PROCEDIMIENTO DE SELECCIÓN EVALUACION Y REEVALUACION DE PROVEEDORES

Transcripción

1 PROCEDIMIENTO DE SELECCIÓN EVALUACION Y REEVALUACION DE PROVEEDORES SISTEMA INTEGRADO DE GESTIÓN

2 1. OBJETIVO Determinar los criterios para la selección, evaluación y reevaluación de los en función de su capacidad para suministrar bienes y/o servicios de acuerdo con los requisitos establecidos por Equipos y Terratest. S.A.S 2. ALCANCE El tipo y alcance del control aplicado a los, se determina con base en los productos y/o servicios adquiridos considerados de impacto para la ejecución sus actividades. 3. DEFINICIONES EPP: Elementos de protección personal BIEN: Corresponde a la clasificación genérica para la compra general de un bien tangible SERVICIO: Corresponde a la clasificación genérica para la compra general de un servicio no tangible SELECCIÓN : Determinación de proveedor con el cual se va a realizar la compra de acuerdo a los requisitos establecidos para su selección. PROVEEDOR: Persona natural o jurídica que suministra un bien o servicio CONTRATISTA: Persona natural o jurídica que suscribe un contrato para la ejecución de una actividad o prestación de un servicio 4. DOCUMENTOS DE REFERENCIA ISO 9001: Sistemas de Gestión de la Calidad Requisitos OHSAS18001:2007 Sistemas de Gestión en Seguridad y Salud Ocupacional Requisitos Guía del sistema de seguridad, salud ocupacional y ambiente para

3 contratistas. PROCEDIMIENTO DE SELECCIÓN EVALUACION Y REEVALUACION 5. DESARROLLO 5.1 SELECCIÓN DEL PROVEEDOR Es la etapa previa al inicio del proceso de compra, mediante la cual se logra la validación y aprobación de algunos, que tiene las competencias para satisfacer adecuadamente las necesidades detectadas en la organización. Al futuro proveedor se le comunica los siguientes registros vía correo, para su diligenciamiento y acorde a los criterios comunicados presenten sus documentos vía correo para su estudio. HSEQ-FS-06 Registro de y/o subcontratista Vs. 02 HSEQ-FS-07 Matriz de documentación específica para selección de Vs. 01, Autorización y manejo de datos personales para la venta de bienes y servicios Luego de revisar los documentos enviados por el proveedor, y se toma como calificación el puntaje asignado para la documentación legal recibida, manejo administrativo indicado y documentos de calidad acreditados que presente; mediante el diligenciamiento de la parte exclusiva para la organización identificada en el HSEQ-FS-06 Registro de y/o subcontratista Cuando la calificación sea igual o mayor a 270 puntos, el proveedor se acepta, inferior a ello el proveedor es postergado y no se considera para futuras. 5.2 EVALUACION DEL PROVEEDOR Para evaluar al proveedor, se realiza la calificación mediante el registro HSEQ-FS-03 Evaluación y reevaluación, tomando en cuenta el servicio al cliente presentado, el manejo administrativo recibido, criterios de seguridad ambiente salud y la calidad recibida, cada uno de estos ítem equivalen al 25% del total de la calificación. 5.3 COMUNICACIÓN AL PROVEEDORES DE RESULTADOS

4 De acuerdo con el resultado de la evaluación, se informara al proveedor sobre el resultado obtenido para que pueda tomar las acciones correspondientes. Calificado: Se envía un correo electrónico al proveedor informándole su resultado y su próxima fecha de evaluación Descalificado: Se le envía un correo electrónico al proveedor, informándole que con base en la calificación realizada, ha sido descalificado y estará suspendido durante un (01) semestre, para poder volver a ser proveedor de la organización, debe dar solución a las no conformidades encontradas antes de presentar la cotización pertinente 5.4 REEVALACION DEL PROVEEDOR Acorde al resultado de la evaluación, se programan las reevaluaciones según la siguiente tabla: CALIFICACIÓN DE DESEMPEÑO % DESCRIPCIÓN CALIFICACIÓN Sobresaliente Calificado Satisfactorio Calificado Aceptable Calificado PROGRAMACION DE REEVALUACION Requiere evaluación cada dos años Requiere evaluación cada año Requiere evaluación semestral 0-69 No Aceptable Descalificado Descartado Tanto los resultados de la evaluación como la programación de las fechas para su reevaluación son actualizadas en el registro HSEQ-FS-01 Directorio de y subcontratas. Para los de bienes sus resultados con el registro HSEQ-FS- 09 Ranking de Proveedores de bienes. 6. RELACIONADOS Este procedimiento es transversal a todos los procesos. 7. PUNTO DE CONTROL CONTROL RESPONSABLE PERIODICIDAD EVIDENCIA Solicitud de registro de y/o subcontratista Cuando ingrese un proveedor HSEQ-FS-06 Registro de y/o

5 subcontratista Solicitud de autorización y manejo de datos personales para la venta de bienes y servicios Comunicación al proveedor de la matriz de documentación específica para selección de Diligenciamiento de la evaluación y reevaluación Cuando ingrese un proveedor Cuando ingrese un proveedor Acorde a programación Autorización y manejo de datos personales para la venta de bienes y servicios HSEQ-FS-07 Matriz de documentación específica para selección de HSEQ-FS-03 Evaluación y reevaluación Comunicación de la evaluación de Programación de evaluación de Dir. Servicios centrales Dir. Servicios centrales Acorde a programación Acorde a resultados HSEQ-FS-03 Evaluación y reevaluación HSEQ-FS-01 Directorio de y subcontratas Vs. 02 HSEQ-FS-09 Ranking de Proveedores de bienes Vs REGISTROS O DOCUMENTOS ASOCIADOS HSEQ-FS-01 Directorio de y subcontratas HSEQ-FS-03 Evaluación y reevaluación HSEQ-FS-06 Registro de y/o subcontratista Autorización y manejo de datos personales para la venta de bienes y servicios

6 HSEQ-FS-07 Matriz de documentación específica para selección de HSEQ-FS-09 Ranking de Proveedores de bienes 9. CONTROL DE CAMBIOS VERSIÓN MODIFICACIÓN FECHA 1 Elaboración del documento Noviembre 21 de 2017 ELABORÓ REVISÓN APROBACIÓN DIR.SERVICIOS CENTRALES RESPONSABLE HSEQ GERENTE GENERAL