CARACTERIZACIÓN DE PROCESO GESTIÓN DOCUMENTAL

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1 Página 1de 6 Revisó: Director de Certificación y Gestión Documental. Aprobó: Rector Fecha de aprobación: Noviembre 29 de 2007 Resolución Nº 1843 OBJETIVO Asesorar a las UAA en el eficiente manejo de todos los documentos y archivos de la Universidad Industrial de Santander, así como el control de los documentos y registros del Sistema de Gestión Integrado. ALCANCE Aplica para las actividades de recepción y control de todos los documentos de la Universidad Industrial de Santander y del SGI. PROVEEDORES ENTRADAS ACTIVIDADES SALIDAS BENEFICIARIOS Internos: UAA Personas naturales (empleados) Comunidad Universitaria Todos los procesos Dirección Institucional Talento Humano Gestión SYSO Gestión Ambiental Externos: Empresas de correo Empresa de fumigación. Empresa de suministros. Personas naturales Comité Departamental de Archivo Documentos Relacionados en el Formato Único de Inventario Documental FGD.15 Correspondencia Comunicaciones Oficiales. Matriz de identificación de peligros y valoración de riesgos y determinación de controles. Matriz de identificación de aspectos e impactos ambientales. Matriz de requisitos legales. Planear: Identificar las UAA que deben transferir documentos Preparar los documentos que han cumplido su ciclo como Archivo de Gestión. Preparar los documentos para digitalizar y almacenar en el Docu-Ware Preparar el material a microfilmar Establecer los recorridos de los mensajeros. Identificar y gestionar los peligros y riesgos asociados a las actividades. Identificar y gestionar los aspectos e impactos ambientales asociados a las actividades. Difundir y conocer el plan de emergencia. Ejecutar las actividades establecidas en los programas de gestión y proyectos del Sistema de Gestión Integrado. Documentos preparados para su conservación Correspondencia y Comunicaciones oficiales entregadas de manera oportuna. Matriz de identificación de peligros, valoración de riesgos y determinación de controles actualizada Personal capacitado para respuesta ante emergencias Internos: UAA Seguimiento Institucional Comunidad Universitaria Talento Humano- Gestión SYSO Gestión Ambiental Externos: Comunidad externa Entidades publicas privadas Visitantes Contratistas y

2 Página 2 de 6 Archivo General de la Nación Programa de Gestión SYSO. Programa de Gestión Ambiental. Plan de emergencias Políticas/objetivos/ Acuerdos. Solicitud de actualización de documentos FGD.22 Registros del SGI Desarrollar acciones tendientes a cumplir con las políticas, objetivos, acuerdos y lineamientos institucionales del Sistema de Gestión Integrado. Dar cumplimiento a los requisitos legales. Hacer: Gestionar la aprobación, emisión y actualización de los documentos de los procesos del SGI. Actualizar los documentos en el SGI. Matriz de identificación de aspectos y valoración impactos ambientales actualizada Requisitos legales aplicados Matriz de requisitos legales actualizada Actividades ejecutadas en cumplimiento de las políticas, objetivos y lineamientos del Sistema de Gestión Integrado. Documentos actualizados en el SGI Informes mensuales de actividades desarrolladas. Documentos preparados para su conservación Controlar la correspondencia y comunicaciones oficiales de la Universidad Industrial de Santander Organizar y controlar el archivo central y la digitalización de documentos. Microfilmar los documentos que aparezcan en las Tablas de Retención Documental con tal Prestación de los servicios de manera eficiente Conservación de los documentos de la Universidad Industrial de Santander.

3 Página 3 de 6 disposición final Revelar los microfilms Tablas de Retención Documental de otras UAA Gestionar la aprobación de las Tablas de Retención Documental por el Comité Departamental de Archivo Tablas de Retención Documental actualizadas y Aprobadas por el Comité Departamental de Archivos Información del proceso. Información de auditorías. Normativa y Documentos Externos para llevar a cabo la función del proceso expedidos por el Archivo General de la Nación Verificar: Medir el desempeño del proceso mediante indicadores de gestión y actividades de seguimiento. Implementar controles nuevos o modificados. Revisar constantemente la Normativa y Documentos externos expedidos por el Archivo General de la Nación Actuar: Mejorar continuamente el proceso mediante la aplicación de acciones correctivas, preventivas y de mejora. Mejorar y actualizar los procedimientos y los subprocesos de acuerdo a las nuevas normas y documentos externos. Controles operacionales implementados. Acciones aplicadas eficazmente.

4 Página 4 de 6 RECURSOS RESPONSABLES REQUISITOS Recursos físicos Cajas de Archivo Carpetas Adecuadas Maquinas microfilmadoras Materiales para la Microfilmación Lector impresor de Microfilm Maquina procesadora de Microfilm Maquina duplicadora Equipos para el control de calidad de los rollos Estantes Líder del proceso: Director de Certificación y Gestión Documental Colaboradores: Secretario General Auxiliar de Secretaria General Funcionario de la División de Servicios de información Auxiliares de Archivo y Gestión Documental Técnico de Microfilmación Mensajeros Funcionarios encargados del manejo de Documentos en las UAA. Beneficiario: Entrega Oportuna y Eficaz Revisión y aprobación de la solicitud de modificación de documentos Acceso a la información de una manera ágil y oportuna. Legales y reglamentarios: Ver Listado Maestro de Documentos Externos FGD.02 Ver Matriz de Interrelación de Requisitos MDI.01 MEDICIÓN DEL PROCESO (Indicadores) Ver Hoja de Vida de los Indicadores

5 Página 5 de 6 SEGUIMIENTO Y MONITOREO DEL PROCESO Grupo Primario Informes mensuales de cada subproceso Reuniones entre el Líder del Proceso y sus colaboradores en temas de interés. Comité Interno de Archivo Seguimiento a indicadores Seguimiento a encuestas de satisfacción Inspecciones en Correspondencia Auditorias internas REGISTROS DEL PROCESO Listado Maestro de Registros FGD.0 3 DOCUMENTOS DE REFERENCIA Listado Maestro de Documentos Internos FGD.01

6 Página 6 de 6 CONTROL DE CAMBIOS VERSIÓN FECHA DE APROBACIÓN DESCRIPCIÓN DE CAMBIOS REALIZADOS 1 Noviembre 29 de 2007 Creación del documento 2 Noviembre 18 de 2008 Adecuación a la norma NTCGP 1000: Junio 22 de 2010 Eliminación de la inscripción norma NTCGP 1000:2004 en los requisitos 4 Abril 25 de 2012 Clasificación de los proveedores y beneficiarios en internos y externos, se organizan las actividades mediante el ciclo PHVA y se incluyen actividades del Sistema de Gestión en Seguridad y Salud Ocupacional y Gestión Ambiental. 5 Agosto 19 de 2015 Modificación de Estantes metálicos a Estantes. Inclusión de la Resolución 2242 de Modificación nombres de cargo. Se actualizan los Proveedores, las Actividades, los Recursos, los Responsables y el Seguimiento y Monitoreo del proceso con el fin de fortalecer la caracterización del proceso.

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