PROCEDIMIENTO DE COMUNICACIÓN INTERNA COIP-01

Transcripción

1 H. AYUNTAMIENTO CONSTITUCIONAL DE ACAPULCO DE JUÁREZ Contraloría General, Transparencia y Administrativa Administrativa PROCEDIMIENTO DE COMUNICACIÓN INTERNA

2 1.- Objetivo Establecer los lineamientos necesarios para la eficaz comunicación ntro y fuera la organización, siendo evaluada su efectividad continuamente, con la finalidad asegurar que toda la información l SGC sea comunicada y trasmitida manera oportuna, cumpliendo las expectativas los clientes internos y externos la organización. 2.- Alcance Este procedimiento aplica para la Comunicación Interna l Calidad l H. Ayuntamiento Constitucional Acapulco Juárez. 3.- Actividas 3.1 Comunicación la política la calidad (5.2.2) La Administrativa, será la responsable comunicar y difundir la política la calidad, la cual be estar disponible y mantenerse como información documentada, comunicarse, entenrse y aplicarse ntro la organización, y estar disponible para las partes interesadas pertinentes, según corresponda. 3.2 Comunicación (7.4) El Calidad a través la Administrativa y l área Comunicación interna, se aseguran que la información relativa al Calidad como la Difusión la Política y Objetivos Calidad, Política Recursos,.Importancia satisfacer tanto los requisitos l Cliente, la Organización, Legales y Reglamentarios, efectividad l sistema, Directrices Lirazgo y Compromiso, y la Roles, responsabilidad y autoridad, etc.; sea comunicada y difundida a través : Reuniones Mensuales con los Enlaces Cursos y/o Talleres. Circulares. Mesas trabajo. La publicación en la Página Oficial l H. Ayuntamiento. Impresa y difundida mediante lista propietarios. 2/10

3 Actividad Actualización los Documentos l Calidad Requisitos l Cliente, Organización, Legales y Reglamentarios Política Calidad Objetivos Responsable informar Contraloría General Macrorocesos Certificados. Certificados. A quien se comunica Clientes internos y externos y partes interesadas los Cuando se comunica Cuando cambios. existan Cada inicio Administración Anual Cada inicio administración. Anual Cada inicio administración. Anual Cuando necesario. es Medios Circulares. Reuniones. Lista propietarios. Correo electrónico. Reuniones Circulares Internet. Minutas. Página Oficial l Ayuntamiento. Reunión. Circulares Lista propietarios. Minutas. Cuadros en la Pared. Página oficial l Ayuntamiento. Reunión. Circulares Lista propietarios. Minutas. Cuadros en la Pared. Página oficial l Ayuntamiento. 3/10

4 Actividad Responsable A quien se comunica Política Recursos Directriz Lirazgo Compromiso y Directriz Responsabilidad y Autoridad. Resultados Auditorías Externas y/o Internas, cambios, logros l Gestión la Resultados las Revisiones por el Sistema Alta Dirección Alta Dirección. Cuando se comunica. Cada inicio administración. Anual Cuando necesario. es Cada inicio administración. Anual Cuando necesario. Cada 6 meses. Cuando requiera. Cada 6 meses. es se Medios Reunión. Circulares Lista propietarios. Minutas. Cuadros en la Pared Página oficial l Ayuntamiento. Reunión. Circulares Lista propietarios. Minutas. Cuadros en la Pared Página oficial l H. Ayuntamiento. Mediante el Manual l SGC. Oficios Circulares. Reuniones Mesas trabajo Informe Ejecutivo l Status l SGC a la Alta Dirección. Oficios Circulares. Reuniones Mesas trabajo 4/10

5 Actividad Responsable A quien se comunica Los resultados Auditorías Externas. Departamento Coordinación Auditorías Internas. Cuando se comunica. Mientras existan hallazgos vigentes. Medios Tarjeta Informativa. Semáforo hallazgos Auditoria. Evaluación la Percepción los clientes y partes interesadas. Departamento Control y Evaluación Indicadores Desempeño. Macroproceso s Trimestralment e. Circulares. Tarjeta informativa. El sempeño los y la conformidad l producto/servicio. Departamento Control y Evaluación Indicadores Desempeño Departamento Coordinación Auditorias Internas. Mensualmente. Mientras existan Productos no Conformes sin solventarse. Tarjeta Informativa. Concentrado general la Eficacia l Proceso. Gráficas comportamiento los procesos. 5/10

6 Actividad Responsable A quien se comunica El estado las situaciones subestandar Cuando se comunica. Mientras existan situaciones subestandar. Medios Tarjeta Informativa. Oficios Reuniones l Los resultados Auditorías Internas Contraloría General. Trimestralmente Cuando sea necesario Mientras existan hallazgos vigentes. Oficio. Tarjeta Informativa. Oficios Informe ejecutivo auditoría. 3.3 Comunicación con el cliente (8.2.1) Los titulares cada procedimiento soporte se aseguran la comunicación con los clientes incluyendo: a) proporcionar la información relativa a los productos y servicios; incluyendo los productos y servicios no conformes (salidas no conformes). b) tratar las consultas, los contratos o los pedidos, incluyendo los cambios; c) obtener la retroalimentación los clientes relativa a los productos y servicios, incluyendo las quejas los clientes d) manipular o controlar la propiedad l cliente; e) establecer los requisitos específicos para las acciones contingencia, cuando sea pertinente. Esta comunicación con clientes es verificada en las auditorías internas calidad. 6/10

7 La información los servicios prestados entre el Ayuntamiento y sus clientes internos, externos o partes interesadas, será scrita ntro el Planeación la Calidad l Macroproceso POPR-01 obligaciones y servicios, esto be ser documentado y aprobado por las Direcciones área que intervienen en el macroproceso. Nota: Todas las comunicaciones con el clientes internos y externos referentes a quejas ó a servicios no conformes serán canalizadas a través la Matriz acumulada no conformidas, correcciones y acciones correctivas CSNR-02, para su control y seguimiento 3.4 Información para los proveedores externos (8.4.3) La Recursos Materiales se asegura que el contrato prestación servicios contenga como mínimo la siguiente información antes ser comunicada y presentada al proveedor y/o contratista: a.- Los procesos, productos y servicios a proporcionar; b.- El alcance los mismos c.- La aprobación : 1) productos y servicios; 2) métodos, procesos y equipos; 3) la liberación productos y servicios; d) la competencia, incluyendo cualquier calificación requerida las personas; e) las interacciones l proveedor externo con la organización; f) el control y el seguimiento l sempeño l proveedor externo a aplicar por parte la organización; g) las actividas verificación o validación que la organización, o su cliente, preten llevar a cabo en las instalaciones l proveedor externo. h). Los planes control para mitigar algún riesgo que pudiera presentarse durante la prestación l servicio 3.5 Comunicación Interna. La Administrativa será la encargada coordinar las actividas necesarias para que los asuntos relativos a la operación, evaluación, directrices y eficacia l SGC, entre otros elementos importantes a comunicar manera 7/10

8 interna y externa, sean comunicados a la organización, lo anterior se lleva a cabo a través cualquiera los medios siguientes: Reuniones en área trabajo Correo Electrónico Pizarrón o Tablero Reporte la Dirección Oficios y/o circulares. Página oficial l H. Ayuntamiento. 3.6 Comunicación externa Cuando sea solicitada información referente al Gestión Calidad por clientes externos o partes interesadas, será canalizada, analizada y entregada a través la Administrativa, en los medios que consiren necesarios. 3.7 Comunicaciones emergencia En caso una emergencia, se canalizan primera instancia los servicios emergencia básicos atención acuerdo a tipo emergencia (Policía, Bomberos, Protección Civil, Servicios Salud, Servicios Urbanos, etc.) acuerdo a lo establecido en los macroprocesos Protección Civil y Atención a Emergencias, Seguridad y Vialidad en el Municipio Acapulco y Fomento a la Salud. En caso que el alcance la emergencia sea características mayores se establece el puesto mando en un lugar seguro don pueda obtener información rápidamente lo que está ocurriendo en la zona la emergencia, así como para dar instrucciones a la brigadas emergencias en caso ser necesario y comunicarles su manera procer Los equipos se mantiene en comunicación con sus jefes y personal atención. Los Centros control mantienen una lista actualizada los teléfonos emergencia y personal clave l municipio. En el caso una emergencia mayor o trascenntal, los Jefes área y/o Coordinadores se informará a personal clave l municipio. 8/10

9 3.8 Evincia la Eficacia la Comunicación. Se realizará una vez al semestre la encuesta eficacia la comunicación utilizando el formato Encuesta evaluación a la percepción los usuarios.popr-10 y los resultados serán presentados al Comité Calidad ntro la reunión Revisión por la Administrativa mediante un reporte en formato libre. 4.- Referencias POPR-01 Planeación la Calidad l Macroproceso POPR-10 Encuesta evaluación a la percepción los usuarios. CSNR-02 Matriz acumulada no conformidas, correcciones y acciones correctivas 5.- Control Cambios Revisión Fecha /10

10 6.- Flujograma Inicio Coordinar las actividas necesarias para que los asuntos relativos a la operación, evaluación, directrices y eficacia l SGC Difusión la Política Calidad, y Objetivos y Requisitos l Cliente, Gestión a Recepción documentos Revisió n Difusión Difusión resultados, logros y efectividad l Gestión la Toma cisión Se requiere elaborar nuevos documentos. Elaboración documentos l SGC Evincia la difusión a No requiere elaborar nuevos documentos. Envió documentos Fin 10/10