MINISTERIO DE CULTURA, JUVENTUD Y DEPORTES DIRECCIÓN GENERAL DEL ARCHIVO NACIONAL

Transcripción

1 MINISTERIO DE CULTURA, JUVENTUD Y DEPORTES DIRECCIÓN GENERAL DEL ARCHIVO NACIONAL 1 PROCEDIMIENTO TRANSFERENCIA DE S DECLARADOS CON Realizado por: Mario González Camacho Historiador María Teresa Bermúdez M. Jefa Dpto. Aprobado por: Junta Administrativa Analista: Juan Luis Villegas Palma Área de Planificación Acuerdo: 4 Sesión: Fecha: 15-Marzo-2006 Revisado por: Virginia Chacón Arias Directora General Ana Virginia García D. Subdirectora General

2 MINISTERIO DE CULTURA, JUVENTUD Y DEPORTES DIRECCIÓN GENERAL DEL ARCHIVO NACIONAL 2 OBJETIVO: Reunir y conservar en el Archivo Nacional aquellos documentos textuales, manuscritos, impresos, gráficos, audiovisuales y legibles por máquinas que, por su contenido sirvan como testimonio y reflejen el desarrollo de la realidad costarricense. BASE LEGAL: LEYES Ley del Sistema Nacional de Archivos, Nº 7202, de fecha 24 de octubre de Los artículos 3 y 4 establecen que todo documento con valor científico cultural forma parte del patrimonio documental de Costa Rica y que serán transferidos al Archivo Nacional una vez cumplidos los plazos de ley. El artículo 23 fija como una función primordial del Archivo Nacional la de reunir documentos que constituyen el patrimonio documental. Los artículos 46 y 47 establecen la obligatoriedad de las instituciones públicas de transferir al Archivo Nacional, los documentos declarados con valor científico cultural. El plazo de entrega no será mayor de 20 años, contados a partir de la fecha en que se originó el documento y deberá contar con el visto bueno de la Dirección General del Archivo Nacional. REGLAMENTOS: Reglamento a la Ley del Sistema Nacional de Archivos, de fecha 30 de enero de En los artículos 61-65, establece disposiciones sobre el ingreso de los documentos declarados con valor científico cultural provenientes de instituciones del sector público. POLÍTICAS: Se transferirán al Archivo Nacional documentos con valor científico cultural en función del espacio disponible.

3 MINISTERIO DE CULTURA, JUVENTUD Y DEPORTES DIRECCIÓN GENERAL DEL ARCHIVO NACIONAL 3 A lo interno de cada institución se coordinará la transferencia de documentos con el encargado o encargada del Archivo Central ó en su defecto, con quien el jerarca designe. La institución productora de los documentos, correrá con el servicio de traslado de los documentos al Archivo Nacional. Los documentos con valor científico cultural que transfieran las instituciones al Archivo Nacional, deberán venir en buen estado de limpieza general.

4 PROCEDIMIENTO TRANSFERENCIA DE S DECLARADOS CON 4 Dirección General 1 Recibe solicitud de transferencia de documentos por parte de instituciones del Sistema Nacional de Archivos, aportando la siguiente información: Declaratoria de valor científico cultural de los documentos por parte de la Comisión Nacional de Selección y Eliminación de Documentos: Número de sesión, fecha y número de informe de valoración respectivo. Fechas extremas de los documentos. Cantidad de documentos en metros lineales. Solicitud de transferencia 2 Consulta por escrito al : Si la documentación posee valor científico cultural. Si hay espacio físico disponible. Consulta Secretaria 3 Recibe y registra correspondencia en la base de datos y traslada a la Jefatura. 4 Recibe solicitud y designa un funcionario de nivel profesional como responsable de realizar el estudio sobre el cumplimiento de requisitos. Profesional 5 Realiza estudio técnico, consultando al Archivo Histórico si existe espacio físico disponible y verificando en el expediente de valoración, si los documentos fueron declarados con valor científico cultural. 6 Imprime y entrega a la Jefatura el estudio técnico. Estudio técnico

5 PROCEDIMIENTO TRANSFERENCIA DE S DECLARADOS CON 5 7 Prepara oficio dirigido a la Dirección General y adjunta el informe de estudio y traslada a la Secretaria para su despacho. Secretaria 8 Despacha oficio (para mayor nivel de especificidad, ver el procedimiento Control y trámite de correspondencia ). Dirección General 9 Recibe oficio y estudio técnico respectivo. Cumple la institución solicitante los requisitos para transferir los documentos? Sí, sigue paso 12. No, sigue paso Prepara oficio de respuesta indicándole al que se imprueba la solicitud de transferencia. 11 Comunica por escrito a la Institución solicitante la improbación de la solicitud de transferencia de documentos por incumplimiento de requisitos. Fin del procedimiento. Dirección General 12 Autoriza la transferencia de los documentos y lo comunica por escrito al, con copia al Archivo Histórico. Autorización

6 PROCEDIMIENTO TRANSFERENCIA DE S DECLARADOS CON 6 Solicita por escrito al de Conservación, la verificación del estado de conservación de los documentos por transferir. Consulta Conservación 14 Designa un funcionario del para la visita y preparación del informe. Técnico Conservación 15 Coordina, visita institución y verifica el estado de conservación de documentos. 16 Prepara informe sobre el estado de conservación de los documentos y emite recomendaciones sobre la limpieza que deberán tener los documentos de previo a su traslado. Informe técnico Conservación 17 Revisa el informe técnico, prepara y firma oficio de remisión dirigido al con copia la Institución solicitante. 18 Informa por escrito a la institución solicitante: La autorización para la transferencia de los documentos. La obligatoriedad de cumplir las recomendaciones emitidas por el Conservación. Secretaria 19 Despacha oficio (para mayor nivel de especificidad,

7 PROCEDIMIENTO TRANSFERENCIA DE S DECLARADOS CON 7 ver el procedimiento Control y trámite de correspondencia ). 20 Solicita al funcionario designado coordinar el ingreso de la transferencia de documentos. Profesional 21 Coordina con: El personal de seguridad, la autorización de ingreso del vehículo con la transferencia de documentos. El encargado del Proceso de Organización de Fondos Documentales del Archivo Histórico, la ubicación de los documentos en los depósitos de Archivo Histórico. 22 Contacta al encargado o encargada del Archivo Central de la institución productora de los documentos ó quien corresponda, a fin de coordinar la fecha del traslado de los documentos. 23 Recibe de la institución solicitante: La transferencia documental. de entrega. Lista de remisión en tres tantos. Documentos Lista de remisión 24 Verifica que la transferencia documental cumpla con los siguientes requisitos establecidos en la Guía de Trámites del Archivo Nacional: Lista de Remisión en tres tantos.

8 PROCEDIMIENTO TRANSFERENCIA DE S DECLARADOS CON 8 Documentos colocados en cajas especiales, recomendadas por el Archivo Nacional. Las clases documentales audiovisuales deben venir numeradas con números arábigos progresivos y separadas cada una de ellas. 25 Confronta en presencia del funcionario responsable de la institución productora de documentos, la Lista de remisión contra documentos. 26 Da recibo parcial (si existen diferencias) o total de la transferencia de documentos recibidos. 27 Completa el registro de transferencia con la siguiente información: Número de transferencia. Procedencia. Sección. Fechas extremas. Observaciones. Existen faltantes de documentos? Sí, sigue paso 28. No, sigue paso Prepara oficio dirigido a la institución productora de los documentos y le indica los faltantes o anomalías detectadas y entrega a la Jefatura para su revisión y firma. Reporte de faltantes o anomalías 29 Revisa y firma el reporte de faltantes y despacha a

9 PROCEDIMIENTO TRANSFERENCIA DE S DECLARADOS CON 9 través de la Secretaria. Secretaria 30 Despacha correspondencia (para mayor nivel de especificidad, ver procedimiento Control y trámite de correspondencia ). Profesional 31 Da seguimiento. Conecta con paso 25. Asistente de de Información de Archivo Histórico 32 Traslada los documentos desde el sótano del Archivo Nacional hasta los depósitos y los ubica en las estanterías. Profesional 33 Prepara: Informe final de la transferencia efectuada. Ficha técnica Informe final de transferencia Ficha técnica 34 Digita lista de remisión en base de datos ISIS, exporta registros y traslada en soporte electrónico para control de calidad conjuntamente con el informe y ficha técnica. Lista de remisión electrónica Profesional responsable del control de calidad 35 Revisa lista de remisión electrónica en base de datos ISIS, corrige cualquier error, exporta a la base de datos REMI.

10 PROCEDIMIENTO TRANSFERENCIA DE S DECLARADOS CON Prepara una lista con la transferencia revisada y traslada a la jefatura con el informe de transferencia y ficha técnica. 37 Entrega mediante oficio a la jefatura del Archivo Histórico: Lista de Remisión en soporte electrónico. Ficha técnica de la transferencia (original y copia). FIN DEL PROCEDIMIENTO.