desorganizada. Cuando se conozca que la documentos se elimina sin la aprobación de la Comisión Nacional de Selección y Eliminación de Documentos (CNSED). Cuando por el valor de la documentación se juzgue necesario. Cuando se tenga conocimiento que una institución va a desaparecer. 2 Asigna por escrito o a través de la base de datos, la inspección del archivo central o de gestión a un funcionario de nivel profesional. Memorando Secretaria 3 Recibe solicitud, corrobora si existe expediente de la Institución, informa y traslada solicitud al profesional. Profesional Existe expediente? Sí, sigue paso 4. No, sigue paso 7. 4 Llena la solicitud de préstamo de documentos y la traslada a la secretaria. Solicitud de préstamo

5 5 Secretaria 5 Recibe solicitud y localiza expediente de institución y lo facilita al funcionario profesional. Expediente Profesional 6 Investiga en el expediente de la institución antecedentes tales como: Asesorías. Censos. Otras inspecciones. Otros. Conecta con paso 9. Profesional 7 Investiga por otras fuentes de información, datos de la institución a investigar, por ejemplo: Marco legal, estructura orgánica, funciones, objetivos, etc. Leyes, reglamentos, etc. 8 Abre expediente sobre la institución e incorpora documentos relacionados. Expediente 9 Contacta vía telefónica al encargado del archivo central o de gestión para programar visita de inspección. Visita de inspección fuera del Área Metropolitana? Sí, sigue paso 10. No, sigue paso. 10 Tramita a través del vale provisional, el cobro de viáticos. Vale provisional Visita la institución.

6 6 12 Entrevista al encargado del archivo central y aplica formulario Control de archivos institucionales Control de archivos institucionales 13 Realiza recorrido por las instalaciones del archivo central para corroborar información mediante la observación directa, la información recopilada en la entrevista. 14 Elabora borrador de informe técnico de inspección de archivos e incorpora datos al Sistema de Información CFO. Informe técnico borrador 15 Traslada el borrador del informe técnico de inspección de archivos al Coordinador de Procesos para su revisión. Coordinador de Procesos 16 Revisa borrador del informe técnico de inspección de archivos. Está correcto? Si, sigue paso 18. No, sigue paso Realiza observaciones en el borrador del informe. 18 Devuelve borrador de informe de inspección de archivos con las respectivas observaciones, si las hay. Profesional 19 Corrige informe de inspección de archivos de ser

7 7 necesario. 20 Anota en el registro general de informes del Departamento lo siguiente: Número de informe. Institución. Asunto. Fecha de visita de inspección. Registro de informes 21 Imprime informe de inspección de archivos en original y número de copias requeridos en cada caso en particular. Informe técnico final 22 Devuelve la carta de solicitud a la secretaria para su traslado y expediente para su archivo. Secretaria 23 Digita carta de remisión del informe de inspección.. Carta de envío del informe 24 Traslada carta e informe a la jefatura para su revisión y firma. Jefe Departamento Servicios Archivísticos Externos 25 Recibe y revisa informe y carta y firma carta de envío de informe de inspección de archivos a la institución involucrada y partes interesadas. 26 Devuelve carta firmada a la Secretaria. Secretaria 27 Sella la carta y la anota en el libro de control de correspondencia y Base de Datos de Correspondencia Base de datos

8 8 y remite a la institución involucrada el informe de inspección de archivos y carta respectiva con copia a: Jerarca de institución inspeccionada. Dirección General. Subdirección General. Departamento Servicios Archivísticos Externos. 28 Archiva documentos. Profesional 29 Da seguimiento a la ejecución de las recomendaciones del informe de inspección, tres meses después de el envío de éste. FIN DEL PROCEDIMENTO.